Dokumente aus der externen Ablage ablegen

enaio® webclient • 11.10 »

Die externe Ablage verwaltet Dokumente, welche mit Hilfe verschiedener lokaler Anwendungen unabhängig von enaio® erstellt wurden und die zwecks späterer Ablage im enaio®-Ordnungssystem an die externe Ablage in enaio® webclient als Desktop-Anwendung bzw. in enaio® mobile übergeben wurden. Sie steht nur Nutzern des enaio® webclient als Desktop-Anwendung und Nutzern von enaio® mobile zur Verfügung.

Die Browser-Anwendung von enaio® webclient unterstützt keine externe Ablage.

Wie Sie Dokumente an die externe Ablage übergeben, ist in Dokumente an die externe Ablage übergeben beschrieben.

Dokumente in der externen Ablage können Sie über verschiedene Wege im enaio®-Ordnungssystem abgelegen:

In der externen Ablage stehen Ihnen folgende Funktionen zur Ablage von Dokumenten über das Kontextmenü zur Verfügung:

Legt das in der externen Ablage ausgewählte Dokument in einem vorher geöffneten Standort ab.

  1. Öffnen Sie in enaio® webclient als Desktop-Anwendung oder in enaio® mobile einen Standort.

  2. Wechseln Sie danach zum Hauptmenü und öffnen Sie die Externe Ablage - Symbol Externe Ablage.

  3. Wählen Sie in der externen Ablage das Dokument aus, welches Sie ablegen wollen.

  4. Öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste (enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung) oder durch langes Drücken (enaio® mobile) das Kontextmenü.

  5. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Symbol Ablegen in geöffnetem Standort - Symbol In geöffnetem Standort ablegen.

    Im Arbeitsbereich öffnet sich ein Menü mit einer Liste von zum Dokument passenden Objekttypen, die am geöffneten Standort abgelegt werden dürfen.

  6. Klicken bzw. tippen Sie auf den gewünschten Objekttyp.

    Im Arbeitsbereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit dem ausgewählten Dokument als Thumbnail-Vorschau.

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    • Auf Smartphones öffnen Sie den Inhalt hinzufügen-Bereich, indem Sie auf das Hinzufügen - Symbol Plus-Symbol in der Titelzeile des Neuanlage-Dialogs tippen.

    • Die Drag-and-drop-Funktion wird in enaio® mobile nicht unterstützt.

    • Bei Objekttypen, welche Bilder zulassen, können Sie auf die Kamera bzw. auf das lokale Dateisystem zugreifen, in dem Sie

      • auf Geräten mit Android-Betriebssystem auf das Kamera - Symbol Kamera–Symbol bzw. auf das Ordner - Symbol Ordner-Symbol im Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

      • auf Geräten mit iOS-Betriebssystem in den Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

    • Alternativ können Sie auch eine Datei mit einer anderen App auf Ihrem Gerät an enaio® mobile teilen. Die Datei wird dann automatisch in den Inhalt hinzufügen-Bereich in enaio® mobile geladen.

  7. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

  8. Klicken bzw. tippen Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol.

Das Dokument wird abgelegt und im Inhaltsbereich des geöffneten Standorts angezeigt.

Bietet eine Liste aller ausgecheckten Dokumente und Variantendokumente zwecks Ablage an. Das ausgecheckte Dokument wird durch das Dokument aus der externen Ablage ersetzt.

Diese Funktion steht Nutzern von enaio® webclient als Desktop-Anwendung und enaio® mobile nur zur Verfügung, wenn andere Dokumente vom Nutzer ausgecheckt wurden.

  1. Öffnen Sie die Externe Ablage - Symbol Externe Ablage und wählen Sie ein Dokument aus.

  2. Öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste (enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung) oder durch langes Drücken (enaio® mobile) das Kontextmenü.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Symbol Einchecken - Symbol Als Dokument einchecken.

    Es öffnet sich eine Liste Ablageobjekt einchecken mit den von Ihnen ausgecheckten Dokumenten. Die Liste ist absteigend nach dem Datum sortiert. Das zuletzt ausgecheckte Dokument steht an oberster Stelle.

  4. Klicken bzw. tippen Sie in der Liste das Dokument an, das eingecheckt werden soll.

    Die Liste Ablageobjekt einchecken wird geschlossen.

