Eingangskorb

yuuvis® RAD client • 10.x »

Im Eingangskorb finden Sie alle Nachrichten zu Abonnements, Wiedervorlagen und Aufgaben aus Prozessen.

Den Eingangskorb öffnen Sie über das Hauptmenü - Symbol Hauptmenü-Symbol > Eingangskorb oder über das Eingangskorb - Symbol Eingangskorb-Symbol in der yuuvis® RAD-Leiste.

Bei kleineren Monitoren bzw. Browserfenstern (<600 Pixel Breite) werden, für eine bessere Darstellung der yuuvis® RAD-Leiste, die Symbole Favoriten-Symbol Favoriten, Ablagekorb - SymbolAblagekorb, Eingangskorb - Symbol Eingangskorb und Benutzerdokumentation - SymbolBenutzerdokumentation ausgeblendet.

Eine Ziffer am Eingangskorb - Symbol Eingangskorb-Symbol zeigt an, wie viel Nachrichten aktuell im Eingangskorb liegen. Bei neuen Nachrichten im Eingangskorb, werden Sie - soweit Sie bei yuuvis® RAD client angemeldet sind - durch eine Windows-Meldung auf die neuen Nachrichten aufmerksam gemacht. Mit einem Klick auf die Windows-Meldung, können Sie sich den Eingangskorb in yuuvis® RAD client anzeigen lassen. Bei der erstmaligen Verwendung dieser Funktion, muss der Benutzer die Berechtigung für Benachrichtigungen über das Windows-Betriebssystem erteilen.

Bei der Rückkehr in den Posteingang wird die zuletzt fokussierte Aufgabe wieder fokussiert. Wenn die Aufgabe nicht mehr verfügbar ist, wird die erste Aufgabe in der Nachrichtenliste fokussiert.

Der Eingangskorb ist dreiteilig aufgebaut:

Auf der linken Seite des Eingangskorbes finden Sie die Nachrichtenliste. Die Details einer markierten Nachricht werden mittig, im Aufgabenbereich, und auf der rechten Seite des Eingangskorbes, im Objektbereich, angezeigt.

Die Nachrichten in der Nachrichtenliste sind mit Symbolen gekennzeichnet (Abonnement anlegen - Symbol Abonnement, Wiedervorlage - Symbol Wiedervorlage, Prozess - Symbol Prozess). Aufgaben, die Ihnen als Stellvertreter zugewiesen wurden, sind mit dem Hinweis  Stellvertretung  in der Nachrichtenliste gekennzeichnet (siehe Stellvertreter).

Die Symbole der Einträge in der Nachrichtenliste können durch den Administrator systemspezifisch angepasst werden.

In den Einträgen in der Nachrichtenliste werden Daten angezeigt, welche folgende Bedeutung haben:

  • Abonnement anlegen - Symbol Abonnement

    Zeigt das Datum und die Uhrzeit einer Änderung an einem Objekt an.

  • Wiedervorlage - Symbol Wiedervorlage

    Zeigt den vom Benutzer vorbestimmten Zeitpunkt an, an dem ein Objekt wieder vorgelegt werden sollte.

  • Prozess - Symbol Prozess

    Zeigt den Zeitpunkt an, an dem ein Prozess gestartet wurde. Zusätzlich können, soweit im Arbeitsschritt festgelegt, Fristen unterhalb des Prozesseintrages angezeigt werden. Wenn eine Frist abgelaufen ist, ändert sich die Hintergrundfarbe hinter dem Fristdatum von grau in rot.

Folgende Funktionen stehen Ihnen im Kopfbereich der Nachrichtenliste zur Verfügung:

Symbol Beschreibung
Aktualisieren - Symbol Aktualisiert die Nachrichtenliste des Eingangskorbs.
Filter - Symbol

Filtert die Nachrichtenliste nach Metadaten, Status oder Typ.

Geben Sie beispielsweise die Zeichenkette vertrag ein, um in der Liste alle Objekte anzuzeigen, deren Name die Zeichenkette vertrag enthalten. Wenn Sie mehr als einen Begriff eingeben, dann werden die Begriffe mit dem Operator UND verbunden. Die gefilterten Nachrichten enthalten dann alle gesuchten Begriffe im Titel oder im Betreff.

