Objekte synchronisieren bzw. offline verfügbar machen

Die Synchronisieren-Funktion schalten Sie ein, indem Sie im Benutzermenü in den Einstellungen auf der Registerkarte Offline, das Kontrollkästchen Favoriten offline verfügbar machen aktivieren.

Das Benutzermenü können Sie auch, soweit eingerichtet, mit einem Klick bzw. Fingertipp auf Ihr Avatar-Bild im Hauptmenü öffnen.

Wenn die Synchronisieren-Funktion aktiviert ist, dann steht Ihnen im Favoritenbereich im Hauptmenü im Kopfbereich der Favoritenliste die Synchronisieren-Funktion zur Verfügung. Wenn die Option deaktiviert ist, dann wird im Kopfbereich der Favoritenliste kein Synchronisieren-Symbol angezeigt.

Prinzipiell erfolgt die Synchronisation nur bei bestehenden WLAN-Verbindungen. Wenn Sie außerdem mobile Datenverbindungen für die Synchronisation nutzen möchten, müssen Sie den Schalter Mobile Daten zum Synchronisieren nutzen im Einstellungsdialog im Benutzermenü aktivieren.

Einstellungen zur Aktivierung und Deaktivierung der Synchronisieren-Funktion und zur Nutzung von mobilen Datenverbindungen werden zwischen enaio® webclient, der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und enaio® mobile abgeglichen. Das heißt z. B., Einstellungen, die Sie in enaio® webclient vornehmen, werden beim nächsten Start von enaio® mobile übernommen und umgekehrt.

Bei W-Dokumenten mit Varianten wird ausschließlich die aktive Variante synchronisiert.

Wenn eine Synchronisation nicht fehlerfrei abgeschlossen werden konnte, dann informiert Sie die Desktop-Anwendung des enaio® webclient bzw. enaio® mobile, welche Fehlerarten vorlagen und welche Objekte davon betroffen sind. Sie erhalten so die Möglichkeit, Fehlerursachen zu beseitigen und die Synchronisation noch einmal anzustoßen.

Folgende Informationen über nicht geglückte Synchronisationen stellen Ihnen die Desktop-Anwendung des enaio® webclient bzw. enaio® mobile zur Verfügung:

• Spalte synchronisierter Objekte

  In der Spalte Synchronisation in der Favoritenliste kennzeichnen Symbole den erfolgreichen bzw. nicht erfolgreichen Synchronisationsstatus. Der Tooltip auf dem Symbol von nicht erfolgreich synchronisierten Ordnern und Registern zeigt an, wie viele Objekte von der fehlerhaften Synchronisation betroffen sind.

  Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

  Auf Smartphones wird die Spalte Synchronisation nicht angezeigt. Die Informationen zur Synchronisation werden in der Liste der synchronisierten Objekte unterhalb der Einträge angezeigt.

• Synchronisationsübersicht

  Die Synchronisationsübersicht im 'Weitere Aktionen'-Menü des Favoritenbereichs liefert Ihnen bei fehlgeschlagenen Synchronisationen Informationen für die Fehleranalyse. Sie zeigt z. B. an, wie groß der Speicherverbrauch der synchronisierten Dokumente ist, wie groß der noch verfügbare Speicherplatz auf Ihrem lokalen Gerät ist und bei wie vielen Dokumenten die Synchronisation fehlgeschlagen ist.

• Fehlerhaft synchronisierte Objekte/Synchronisationsfehler bewerten

  Die Funktion Synchronisationsfehler bewerten steht nur zur Verfügung, wenn eine Synchronisation fehlerhaft war.

  Eine Liste Fehlerhaft synchronisierte Objekte können Sie über das 'Weitere Aktionen'-Menü im Favoritenbereich aufrufen, indem Sie auf Synchronisationsfehler bewerten klicken oder tippen. Sie bietet Ihnen eine Liste aller nicht vollständig synchronisierten Objekte an, einschließlich einer Fehlerkategorisierung.

