Aufgaben bearbeiten oder ablehnen

yuuvis® RAD client • 10.x »

Aufgaben aus Prozessen können Sie im Eingangskorb direkt bearbeiten. Den Eingangskorb öffnen Sie über das Hauptmenü - Symbol Hauptmenü-Symbol > Eingangskorb oder über das Eingangskorb - Symbol Eingangskorb-Symbol in der yuuvis® RAD-Leiste.

Bei kleineren Monitoren bzw. Browserfenstern (<600 Pixel Breite) werden, für eine bessere Darstellung der yuuvis® RAD-Leiste, die Symbole Favoriten-Symbol Favoriten, Ablagekorb - SymbolAblagekorb, Eingangskorb - Symbol Eingangskorb und Benutzerdokumentation - SymbolBenutzerdokumentation ausgeblendet.

Der Eingangskorb ist dreiteilig aufgebaut:

Auf der linken Seite des Eingangskorbes finden Sie die Nachrichtenliste. Die Details einer ausgewählten Nachricht werden mittig, im Aufgabenbereich, und auf der rechten Seite des Eingangskorbes, im Objektbereich, angezeigt.

Aufgaben in Prozessen sind in der Nachrichtenliste standardmäßig mit einem Prozess - Symbol Prozess-Symbol gekennzeichnet. Aufgaben, die Ihnen als Stellvertreter zugewiesen wurden, sind mit dem Hinweis  Stellvertretung  gekennzeichnet. Durch Sie angenommene Aufgaben werden in normaler Schrift angezeigt, nicht angenommene Aufgaben sind fett ausgezeichnet.

Aufgaben mit einer Frist sind mit dem Datumshinweis  dd.mm.jjjj, hh:mm  gekennzeichnet. Wenn bei einem Prozess eine Frist überschritten wurde, dann wird dies in der Nachrichtenliste als auch im Aufgabenbereich rot hervorgehoben. Das Fristendatum wird im Aufgabenbereich bis zu diesem Zeitpunkt mit Fällig am angezeigt. Nach Ablauf der Frist wird es mit Überfällig seit gekennzeichnet.

Die Symbole der Einträge in der Nachrichtenliste können durch den Administrator systemspezifisch angepasst werden.

Mit dem Filter - Symbol Filter der Nachrichtenliste können Sie sich mit wenigen Mausklicks nur die Aufgaben in Prozessen anzeigen lassen. Ebenso können Sie sich nur die Stellvertretung-Aufgaben anzeigen lassen.

Geben Sie beispielsweise die Zeichenkette vertrag ein, um in der Liste alle Objekte anzuzeigen, deren Name die Zeichenkette vertrag enthalten. Wenn Sie mehr als einen Begriff eingeben, dann werden die Begriffe mit dem Operator UND verbunden. Die gefilterten Nachrichten enthalten dann alle gesuchten Begriffe im Titel oder im Betreff.

Sie können zusätzlich nach den Typen (Wiedervorlage, Abonnement und Prozess) bzw. nach dem Status (Übernommen, Noch nicht übernommen, Stellvertretung, Überfällig) filtern. Während die Filterkriterien Übernommenund Noch nicht übernommen sich gegenseitig ausschließen, können Sie die restlichen Kriterien miteinander kombinieren.

Aktive Filter werden durch ein farbiges Filtersymbol im Kopfbereich der Liste hervorgehoben. Die Anzahl der gefilterten Objekte wird im Fußbereich der Liste angezeigt.

Wenn Sie in den Filter eine Zeichenkette eingeben, dann können Sie diese mit einem Klick auf das Plus-Symbol Plus-Symbol speichern. Der gespeicherte Filter wird dann unterhalb des Filter-Eingabefeldes angezeigt und kann mit einem Klick auf das Papierkorb - SymbolPapierkorb-Symbol wieder gelöscht werden. Gespeicherte Filter, die gelöscht wurden, können nicht wieder hergestellt werden.

Um einen Filter, der nicht gespeichert wurde, wieder zu entfernen, klicken Sie im geöffneten Filterdialog auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen.

Wenn Sie eine Aufgabe in einem Prozess in der Nachrichtenliste auswählen, dann werden Ihnen im Aufgabenbereich die Aspektbereiche Aufgabe, Historie und Prozessakte angezeigt:

Aufgaben können Sie im Aspektbereich Aufgabe mit Hilfe von Schaltflächen übernehmen, zurückgeben oder weiterleiten (siehe Aufgaben bearbeiten oder ablehnen bzw. Aufgabe bei Abwesenheit weiterleiten).

