Ordner und Dateien hinzufügen

enaio® coLab 11.10

Einem Projektraum in enaio® coLab können Ordner und Dateien hinzugefügt werden. Wer welche Objekte wie hinzufügen darf, ist von den Rechten der Projektmitglieder und von der Art des Objekts abhängig (siehe Objekte und Berechtigungen). Sie können sich über das Hinzufügen von Dateien informieren lassen (siehe Einstellungsbereich E-Mails).

Ordner hinzufügen

Ordner können in enaio® coLab nur in einem enaio®-Client hinzugefügt werden. Deshalb muss ein Projektmitglied, das in enaio® coLab einem Projektraum einen Ordner hinzufügen will, auch enaio®-Benutzer sein. Für das Hinzufügen eines Ordners in einem coLab-Projektraum müssen Sie als enaio®-Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügen, um am Standort des coLab-Wurzelobjekts Ordner oder Register anzulegen zu können.

Wie Sie den Standort des Wurzelobjekts finden, ist in Das Wurzelobjekt beschrieben. Wie Sie einen Ordner in enaio® anlegen ist in den jeweiligen Benutzerhilfen beschrieben (siehe enaio® client bzw. enaio® webclient).

Dateien hinzufügen

enaio® unterstützt Dateiendungen mit mehr als 10 Zeichen bzw. mit Unicode-Zeichen.
Bitte beachten Sie, dass die maximal unterstützte Dateigröße von verschiedenen Faktoren abhängig ist. Dazu gehören: der Dateityp, die Dateiinhalte, der konkrete Anwendungsfall und der verwendete Client.

Dateien können über folgende Wege in enaio® coLab zu einem Projektraum hinzugefügt werden:

Schritte, mit denen Sie Dateien aus dem lokalen Betriebssystem hinzufügen

Projektmitglieder mit der Rolle Besitzer bzw. Standard und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können in der Dateienansicht Dateien zu einem Projektraum hinzufügen. Projektmitglieder mit der Rolle Gast dürfen keine Dateien hinzufügen.

Öffnen Sie in enaio® coLab den Projektraum, in dem Sie eine Datei hinzufügen wollen, indem Sie in der Startseite Projekträume auf die Kachel des gewünschten Projektraumes klicken.

Wenn Sie den Menütyp Schlank, Schlank + bzw. Horizontal gewählt haben, dann müssen Sie zuerst in der Hauptnavigation mit der Maus auf das Startseite-Symbol klicken, bevor Sie im sich öffnenden Untermenü auf das Projekträume-Symbol klicken können.
Wenn Sie den Menütyp Überlagerung gewählt haben, dann müssen Sie zuerst mit der Maus auf das Hauptnavigation-Symbol in der coLab-Kopfleiste klicken, bevor Sie in der sich öffnenden Hauptnavigation auf das Projekträume-Symbol klicken können.
Detaillierte Informationen, zu den zur Verfügung stehenden Menütypen, finden Sie unter Benutzeroberfläche anpassen.
Öffnen Sie im Projektraum die Dateienansicht, indem Sie in der Hauptnavigation auf das Dateien-Symbol klicken.
Klicken Sie im Kopfbereich der Verzeichnisstruktur auf das Plus-Symbol Neue Datei.

Die Eingabemaske Datei hochladen öffnet sich.
Füllen Sie die Felder Titel und Info in der Eingabemaske aus.

Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

In die Felder Titel und Info können Sie bis zu 50 bzw. 200 Zeichen inklusive Leerzeichen eingeben. Die Ziffern über dem Eingabefeld zeigen Ihnen an, wie viele Zeichen Sie eingeben dürfen und wie viele Zeichen Sie schon eingegeben haben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Auswählen und wählen Sie im sich öffnenden Dialog die Datei in Ihrem lokalen Betriebssystem aus, die Sie dem Projektraum in hinzufügen wollen.

Alternativ können Sie auch mit Ihrer Maus eine Datei per Drag-and-drop auf das Feld Datei ziehen und fallen lassen.

Die Datei wird in den Dialog geladen.
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Hochladen.

Die Datei wird in den Projektraum hochgeladen und in der Verzeichnisstruktur angezeigt.

Die Datei wird mit enaio® synchronisiert und am Standort des Wurzelobjekts angezeigt.

Mitglieder des Projektraums, welche in Ihren Benutzereinstellungen, die Benachrichtigung beim Hochladen neuer Dateien aktiviert haben, erhalten eine E-Mail.

Abhängig von der Konfiguration Ihres enaio® coLab-Systems, kann es sein, dass Dateien beim Hochladen auf Viren geprüft werden (siehe Dateien auf Viren scannen). Unter Umständen kann es dazu führen, dass Sie den Virenscan abwarten müssen, bevor Sie weiterarbeiten können bzw. dass Sie Meldungen zum Virenscan erhalten. Infizierte Dateien werden nicht hochgeladen.

