Varianten verwalten

enaio® webclient 11.10

Von W-Dokumenten können Sie, soweit Sie die entsprechenden Rechte haben, unterschiedliche Varianten erstellen und verwalten. Beispielsweise um Veränderungen zu dokumentieren oder um Dokumentvarianten zu erstellen, die Sie noch nicht jedem Benutzer zugänglich machen wollen.

Die Variantenverwaltung ist nur für Benutzer zugänglich, die das Recht haben, die Indexdaten und die Dokumente des Dokumenttyps zu bearbeiten. Benutzer mit der Systemrolle 'Client: Variantenverwaltung immer anzeigen' können auch ohne diese Rechte die Variantenverwaltung schreibgeschützt einsehen.

Wie Sie Dokumentvarianten erzeugen, ist in Dokumentinhalt bearbeiten und in Dokumente aus der externen Ablage ablegen beschrieben. Variantendokumente sind in Objektlisten (z. B. Trefferlisten, an Standorten, im Favoritenbereich) in der Tabellenansicht durch Symbole gekennzeichnet, die verschiedene Bedeutungen haben.

Variantendokumente sind in der Kartenansicht und auf Smartphones nicht durch Symbole gekennzeichnet.

Bedeutung von Varianten - Symbol

Varianten-Symbolen

In der Tabellenansicht von Objektlisten (z. B. in Trefferlisten oder an Standorten) kann das Varianten - Symbol Varianten-Symbol folgende Bedeutungen haben:

	Das Dokument besitzt mehrere Varianten.
	Das Symbol ist gelb gefärbt, wenn die aktive Variante von Ihnen zum Bearbeiten geöffnet ist.
	Das Symbol ist rot gefärbt, wenn die aktive Variante von einem anderen Benutzer zum Bearbeiten geöffnet ist. In diesem Fall steht die Variantenverwaltung dieses Dokuments für andere Benutzer solange nicht zur Verfügung, bis die ausgecheckte Variante vom auscheckenden Benutzer wieder eingecheckt wurde.

In der Variantenverwaltung kann das Varianten - Symbol Varianten-Symbol folgende Bedeutungen haben:

	Sie können den Inhalt und die Indexdaten dieser Varianten bearbeiten, die Variante aktiv setzen bzw. neue Varianten aus dieser Variante erstellen.
	Ist das Symbol gelb gefärbt, dann ist die Variante von Ihnen zum Bearbeiten ausgecheckt. Einige Funktionen, wie neue Varianten erstellen, Variante aktiv setzen oder Inhalt bearbeiten, stehen Ihnen erst wieder zur Verfügung, wenn Sie die ausgecheckte Variante über das Kontextmenü in der Variantenverwaltung wieder Einchecken bzw. die Änderungen verwerfen.
	Ist das Symbol rot gefärbt, dann ist die Variante von einem anderen Benutzer zum Bearbeiten ausgecheckt. Einige Funktionen, wie Inhalt bearbeiten, neue Varianten erstellen oder Variante aktiv setzen, stehen Ihnen erst wieder zur Verfügung, wenn die ausgecheckte Variante vom auscheckenden Benutzer wieder eingecheckt wurde.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones werden die Varianten-Symbole nicht angezeigt.

Für die Verwaltung von Dokumentvarianten steht Ihnen die Variantenverwaltung mit zahlreichen Funktionen zur Verfügung.

Variantenverwaltung öffnen

Um die Variantenverwaltung eines W-Dokuments zu öffnen, wählen Sie aus dem Kontextmenü des ausgewählten Dokuments den Eintrag Variantenverwaltung.

Die geöffnete Variantenverwaltung listet alle angelegten Varianten auf. Die Liste besteht aus statischen Spalten, die die Variantenableitung und den Archivierungsstatus des Objekts darstellen, und aus Spalten, die Indexdaten der Variantendokumente enthalten. Jede Variante besitzt eigene Indexdaten, die Sie anzeigen lassen und bearbeiten können.

Die statischen Spalten zeigen an, ob es sich um eine Haupt-, Neben- oder Untervariante handelt, aus welcher Variante eine Variante entstanden ist, von wem eine Variante angelegt wurde und wann eine Variante angelegt wurde. Sie geben außerdem über den Archivierungsstatus und den Bearbeitungsstatus der Variante Auskunft. Der Archivierungsstatus kann in der Variantenverwaltung über das Kontextmenü geändert werden (siehe Archivierungsstatus ändern). Der Bearbeitungsstatus kann in der Variantenverwaltung über das Kontextmenü geändert werden (siehe Aus- und einchecken).

Varianten können entweder als Kopie von anderen Varianten angelegt werden oder als Datei in die Variantenverwaltung hochgeladen werden. Sie haben die Möglichkeit Haupt-, Neben- und Untervarianten anzulegen. Das erste Dokument, von dem eine Variante erzeugt wird, ist das Original. Vom Original kann eine neue Hauptvariante erstellt werden. Sobald eine Hauptvariante angelegt ist, können Nebenvarianten erstellt werden. Sobald eine Nebenvariante angelegt ist, können Untervarianten erstellt werden.