    Das ausgewählte Dokument wird aus der externen Ablage entfernt und ersetzt das ausgecheckte Dokument.

    Die Indexdatenmaske des ausgecheckten Dokuments wird geöffnet.

  5. Füllen Sie die Indexdatenmaske aus.

  6. Klicken bzw. tippen Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol.

Die Indexdatenmaske wird geschlossen und der Standort des Dokuments wird geöffnet.

Das Dokument wird eingecheckt und die Dokumentensperre für andere Benutzer wird aufgehoben.

Legt ein in enaio® Office Add-In NG als Variante vorgesehenes Dokument ab.

Wenn Sie in enaio® Office Add-In NG den Ablagevorgang eines Dokuments als Variante (siehe Als neue Variante bzw. als neue PDF-Variante einfügen ) abgebrochen haben, dann wird das Dokument an die externe Ablage der Desktop-Anwendung des enaio® webclient übergeben, damit Sie die Ablage als Dokumentvariante zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen können.

Diese Funktion steht nur Nutzern der Desktop-Anwendung des enaio® webclient zur Verfügung, wenn Sie den Ablagevorgang eines bearbeiteten Dokuments als Variante in enaio® Office Add-In NG abgebrochen haben.

  1. Öffnen Sie die Externe Ablage - Symbol Externe Ablage und wählen Sie das Dokument aus, welches Sie mit Hilfe von enaio® Office Add-In NG bearbeitet haben und das Sie als Variante ablegen wollten.

  2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü.

  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf das Symbol Als Variante einfügen - Symbol Als Variante hinzufügen.

    Im Arbeitsbereich öffnet sich die Variantenverwaltung des bearbeiteten Dokuments.

  4. Erstellen Sie in der Variantenverwaltung mit Hilfe der Funktionen im Kontextmenü eine neue Haupt-, Neben- oder Untervariante (siehe auch Varianten verwalten).

    Im Arbeitsbereich öffnet sich der Variante erstellen-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit dem ausgewählten Dokument als Thumbnail-Vorschau.

  5. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Variante erstellen-Dialog aus.

  6. Klicken Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol.

    Der Variante erstellen-Dialog mit der Indexdatenmaske und mit dem Inhalt hinzufügen-Bereich wird geschlossen.

    Die Variantenverwaltung wird geöffnet.

    Das bearbeitete Dokument wird als neue Variante in der Variantenverwaltung hinzugefügt.

  7. Klicken Sie auf das Abbrechen - Symbol Schließen-Symbol.

Die Variantenverwaltung wird geschlossen, das bearbeitete Dokument wird wieder eingecheckt und die Dokumentensperre für andere Benutzer wird aufgehoben.

Dokumente aus der externen Ablage können Sie auch in einem geöffneten Standort über das Kontextmenü ablegen. Im Kontextmenü stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung ein Dokument aus der externen Ablage in einem geöffneten Standort abzulegen:

Das abzulegende Objekt in der externen Ablage entspricht den Objekttypen, die Sie am geöffneten Standort anlegen dürfen.

  1. Öffnen Sie in enaio® webclient als Desktop-Anwendung oder in enaio® mobile einen Standort.

  2. Wählen Sie im Registerbaum des Standorts einen Ordner oder ein Register aus und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Alternativ können Sie auch in der leeren Fläche im Inhaltsbereich auf die rechte Maustaste klicken.

    Für den Einsatz von enaio® mobile gilt:

    Wählen Sie im Registerbaum des Standorts einen Ordner oder ein Register aus und drücken Sie solange auf den Eintrag, bis das Kontextmenü erscheint. Alternativ können Sie auch im Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen'-Menü in der Titelzeile des Standortes die Funktion Objekt anlegen - Symbol Neu nutzen.

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    Auf Smartphones sind aus Platzgründen Navigationsbereich und Inhaltsbereich nicht nebeneinander angeordnet. Sie können in den Navigationsbereich wechseln, indem Sie in der Titelzeile des Standortes das Registerbaum - Symbol Registerbaum-Symbol antippen. Mit einem Fingertipp auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Inhaltsbereich.

    Im sich öffnenden Inhaltsbereich drücken Sie unterhalb der Objektliste solange auf die leere Fläche, bis das Kontextmenü mit der Funktion Objekt anlegen - Symbol Neu erscheint.