Schritte, mit denen Sie Dateien aus enaio® hinzufügen

Für das Hinzufügen von Dateien aus enaio® müssen Sie als enaio®-Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügen, um am Standort des coLab-Wurzelobjekts Dateien anzulegen zu können.

Öffnen Sie in enaio® coLab den Projektraum, in dem Sie eine Datei oder mehrere Dateien hinzufügen wollen, indem Sie in der Startseite Projekträume auf die Kachel des gewünschten Projektraumes klicken.

Wenn Sie den Menütyp Schlank, Schlank + bzw. Horizontal gewählt haben, dann müssen Sie zuerst in der Hauptnavigation mit der Maus auf das Startseite-Symbol klicken, bevor Sie im sich öffnenden Untermenü auf das Projekträume-Symbol klicken können.
Wenn Sie den Menütyp Überlagerung gewählt haben, dann müssen Sie zuerst mit der Maus auf das Hauptnavigation-Symbol in der coLab-Kopfleiste klicken, bevor Sie in der sich öffnenden Hauptnavigation auf das Projekträume-Symbol klicken können.
Detaillierte Informationen, zu den zur Verfügung stehenden Menütypen, finden Sie unter Benutzeroberfläche anpassen.
Öffnen Sie im Projektraum die Einstellungenansicht, indem Sie in der Hauptnavigation auf das Einstellungen-Symbol klicken.
Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf einen der beiden Links, um den Standort des Wurzelobjekt zu öffnen.
1. Benutzer von enaio® client, enaio® webclient als Desktop-Anwendung oder enaio® mobile klicken auf Verweisdatei (*.os) herunterladen.
  
  enaio® webclient unterstützt keine *.os-Verweisdateien.
  
  Je nach Browser-Konfiguration wird ein Dialog zur Ablage einer *.os-Verweisdatei im lokalen Dateisystem bzw. zum Bearbeiten mit lokal installierten Anwendungen angezeigt.
  
  Klicken Sie im Browser-Dialog auf die Schaltfläche Öffnen.
  
  Alternativ können Sie die *.os-Verweisdatei im lokalen Dateisystem speichern und dort per Doppelklick öffnen.
  
  Die auf Ihrem Rechner installierte enaio®-Anwendung (enaio® client, enaio® webclient als Desktop-Anwendung bzw. enaio® mobile) wird geöffnet und der Standort des Wurzelobjekts wird angezeigt.
2. Benutzer von enaio® webclient klicken auf Zu enaio® webclient springen.
  
  enaio® webclient wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet und der Standort des Wurzelobjekts wird angezeigt.
Je nach Konfiguration Ihres Betriebssystems ist u. U. eine Anmeldung an enaio® notwendig.
Erstellen Sie am geöffneten Standort, unterhalb des Wurzelobjekts, ein oder mehrere Dokumente.

Alternativ können Sie in enaio® auch ein oder mehrere Dokumente an einen Ablageort unterhalb des Wurzelobjekts kopieren oder verschieben.

Achten Sie bei der Anlage der Dokumente auf die in enaio® coLab in den Benutzereinstellungen definierte Objektbaumtiefe und passen Sie sie gegebenenfalls an (siehe Objektbaumtiefe ändern).
Wechseln Sie zu enaio® coLab und dort in die Dateienansicht, indem Sie in der Hauptnavigation auf das Dateien-Symbol klicken.

Die in enaio® angelegten Dokumente werden in der Verzeichnisstruktur des Projektraums in enaio® coLab angezeigt.

Prinzipiell können Sie auf diese Weise alle Dokumenttypen aus enaio® nach enaio® coLab übertragen. Bei einigen Dokumenttypen, wie z. B. Verweisdokumenten oder Dokumenten mit mehreren Standorten, gibt es jedoch Einschränkungen bei der weiteren Bearbeitung in enaio® coLab (siehe Objekte und Berechtigungen).

Wenn Sie Ordner und Dateien in enaio® hinzugefügt haben, dann müssen Sie in enaio® coLab den Inhalt Ihres Browser-Tabs eventuell aktualisieren, damit Sie die neuen Objekte sehen können. Klicken Sie zum Aktualisieren auf das Aktualisieren-Symbol in Ihrem Browser.

Wenn Ihnen die oben beschriebenen Funktionen nicht zur Verfügung stehen, dann kann es daran liegen, dass Ihnen eine benutzerdefinierte Rolle zugewiesen wurde, die die entsprechenden Rechte nicht enthält. Wenden Sie sich an einen coLab-Administrator oder an den Projektraum-Besitzer, wenn Sie Fragen haben bzw. wenn Sie diese Rechte benötigen.