Sie können zusätzlich nach den Typen (Wiedervorlage, Abonnement und Prozess), nach dem Prozessmodell sowie nach dem Status (Übernommen, Noch nicht übernommen, Stellvertretung, Überfällig) filtern. Während die Filterkriterien Übernommenund Noch nicht übernommen sich gegenseitig ausschließen, können Sie die anderen Statuskriterien miteinander kombinieren.

Aktive Filter werden durch ein farbiges Filtersymbol im Kopfbereich der Liste hervorgehoben. Die Anzahl der gefilterten Objekte wird im Fußbereich der Liste angezeigt.

Wenn Sie in den Filter eine Zeichenkette eingeben, dann können Sie diese mit einem Klick auf das Plus-Symbol Plus-Symbol speichern. Der gespeicherte Filter wird dann unterhalb des Filter-Eingabefeldes angezeigt und kann mit einem Klick auf das Papierkorb - SymbolPapierkorb-Symbol wieder gelöscht werden. Gespeicherte Filter, die gelöscht wurden, können nicht wieder hergestellt werden.

Um einen Filter, der nicht gespeichert wurde, wieder zu entfernen, klicken Sie im geöffneten Filterdialog auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen.
Sortier - Symbol

Sortiert die Nachrichtenliste auf- oder absteigend nach Titel oder Datum.

Aktive Sortierungen werden durch ein farbiges Sortierungssymbol im Kopfbereich der Liste hervorgehoben. Um eine Sortierung wieder zu entfernen, klicken Sie im geöffneten Sortierungsdialog auf das Entfernen-Symbol Sortierung entfernen-Symbol.
Weitere Aktionen - Symbol

Aktionsmenü der Aufgabenliste. Enthält Aktionen für die Verwaltung von Aufgaben. Folgende Aktionen werden angeboten:

  • Alle übernommenen Aufgaben zurückgeben - Symbol Alle übernommenen Aufgaben zurückgeben

    Mit dieser Aktion können Sie alle übernommenen Aufgaben zurückgeben. Im Unterschied zu den Funktionen Abwesend und Aufgabe zurückgeben, werden die von Ihnen übernommenen Aufgaben nicht an Ihre Stellvertreter weitergeleitet bzw. an den ursprünglichen Bearbeiter bzw. Empfänger zurückgegeben, sondern der Benutzergruppe mit den gleichen Rechten wie Sie, wieder zur Verfügung gestellt. Die von Ihnen übernommenen Aufgaben werden dadurch, in den Eingangskörben der Benutzer dieser Gruppe, wieder sichtbar.

Im Aufgabenbereich werden Ihnen die Details einer in der Nachrichtenliste markierten Benachrichtigung angezeigt.

Wenn Sie eine Nachricht zu Abonnements oder Wiedervorlagen in der Liste auswählen, dann wird Ihnen im Aufgabenbereich eine Benachrichtigungen zum ausgewählten Abonnements oder zur ausgewählten Wiedervorlagen angezeigt. Die Benachrichtigungen können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Bestätigen wieder aus dem Eingangskorb entfernen.

Wenn Sie eine Nachricht zu einem Prozessarbeitsschritt in der Benachrichtungsliste markieren, dann werden Ihnen im Aufgabenbereich die Aspekte Aufgabe, Historie und Prozessakte angezeigt.

Der Aspektbereich Aufgabe kann, abhängig vom Prozessmodell und davon, ob eine Aufgabe übernommen wurde oder nicht, sehr unterschiedlich aussehen:

  • Bereich Beschreibung

    Der Inhalt des Bereichs Beschreibung wird durch Administratoren im Prozessmodell festgelegt. Er enthält i. d. R. eine Beschreibung des Prozesses, ein Fälligkeitsdatum oder eine Anleitung zur Weiterverarbeitung des Prozesses.

    Wenn einem Prozessarbeitsschritt mehrere Empfänger zugeordnet wurden, dann können Sie sich die Empfängerliste mit einem Klick auf das Abwärtspfeil - Symbol Abwärtspfeil-Symbol im Aspektbereich Aufgabe anzeigen lassen. Der Empfängerkreis wird durch den Prozessinitiator beim Prozessstart bestimmt. Er kann, wenn der Prozessinitiator dies beim Start zugelassen hat, durch Prozessverantwortliche für die folgenden Arbeitsschritte geändert werden (siehe Aufgaben bearbeiten und weiterleiten).