Wenn einem Prozessarbeitsschritt mehrere Empfänger zugeordnet wurden, dann können Sie sich die Empfängerliste mit einem Klick auf das Abwärtspfeil - Symbol Abwärtspfeil-Symbol im Aspektbereich Aufgabe anzeigen lassen.

Im Aspektbereich Historie wird die Bearbeitungshistorie des ausgewählten Prozesses angezeigt. Sie zeigt z. B. an, welche Prozessarbeitsschritte zu welchem Zeitpunkt von welchem Benutzer bearbeitet wurden. Bei Bedarf können Sie die Ereignisse der Prozesshistorie filtern (siehe Prozesse einsehen).

Wenn ein Prozess Aktenobjekte enthält, dann werden Ihnen diese im Objektbereich angezeigt. Wie zu einer Akte Objekte hinzugefügt werden, ist in Prozesse mit Objektbezug starten und in Aufgaben bearbeiten oder ablehnen beschrieben. Objekte, die Teil einer Prozessakte sind, sind durch ein Prozess - Symbol Prozess -Symbol in der Kopfzeile im Objektbereich gekennzeichnet.

Dem Anwender werden nur die Objekte im Objektbereich angezeigt, zu denen er auch Leserechte besitzt. Es kann daher vorkommen, dass dem Anwender die Objekte der Prozessakte nicht im Objektbereich angezeigt werden.

Der Objektbereich zeigt alle Eigenschaften und Inhalte des Objekts an, welches in der Prozessakte ausgewählt wurde.

Dem Anwender werden nur die Objekte der Prozessakte angezeigt, zu denen er auch Leserechte besitzt. Es kann daher vorkommen, dass dem Anwender die Objekte der Prozessakte nicht im Objektbereich angezeigt werden.

Der Objektbereich untergliedert sich in folgende Objektaspekte:

Zeigt eine Zusammenfassung der wichtigsten Metadaten und Objekteigenschaften eines Objekts, wie Bezeichnung, Bearbeiter, Status, Anzahl der Versionen, Dateigröße usw., an.

Wenn das Objekt in einem Ordner liegt, dann werden in einem Drop-down-Menü auch die wichtigsten Metadaten des Ordners angezeigt. Der Titel des Drop-down-Menüs gibt Auskunft über den Typ des Ordners. Wenn Sie auf den verlinkten Titel klicken, dann werden im Objektbereich, statt der Metadaten des Objekts, die Metadaten des Ordners angezeigt.

Je nach Art des Objekttyps, können im Aspektbereich Übersicht auch Felder mit Links zu anderen Objekten, wie z. B. Links zum Ablageordner oder Referenzlinks (siehe Referenzen), angezeigt werden. Mit einem Klick auf den Ordnerlink oder auf das Referenz - Symbol Referenz-Symbol, können Sie z. B. zum Ablageort des verlinkten Objekts gelangen.

Wenn vom einem Objekt mehr als eine Version existiert, dann gelangen Sie mit einem Klick auf die unterstrichene Versionsnummer zur Versionenansicht. In ihr können Sie die Versionen des Objekts miteinander vergleichen und ältere Versionen wiederherstellen (siehe Objektversionen).

Der Aspektbereich Metadaten bietet die Möglichkeit, die Metadaten des ausgewählten Objekts zu bearbeiten (siehe Metadaten bearbeiten), soweit:

  • Sie die entsprechenden Rechte besitzen,

  • kein anderer Benutzer das Objekt gesperrt hat (siehe Dokumentdateien sperren),

Im Aspektbereich Historie wird die Bearbeitungshistorie des ausgewählten Objekts angezeigt. Sie zeigt z. B. an, welche Änderungen am Objekt zu welchem Zeitpunkt von welchem Benutzer vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie die Ereignisse der Bearbeitungshistorie filtern. Über die Einträge können Sie auch die Versionenansicht aufrufen (siehe Objektversionen).

Im Aspektbereich Referenzen werden relevante Links zu anderen Objekten in yuuvis® RAD angezeigt. Mit einem Klick auf einen Referenzeintrag können Sie sich den Ablageort eines Referenz-Objekts anzeigen lassen. Ebenso können Sie sich mit Hilfe der Suche - Symbol Such-Symbole bzw. der Schaltfläche In Trefferliste öffnen Trefferlisten mit den Referenz-Objekten anzeigen lassen (siehe Referenzen).

