Referenzen

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In Metadatenformularen können in bestimmten Feldern, sogenannten Referenzfeldern, Metadaten eines anderen Objekts übernommen werden. Sie werden durch den Administrator konfiguriert und können auch als Mehrfachfelder für mehrere Werte eingerichtet werden.

Es wird zwischen folgenden Referenzfeld-Arten unterschieden:

  • Objekt-Referenzfelder

    Objekt-Referenzfelder referenzieren auf die ID bestimmter Objekte. Objekt-Referenzen bleiben deshalb auch erhalten, wenn das referenzierte Objekt umbenannt oder verschoben wird.

  • Metadaten-Referenzfelder

    Metadaten-Referenzfelder referenzieren auf den Inhalt eines Indexfeldes. Das Öffnen einer Metadaten-Referenz führt immer eine Suche im aktuellen Datenbestand durch. Freie Eingaben oder das Ändern von Metadaten können daher auch zu leeren Trefferlisten oder mehreren Treffern führen.

Eingerichtete Referenzen werden in Trefferlisten als auch in den Aspektbereichen Übersicht, Metadaten und Referenzen angezeigt (siehe Objektaspekte). Sie sind in Trefferlisten und in den Aspektbereichen Übersicht und Metadaten mit einem Referenz - Symbol Referenz-Symbol gekennzeichnet. Objekt-Referenzen sind - im Gegensatz zu Metadaten-Referenzen - neben dem Referenzsymbol zusätzlich noch mit einem Objekttyp-Symbol gekennzeichnet (z. B. Objekt-Referenz).

Mit einem Klick auf das Referenz - Symbol Referenz-Symbol können die referenzierten Objekte schnell geöffnet werden. Wenn Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrückt halten, dann wird Ihnen der Ablageort der Referenz in einem neuen Tab angezeigt.

Objekt-Referenzfelder werden in Metadatenformularen (siehe Metadatenformulare) und im Suchdialog (siehe Der Suchdialog) durch ein Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbol hervorgehoben. Welcher Objekttyp in das Objekt-Referenzfeld eingetragen werden kann, wird im Tooltip angezeigt. Einfachfelder mit eingetragenen Referenzen, sind durch ausgegraute Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbole gekennzeichnet. Das heißt, es können keine weiteren Referenzen hinzugefügt werden.

Metadaten-Referenzfelder besitzen keine besondere Kennzeichnung. Wenn jedoch in Metadaten-Referenzfeldern Einträge vorhanden sind, dann sind diese Einträge durch ein Referenz - Symbol Referenz-Symbol gekennzeichnet.

Objekt- und Metadaten-Referenzen können Sie im Aspektbereich Metadaten erstellen und entfernen (siehe auch Metadaten bearbeiten).

Sie haben mehrere Möglichkeiten Objektreferenzen anzulegen:

  • mit Hilfe der Direkteingabe

    Vorgehensweise: Sie geben in ein Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Feld Daten ein und erhalten eine Vorschlagsliste. Mit Enter übernehmen Sie die eingegebenen Daten bzw. einen Eintrag aus der Vorschlagsliste.

  • mit Hilfe der Suchen-Funktion

    Vorgehensweise: Sie öffnen den Dialog Referenzen hinzufügen und können dort nach passenden Referenzen suchen.

    1. Öffnen Sie das Metadatenformular eines Objekts mit Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Feldern, in dem Sie z. B. ein Objekt in einer Trefferliste auswählen und sich den Aspektbereich Metadaten anzeigen lassen.

    2. Klicken Sie im Metadatenformular auf das Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbol.

      Welcher Objekttyp in das Objekt-Referenzfeld eingetragen werden kann, wird im Tooltip des Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbols und im Titel des sich öffnenden Dialogs angezeigt.

      Wenn das Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbol ausgegraut ist, kann es sich bei dem Referenzfeld um ein Einfach-Referenzfeld handeln, d. h. es können keine weiteren Referenzen hinzugefügt werden.

      Der Dialog Referenzen hinzufügen wird geöffnet.

    3. Geben Sie in das Eingabefeld Ihre Suchkriterien ein.

      Die Volltextsuche durchsucht Metadaten und Inhalte von Dokumentobjekten. Es werden nur Objekte des mit dem Referenzfeld verbunden Objekttyps durchsucht.