  • Bereich Prozessdaten

    In diesem Bereich werden Inhalte, wie z. B. der Name des Prozessinitiators, Informationen zum Arbeitsschritt, Kommentare oder Veränderbarkeit des Arbeitsschrittes angezeigt. Was angezeigt wird, kann von Prozessmodell zu Prozessmodell unterschiedlich sein. Die Inhalte dessen, was angezeigt wird, bestimmt der Prozessinitiator bzw., für zukünftige Arbeitsschritte, der Prozessverantwortliche.

Eine Aufgabe aus einem Prozess übernehmen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Aufgabe übernehmen. Im Aspektbereich Aufgabe wird daraufhin der Inhalt des übernommenen Arbeitsschrittes angezeigt. Sie erhalten dadurch die Möglichkeit, die Aufgabe zu bearbeiten.

Abhängig vom Prozessmodell stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung, die in der jeweiligen unternehmensspezifischen Dokumentation beschrieben sind. Wenden Sie sich bei Fragen daher bitte an Ihren Administrator.

Außerdem werden Ihnen bei einer übernommenen Aufgabe, abhängig vom Prozessmodell, Schaltflächen für die Prozessbearbeitung im Aspektbereich Aufgabe angezeigt, mit denen Sie die Aufgabe z. B. bestätigen, zurückgeben oder weiterleiten können.

Im Aspektbereich Historie wird die Bearbeitungshistorie des ausgewählten Prozesses angezeigt. Sie zeigt z. B. an, wer Prozessinitiator ist und welche Prozessarbeitsschritte zu welchem Zeitpunkt von welchem Benutzer bearbeitet wurden. Bei Bedarf können Sie die Ereignisse der Prozesshistorie filtern.

Die Prozessakte enthält die Objekte, die beim Start des Prozesses markiert (siehe Prozesse mit Objektbezug starten bzw. die später zur Akte hinzugefügt wurden (siehe Aufgaben bearbeiten und weiterleiten. Wenn Sie ein Objekt in der Prozessakte auswählen, dann werden Ihnen Detailinformationen zum markierten Objekts im Objektbereich angezeigt. Bei mehreren Objekten in der Prozessakte, ist die Liste der Aktenobjekte nach dem Datum des Hinzufügens sortiert. Mit einem Doppelklick auf ein Aktenobjekt wird der Standort des Objekts geöffnet. Objekte, die Teil einer Prozessakte sind, sind durch ein Prozess - Symbol Prozess -Symbol in der Kopfzeile im Objektbereich gekennzeichnet.

Dem Anwender werden nur Informationen der Objekte im Objektbereich angezeigt, zu denen er auch Leserechte besitzt. Es kann daher vorkommen, dass dem Anwender die Objekte der Prozessakte nicht im Objektbereich angezeigt werden.

Folgende Funktionen stehen Ihnen im Aufgabenbereich zur Verfügung:

Symbol Beschreibung
Aktualisieren - Symbol Aktualisiert den Inhalt des Aufgabenbereichs.

Der Objektbereich rechts zeigt alle Eigenschaften und Inhalte des Objekts der Benachrichtigung an, welche in der Nachrichtenliste ausgewählt wurde. Besitzt die Benachrichtigung eines Prozesses kein Objekt in seiner Prozessakte, dann wird im Objektbereich nichts angezeigt.

Dem Anwender werden nur die Objekte im Objektbereich angezeigt, zu denen er auch Leserechte besitzt. Es kann daher vorkommen, dass dem Anwender die Objekte der Prozessakte nicht im Objektbereich angezeigt werden.

Über das Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü, das Dokumentdatei öffnen - Symbol Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen-Symbol und den Aspektbereich Metadaten in der Kopfzeile des Objektbereichs können Sie das angezeigte Objekt bearbeiten (siehe Dokumentdateien bearbeiten bzw. Metadaten bearbeiten). Zum Ablageort des Objekts gelangen Sie am besten über die Aktion Im Kontext öffnen - Symbol Im Ordner öffnen bzw. Öffnen - Symbol Öffnen im Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü.

