Aufgaben bearbeiten und weiterleiten

Wenn eine Aufgabe eines Prozesses Aktenobjekte enthält, dann werden Ihnen diese im Aufgabenaspekt Prozessakte und im Objektbereich angezeigt.

Dem Anwender werden nur die Objekte in der Prozessakte angezeigt, zu denen er auch Leserechte besitzt. Es kann daher vorkommen, dass dem Anwender die Objekte der Prozessakte nicht im Objektbereich angezeigt werden.

Sie können einer Prozessakte weitere Objekte hinzufügen, indem Sie das entsprechende Objekt kopieren (siehe Aktion Kopieren ), anschließend die Prozessakte öffnen und das kopierte Objekt mit einem Klick auf die Schaltfläche Kopierte Objekte in die Prozessakte einfügen mit der Prozessakte verlinken. Wenn Sie eine Datei aus Ihrem lokalen Ablagesystem per Drag-and-drop in den Aspektbereich Prozessakte ziehen und fallen lassen, dann können Sie das vorhandene Aktenobjekt am Originalstandort ersetzen.

Ein Aktenobjekt löschen Sie, indem Sie auf das Entfernen-Symbol hinter dem Aktenobjekt-Eintrag in der Prozessakte klicken. Mit dem Löschen des Aktenobjekts wird aber nur der Link zum Objekt am Originalstandort gelöscht.

Für das Löschen eines Aktenobjektes am Originalstandort gilt folgendes: Objekte, die Teil einer Prozessakte sind, sind durch ein Prozess -Symbol in der Kopfzeile im Objektbereich gekennzeichnet. Diese Objekte können nur mit ausdrücklicher Bestätigung durch den Benutzer gelöscht werden. Der Löschvorgang prüft, ob das Objekt in einem Prozess verwendet wird. Ist dies der Fall, wird der Benutzer über diese Situation informiert und gefragt, ob er das Objekt dennoch löschen möchte.

Wenn ein Prozessmodell entsprechend konfiguriert ist, dann steht Ihnen nach der Übernahme einer Aufgabe im Aspektbereich Aufgabe als Prozessverantwortlicher eine Prozess-Formulartabelle zur Verfügung, welche Sie anpassen können, soweit es der Prozessinitiator zugelassen hat.

Um Prozess-Formulartabellen einen weiteren Arbeitsschritt hinzuzufügen, klicken Sie auf das  +  'Neue Zeile einfügen'-Symbol. In dem sich öffnenden Fenster füllen Sie die Felder Aufgabe und Teilnehmer in der rechten Fensterhälfte aus. Nach der Eingabe von zwei Zeichen wird Ihnen in einer Liste die zur Verfügung stehenden Teilnehmer angezeigt. Sie können außerdem in weiteren Feldern eine Frist und die Reihenfolge der Arbeitsschritte im Feld Nr. festlegen. Die Eingabe schließen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen ab.

Die neu erstellte Zeile erscheint dann in der Prozess-Formulartabelle in der linken Fensterhälfte und kann, wenn sie markiert ist, weiter in der rechten Fensterhälfte bearbeitet werden. Sie können sie auch mit einem Klick auf die Schaltfläche Als neue Zeile hinzufügen duplizieren oder mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol löschen. Arbeitsschritte in der Prozess-Formulartabelle, die weitergeleitet wurden, können nicht bearbeitet werden.

Mit einem Klick auf das Inhalt einblenden-Symbol in der Fenster-Kopfzeile, können Sie sich Aktenobjekte in der Inhaltsvorschau anschauen (und bearbeiten, wenn z. B. das yuuvis® RAD office-365-dashlet in Ihren yuuvis® RAD-System installiert ist) ohne das Bearbeitungsfenster verlassen zu müssen.

Schließen Sie das Bearbeitungsfenster, wenn Sie die neue Zeile hinzugefügt haben mit einem Klick auf das Schließen-Symbol in der Fenster-Kopfzeile. Um die Bearbeitung endgültig zu sichern, klicken Sie im Aspektbereich Aufgabe auf die Schaltfläche Speichern.

Im Aspektbereich Aufgabe stehen auch Funktionen zum Exportieren bzw. Importieren der Tabellendaten in der Kopfzeile der Prozess-Formulartabelle zur Verfügung ( 'Tabellendaten in CSV-Datei exportieren', 'Tabellendaten aus einer CSV-Datei importieren'). Außerdem können Sie im Aspektbereich Aufgabe die Veränderbarkeit der Prozess-Formulartabelle durch andere Prozessbeteiligte anpassen.

Wenn eine Prozessakte Aktenobjekte enthält, dann können Sie diese im Objektbereich, so wie jedes andere Objekt in yuuvis® RAD, bearbeiten. Die Metadaten eines Aktenobjektes können Sie im Aspektbereich Metadaten anpassen, Referenzen und Signaturen in den entsprechenden anderen Aspektbereichen (siehe Objektaspekte).

Den Inhalt von Aktenobjekten können Sie z. B. ebenfalls direkt im Eingangskorb im Aspektbereich Inhalt bearbeiten, wenn in Ihrem System das yuuvis® RAD office-365-dashlet installiert ist (siehe Dokumente gemeinsam mit Microsoft Office 365 bearbeiten). Außerdem stehen Ihnen, abhängig vom Kontext, in der Kopfzeile des Objektbereichs (siehe Funktionen im Objektbereich) sowie im Aktionsmenü (siehe Das Aktionsmenü) weitere Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.