Aus- und einchecken

enaio® webclient • 11.10 »

Um Zugriffskonflikte in enaio® beim Bearbeiten von Dokumenten zu verhindern, können Sie eine Dokumentdatei auschecken und es nach dem Bearbeiten wieder in enaio® einchecken. Die Dokumentdatei ist dann, solange sie ausgecheckt ist, schreibgeschützt, d. h. andere enaio®-Benutzer können die Dokumentdatei nur lesen.

Dokumentdateien werden, bis auf Dokumente, die Sie mit Microsoft Office 365 bearbeiten wollen, über das Kontextmenü mit Hilfe der Funktion Inhalt bearbeiten - Symbol Inhalt bearbeiten ausgecheckt. Wie Sie eine Dokumentdatei auschecken, ist in den Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Dokumentinhalt bearbeiten beschrieben.

Kennzeichnung ausgecheckter Dokumente

Ausgecheckte Dokumente sind, bis auf Dokumente, die mit Microsoft Office 365 bearbeitet werden, in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. mit einem Statussymbol gekennzeichnet.

Dokument von mir ausgecheckt - Symbol Von mir ausgecheckt Die Dokumentdatei ist von Ihnen zum Bearbeiten ausgecheckt worden. Andere Benutzer können den Inhalt nicht bearbeiten, sondern nur ansehen. Die Dokumentdatei kann in der Regel nur vom auscheckenden Benutzer eingecheckt werden.
Dokument von anderen ausgecheckt - Symbol Von anderen ausgecheckt Die Dokumentdatei ist von einem anderen Benutzer zum Bearbeiten ausgecheckt worden. Andere Benutzer können den Inhalt nicht bearbeiten, sondern nur ansehen. Dokumentdateien, die von anderen Benutzern ausgecheckt wurden, können nur vom auscheckenden Benutzer eingecheckt werden.
Variante geöffnet - Symbol Aktive Variante von mir ausgecheckt Die aktive Variante eines Dokuments ist von Ihnen zum Bearbeiten ausgecheckt worden. Andere Benutzer können den Inhalt nicht bearbeiten, sondern nur ansehen. Die Dokumentdatei kann nur vom auscheckenden Benutzer eingecheckt werden.
Variante gesperrt - Symbol Aktive Variante von anderen ausgecheckt Die aktive Variante eines Dokuments ist von einem anderen Benutzer zum Bearbeiten ausgecheckt worden. Andere Benutzer können den Inhalt nicht bearbeiten, sondern nur ansehen. Dokumentdateien, die von anderen Benutzern ausgecheckt wurden, können nur vom auscheckenden Benutzer eingecheckt werden.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones sind ausgecheckte Dokumente nicht mit einem Statussymbol gekennzeichnet.

Ob ein Dokument ausgecheckt ist, können Sie auf einem Smartphone erkennen, wenn:

  • im Kontextmenü des Dokuments die Funktionen Einchecken - Symbol Einchecken und Änderungen verwerfen - Symbol Änderungen verwerfen angezeigt werden.

  • in der Detailvorschau das Symbol Ausgecheckt durch andere - Symbol bzw. Ausgecheckt durch mich - Symbol angezeigt wird (siehe Die Detailvorschau).

  • im Kontextmenü des Dokuments keine Löschen - Symbol Löschen-Funktion angeboten wird.

Sie können auch nach ausgecheckten Dokumenten suchen (siehe Basisparametersuche).

Einchecken

Ausgecheckte Dokumentdateien müssen Sie nach dem Bearbeiten wieder einchecken. Erst danach können Sie von anderen Benutzern bearbeitet werden. Für das Einchecken stehen Ihnen verschiedene Wege zur Verfügung:

Ausgecheckte Dokumentdateien sind in Objektlisten durch Symbole gekennzeichnet. Sie können sie über das Kontextmenü mit Hilfe der Funktion Einchecken - Symbol Einchecken wieder einchecken. Wie Sie eine Dokumentdatei einchecken, ist in den Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Dokumentinhalt bearbeiten beschrieben.

Dokumentdateien, die Sie an Ihre persönliche externe Ablage in enaio® webclient als Desktop-Anwendung bzw. in enaio® mobile übergeben haben, können von Ihnen in der externen Ablage mit der Kontextmenü-Funktion Einchecken - Symbol Als Dokument einchecken eingecheckt werden (siehe Dokumente aus der externen Ablage ablegen).

Wenn Sie Dokumentdateien mit enaio® Office Add-In NG oder mit Microsoft Office 365 bearbeiten, dann werden die Dokumentdateien nach dem Bearbeiten automatisch wieder eingecheckt.

Ausgecheckte Dokumente können nur von dem Benutzer eingecheckt werden, von dem sie ausgecheckt wurden. Ebenso kann es nur an dem Arbeitsplatz eingecheckt werden, an dem es ausgecheckt wurde.