Der Aspektbereich Inhalt dient der visuellen Anzeige von Dokumentinhalten. Abhängig von der Art der ausgewählten Dokumentdatei kommen verschiedene Inhaltsvorschauen zum Einsatz:

  • Standard-Inhaltsvorschau

    Bietet eine einfache Vorschau auf die Inhalte der ausgewählten Dokumentdatei. In dieser Inhaltsvorschau haben Sie die Möglichkeit, die Dokumentdatei auszudrucken und zu durchsuchen, Textpassagen zu markieren und zu kopieren sowie PDF-Anlagen herunterzuladen (siehe Die Standard-Inhaltsvorschau).

  • yuuvis® RAD office-365-dashlet

    Das Dashlet wird erst angezeigt, wenn Sie ein Dokument ausgewählt haben, dessen Dokumentdatei eine Bearbeitung mit Microsoft Office 365 zulässt. Mit Hilfe des Dashlets können Sie Microsoft Office-Dokumente erstellen und gemeinsam mit anderen yuuvis® RAD-Benutzern bearbeiten. Eine detaillierte Beschreibung des Dashlets finden Sie unter Das yuuvis® RAD office-365-dashlet.

Sie können die Inhaltsvorschau abdocken (siehe Bereiche ausblenden bzw. abdocken).

Im Aspektbereich Signatur werden Informationen zu den Signaturen von Dokumentobjekten angezeigt. Die Einträge im Aspektbereich geben Auskunft über den Status eines Signaturvorganges bzw. über die Signatur selbst (siehe Der Aspektbereich Signaturen). Der Aspektbereich bietet zudem den Benutzern die Möglichkeit, einen Signaturvorgang zu kontrollieren.

Aspektbereiche können durch den Administrator ausgeblendet werden. Dadurch kann es sein, dass Ihnen die beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen.

Sie können im Objektbereich das in der Prozessakte ausgewählte Objekt genauso bearbeiten, wie jedes andere Objekt in yuuvis® RAD client (siehe Das Aktionsmenü). Abhängig vom Kontext, stehen Ihnen in der Kopfzeile des Objektbereichs folgende Funktionen zur Verfügung:

Aktualisieren - Symbol

Aktualisiert die Vorschau des ausgewählten Objekts im Objektbereich.

Favoriten-Symbol

Zeigt den Favoritenstatus des ausgewählten Objekts an. Mit einem Klick auf das Favoritensymbol können Sie das Objekt zu den Favoriten hinzufügen bzw. wieder aus dem Favoritenbereich entfernen (siehe Objekte favorisieren).
Download-Symbol

Lädt die Dokumentdatei des markierten Objekts im Original-Format in das lokale Dateisystem herunter (siehe Dokumentdatei herunterladen). Wird nur angezeigt, wenn es sich bei dem ausgewählten Objekt um eine Dokumentdatei mit Inhalt handelt.

Bearbeiten - Symbol

Lädt eine Dokumentdatei zum Bearbeiten herunter (siehe Dokumentdatei öffnen und lokal bearbeiten). Wird nur angezeigt, wenn

  • es sich bei dem ausgewählten Objekt um eine Dokumentdatei mit Inhalt handelt,
  • Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Bearbeiten haben,
  • die Benutzung des installierten yuuvis® RAD agent in den Einstellungen aktiviert wurde (siehe yuuvis® RAD agent verbinden).

Aktionsmennü - Symbol

Öffnet das Aktionsmenü und bietet je nach Kontext eine Reihe von Aktionen für das im Objektbereich angezeigte Objekt an (siehe Das Aktionsmenü).
Abonniert - Symbol Zeigt an, dass für das ausgewählte Objekt ein Abonnement vorliegt (siehe Abonnements anlegenund Abonnement löschen).
Wiedervorlage vorhanden - Symbol Zeigt an, dass für das ausgewählte Objekt eine Wiedervorlage vorhanden ist (siehe Wiedervorlagen anlegenund Wiedervorlagen bearbeiten oder löschen).
Signiersymbol grau - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Dokument sich in einem Signierungsprozess befindet. Die Dokumentendatei wurde an eine Signierplattform übergeben und muss von den angegebenen Signierer noch unterzeichnet werden (siehe Dokumentdateien signieren).
Signiersymbol grün - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Dokument signiert wurde (siehe Dokumentdateien signieren).
Signiersymbol rot - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Dokument sich in einem Signierungsprozess befindet und dass die Signieranforderung abgelaufen, abgewiesen oder abgebrochen wurde bzw. dass ein Fehler beim Signieren aufgetreten ist (siehe Dokumentdateien signieren).
Dokument in Prozessakte - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt Teil einer Prozessakte ist (siehe Prozessakte). Wenn Sie mit Ihrer Maus über das Symbol fahren, wird Ihnen in den Tooltips angezeigt, um welchen Prozess es sich handelt.
Finalisiert - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt finalisiert wurde (siehe Objekte finalisieren).
Dokument gesperrt - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt von Ihnen selbst gesperrt wurde (siehe Dokumentdateien sperren).
Dokument gesperrt - Symbol Zeigt an, dass das ausgewählte Objekt von einem anderen Benutzer gesperrt wurde.
 Verweisdokument 

