Dokumente gemeinsam mit Microsoft Office 365 bearbeiten

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Wenn Ihr yuuvis® RAD-System entsprechend konfiguriert ist, dann können Sie über das yuuvis® RAD office-365-dashlet Microsoft Office-Dokumente nicht nur in der Cloud, sondern auch gemeinsam mit anderen yuuvis® RAD-Benutzern bearbeiten. Damit dies möglich ist, sind bei der Dokumentenbearbeitung mit Microsoft Office 365 die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt.

  • Wenn ein Benutzer in yuuvis® RAD eine Dokumentdatei zum Bearbeiten über das yuuvis® RAD office-365-dashlet öffnet, dann ist die Dokumentdatei erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Dokumentdatei in der Microsoft Office 365-Cloud vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Microsoft Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen, die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden, nicht in yuuvis® RAD gesichert werden können.

  • Mit dem yuuvis® RAD office-365-dashlet ausgecheckte Dokumentdateien können durch andere yuuvis® RAD-Benutzer gemeinsam in der Cloud bearbeitet werden.

  • Das in der Microsoft Office 365-Cloud bearbeitete Dokument wird erst wieder eingecheckt, wenn der letzte Bearbeiter das Dokument schließt.

yuuvis® RAD unterstützt die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Power Point-Dokumenten mit Microsoft Office 365. Ältere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt) müssen beim Bearbeiten in neuere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.docx, *.xlsx, *.pptx) umgewandelt werden.

Sie benötigen das Recht, das entsprechende Dokument bearbeiten zu dürfen sowie einen Microsoft Office 365-Account einschließlich Ihrer Anmeldedaten.

  1. Wählen Sie ein Microsoft Office-Dokument, dessen Dokumentinhalt mit Microsoft Office 365 bearbeitet werden soll (z. B. in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder in einem Ordner), aus.

    Im Aspektbereich Inhalt wird das Microsoft Office 365-Dashlet angezeigt.

  2. Abhängig vom Dateityp des ausgewählten Dokuments wird im Dashlet folgendes angezeigt:

    1. Bei Microsoft Office 365-Dokumenten

      Eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft Office 365-Dokuments.

    2. Bei älteren Microsoft-Office-Dokumenten

      Der Dialog Dateikonvertierung, der Sie auffordert, das ältere Microsoft Office-Dokument (*.doc, *.xls, *.ppt) in das neue Microsoft Office-Dateiformat (*.docx, *.xlsx, *.pptx) zu konvertieren.

      Klicken Sie dazu im Dialog auf die Schaltfläche Konvertieren, wenn Sie das Dokument mit Microsoft Office 365 bearbeiten wollen.

      Das Dateiformat wird umgewandelt und als neue Version in yuuvis® RAD eingefügt (siehe Objektversionen).

      Im Dashlet wird eine Vorschau auf den Inhalt des Microsoft-Office-365-Dokuments angezeigt.

  3. Öffnen Sie im Microsoft Office 365-Dashlet das Dokument zum Bearbeiten.

    • Bei Microsoft-Word-Dokumenten gehen Sie so vor:

      Klicken Sie auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Microsoft-Office-365-Dashlets.

    • Bei Microsoft-Excel-Dokumenten haben Sie mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:

      1. Klicken Sie in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets auf das Office 365 - Excel - Anzeigen - Symbol Anzeigen-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Bearbeiten-Symbol.

      2. Klicken Sie zweimal kurz hintereinander in die Excel-Tabelle und anschließend auf die Schaltfläche Arbeitsmappe bearbeiten in der sich öffnenden Fehlermeldung.

    • Bei Microsoft-Powerpoint-Dokumenten haben Sie ebenfalls mehrere Alternativen das Dokument zu öffnen:

      1. Klicken Sie auf das Office 365 - Word - Bearbeiten - Symbol Im Browser bearbeiten-Symbol in der Kopfzeile des Microsoft-Office-365-Dashlets.

      2. Klicken Sie in der Kopfzeile des Microsoft Office 365-Dashlets auf das Office 365 - Power Point - Kommentare - Symbol Kommentare-Symbol und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Office 365 - Power Point - Kommentare hinzufügen - Symbol Kommentare hinzufügen-Symbol.

      3. Klicken Sie auf das Office 365 - Power Point - Bearbeitungsansicht - Symbol Bearbeitungsansicht-Symbol in der Fußzeile des Microsoft Office 365-Dashlets.

    In Ihrem Browser wird ein neuer Tab mit dem Anmeldedialog für Microsoft Office 365 geöffnet.

    Wenn Sie bei Microsoft Office 365 schon angemeldet sind, dann fallen die folgenden Schritte der Anmeldung weg und das Dokument wird gleich in einem eigenen Tab zum Bearbeiten angezeigt.

  4. Melden Sie sich bei Microsoft Office 365 an.

    Nach der erfolgreichen Anmeldung wird im Tab, die dem ausgewählten Dateiformat entsprechende Anwendung Word, Excel oder Powerpoint, angezeigt.

  5. Bearbeiten Sie das Dokument im Tab.

    Das Dokument wird in yuuvis® RAD ausgecheckt und durch ein Gesperrt - Symbol Schloss-Symbol in der Kopfzeile des Objektbereiches gekennzeichnet.

    In der Kopfzeile der Microsoft Office 365-Anwendung wird die Objekt-ID sowie der Speicherstatus des Dokuments angezeigt. Änderungen werden automatisch zwischen gespeichert und an yuuvis® RAD übertragen.

  6. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokuments, indem Sie auf das Entfernen-Symbol Schließen-Symbol des Tabs klicken.

Der Tab wird geschlossen, das bearbeitete Dokument wird gespeichert und als neue Version in yuuvis® RAD abgelegt.

Andere yuuvis® RAD-Benutzer, die am selben Dokument arbeiten möchten, öffnen dieses Dokument ebenso wie der Erstbenutzer und wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dieser Seite beschrieben. Im zu bearbeitenden Microsoft Office 365-Dokument wird der weitere yuuvis® RAD-Benutzer, entsprechend den Gegebenheiten von Microsoft angezeigt. Lesen Sie dazu und zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten die entsprechenden Hilfen von Microsoft Office 365 Link extern - Symbol.

Nachdem der letzte yuuvis® RAD-Benutzer das gemeinsam bearbeitete Dokument schließt, werden die Änderungen gespeichert und das Dokument wieder in yuuvis® RAD eingecheckt.

Wenn Sie den Inhalt eines Objekts bearbeitet haben, wird die Bearbeitung automatisch als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert. Wenn mehrere yuuvis® RAD-Benutzer den Inhalt eines Objekts mit Microsoft Office 365 bearbeiten, wird die Bearbeitung jedes einzelnen Benutzers als Ereignis in der Historie des Objekts gespeichert.

Je nachdem, ob Sie ein Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokument ausgewählt haben, werden im Dashlet verschiedene Microsoft-Funktionen angeboten, von denen einige in Das yuuvis® RAD office-365-dashlet kurz vorgestellt werden.