Die Bezeichnung der Varianten wird automatisch über eine Nummerierung verwaltet.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones werden die Varianten von Dokumenten als einfache Objektliste aufgelistet. Die Objektliste besitzt keine statischen Spalten, die Auskunft darüber geben, aus welcher Variante eine Variante wann entstanden ist und wer der Ersteller war. Ebenso gibt es keine statischen Spalten mit Symbolen. Die Versionsnummer der Variante wird in der ersten Spalte der Objektliste angezeigt. Anhand der Versionsnummer können Sie jedoch erkennen, ob es sich um eine Haupt-, Neben- oder Untervariante handelt (z. B. 1.0.0 = Hauptvariante, 1.1.0 = Nebenvariante, 1.1.1. = Untervariante). Die aktive Variante in der Variantenverwaltung ist durch eine hervorgehobene Versionsnummer gekennzeichnet.

Schritte, mit denen Sie Dokumentvarianten verwalten können

Wählen Sie ein Dokument mit einem Varianten-Symbol (z. B. in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder an einem Standort) aus.

Wechseln Sie dazu, wenn nötig, aus der Kartenansicht in die Tabellenansicht.

Ist das Symbol rot gefärbt, dann ist die aktive Variante von einem anderen Benutzer zum Bearbeiten geöffnet. In diesem Fall steht die Variantenverwaltung dieses Dokuments für Sie nicht zur Verfügung.
Öffnen Sie das Kontextmenü.
Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü des Dokuments auf Variantenverwaltung.

Die Variantenverwaltung wird geöffnet.

In der Variantenverwaltung stehen Ihnen im Kontextmenü folgende Funktionen zur Verfügung:

Symbol	Funktion	Beschreibung
	Als aktiv setzen	Aktiviert per Klick bzw. per Fingertipp eine Variante. Die aktive Variante ist mit einem Haken gekennzeichnet. In enaio® mobile ist auf Smartphones die aktive Variante durch die Hervorhebung der Versionsnummer gekennzeichnet. Die aktivierte Variante wird nach Verlassen der Variantenverwaltung in Trefferlisten angezeigt und ist über Suchanfragen recherchierbar. Steht nur zur Verfügung, wenn die Variante nicht aktiv ist bzw. wenn die Variante nicht ausgecheckt ist.
	Neue Hauptvariante	Kopiert die markierte Variante und legt eine neue Haupt-, Neben- bzw. Untervariante an. Aus dem Originaldokument können nur Hauptvarianten, aus Hauptvarianten können Haupt- und Nebenvarianten, aus Neben- und Untervarianten können Haupt-, Neben- und Untervarianten abgeleitet werden. Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, falls die Variante nicht ausgecheckt ist. Während des Erstellens einer neuen Variante, öffnet sich im Arbeitsbereich der Dialog Variante erstellen mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich, der eine Thumbnail-Vorschau des Variantendokuments enthält. Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt: Auf Smartphones öffnen Sie den Inhalt hinzufügen-Bereich, indem Sie auf das Plus-Symbol in der Titelzeile des Neuanlage-Dialogs tippen. Nach dem Ausfüllen der Indexdatenmaske haben Sie die Möglichkeit, die Variante des Ausgangsdokuments weiterzuverwenden bzw. auszutauschen. Zum Austauschen löschen Sie das Dokument mit einem Klick bzw. Fingertipp auf das-Symbol in der Thumbnail-Vorschau. Für das Hinzufügen eines neuen Dokuments stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: per Auswahldialog (durch einen Klick bzw. Fingertipp in den Registerkartenbereich Inhalt hinzufügen) per Drag-and-drop (Datei aus dem lokalen Dateisystem in den Registerkartenbereich Inhalt hinzufügen ziehen und fallen lassen) Für den Einsatz von enaio® mobile gilt: Die Drag-and-drop-Funktion wird in enaio® mobile nicht unterstützt. aus dem Registerkartenbereich Vorlage auswählen (steht nur zur Verfügung, wenn dem Objekttyp Vorlagen zugeordnet sind) aus dem Registerkartenbereich Aus externer Ablage (steht nur in enaio® webclient als Desktop-Anwendung und in enaio® mobile zur Verfügung, wenn in der externen Ablage ein zum W-Dokument passendes Objekt abgelegt ist)
	Neue Nebenvariante
	Neue Untervariante
	Indexdaten anzeigen	Öffnet die Indexdatenmaske der ausgewählten Variante zur Ansicht im Arbeitsbereich. Auf Smartphones steht Ihnen statt dieser Funktion die Funktion Objekt anzeigen zur Verfügung.
	Objekt anzeigen	Öffnet die Dokument- bzw. die Detailvorschau der ausgewählten Variante. Diese Funktion steht Ihnen nur in enaio® mobile zur Verfügung.
	Indexdaten bearbeiten	Öffnet die Indexdatenmaske der ausgewählten Variante zum Bearbeiten im Arbeitsbereich.
	Inhalt bearbeiten	Checkt die Dokumentdatei der ausgewählten Variante aus und lädt sie zum Bearbeiten auf den lokalen Rechner herunter. Abhängig von der zum Einsatz kommenden Anwendung (enaio® webclient im Browser, enaio® webclient als Desktop-Anwendung oder enaio® mobile) werden verschiedene Dialoge - zur Ablage im lokalen Dateisystem bzw. zum Bearbeiten mit lokal installierten Anwendungen - angezeigt. Steht nur zur Verfügung, falls die Variante nicht ausgecheckt ist.
	Einchecken	Lädt eine Datei in das enaio®-System und checkt die ausgewählte Variante wieder ein. Steht nur zur Verfügung, falls die Variante ausgecheckt ist.
	Änderungen verwerfen	Checkt eine zum Bearbeiten ausgecheckte Variante wieder ein, ohne Änderungen zu übernehmen. Steht nur zur Verfügung, falls die Variante ausgecheckt ist.
	E-Mail senden	Versendet die ausgewählte Variante per E-Mail, wahlweise Inhalt Links Steht nur zur Verfügung, wenn die Variante aktiv ist.
	Variante löschen	Löscht die ausgewählte Variante einschließlich von dieser Variante abgeleiteter Neben- und Untervarianten. Wird eine aktive Variante gelöscht, aktiviert die Variantenverwaltung eine andere Variante. Das Original kann über die Variantenverwaltung nicht gelöscht werden. Um das Originaldokument zu löschen, müssen Sie das gesamte Objekt samt Indexdaten, z. B. in einer Trefferliste, löschen. Steht nur zur Verfügung, wenn die Variante nicht ausgecheckt ist.
	Standort öffnen	Öffnet den Standort der ausgewählten Variante. Für das Anzeigen eines Standortes benötigen Benutzer die Systemrolle WebClient: Standort öffnen. Steht nur zur Verfügung, wenn die Variante aktiv ist.
	Workflow starten	Startet einen Workflow. Dabei wird die ausgewählte Variante automatisch in die Workflow-Akte eingefügt.
	Exportieren	Exportiert die ausgewählte Variante in das lokale Dateisystem, wahlweise Indexdaten Inhalt PDF Abhängig von der zum Einsatz kommenden Anwendung (enaio® webclient im Browser, enaio® webclient als Desktop-Anwendung oder enaio® mobile) werden verschiedene Exportdialoge - zur Ablage im lokalen Dateisystem bzw. zum Bearbeiten mit lokal installierten Anwendungen - angezeigt. Um Objekte exportieren zu können, benötigen Benutzer die Systemrolle Dokumentinhalte exportieren.
	Wiedervorlage	Legt die ausgewählte Variante zu einem angegebenen Zeitpunkt zur Erinnerung im Eingangskorb wieder vor. Steht nur zur Verfügung, wenn die Variante aktiv ist.
	Abonnieren	Informiert über definierte Änderungen an der ausgewählten Variante im Eingangskorb. Steht nur zur Verfügung, wenn die Variante aktiv ist.
	Archivierbar setzen/ Nicht archivierbar setzen	Ändert den Archivierungsstatus der ausgewählten Variante in "Zur Archivierung freigegeben" bzw. in "Nicht zur Archivierung freigegeben".

Varianten bzw. Variantendokumente löschen

Für das Löschen von einzelnen Varianten und ganzen Variantendokumenten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ein ganzes Variantendokument löschen Sie in einer Trefferliste oder in einem Ordnerfenster mit Hilfe der Löschen-Funktion aus dem Kontextmenü. Dabei erhalten Sie einen Hinweis und müssen das Löschen bestätigen:

Ist das aktive Dokument das Original, werden beim Löschen alle Dokumente in der Variantenverwaltung gelöscht.
Ist das aktive Dokument eine Variante, werden diese Variante und alle Untervarianten gelöscht. Das Original wird automatisch zum aktiven Dokument.

In der Variantenverwaltung eines Dokuments haben Sie die Möglichkeit, Varianten gezielter zu löschen. Markieren Sie eine Variante in der Variantenverwaltung und löschen Sie diese über das Kontextmenü. Existieren zu dieser Variante Untervarianten, werden diese ebenfalls gelöscht. Löschen Sie eine aktive Variante, wird automatisch das Original zum aktiven Dokument.

Gelöschte Varianten werden an den Papierkorb von enaio® webclient übergeben, können aber dort nicht wiederhergestellt werden. Gelöschte Varianten können nur über den Papierkorb von enaio® client wiederhergestellt werden (siehe enaio® client\Varianten von W-Dokumenten).