Die Schaltfläche  Verweisdokument  zeigt an, dass das ausgewählte Objekt ein Verweisdokument ist (siehe Objektversionen).
 Originalkontext öffnen 

Die Schaltfläche  Originalkontext öffnen  zeigt an, dass das ausgewählte Objekt ein auf den Ordner referenzierendes Objekt ist (siehe Referenzen). Sie können sich mit einem Klick auf die Schaltfläche den Ablageort des ausgewählten Objekts anzeigen lassen.

Aufgaben aus Prozessarbeitsschritten können Sie im Aufgabenbereich direkt bearbeiten, zurückgeben, ablehnen oder weiterleiten:

Bevor Sie eine Aufgabe mit mehreren Empfängern bearbeiten und weiterleiten können, müssen Sie die Aufgabe übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aufgabe übernehmen. Die Liste der Empfänger verschwindet und die anderen Empfänger sehen den Prozess nicht mehr in ihrem Eingangskorb. Durch Sie angenommene Aufgaben werden in der Benachrichtigungsliste in normaler Schrift angezeigt, nicht angenommene Aufgaben bleiben weiterhin fett ausgezeichnet.

Aufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde oder die Sie übernommen haben, werden in der Benachrichtigungsliste in normaler Schrift angezeigt, nicht angenommene Aufgaben sind fett ausgezeichnet. Sie können Sie im Aufgabenbereich bearbeiten. Dazu stehen Ihnen im Aufgabenbereich Eingabefelder oder Schaltflächen zur Aufgabenbearbeitung zur Verfügung.

Wenn eine Aufgabe eines Prozesses Aktenobjekte enthält, dann werden Ihnen diese im Objektbereich im Aufgabenaspekt Prozessakte angezeigt.

Dem Anwender werden nur die Objekte in der Prozessakte angezeigt, zu denen er auch Leserechte besitzt. Es kann daher vorkommen, dass dem Anwender die Objekte der Prozessakte nicht im Objektbereich angezeigt werden..

Die Metadaten und die Dokumentdatei des Aktenobjekts können Sie jedes andere Objekt in yuuvis® RAD client direkt in der Prozessakte bearbeiten.

Sie können einer Prozessakte weitere Objekte hinzufügen, indem Sie das entsprechende Objekt kopieren (siehe Aktion Kopieren ), anschließend die Prozessakte öffnen und das kopierte Objekt mit einem Klick auf die Schaltfläche Clipboard - Symbol Kopierte Objekte in die Prozessakte einfügen mit der Prozessakte verlinken.

Objekte in Prozessakten können nur mit ausdrücklicher Bestätigung durch den Benutzer gelöscht werden. Der Löschvorgang prüft, ob ein Objekt in einem Prozess verwendet wird. Ist dies der Fall, wird der Benutzer über diese Situation informiert und gefragt, ob er das Objekt dennoch löschen möchte.

Objekte, die Teil einer Prozessakte sind, sind durch ein Prozess - Symbol Prozess -Symbol in der Kopfzeile im Objektbereich gekennzeichnet.

Je nach Konfiguration des Prozesses können Sie eine Aufgabe über Schaltflächen z. B. freigeben, genehmigen, weiterleiten bzw. ablehnen.

Über die Schaltfläche Ablehnen können Sie eine Aufgabe ablehnen, die Ihnen zugewiesen wurde. Sie leiten die Aufgabe damit in den Eingangskorb des ursprünglichen Bearbeiters zurück.

Über die Schaltfläche Aufgabe zurückgeben können Sie eine Aufgabe abgeben, die Ihnen zugewiesen wurde bzw. die Sie übernommen haben. Sie leiten die Aufgabe damit an die ursprünglichen Bearbeiter bzw. Empfänger zurück. Zurückgegebene Aufgabe werden in der Benachrichtigungsliste wieder in fetter Schrift dargestellt.

Layout anpassen

Sie haben die Möglichkeit, das Layout der Bereiche zu ändern (siehe Bereiche ausblenden bzw. abdocken). Ebenso können Sie die Anordnung der Aspektbereiche nach Ihren Wünschen verändern (siehe Objektaspekte).