Der Objektbereich untergliedert sich in folgende Objektaspekte:

Zeigt eine Zusammenfassung der wichtigsten Metadaten und Objekteigenschaften eines Objekts, wie Bezeichnung, Bearbeiter, Status, Anzahl der Versionen, Dateigröße usw., an.

Wenn das Objekt in einem Ordner liegt, dann werden in einem Drop-down-Menü auch die wichtigsten Metadaten des Ordners angezeigt. Der Titel des Drop-down-Menüs gibt Auskunft über den Typ des Ordners. Wenn Sie auf den verlinkten Titel klicken, dann werden im Objektbereich, statt der Metadaten des Objekts, die Metadaten des Ordners angezeigt.

Je nach Art des Objekttyps, können im Aspektbereich Übersicht auch Felder mit Links zu anderen Objekten, wie z. B. Links zum Ablageordner oder Referenzlinks (siehe Referenzen), angezeigt werden. Mit einem Klick auf den Ordnerlink oder auf das Referenz - Symbol Referenz-Symbol, können Sie z. B. zum Ablageort des verlinkten Objekts gelangen.

Wenn von einem Objekt mehr als eine Version existiert, dann gelangen Sie mit einem Klick auf die unterstrichene Versionsnummer zur Versionenansicht. In ihr können Sie die Versionen des Objekts miteinander vergleichen und ältere Versionen wiederherstellen (siehe Objektversionen).

Der Aspektbereich Metadaten bietet die Möglichkeit, die Metadaten des ausgewählten Objekts zu bearbeiten (siehe Metadaten bearbeiten), soweit:

  • Sie die entsprechenden Rechte besitzen,

  • kein anderer Benutzer das Objekt gesperrt hat (siehe Dokumentdateien sperren),

Im Aspektbereich Historie wird die Bearbeitungshistorie des ausgewählten Objekts angezeigt. Sie zeigt z. B. an, welche Änderungen am Objekt zu welchem Zeitpunkt von welchem Benutzer vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie die Ereignisse der Bearbeitungshistorie filtern. Über die Einträge können Sie auch die Versionenansicht aufrufen (siehe Objektversionen).

Im Aspektbereich Referenzen werden relevante Links zu anderen Objekten in yuuvis® RAD angezeigt. Mit einem Klick auf einen Referenzeintrag können Sie sich den Ablageort eines Referenz-Objekts anzeigen lassen. Ebenso können Sie sich mit Hilfe der Suche - Symbol Such-Symbole bzw. der Schaltfläche In Trefferliste öffnen Trefferlisten mit den Referenz-Objekten anzeigen lassen (siehe Referenzen).

Der Aspektbereich Inhalt dient der visuellen Anzeige von Dokumentinhalten. Abhängig von der Art der ausgewählten Dokumentdatei kommen verschiedene Inhaltsvorschauen zum Einsatz:

  • Standard-Inhaltsvorschau

    Bietet eine einfache Vorschau auf die Inhalte der ausgewählten Dokumentdatei. In dieser Inhaltsvorschau haben Sie die Möglichkeit, die Dokumentdatei auszudrucken und zu durchsuchen, Textpassagen zu markieren und zu kopieren sowie PDF-Anlagen herunterzuladen (siehe Die Standard-Inhaltsvorschau).

  • yuuvis® RAD office-365-dashlet

    Das Dashlet wird erst angezeigt, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, dessen Dokumentdatei eine Bearbeitung mit Microsoft Office 365 zulässt. Mit Hilfe des Dashlets können Sie Microsoft Office-Dokumente erstellen und gemeinsam mit anderen yuuvis® RAD-Benutzern bearbeiten. Eine detaillierte Beschreibung des Dashlets finden Sie unter Das yuuvis® RAD office-365-dashlet.

Sie können die Inhaltsvorschau abdocken (siehe Bereiche ausblenden bzw. abdocken).

Im Aspektbereich Signatur werden Informationen zu den Signaturen von Dokumentobjekten angezeigt. Die Einträge im Aspektbereich geben Auskunft über den Status eines Signaturvorganges bzw. über die Signatur selbst. Der Aspektbereich bietet zudem den Benutzern die Möglichkeit, einen Signaturvorgang zu kontrollieren (siehe Dokumentdateien signieren).

