Dateien teilen

enaio® coLab • 11.10 »

Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können in enaio® coLab Dateien mit anderen Personen, die nicht Mitglied eines Projektraums sind, teilen. Dabei wird eine URL mit zeitlich begrenzter Gültigkeit erstellt. Geteilte Dateien sind in der Verzeichnisstruktur in der Dateienansicht an dem Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol zu erkennen. Standard-Projektmitglieder, Projektmitglieder mit der Rolle Gast und Projektmitglieder, die über soziale Medien (z. B. Google) angemeldet sind, wird die Teilen-Funktion in enaio® coLab nicht angeboten.

  1. Öffnen Sie in enaio® coLab den Projektraum, in dem Sie ein Dokument teilen wollen, indem Sie in der Startseite Projekträume - Symbol Projekträume auf die Kachel des gewünschten Projektraumes klicken.

    Wenn Sie den Menütyp Schlank, Schlank + bzw. Horizontal gewählt haben, dann müssen Sie zuerst in der Hauptnavigation mit der Maus auf das Startseite - Symbol Startseite-Symbol klicken, bevor Sie im sich öffnenden Untermenü auf das Projekträume - Symbol Projekträume-Symbol klicken können.
    Wenn Sie den Menütyp Überlagerung gewählt haben, dann müssen Sie zuerst mit der Maus auf das Hauptnavigation - Symbol Hauptnavigation-Symbol in der coLab-Kopfleiste klicken, bevor Sie in der sich öffnenden Hauptnavigation auf das Projekträume - Symbol Projekträume-Symbol klicken können.
    Detaillierte Informationen, zu den zur Verfügung stehenden Menütypen, finden Sie unter Benutzeroberfläche anpassen.

  2. Öffnen Sie die Dateienansicht, indem Sie auf das Dateien - Symbol Dateien-Symbol in der Hauptnavigation klicken.

  3. Wählen Sie in der Verzeichnisstruktur die Datei aus, die Sie teilen wollen und klicken Sie in der Zeile auf das Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen' -Symbol hinter der entsprechenden Datei in der Verzeichnisstruktur und im sich öffnenden Drop-down-Menü auf das Datei extern teilen - Symbol Datei extern teilen-Symbol.

    Der Dialog Datei extern teilen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Dialog die Gültigkeit des Links in Tagen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Link erstellen - Symbol Link erstellen.

    Im Dialog Datei extern teilen wird ein Feld mit einer Teilen-URL angezeigt.

  5. Wenn Sie im Dialog auf das URL kopieren - Symbol Kopieren-Symbol klicken, dann wird die Teilen-URL in die Windows-Zwischenablage kopiert. Alternativ können Sie auch die Teilen-URL im Feld markieren und selbst in die Windows-Zwischenablage kopieren.

  6. Klicken Sie im Dialog abschließend auf die Schaltfläche Schließen - Symbol Schließen.

Die Teilen-URL wird erstellt.

Die geteilte Datei wird in der Verzeichnisstruktur mit einem Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol gekennzeichnet.

Es wird automatisch eine Nachricht generiert, die auf der Projekt-Übersichtseite aller Projektmitglieder angezeigt wird.

Teilen-URL verwenden

Die in die Windows-Zwischenablage kopierte Teilen-URL können Sie nun, z. B. per E-Mail, an Empfänger schicken, die nicht Projektmitglieder sind. Die Empfänger der URL haben die Möglichkeit, sich die geteilte Datei in einer Browser-Vorschau anzusehen bzw. sie über einen Browser herunterzuladen.

Projektraum-Besitzern und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle stehen die Teilen-URLs, zwecks weiterer Verwendung, auch zur Verfügung. Um die Teilen-URL aufzurufen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Dateienansicht

    Öffnen Sie die Dateien - Symbol Dateien-Ansicht. Dateien, die freigegeben wurden, sind in der Verzeichnisstruktur mit einem Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol gekennzeichnet. Öffnen Sie das Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen'-Menü hinter der entsprechenden Datei und klicken Sie im Menü auf das Datei extern teilen - Symbol Datei extern teilen-Symbol. Im sich öffnenden Dialog Datei extern teilen können Sie die URL händisch oder durch einen Klick auf das URL kopieren - Symbol Kopieren-Symbol in die Windows-Zwischenablage kopieren und weiter verwenden.

  • Nachricht auf der Projekt-Übersichtseite

    Öffnen Sie die Übersicht - Symbol Übersicht-Seite eines Projektes. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf das Anlagenvorschau öffnen - Symbol 'Anlagenvorschau öffnen'-Symbol in der Nachricht mit der Information, dass eine Datei geteilt wurde. Klicken Sie dann, in der sich daraufhin öffnenden Vorschau, auf das Gehe zu Datei - Symbol 'Gehe zu Datei'-Symbol in der Fußleiste der Vorschau. In der sich öffnenden Dateien - Symbol Dateien-Ansicht ist jetzt die mit der Nachricht verknüpfte Datei markiert. Öffnen Sie das Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen'-Menü hinter der entsprechenden Datei und klicken Sie im Menü auf das Datei extern teilen - Symbol Datei extern teilen-Symbol. Im sich öffnenden Dialog Datei extern teilen können Sie die URL händisch oder durch einen Klick auf das URL kopieren - Symbol Kopieren-Symbol in die Windows-Zwischenablage kopieren und weiter verwenden.

Teilen-URL aufheben

Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können Teilen-URLs vor Ablauf der festgelegten Gültigkeit aufheben.

Um eine Teilen-URL aufzuheben, öffnen Sie in der Dateien - Symbol Dateien-Ansicht das Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen'-Menü hinter der entsprechenden Datei und klicken dort auf das Datei extern teilen - Symbol Datei extern teilen-Symbol. Im sich öffnenden Dialog Datei extern teilen können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Teilen aufheben - Symbol Teilen aufheben und anschließend auf die Schaltfläche Schließen - Symbol Schließen, das Teilen der Datei beenden.

Nach dem Aufheben der Teilung wird das Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol in der Verzeichnisstruktur und die Teilen-Nachricht auf der Projekt-Übersichtseite wird nicht mehr angezeigt.

Wenn Ihnen die oben beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen, dann kann es daran liegen, dass Ihnen eine benutzerdefinierte Rolle zugewiesen wurde, die die entsprechenden Rechte nicht enthält. Wenden Sie sich an einen coLab-Administrator oder an den Projektraum-Besitzer, wenn Sie Fragen haben bzw. wenn Sie diese Rechte benötigen.