Ausgecheckte Dokumente anderer Benutzer können von Benutzern mit der Systemrolle 'Auschecken für andere rückgängig machen' bzw. mit der Systemrolle 'Supervisor' wieder eingecheckt werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

Wenn Dokumentdateien, die zum Bearbeiten ausgecheckt wurden, zwischenzeitlich im lokalen Dateisystem gelöscht worden sind, dann wird beim Eincheck-Versuch ein Hinweis angezeigt und der Dialog Inhalt einchecken wird geöffnet. Sie haben nun die Möglichkeit, eine andere Datei hochzuladen, um das Dokument in enaio® einzuchecken.

Wenn Sie die geänderte Dokumentdatei nicht wieder hochladen möchten bzw. können, weil sie gelöscht wurde, dann können Sie mit Hilfe der Kontextmenü-Funktion Änderungen verwerfen - Symbol Änderungen verwerfen das Dokument wieder im Ausgangszustand einchecken.

Bei enaio® webclient als Desktop-Anwendung und enaio® mobile sind noch einige Besonderheiten beim Einchecken zu beachten:

  • Wenn Sie in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient Dokumentdateien zum Bearbeiten in anderen Anwendungen ausgecheckt haben, dann können Sie diese Dokumentdateien erst wieder in enaio® einchecken, wenn die Dateien geschlossen sind.

  • Die Desktop-Anwendung des enaio® webclient lässt sich erst schließen, wenn Sie alle ausgecheckten Dokumentdateien wieder eingecheckt haben. Wenn beim Beenden oder Abmelden von der Desktop-Anwendung des enaio® webclient noch Dokumentdateien ausgecheckt sind, dann wird der Benutzer darauf hingewiesen. In einem Dialog werden dem Benutzer folgende Optionen angeboten:

    Das Schließen des Clients bzw. das Abmelden wird abgebrochen.

    Alle ausgecheckten Dokumentdateien werden eingecheckt, eventuelle Änderungen werden übernommen.

    Alle ausgecheckten Dokumentdateien werden eingecheckt, eventuelle Änderungen werden verworfen.

In enaio® mobile können Sie Dokumentdatei auch mit der Teilen- bzw. Senden-an-Funktion Ihrer auf Ihrem mobilen Gerät installierten Apps einchecken. Um diese Funktion zu nutzen, muss mindestens eine Dokumentdatei ausgecheckt sein. Wenn keine Dokumentdatei ausgecheckt ist, können Sie die geteilte bzw. gesendete Dokumentdatei nur an die externe Ablage von enaio® mobile übergeben.

Achten Sie beim Einchecken darauf, dass der Dokumenttyp der ausgecheckten Dokumentdatei auch kompatibel mit dem Dateiformat des einzucheckenden Dokuments ist.

Öffnen Sie die einzucheckende Dokumentdatei mit einer App auf Ihrem mobilen Gerät. Rufen Sie die Teilen- bzw. Senden-an-Funktion der App auf und wählen Sie als Ziel-App enaio® mobile aus. In folgenden Dialog werden Ihnen diese Optionen angeboten:

Legt im enaio®-Ordnungssystem ein neues Dokumentobjekt an, sofern in enaio® mobile ein Standort geöffnet ist.

Eine Liste aller ausgecheckten Dokumentdateien wird zum Einchecken angeboten; eventuelle Änderungen werden beim Einchecken übernommen.

Übergibt die ausgewählte Dokumentdatei an die externe Ablage von enaio® mobile zwecks späterer Ablage im enaio®-Ordnungssystem.

Dokumentdateien, welche in enaio® webclient als Desktop-Anwendung mit externen Anwendungen verknüpft sind, werden beim Öffnen und Bearbeiten nicht ausgecheckt (siehe Mit externen Anwendungen verknüpfte Dokumente bearbeiten). Ebenso werden Dokumentdateien, die Sie in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und in enaio® mobile im Offline-Modus bearbeiten nicht ausgecheckt (siehe Dokumentinhalt offline bearbeiten).

Aus- und einchecken mit dem enaio® office-365-dashlet

Bei der Dokumentenbearbeitung mit Microsoft Office 365 sind die Zugriffsbeschränkungen etwas anders geregelt:

  • Wenn ein Benutzer in enaio® eine Dokumentdatei zum Bearbeiten über das enaio® office-365-dashlet öffnet, dann ist die Dokumentdatei erst ausgecheckt, wenn der Benutzer die ersten Änderungen in der Dokumentdatei in der Microsoft Office 365-Cloud vornimmt. Bis dahin können andere Benutzer die Dokumentdatei in einer anderen Anwendung öffnen und bearbeiten. In solch einem Fall wird der Bearbeiter in Microsoft Office 365 durch eine Meldung daraufhin gewiesen, dass Änderungen, die in der Cloud in der Dokumentdatei vorgenommen wurden, nicht in enaio® gesichert werden können.

  • Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumente sind in Trefferlisten, am Standort oder in Eingangskörben etc. nicht mit einem Statussymbol gekennzeichnet.

  • Mit dem enaio® office-365-dashlet ausgecheckte Dokumentdateien können durch andere enaio®-Benutzer gemeinsam in der Cloud bearbeitet werden.

  • Das in der Microsoft Office 365-Cloud bearbeitete Dokument wird erst wieder eingecheckt, wenn der letzte Bearbeiter das Dokument schließt.