    Das Kontextmenü wird geöffnet.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Objekt anlegen - Symbol Neu-Symbol.

    Im Arbeitsbereich öffnet sich ein Menü mit einer Liste der Objekttypen, die am geöffneten Standort abgelegt werden dürfen.

  4. Klicken bzw. tippen Sie auf den gewünschten Objekttypen.

    Im Arbeitsbereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit einem Drag-&-Drop-Hinzufügen - Symbol Plus-Symbol.

  5. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

  6. Wechseln Sie auf die Registerkarte Aus externer Ablage im Inhalt hinzufügen-Bereich und wählen Sie dort das Dokument aus der externen Ablage aus, das Sie ablegen wollen.

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    • Auf Smartphones öffnen Sie den Inhalt hinzufügen-Bereich, indem Sie auf das Hinzufügen - Symbol Plus-Symbol in der Titelzeile des Neuanlage-Dialogs tippen.

    • Die Drag-and-drop-Funktion wird in enaio® mobile nicht unterstützt.

    • Bei Objekttypen, welche Bilder zulassen, können Sie auf die Kamera bzw. auf das lokale Dateisystem zugreifen, in dem Sie

      • auf Geräten mit Android-Betriebssystem auf das Kamera - Symbol Kamera–Symbol bzw. auf das Ordner - Symbol Ordner-Symbol im Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

      • auf Geräten mit iOS-Betriebssystem in den Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

    • Alternativ können Sie auch eine Datei mit einer anderen App auf Ihrem Gerät an enaio® mobile teilen. Die Datei wird dann automatisch in den Inhalt hinzufügen-Bereich in enaio® mobile geladen.

    Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte Aus externer Ablage und wählen Sie dort das Dokument aus der externen Ablage aus, das Sie ablegen wollen.

  7. Klicken bzw. tippen Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol.

Das Dokument wird angelegt und im Inhaltsbereich des Standorts angezeigt.

Sie können Dokumente aus der externen Ablage auch über die Variantenverwaltung eines W-Dokuments im enaio®-Ordnungssystem ablegen.

  1. Wählen Sie das Dokument aus (z. B. in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder an einem Standort), dem Sie ein Dokument aus der externen Ablage hinzufügen wollen und öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf das Symbol Variantenverwaltung - Symbol Variantenverwaltung.

    Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Dokument nicht ausgecheckt ist.

    Die Variantenverwaltung wird geöffnet.

  3. Erstellen Sie in der Variantenverwaltung mit Hilfe der Funktionen im Kontextmenü eine neue Haupt-, Neben- oder Untervariante (siehe auch Varianten verwalten).

    Im Arbeitsbereich öffnet sich der Variante erstellen-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit einer Kopie des ausgewählten Dokuments als Thumbnail-Vorschau.

  4. Löschen Sie das vorhandene Dokument im Inhalt hinzufügen-Bereich mit einem Klick auf dasLöschen - Symbol-Symbol in der Thumbnail-Vorschau.

    Das Dokument mit der Thumbnail-Vorschau wird entfernt.

  5. Wechseln Sie auf die Registerkarte Aus externer Ablage und wählen Sie das Dokument aus der externen Ablage aus.

  6. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

  7. Klicken Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol.

    Der Variante erstellen-Dialog mit der Indexdatenmaske und mit dem Inhalt hinzufügen-Bereich wird geschlossen.

    Die Variantenverwaltung wird geöffnet.

    Das Dokument wird als neue Variante in der Variantenverwaltung hinzugefügt.

  8. Klicken Sie auf das Abbrechen - Symbol Schließen-Symbol.

Die Variantenverwaltung wird geschlossen und das Dokument aus der externen Ablage wurde in das enaio®-Ordnungssystem übernommen.

Die externe Ablage der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und die externe Ablage von enaio® mobile arbeiten unabhängig voneinander. Dokumente in der externen Ablage der Desktop-Anwendung des enaio® webclient werden nicht in der externen Ablage von enaio® mobile angezeigt und umgekehrt. Beachten Sie bitte außerdem, dass pro Benutzer und pro Gerät eigene externe Ablagen angelegt werden: externe Ablagen anderer Benutzer bzw. auf anderen Geräten werden nicht angezeigt bzw. nicht synchronisiert.