Dokumentdatei öffnen und lokal bearbeiten

yuuvis® RAD bietet verschiedene Möglichkeiten den Inhalt von Dokumentdateien zu bearbeiten. Eine Möglichkeit ist das Bearbeiten von Dokumentdateien mit Hilfe der optionalen Erweiterung yuuvis® RAD agent (siehe yuuvis® RAD agent). Wenn yuuvis® RAD client mit yuuvis® RAD agent verbunden ist, dann steht Ihnen die Aktion Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen zur Verfügung. Mit dieser Aktion können Sie Dokumentdateien direkt in yuuvis® RAD client zum Bearbeiten in einem Programm auf Ihrem Rechner öffnen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten eine Dokumentdatei zum Bearbeiten zu öffnen:

1. Über das 'Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen'-Symbol in der Kopfzeile im Objektbereich (siehe Der Objektbereich).

   Die Dokumentdatei wird im Originalformat heruntergeladen.

   Schritte, mit denen Sie eine Dokumentdatei über den Objektbereich öffnen

   1. Wählen Sie die gewünschte Dokumentdatei aus (z. B. in einer Trefferliste, in einer Prozessakte oder in den Bereichen Favoriten, Eingangskorb oder Benachrichtigungen im Hauptmenü). Sie können alternativ auch, mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Dokumentdatei, in die Ordneransicht bzw. in die Objektansicht wechseln.

   2. Klicken Sie auf das 'Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen'-Symbol in der Kopfzeile im Objektbereich.

      Wenn Sie mehrere Objekte ausgewählt haben, dann wird die Dokumentdatei geöffnet, auf die der Fokus Ihrer Auswahl liegt (siehe Markieren und fokussieren).

      Wenn Sie bei den Einstellungen zur Dokumentensperre (siehe Dokumentensperre aktivieren oder deaktivieren) die Option Immer fragen eingestellt haben, dann wird vor dem Öffnen ein Dialogmenü zum Setzen der Dokumentensperre angezeigt, den Sie mit Ja, Nein oder Abbrechen beantworten können. Im Dialogmenü können Sie ebenfalls angeben, ob Ihre Entscheidung für zukünftige Öffnen-Aktionen gemerkt werden soll.

      Die Dokumentdatei wird aus yuuvis® RAD ausgecheckt und in yuuvis® RAD agent im Bereich Dateien angezeigt (siehe yuuvis® RAD agent).

      Die Dokumentdatei wird am lokalen Arbeitsplatz in der dort zugeordneten Anwendung geöffnet.

      Wenn die Dokumentdatei beim Öffnen auf Grund Ihrer Einstellungen gesperrt wurde, dann wird die Dokumentdatei in yuuvis® RAD client und in yuuvis® RAD agent durch Schloss-Symbole gekennzeichnet.

   3. Wechseln Sie zur lokalen Anwendung. Bearbeiten, speichern und schließen Sie die Dokumentdatei. Es ist wichtig, dass Sie beim Schließen nicht den Dateinamen oder den Speicherort ändern, damit yuuvis® RAD agent die Dokumentdatei weiter verwalten kann.

   4. Wechseln Sie zu yuuvis® RAD agent in den Bereich Dateien und checken Sie die bearbeitete Dokumentdatei mit einem Klick auf die Schaltfläche Einchecken wieder ein.

   Die bearbeitete Dokumentdatei wird in yuuvis® RAD eingecheckt und in einer neuen Version des Geschäftsobjektes abgelegt (siehe Objektversionen).

   Wenn die Dokumentdatei gesperrt war, dann wird die Sperre aufgehoben. Das Schloss-Symbol im Objektbereich der Dokumentdatei in yuuvis® RAD client verschwindet. Die Dokumentdatei kann wieder von allen Benutzern bearbeitet werden.

   Die eingecheckte Dokumentdatei wird in yuuvis® RAD agent nicht mehr angezeigt.

2. Über Aktionen >  ALLGEMEIN > Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen (siehe Das Aktionsmenü).

