Dateien teilen

enaio® coLab • 11.10 »

Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können in enaio® coLab Dateien mit anderen Personen, die nicht Mitglied eines Projektraums sind, teilen. Dabei wird eine URL mit zeitlich begrenzter Gültigkeit erstellt. Geteilte Dateien sind in der Verzeichnisstruktur in der Dateienansicht an dem Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol zu erkennen. Standard-Projektmitglieder, Projektmitglieder mit der Rolle Gast und Projektmitglieder, die über soziale Medien (z. B. Google) angemeldet sind, wird die Teilen-Funktion in enaio® coLab nicht angeboten.

  1. Öffnen Sie in enaio® coLab den Projektraum, in dem Sie ein Dokument teilen wollen, indem Sie in der Startseite Projekträume - Symbol Projekträume auf die Kachel des gewünschten Projektraumes klicken.

    Wenn Sie den Menütyp Schlank, Schlank + bzw. Horizontal gewählt haben, dann müssen Sie zuerst in der Hauptnavigation mit der Maus auf das Startseite - Symbol Startseite-Symbol klicken, bevor Sie im sich öffnenden Untermenü auf das Projekträume - Symbol Projekträume-Symbol klicken können.
    Wenn Sie den Menütyp Überlagerung gewählt haben, dann müssen Sie zuerst mit der Maus auf das Hauptnavigation - Symbol Hauptnavigation-Symbol in der coLab-Kopfleiste klicken, bevor Sie in der sich öffnenden Hauptnavigation auf das Projekträume - Symbol Projekträume-Symbol klicken können.
    Detaillierte Informationen, zu den zur Verfügung stehenden Menütypen, finden Sie unter Benutzeroberfläche anpassen.

  2. Öffnen Sie die Dateienansicht, indem Sie auf das Dateien - Symbol Dateien-Symbol in der Hauptnavigation klicken.

  3. Wählen Sie in der Verzeichnisstruktur die Datei aus, die Sie teilen wollen und klicken Sie in der Zeile auf das Datei teilen - Symbol Datei teilen-Symbol.

    Der Dialog Datei extern teilen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Dialog die Gültigkeit des Links in Tagen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Link erstellen.

    Im Dialog Datei extern teilen wird ein Feld mit einer Teilen-URL angezeigt.

  5. Wenn Sie im Dialog auf das URL kopieren - Symbol Kopieren-Symbol klicken, dann wird die Teilen-URL in die Windows-Zwischenablage kopiert. Alternativ können Sie auch die Teilen-URL im Feld markieren und selbst in die Windows-Zwischenablage kopieren.

  6. Klicken Sie im Dialog auf die Schaltfläche Schließen.

Die Teilen-URL wird erstellt.

Die geteilte Datei wird in der Verzeichnisstruktur mit einem Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol gekennzeichnet.

Es wird automatisch eine Nachricht generiert, die auf der Projekt-Übersichtseite aller Projektmitglieder angezeigt wird.

Teilen-URL verwenden

Die in die Windows-Zwischenablage kopierte Teilen-URL können Sie nun, z. B. per E-Mail, an Empfänger schicken, die nicht Projektmitglieder sind. Die Empfänger der URL haben die Möglichkeit, sich die geteilte Datei in einer Browser-Vorschau anzusehen bzw. sie über einen Browser herunterzuladen.

Projektraum-Besitzern und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle stehen die Teilen-URLs, zwecks weiterer Verwendung, auch zur Verfügung. Um die Teilen-URL aufzurufen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Dateienansicht

    Öffnen Sie die Dateien - Symbol Dateien-Ansicht und klicken Sie in der Verzeichnisstruktur auf das Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol, dessen Teilen-URL Sie kopieren möchten.

  • Nachricht auf der Projekt-Übersichseite

    Klicken Sie in der Übersicht - Symbol Übersicht-Seite eines Projektes in der Nachrichtenliste zuerst auf das Dateianlage - Symbol Dateianlage-Symbol der Nachricht mit der Information, dass diese Datei geteilt wurde. Klicken Sie dann, in der sich daraufhin öffnenden Vorschau, auf das Gehe zu Datei - Symbol Gehe zu Datei-Symbol in der Fußleiste der Vorschau. In der sich öffnenden Dateien - Symbol Dateien-Ansicht ist jetzt die mit der Nachricht verknüpfte Datei markiert. Klicken Sie auf das Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol der markierten Datei, um die Teilen-URL zu kopieren.

Im sich öffnenden Dialog Datei extern teilen können Sie die URL händisch oder durch einen Klick auf das URL kopieren - Symbol Kopieren-Symbol in die Windows-Zwischenablage kopieren.

Teilen-URL aufheben

Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können Teilen-URLs vor Ablauf der festgelegten Gültigkeit aufheben, indem sie in der Verzeichnisstruktur auf ein Datei teilen - Symbol Datei geteilt-Symbol klicken. Im sich öffnenden Dialog kann mit einem Klick auf die Schaltfläche Teilen aufheben das Teilen der Datei beendet werden. Nach dem Aufheben der Teilung wird in der Verzeichnisstruktur wieder das Datei teilen - Symbol Datei teilen-Symbol angezeigt. Die Teilen-Nachricht auf der Projekt-Übersichtseite wird nicht mehr angezeigt.

Wenn Ihnen die oben beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen, dann kann es daran liegen, dass Ihnen eine benutzerdefinierte Rolle zugewiesen wurde, die die entsprechenden Rechte nicht enthält. Wenden Sie sich an einen coLab-Administrator oder an den Projektraum-Besitzer, wenn Sie Fragen haben bzw. wenn Sie diese Rechte benötigen.