Objekte exportieren

enaio® webclient • 11.10 »

Sie können Objekte, die im enaio®-Ordnungssystem abgelegt sind, mit Hilfe der Exportieren - Symbol Exportieren-Funktion im Kontextmenü eines markierten Objektes exportieren. Mit entsprechender Berechtigung stehen Ihnen in enaio® verschiedene Export-Funktionen zur Verfügung:

  • Indexdaten exportieren

    Um Indexdaten exportieren zu können, benötigen Benutzer die Systemrolle Client: Indexdaten exportieren.

    Bei Ordnern, Registern und Dokumenten können Sie die Indexdaten im Dateiformat CSV exportieren. Wenn mehrere Objekte in einer Objektliste (z. B. in einer Trefferliste oder in einem Ordner) markiert sind, dann werden die Indexdaten in einer gemeinsamen CSV-Datei exportiert.

  • Dokumentdateien exportieren

    Um Dokumentdateien exportieren zu können, benötigen Benutzer die Systemrolle Client: Dokumentinhalte exportieren.

    Dokumente können im Originalformat oder im PDF-Format exportiert werden. Bitte beachten Sie, dass nicht jedes Dateiformat in das PDF-Format konvertiert werden kann. Wenn mehrere Objekte in einer Objektliste (z. B. in einer Trefferliste oder in einem Ordner) markiert sind, dann werden die Dokumentdateien für den Export in einem ZIP-Archiv oder in einer PDF zusammengefasst.

  1. Wählen Sie ein oder mehrere Objekte (z. B. in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder an einem Standort) aus.

  2. Öffnen Sie das Kontextmenü.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Exportieren - Symbol Exportieren-Symbol.

    Das Exportmenü öffnet sich.

    Wenn Sie Objekte mit Dokumentdateien ausgewählt haben, dann werden Ihnen im Exportmenü die Optionen Indexdaten exportieren - Symbol Indexdaten, Inhalt exportieren - Symbol Inhalt und PDF exportieren - Symbol PDF angeboten. Wenn Sie Objekte ohne Dokumentdateien ausgewählt haben (z. B. ein Dokument ohne Seiten oder einen Ordner), dann wird Ihnen im Exportmenü nur die Option Indexdaten angeboten.

  4. Wählen Sie eine Exportoption:

    1. Indexdaten exportieren - Symbol Indexdaten: Sie exportieren eine CSV-Datei mit Indexdaten.

      Vor dem Export haben Sie die Möglichkeit in einem Auswahldialog zu bestimmen, welche Indexdaten exportiert werden sollen. Im Auswahldialog sind Dokument-Indexdatenfelder durch ein Dokument - Symbol Dokument-Symbol und Ordner-Indexdatenfelder durch ein Ordner - neues SymbolOrdner-Symbol gekennzeichnet. Geben Sie anschließend im Auswahldialog einen Dateinamen für die Export-CSV ein und klicken bzw. tippen Sie auf die Schaltfläche Exportieren.

    2. Inhalt exportieren - Symbol Inhalt: Sie exportieren ein Dokument im Originalformat.

      Mehrere Dokumente werden in einer ZIP-Datei zusammengefasst exportiert.

    3. PDF exportieren - Symbol PDF: Sie exportieren ein Dokument im PDF-Format.

      Mehrere Dokumente werden in einer PDF-Datei zusammengefasst exportiert.

Die Objekte werden aus enaio® in das lokale Dateisystem exportiert.

Abhängig von der zum Einsatz kommenden Anwendung (enaio® webclient im Browser, enaio® webclient als Desktop-Anwendung oder enaio® mobile) werden verschiedene Exportdialoge - zur Ablage im lokalen Dateisystem bzw. zum Bearbeiten mit lokal installierten Anwendungen - angezeigt.

Mit Hilfe von optionalen Erweiterungen, wie z. B. enaio® Office Add-In NG Link extern - Symbol, enaio® integration-for-microsoft-teams Link extern - Symbol, enaio® coLabLink extern - Symbol oder das enaio® office-365-dashlet Link extern - Symbol, können enaio®-Dokumente aus den jeweiligen Anwendungen heraus in das lokale Dateisystem bzw. in Cloud-Speicher abgelegt werden.

Dokumentdateien exportieren und ausdrucken

Sie können die Exportieren - Symbol Exportieren-Funktion auch benutzen, um Dokumentdateien auszudrucken. Verwenden Sie dazu die Exportoptionen Inhalt exportieren - Symbol Inhalt oder PDF exportieren - Symbol PDF. Legen Sie die Exportdateien im lokalen Dateisystem ab bzw. öffnen Sie die exportierten Dokumente mit einer lokal installierten Anwendung und drucken Sie sie dann aus.

Dokumentdateien exportieren und bearbeiten

Sie können die Exportieren - Symbol Exportieren-Funktion auch dazu benutzen, um Dokumentdateien zum Bearbeiten in externen Anwendungen bzw. Apps lokal zu speichern (siehe Dokumentinhalt bearbeiten). Verwenden Sie dazu die Exportoption Inhalt. Nach dem Bearbeiten und Speichern der Änderungen müssen Sie das Dokument als neue Variante wieder in das enaio®-Ordnungssystem hochladen (siehe Varianten verwalten).

Exportieren im Offline-Modus

Die Funktion Exportieren - Symbol Exportieren steht Ihnen auch im Offline-Modus von enaio® webclient als Desktop-Anwendung und in enaio® mobile zur Verfügung, sofern Sie Objekte (Dokumente, Register und Ordner) zuvor synchronisiert und damit offline verfügbar gemacht haben (siehe Objekte synchronisieren bzw. offline verfügbar machen).