Dateienansicht

enaio® coLab • 11.10 »

Jeder Projektraum besitzt eine eigene Dateien - Symbol Dateien-Ansicht. Die Dateienansicht bietet Ihnen eine Übersicht, über die im Projektraum vorhandene Verzeichnisstruktur und die darin enthaltenen Dateien. Sie öffnen die Dateienansicht, indem Sie auf das Dateien - Symbol Dateien-Symbol in der Hauptnavigation klicken.

Die Kopfleiste des Arbeitsbereichs gibt Auskunft darüber, in welchem Projektraum Sie sich gerade befinden und wie Ihr Mitgliedsstatus ist. Die Dateienansicht selbst untergliedert sich in die Bereiche Verzeichnisstruktur und Vorschaubereich.

Die Verzeichnisstruktur

Die Verzeichnisstruktur listet alle Ordner und Dateien, die sich im Projektraum befinden, in Form einer Tabelle auf.

Die Breadcrumb-Leiste oberhalb der Tabelle, zeigt Ihnen Ihre aktuelle Position im Projektraum an. Sie ermöglicht Ihnen auch, den Weg zurück zur Projekt-Übersichtseite zu finden oder andere Ebenen des Projektraums schnell zu erreichen.

Sie können die Tabelle filtern, sortieren und konfigurieren. Das Filter-Eingabefeld finden Sie mittig oberhalb der Tabelle. Zum Sortieren einer Spalte klicken Sie in die Kopfzeile einer Spalte. Die Spaltenreihenfolge ändern Sie, indem Sie bei gedrückter Maustaste den Spaltenkopf an die gewünschte Stelle verschieben. Zum Ein- und Ausblenden von Spalten nutzen Sie das Menü für die Tabellenkonfiguration - Symbol Tabellenkonfiguration in der Kopfzeile der Tabelle. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie unter Dateienansicht anpassen.

Ordner sind in der Verzeichnisstruktur durch ein Ordner - Symbol Ordner-Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie auf ein Ordner - Symbol Ordner-Symbol klicken, dann wird der Ordner geöffnet. Zurück in übergeordnete Ordner gelangen Sie, indem Sie auf den entsprechenden Ordner in der Breadcrumb-Zeile klicken.

Wenn Sie in der Verzeichnisstruktur eine Datei auswählen, dann wird Ihnen im Vorschaubereich eine PDF-basierte Voransicht auf den Inhalt der Datei angezeigt (siehe Der Vorschaubereich). Bei markierten Ordnern bzw. wenn von einer ausgewählten Datei keine PDF gerendert werden kann, wird im Vorschaubereich nur ein Platzhalter-Symbol angezeigt.

Abhängig von Ihren Rechten als Projektmitglied (siehe Benutzerrollen) und vom jeweiligen Kontext, stehen Ihnen für die Bearbeitung der Ordner und Dateien, direkt im Kopfbereich der Tabelle, folgende Funktionen zur Verfügung:

Funktionen, die Ihnen aus rechtlichen oder technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen sind in enaio® coLab ausgegraut.

Öffnet ein Drop-down-Menü für das Anzeigen bzw. Ausblenden von Tabellenspalten in der Verzeichnisstruktur. Das Menü enthält auch Funktionen für das Zurücksetzen der Tabellenanpassungen. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie unter Dateienansicht anpassen.

Mit dem Eingabefeld Sucnen - Symbol Suchen können Sie sich nur die Einträge in der Tabelle der Verzeichnisstruktur anzeigen lassen, die Ihren Filterkriterien entsprechen. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie unter Dateienansicht anpassen.

Mit einem Klick auf die Dateien hochladen - Symbol 'Dateien hochladen'-Schaltfläche neben dem Filter-Eingabefeld, können Sie eine oder mehrere Dateien aus dem lokalen Dateiverzeichnis in den Projektraum hochladen (siehe Ordner und Dateien erstellen bzw. hinzufügen).

Das Symbol Ordner erstellen - Symbol 'Ordner erstellen' ermöglicht es Ihnen, eigene Verzeichnisstrukturen im coLab-Projektraum zu erstellen (siehe Ordner erstellen).

Wenn Sie einen Ordner samt Unterverzeichnissen und Dateien hochladen wollen, dann klicken Sie auf das Symbol Ordner hochladen - Symbol 'Ordner hochladen' (siehe Ordner hochladen).

Die erste Spalte in der Tabelle enthält Kontrollkästchen für das Herunterladen von Ordnern und Dateien in einem ZIP-Container. Wenn Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen aktivieren, dann wird im Kopfbereich der Tabelle das Herunterladen - Symbol Herunterladen-Symbol eingeblendet. Wenn Sie das Kontrollkästchen im Spaltenkopf aktivieren, dann werden sämtliche Dateien des Projektraums einschließlich Ordnerstrukturen in das lokale Dateisystem heruntergeladen (siehe Dateien und Ordner herunterladen).

Ebenfalls abhängig von Ihren Rechten als Projektmitglied (siehe Benutzerrollen) und vom jeweiligen Kontext, stehen Ihnen im Weitere Funktionen - Symbol 'Weitere Funktionen'-Menü hinter jedem Eintrag in der Verzeichnisstruktur folgende Funktionen zur Verfügung:

Funktionen, die Ihnen aus rechtlichen oder technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen sind in enaio® coLab ausgegraut.

Mit der Funktion Ordner umbenennen - Symbol Ordner umbenennen im Menü Weitere Funktionen - Symbol 'Weitere Funktionen' können Sie einen Ordner, der in enaio® coLab angelegt wurde, umbenennen. Die Umbenennung wird in enaio® übernommen. Ordner, die über kein Weitere Funktionen - Symbol 'Weitere Funktionen'-Symbol verfügen, wurden in enaio® angelegt und können nur in enaio®, nicht aber in coLab umbenannt werden (siehe Ordner umbenennen).