Aspektbereiche können durch den Administrator ausgeblendet werden. Ebenso kann die Reihenfolge der Aspektbereiche durch den Administrator festgelegt werden. Außerdem können zusätzliche Aspektbereiche unternehmensspezifisch entwickelt und eingebunden werden.

Abhängig vom Kontext, stehen Ihnen in der Kopfzeile des Objektbereichs folgende Funktionen zur Verfügung:

Symbol Beschreibung
Aktualisieren - Symbol Aktualisiert die Vorschau des ausgewählten Objekts im Objektbereich.
Favoriten-Symbol Zeigt den Favoritenstatus des ausgewählten Objekts an. Mit einem Klick auf das Favoritensymbol können Sie das Objekt zu den Favoriten hinzufügen bzw. wieder aus dem Favoritenbereich entfernen (siehe Objekte favorisieren).
Download-Symbol Lädt die Dokumentdatei des markierten Objekts im Original-Format in das lokale Dateisystem herunter (siehe Dokumentdatei herunterladen). Wird nur angezeigt, wenn es sich bei dem ausgewählten Objekt um eine Dokumentdatei mit Inhalt handelt.
Bearbeiten - Symbol

Lädt eine Dokumentdatei zum Bearbeiten herunter (siehe Dokumentdatei öffnen und lokal bearbeiten). Wird nur angezeigt, wenn

  • es sich bei dem ausgewählten Objekt um eine Dokumentdatei mit Inhalt handelt,
  • Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Bearbeiten haben,
  • die Benutzung des installierten yuuvis® RAD agent in den Einstellungen aktiviert wurde (siehe yuuvis® RAD agent verbinden).

Aktionsmennü - Symbol

Öffnet das Aktionsmenü und bietet je nach Kontext eine Reihe von Aktionen für das im Objektbereich angezeigte Objekt an (siehe Das Aktionsmenü).
Abonniert - Symbol Zeigt an, dass für das ausgewählte Objekt ein Abonnement vorliegt (siehe Abonnements anlegenund Abonnement löschen).
Wiedervorlage vorhanden - Symbol Zeigt an, dass für das ausgewählte Objekt eine Wiedervorlage vorhanden ist (siehe Wiedervorlagen anlegenund Wiedervorlagen bearbeiten oder löschen).
Signiersymbol grau - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Dokument sich in einem Signierungsprozess befindet. Die Dokumentendatei wurde an eine Signierplattform übergeben und muss von den angegebenen Signierer noch unterzeichnet werden (siehe Dokumentdateien signieren).
Signiersymbol grün - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Dokument signiert wurde (siehe Dokumentdateien signieren).
Signiersymbol rot - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Dokument sich in einem Signierungsprozess befindet und dass die Signieranforderung abgelaufen, abgewiesen oder abgebrochen wurde bzw. dass ein Fehler beim Signieren aufgetreten ist (siehe Dokumentdateien signieren).
Dokument in Prozessakte - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt Teil einer Prozessakte ist (siehe Prozessakte). Wenn Sie mit Ihrer Maus über das Symbol fahren, wird Ihnen in den Tooltips angezeigt, um welchen Prozess es sich handelt.
Finalisiert - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt finalisiert wurde (siehe Objekte finalisieren).
Dokument gesperrt - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt von Ihnen selbst gesperrt wurde (siehe Dokumentdateien sperren).
Dokument gesperrt - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt von einem anderen Benutzer gesperrt wurde.
 Verweisdokument  Die Schaltfläche  Verweisdokument  zeigt an, dass das ausgewählte Objekt ein Verweisdokument ist (siehe Objektversionen).
 Originalkontext öffnen  Die Schaltfläche  Originalkontext öffnen  zeigt an, dass das ausgewählte Objekt ein auf den Ordner referenzierendes Objekt ist (siehe Referenzen). Sie können sich mit einem Klick auf die Schaltfläche den Ablageort des ausgewählten Objekts anzeigen lassen.

Layout anpassen

Sie haben die Möglichkeit, das Layout der Bereiche zu ändern (siehe Bereiche ausblenden bzw. abdocken). Ebenso können Sie die Anordnung der Aspektbereiche nach Ihren Wünschen verändern (siehe Objektaspekte).

Aspektbereiche können durch den Administrator ausgeblendet werden. Dadurch kann es sein, dass Ihnen die beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen.