Dokumentdateien sperren

Dokumentdateien können während des Zeitraumes der Bearbeitung des Dateiinhaltes gesperrt werden. Gesperrte Dokumentdateien sind in yuuvis® RAD client (und in yuuvis® RAD agent) durch Schloss-Symbole gekennzeichnet. Dokumentdateien, welche durch andere yuuvis® RAD-Benutzer gesperrt sind, sind durch ein rotes Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Die Dokumentensperre steht Ihnen nur beim Bearbeiten mit den optionalen Erweiterungen yuuvis® RAD agent bzw. yuuvis® RAD office-365-dashlet zur Verfügung:

• Dokumenten sperren mit Hilfe von yuuvis® RAD agent

  Bei der Bearbeitung von Dokumenten mit Hilfe von yuuvis® RAD agent wird die Dokumentdatei direkt beim Öffnen gesperrt. Nach Beendigen des Bearbeitens, wird die Sperrung der Dokumentdatei beim Schließen wieder aufgehoben.

  Schritte, mit denen Sie eine Dokumentdatei sperren

  yuuvis® RAD agent ist auf Ihrem Rechner installiert und mit yuuvis® RAD server und mit Ihrem yuuvis® RAD client verbunden (siehe yuuvis® RAD agent verbinden).

  Sie haben in den Einstellungen von yuuvis® RAD client die Dokumentensperre aktiviert (siehe Dokumentensperre aktivieren oder deaktivieren).

  1. Wählen Sie die gewünschte Dokumentdatei aus (z. B. in einer Trefferliste, in einer Prozessakte oder in den Bereichen Favoriten, Eingangskorb oder Benachrichtigungen im Hauptmenü). Sie können alternativ auch, mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Dokumentdatei, in die Ordneransicht bzw. in die Objektansicht wechseln.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > ALLGEMEIN > Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen.

  3. Abhängig von Ihren Einstellungen im yuuvis® RAD client (siehe Dokumentensperre aktivieren oder deaktivieren) wird:

     1. ein Dialogmenü zum Setzen der Dokumentensperre angezeigt, den Sie mit Ja, Nein oder Abbrechen beantworten können. Im Dialogmenü können Sie ebenfalls angeben, ob Ihre Entscheidung für zukünftige Öffnen-Aktionen gemerkt werden soll.
     2. die Dokumentdatei automatisch gesperrt.

  Die Dokumentdatei wird aus yuuvis® RAD ausgecheckt und in yuuvis® RAD agent im Bereich Dateien angezeigt.

  Die Dokumentdatei wird gesperrt. Die Sperre wird durch Schloss-Symbole in der Kopfzeile im Objektbereich in yuuvis® RAD client und in yuuvis® RAD agent gekennzeichnet.

  Die Dokumentdatei wird am lokalen Arbeitsplatz in der dort zugeordneten Anwendung geöffnet.

• Dokumentensperren und yuuvis® RAD office-365-dashlet

  Dokumentdateien, die zum Bearbeiten über das yuuvis® RAD office-365-dashlet geöffnet werden, werden erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Microsoft Office 365-Cloud vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Microsoft Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen, die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden, nicht in yuuvis® RAD gesichert werden können.

  Ähnlich verhält es sich beim Schließen der Dokumentdatei. Das in der Microsoft Office 365-Cloud bearbeitete Dokument wird erst wieder entsperrt, wenn der letzte Bearbeiter das Dokument schließt.

  Die Einstellungen bzgl. der Dokumentensperre im Einstellungsmenü beziehen sich nur auf die Dokumentbearbeitung mit yuuvis® RAD agent. Die Dokumentensperrung bei der Dokumentbearbeitung mit dem yuuvis® RAD office-365-dashlet bleibt davon unberührt.