  Das heißt, wenn in der Favoritenliste die fehlerhafte Synchronisation eines Ordners oder eines Registers angezeigt wird, dann werden in der Liste Fehlerhaft synchronisierte Objekte die fehlerhaft synchronisierten Dokumente dieser Ordner oder Register aufgelistet. Anhand dieser Liste können Sie entscheiden, ob Sie die Synchronisation erneut anstoßen wollen, ob sie fehlerhaft synchronisierte Dokumente über andere Wege Offline verfügbar machen wollen oder ob Sie auf einige fehlerhaft synchronisierte Dokumente verzichten können.

  Eine Möglichkeit ist, in der Liste Fehlerhaft synchronisierte Objekte über das Kontextmenü der betroffenen Dokumente direkt zum Standort des Objekts springen und eventuelle Korrekturen vornehmen. Die Funktion Standort öffnen steht Ihnen jedoch nur zur Verfügung, wenn Sie online verbunden sind bzw. wenn Sie den Standort und die dazu gehörigen Strukturen des enaio®-Ordnungssystems synchronisiert haben. Die Kategorisierung der Synchronisationsfehler hilft Ihnen zusätzlich bei der Fehleranalyse.

  Die Liste Fehlerhaft synchronisierte Objekte zeigt folgende Fehlerkategorien an:

  • Inhaltsvorschau fehlerhaft

    Wenn Sie auf die Inhaltsvorschau offline verzichten können, brauchen Sie nichts weiter unternehmen. Der Dokumentinhalt steht Ihnen trotz fehlerhafter Synchronisation Offline zum Herunterladen und Öffnen in lokalen Anwendungen zur Verfügung. Wenn Sie die Inhaltsvorschau benötigen, dann wechseln Sie über das Kontextmenü zum Standort des Dokuments, aktualisieren im Vorschaubereich mit einem Klick bzw. mit einem Fingertipp auf das Aktualisieren-Symbol die Inhaltsvorschau und starten die Synchronisation erneut.

  • Dokumentinhalt fehlerhaft

    Wenn der Dokumentinhalt fehlerhaft synchronisiert wird, können Sie - wie oben beschrieben - über das Kontextmenü zum Standort des Dokuments springen und dort über das Kontextmenü die Dokumentdatei herunterladen.

  • E-Mail-Anlage fehlerhaft

    Wenn die Anlage einer E-Mail fehlerhaft synchronisiert wurde, dann steht Ihnen die E-Mail selbst offline zur Verfügung. Wenn Sie die Anlage der fehlerhaft synchronisierten E-Mail benötigen, dann können Sie über das Kontextmenü zum Standort der E-Mail wechseln und dort über das Kontextmenü die E-Mail samt Anlagen herunterladen.

  • Unbekannt

    Bei unbekannten Synchronisationsfehlern haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, zum Standort des Dokuments zu springen und dort das Dokument herunterladen, solange eine Online-Verbindung besteht.

Wenn eine erste Synchronisierung der Favoriten erfolgt ist, dann werden bei jedem Start der Desktop-Anwendung des enaio® webclient alle Favoriten automatisch synchronisiert. In enaio® mobile und in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient können Sie die Synchronisation auch mit Hilfe der Synchronisieren-Funktion zu jeder Zeit selbst anstoßen.

Synchronisierte Objekte liegen nur als Kopie auf dem lokalen Gerät. Wenn Sie Änderungen an synchronisierten Objekten - bei bestehender Verbindung zum enaio® server - vornehmen, werden diese nur im Original gespeichert. Um diese Änderungen auch auf Ihrem lokalen Gerät zu haben, müssen Sie

• mit Hilfe der Synchronisieren-Funktion alle Favoriten erneut synchronisieren oder

• sich ab- und wieder neu anmelden bzw.

• die Desktop-Anwendung des enaio® webclient bzw. enaio® mobile neu starten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, synchronisierte Objekte zu entfernen:

1. Durch die Deaktivierung der Option Favoriten offline verfügbar machen im Einstellungsdialog.

   • Vorteil: Die Kennzeichnung als Favorit bleibt erhalten.
   • Nachteil: Das Entfernen einzelner synchronisierter Objekte ist nicht möglich.

2. Mit Hilfe der Funktion Aus den Favoriten entfernen im Kontextmenü.

   • Vorteil: Das Entfernen einzelner synchronisierter Objekte ist möglich.

   • Nachteil: Die Kennzeichnung als Favorit wird ebenfalls entfernt.

   Schritte, mit denen Sie synchronisierte Objekte bzw. Favoriten von Ihrem lokalen Gerät entfernen

   1. Wählen Sie ein oder mehrere synchronisierte Objekte, welche Sie von Ihrem lokalen Gerät entfernen wollen (z. B. im Favoritenbereich im Hauptmenü, am Standort oder in einer Trefferliste) aus.

   2. Öffnen Sie das Kontextmenü.

   3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Aus den Favoriten entfernen‐Symbol.

   Die ausgewählten Objekte bzw. Favoriten werden aus dem Favoritenbereich und von Ihrem lokalen Gerät entfernt.

   Eine Meldung bestätigt Ihnen die erfolgreiche Entfernung der synchronisierten Objekte.

Wenn Sie Favoriten löschen, dann müssen Sie die Synchronisation wiederholen, damit die Löschung der Favoriten in der Liste Fehlerhaft synchronisierte Objekte berücksichtigt wird.

Wenn Sie Ihr Profil löschen, werden auch die Daten Ihrer synchronisierten Objekte gelöscht. Die Objekte stehen Ihnen dann im Offline-Modus nicht mehr zur Verfügung.

Die Browser-Anwendung des enaio® webclient bietet keine Informationen zu synchronisierten Objekten an.

Folgende Informationen zu synchronisierten Objekten können Sie in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und in enaio® mobile abrufen:

• Spalte synchronisierter Objekte

  In der Favoritenliste im Favoritenbereich ist eine Spalte Synchronisation eingeblendet, die mit Hilfe von Symbolen den Status der erfolgreichen bzw. nicht erfolgreichen Synchronisation anzeigt.

  Auf Smartphones wird die Spalte Synchronisation nicht angezeigt. Die Informationen zur Synchronisation werden in der Liste der synchronisierten Objekte unterhalb der Einträge angezeigt.

• Zeitpunkt der letzten Synchronisation

  Im Favoritenbereich finden Sie in der Fußzeile der Favoritenliste Informationen zum Zeitpunkt der letzten Offline-Synchronisation.

• Fortschritt einer laufenden Synchronisation

  Während einer laufenden Synchronisation wird in der Fußzeile der Favoritenliste im Favoritenbereich der Fortschritt der Synchronisation in Prozent angezeigt.

• Synchronisationsübersicht

  Die Synchronisationsübersicht finden Sie im 'Weitere Aktionen'-Menü im Favoritenbereich. In der Synchronisationsübersicht werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:

  • Speicherverbrauch synchronisierter Indexdaten

  • Speicherverbrauch synchronisierter Dokumente

  • Verfügbarer Speicherplatz

  • Anzahl zu synchronisierender Dokumente

  • Fehlgeschlagene Dokumente

• Fehlerhaft synchronisierte Objekte

  Die Liste Fehlerhaft synchronisierte Objekte können Sie im 'Weitere Aktionen'-Menü im Favoritenbereich aufrufen, indem Sie auf Synchronisationsfehler bewerten klicken oder tippen. Sie bietet Ihnen eine Übersicht der nicht vollständig synchronisierten Objekte einschließlich einer Fehlerkategorisierung an. Die Funktion Synchronisationsfehler bewerten steht nur zur Verfügung, wenn eine Synchronisation fehlerhaft war.