Mit der Funktion Ordner löschen - Symbol Ordner löschen im Menü Weitere Funktionen - Symbol 'Weitere Funktionen' können Sie einen Ordner, der in enaio® coLab angelegt wurde, löschen. Wenn das Ordner löschen - Symbol Ordner löschen-Symbol ausgegraut ist, dann besitzt der Ordner noch Unterordner oder Dokumente, welche zuerst entfernt werden müssen. Ordner, die über kein Weitere Funktionen - Symbol 'Weitere Funktionen'-Symbol verfügen, wurden in enaio® angelegt und können nur in enaio®, nicht aber in coLab gelöscht werden (siehe Ordner löschen).

Wenn Sie auf das Datei herunterladen - Symbol Datei herunterladen-Symbol klicken, dann wird Ihnen, abhängig von den Einstellungen in Ihrem Browser, die ausgewählte Datei im Original-Dateiformat zum Herunterladen bzw. zum Öffnen mit der lokal konfigurierten Anwendung angeboten.

Wenn Sie auf das Datei ersetzen - Symbol Datei ersetzen-Symbol klicken, dann öffnet sich ein Dialog, in den Sie per Drag-and-drop oder per Datei-Auswahldialog eine oder mehrere Dateien aus Ihrem lokalen Dateisystem in den Projektraum von enaio® coLab hochladen können. Die in enaio® coLab ausgewählte Datei wird im enaio®-Ordnungssystem ersetzt.

Die Funktion ist auch Voraussetzung für die Bearbeitung von Microsoft-Office-Dokumenten mit dem enaio® office-365-dashlet (siehe Das enaio® office-365-dashlet).

Diese Funktion zeigt einige Objektdaten, wie z. B. Erstellungs- und Änderungsdatum, Ersteller bzw. Bearbeiter an.

Wenn Sie auf das Aufgabe erstellen - Symbol Aufgabe erstellen-Symbol klicken, dann öffnet sich ein Dialog, in dem Sie eine Aufgabe erstellen und einem Projektmitglied zuweisen können. Die erstellte Aufgabe wird anschließend auf der Projekt-Übersichtseite und in der Aufgabenansicht mit einem Vorschaulink auf die ausgewählte Datei angezeigt.

Wenn Sie auf das Nachricht erstellen - Symbol Nachricht erstellen-Symbol klicken, dann öffnet sich ein Dialog, in dem Sie eine Nachricht erstellen können. Die erstellte Nachricht wird anschließend auf der Projekt-Übersichtseite und in der Aufgabenansicht mit einem Vorschaulink auf die ausgewählte Datei angezeigt.

Wenn Sie auf das Datei extern teilen - Symbol Datei extern teilen-Symbol klicken, dann öffnet sich ein Dialog, in dem Sie einen Link erstellen, der den Zugriff von externen Benutzern auf diese Datei ermöglicht. Im Dialog können Sie auch die Dauer der Gültigkeit des Links einstellen. Eine detaillierte Beschreibung des Vorganges finden Sie auf der Seite Dateien teilen.

Mit einem Klick auf diese Funktion öffnen Sie die Indexdatenmaske des markierten Objekts. In der Indexdatenmaske können Sie die Indexdaten Titel, Info, Fälligkeitsdatum und Status bearbeiten (siehe Indexdaten bearbeiten).

Wenn Sie auf das Datei löschen - Symbol Datei löschen-Symbol klicken, dann wird die ausgewählte Datei im enaio®-Ordnungssystem gelöscht und somit nicht mehr Projektraum in enaio® coLab angezeigt.

Der Vorschaubereich

Der Vorschaubereich zeigt den Inhalt von Dokumenten an. Um den Inhalt eines Dokuments im Vorschaubereich zu sehen, müssen Sie das entsprechende Dokument in der Verzeichnisstruktur markieren. Der Dokumentinhalt wird so lange angezeigt, bis Sie ein anderes Objekt in der Verzeichnisstruktur auswählen.

Im Vorschaubereich können verschiedene Anwendungen für die Anzeige des Inhalts zum Einsatz kommen:

Die Inhaltsvorschau ist eine PDF-basierte Vorschau auf die Inhalte eines in der Verzeichnisstruktur ausgewählten Dokuments. Die Inhaltsvorschau bietet Such- und Druckfunktionen an. Mehrseitige Dokumente können in der Vorschau durchblättert, Textpassagen markiert und in die Windows-Zwischenablage kopiert werden.Eine detaillierte Beschreibung der Inhaltsvorschau finden Sie unter Inhaltsvorschau.

Wenn Ihr coLab-System entsprechend konfiguriert wurde und Sie als Projektmitglied das Datei-Bearbeitungsrecht Datei ersetzen - Symbol Datei ersetzen besitzen (Standard-Mitglieder, Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle), dann kann für die Anzeige und das Bearbeiten von Microsoft Office-Dokumenten das optionale enaio® office-365-dashlet zur Anwendung kommen. Eine detaillierte Beschreibung des Dashlets finden Sie unter Das enaio® office-365-dashlet.

Wenn Ihnen die oben beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen, dann kann es daran liegen, dass Ihnen eine benutzerdefinierte Rolle zugewiesen wurde, die die entsprechenden Rechte nicht enthält. Wenden Sie sich an einen coLab-Administrator oder an den Projektraum-Besitzer, wenn Sie Fragen haben bzw. wenn Sie diese Rechte benötigen.