      Durch die Eingabe eines Sternchens * erhalten Sie eine Vorschlagsliste. Welche weiteren Zeichen und Operatoren Sie bei der Eingabe der Suchkriterien anwenden können, ist in Suchbegriffe in yuuvis® RAD beschrieben.

      Eine Trefferliste Suchergebnis wird im Dialog angezeigt.

    4. Klicken Sie auf den Eintrag in der Trefferliste Suchergebnis, den Sie als Referenz hinterlegen wollen. Wenn Sie mehrere Einträge hinterlegen wollen, setzen Sie einen Haken vor all den Einträgen, die Sie als Referenz übernehmen wollen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen.

      Wenn die Trefferliste keine Möglichkeit enthält, Haken zu setzen, handelt es sich bei dem Referenzfeld um ein Einfachfeld, d. h. es kann nur eine Referenz hinterlegt werden.

      Wenn Sie das gewünschte Referenz-Objekt nicht in der Trefferliste (die Trefferliste kann max. 20 Treffer umfassen) finden, dann verfeinern Sie Ihre Suchkriterien.

      Wenn Sie auf ein Referenz - Symbol Referenz-Symbol hinter den Einträgen in der Trefferliste klicken, dann wird Ihnen der Ablageort des Treffers in einem neuen Tab angezeigt.

      Das bzw. die ausgewählten Objekte werden in das Referenzfeld übernommen.

      Der Dialog Referenzen hinzufügen wird geschlossen.

    5. Klicken Sie zum Abschluss im Aspektbereich Metadaten auf die Schaltfläche Speichern .

      6. Die Referenz bzw. die Referenzen werden gespeichert und in Trefferlisten sowie in den Aspektbereichen Übersicht, Metadaten und Referenzen angezeigt.

  • mit Hilfe der Kopieren-Funktion

    Vorgehensweise: Sie kopieren Objekte in die Zwischenablage von yuuvis® RAD client und können diese im Dialog Referenzen hinzufügen dann übernehmen, soweit die kopierten Objekte als Referenz hinterlegt werden dürfen.

    1. Kopieren Sie ein oder mehrere Objekte, auf das Sie bzw. auf die Sie referenzieren möchten, mit Hilfe der Kopier - Symbol Kopieren-Funktion im Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü in die Zwischenablage von yuuvis® RAD client.

      In der yuuvis® RAD-Leiste wird ein Kopier - Symbol Kopieren-Symbol mit der Anzahl der in die Zwischenablage kopierten Objekte angezeigt.

    2. Öffnen Sie das Metadatenformular eines Objekts mit Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Feldern, in dem Sie z. B. ein Objekt in einer Trefferliste auswählen und sich den Aspektbereich Metadaten anzeigen lassen.

    3. Klicken Sie im Metadatenformular auf das Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbol.

      Wenn das Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbol nicht aktiv ist, dann

      • kann das entsprechende Objekt bzw. dann können die entsprechenden Objekte, auf Grund der Felddefinition, nicht als Referenz eingefügt werden. Welcher Objekttyp in das Objekt-Referenzfeld eingetragen werden kann, wird im Tooltip des Objekt-Referenz - Symbol Objekt-Referenz-Symbols und im Titel des sich öffnenden Dialogs angezeigt.

      • kann es sich bei dem Referenzfeld um ein Einfach-Referenzfeld handeln, d. h. es können keine weiteren Referenzen hinzugefügt werden.

      Der Dialog Referenzen hinzufügen wird geöffnet.

    4. Klicken Sie auf den Eintrag in der Liste Kopierte Objekte, den Sie als Referenz hinterlegen wollen. Wenn Sie mehrere Einträge hinterlegen wollen, setzen Sie einen Haken vor all den Einträgen, die Sie als Referenz übernehmen wollen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen.

      Wenn die Liste keine Möglichkeit enthält, Haken zu setzen, handelt es sich bei dem Referenzfeld um ein Einfachfeld, d. h. es kann nur eine Referenz hinterlegt werden.

      Wenn Sie auf ein Referenz - Symbol Referenz-Symbol hinter den Einträgen in der Trefferliste klicken, dann wird Ihnen der Ablageort des Treffers in einem neuen Tab angezeigt.

      Das bzw. die ausgewählten Objekte werden in das Referenzfeld übernommen.