   Sie können beim Herunterladen des Dokuments zwischen Original- oder PDF-Format wählen.

   Schritte, mit denen Sie eine Dokumentdatei über das Aktionsmenü öffnen

   1. Wählen Sie die gewünschte Dokumentdatei aus (z. B. in einer Trefferliste, in einer Prozessakte oder in den Bereichen Favoriten, Eingangskorb oder Benachrichtigungen im Hauptmenü). Sie können alternativ auch, mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Dokumentdatei, in die Ordneransicht bzw. in die Objektansicht wechseln.

   2. Klicken Sie auf Aktionen >  ALLGEMEIN > Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen.

      Wenn Sie mehrere Objekte ausgewählt haben, dann wird

      • im Aktionsmenü im Objektbereich die Dokumentdatei geöffnet, auf die der Fokus Ihrer Auswahl liegt (siehe Markieren und fokussieren).

      • im Aktionsmenü der Objektliste keine Aktion Dokumentdatei in lokaler Anwendung öffnen angeboten.

      Wenn Sie bei den Einstellungen zur Dokumentensperre (siehe Dokumentensperre aktivieren oder deaktivieren) die Option Immer fragen eingestellt haben, dann wird vor dem Öffnen ein Dialogmenü zum Setzen der Dokumentensperre angezeigt, den Sie mit Ja, Nein oder Abbrechen beantworten können. Im Dialogmenü können Sie ebenfalls angeben, ob Ihre Entscheidung für zukünftige Öffnen-Aktionen gemerkt werden soll.

      Die Dokumentdatei wird aus yuuvis® RAD ausgecheckt und in yuuvis® RAD agent im Bereich Dateien angezeigt (siehe yuuvis® RAD agent).

      Die Dokumentdatei wird am lokalen Arbeitsplatz in der dort zugeordneten Anwendung geöffnet.

      Wenn die Dokumentdatei beim Öffnen auf Grund Ihrer Einstellungen gesperrt wurde, dann wird die Dokumentdatei in yuuvis® RAD client und in yuuvis® RAD agent durch Schloss-Symbole gekennzeichnet.

   3. Wechseln Sie zur lokalen Anwendung. Bearbeiten, speichern und schließen Sie die Dokumentdatei. Es ist wichtig, dass Sie beim Schließen nicht den Dateinamen, die Dateiart oder den Speicherort ändern, damit yuuvis® RAD agent die Dokumentdatei weiter verwalten kann.

   4. Wechseln Sie zu yuuvis® RAD agent in den Bereich Dateien und checken Sie die bearbeitete Dokumentdatei mit einem Klick auf die Schaltfläche Einchecken wieder ein.

   Die bearbeitete Dokumentdatei wird in yuuvis® RAD eingecheckt und in einer neuen Version des Geschäftsobjektes abgelegt (siehe Objektversionen).

   Wenn die Dokumentdatei gesperrt war, dann wird die Sperre aufgehoben. Das Schloss-Symbol im Objektbereich der Dokumentdatei in yuuvis® RAD client verschwindet. Die Dokumentdatei kann wieder von allen Benutzern bearbeitet werden.

   Die eingecheckte Dokumentdatei wird in yuuvis® RAD agent nicht mehr angezeigt.

Dokumentensperre

Abhängig von Ihren Einstellungen in yuuvis® RAD client können die Dokumentdatei beim Öffnen händisch oder automatisch für andere Benutzer gesperrt werden (siehe Dokumentensperre aktivieren oder deaktivieren).

Wenn Sie eine Dokumentdatei beim Öffnen nicht sperren, dann können Sie die Dokumentdatei nur wieder einchecken, wenn sie nicht von einem anderen Benutzer gesperrt ist oder geändert wurde.

Wenn eine Dokumentdatei mehrere Male von verschiedenen Benutzern ausgecheckt wurde, weil sie beim Auschecken nicht gesperrt wurde, dann kann es beim Einchecken zu Konflikten kommen. Im yuuvis® RAD agent erscheinen entsprechende Warnhinweise.