      Der Dialog Referenzen hinzufügen wird geschlossen.

    5. Klicken Sie zum Abschluss im Aspektbereich Metadaten auf die Schaltfläche Speichern .

      6. Die Referenz bzw. die Referenzen werden gespeichert und in Trefferlisten sowie in den Aspektbereichen Übersicht, Metadaten und Referenzen angezeigt.

  1. Öffnen Sie das Metadatenformular eines Objekts mit Referenzfeldern, in dem Sie z. B. ein Objekt in einer Trefferliste auswählen und sich den Aspektbereich Metadaten anzeigen lassen.

  2. Geben Sie in ein Referenzfeld Daten ein.

    Das Referenzfeld bietet nach der Eingabe von drei Sternchen *** eine Liste aus den Metadaten der Objekte an, auf die referenziert werden kann.

    Freie Eingaben, auf die nach der nächsten Indexierung des Systems referenziert werden kann, werden ebenfalls übernommen.

  3. Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste oder übernehmen Sie Ihre Eingabedaten mit der Eingabetaste  ↩ .

    Der Eintrag bzw. die Eingaben werden in das Metadatenfeld übernommen und durch ein Referenz - Symbol Referenz-Symbol gekennzeichnet.

  4. Bei Mehrfachfeldern können Sie diesen Schritt wiederholen und mehrere Referenzen anlegen.

  5. Klicken Sie zum Abschluss im Aspektbereich Metadaten auf die Schaltfläche Speichern .

    6. Die Referenz bzw. die Referenzen werden gespeichert und in Trefferlisten sowie in den Aspektbereichen Übersicht, Metadaten und Referenzen angezeigt.

Im Aspektbereich Referenzen werden sowohl die Objekte, auf die das Objekt referenziert, als auch die Objekte, die auf das Objekt referenzieren, angezeigt (siehe Objektaspekte). Von hier können Sie schnell zu den Referenzobjekten gelangen, indem Sie einmal auf die Schaltfläche eines der aufgelisteten Objekte klicken. Es können bis zu 1.000 Referenzen angezeigt werden.

Wenn Sie auf die Schaltfläche In Trefferliste öffnen oberhalb der Auflistung klicken, dann werden alle Referenzobjekte in einer Trefferliste aufgelistet. Wenn Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrückt halten, dann wird Ihnen die Trefferliste in einem neuen Tab angezeigt.

Wenn Sie mit der Maus über die Gliederungszeile eines Objekttyps fahren und dabei auf das erscheinende Suche - Symbol Such-Symbol klicken, wird die entsprechende Referenz in einer Trefferliste angezeigt. Wenn Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrückt halten, dann wird Ihnen die Trefferliste in einem neuen Tab angezeigt.

Wenn Sie auf eine Referenz klicken, wird der Ablageort der entsprechenden Referenz angezeigt. Wenn Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrückt halten, dann wird Ihnen der Ablageort der Referenz in einem neuen Tab angezeigt.

Wenn Objekt-Referenzfelder auf die ID eines Ordners referenzieren, dann werden diese Referenzen in der Ordneransicht dieses Ordners, neben ihrer Darstellung im Aspektbereich Referenzen, in einem Referenz-Strukturbaum angezeigt (siehe Referenz-Strukturbaum).

Es ist möglich, Referenzfelder auch in Tabellen in Metadatenformularen zu nutzen. Allerdings werden die hier hinterlegten Referenzen nicht im Aspektbereich Referenzen mit angezeigt. Referenzlinks in Metadaten-Tabellen lassen sich über das Browser-Kontextmenü öffnen. Wenn Sie Metadaten-Tabellen bearbeiten, dann können Sie Referenzlinks mit einem Klick auf das Referenzsymbol öffnen.

Besitzt ein yuuvis® RAD-Anwender keine Rechte auf ein referenziertes Objekt, wird dieses für diesen Benutzer auch nicht angezeigt.

Wenn ein Benutzer ein Leserecht auf ein referenzierendes Objekt besitzt, aber kein Leserecht auf den Ordner, in dem das Objekt abgelegt wurde, dann wird Benutzer nur die Objektansicht auf das Objekt angeboten (siehe Die Objektansicht).

Aspektbereiche können durch den Administrator ausgeblendet werden. Dadurch kann es sein, dass Ihnen die beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen.