Saisir des documents - Procédure générale

enaio® client • 10.10 »

enaio® client offre de nombreuses manières et possibilités de saisir des documents. Malgré ces différentes manières, les étapes suivantes doivent être suivies lors de la création et de la saisie de documents :

La première chose à faire est de décider où vous voulez classer le document. Vous pouvez immédiatement classer un document dans le système d'ordre enaio®, dans un classeur ou un registre, lui attribuer un type de document et l'indexer. Mais vous pouvez également le placer d'abord dans le stockage d'enaio® client et procéder ultérieurement à l'attribution du type de document et à l'indexation.

Les documents que vous saisissez doivent se trouver dans un classeur ou un registre du type attribué et y être indexés. Des exigences supplémentaires peuvent découler des relations de type d’objet. Ainsi, il est par exemple possible que les documents d'un certain type doivent obligatoirement être placés dans des registres d'un type donné. De même, le nombre de documents pouvant être créés à un emplacement donné peut être limité.

Si vous souhaitez attribuer un type de document ou l’indexer seulement plus tard, vous devez d’aborder le placer dans le stockage. Le stockage fait partie de votre volet de travail personnel. Il n’est pas concerné lors d'une requête de document. Vous ne pouvez toutefois déplacer des documents depuis le stockage vers le système d'ordre enaio® qu'après les avoir indexés ou leur avoir attribué un type de document.

Ensuite, vous devez attribuer un type de document. Le type de document définit le masque d’indexation à remplir et le module à utiliser. Les types de document diffèrent d'un système enaio® à un système enaio®.Ceux dont vous disposez pour créer des documents dépendent de vos droits et de la configuration de l'emplacement. Les types de document disponibles sont affichés lors du processus de création.

Types de document indépendants du module

Pour les types de document indépendants du module, après l'indexation, il vous suffit de sélectionner le module avec lequel vous désirez créer le document. Ce type de document accepte les fichiers document de tous formats (documents Windows, documents image, XML, etc.). Pour les types de document indépendants du module, différents types d'informations sont indexés à l'aide d'un masque de données commun. Par exemple, les champs de données d'indexation disponibles pour une lettre commerciale dont l'original est un fichier Word sont les mêmes que pour son affichage au format TIFF. Les types de document indépendants du module sont marqués d'une icône Document indépendant du module icône Document indépendant du module, par exemple dans les listes de résultats, dans un classeur ou un registre.

Après avoir sélectionné le type de document, le masque d'indexation s'ouvre. Vous y indexez le document. Les possibilités d'indexation dont vous disposez dans enaio® client sont décrites en détail dans Modifier les données d’indexation.

Après l'indexation, le module qui correspond au type de document ou le module que vous avez sélectionné s'ouvre. Avec les modules, vous créez ou reprenez les documents dans le système d'ordre enaio®.

Icône Désignation Remarque

Module des images en noir/blanc - icône  

Module pour images en noir/blanc (p. ex. documents)

L’interface et l’utilisation des modules image ne diffèrent que légèrement. Si vous importez des fichiers déjà existants par le biais d’un module, ceux-ci sont enregistrés dans le format de fichier du module concerné. Le module image peut également gérer des documents au format PDF. Le module image permet également de numériser des images. Consultez Créer ou classer des images pour savoir comment créer ou ajouter des images à l'aide d'un module image.

Module des images en couleur - icône

Module des images en couleur
(p. ex. photos)

Module des images en niveaux de gris - Icône

Module des images en niveaux de gris
(p. ex. radiographies)

Module des vidéos - Icône

Module des vidéos

Ce module permet de capturer des fichiers AVI ou MPEG. Consultez Capturer des vidéos pour savoir comment ajouter des vidéos à enaio® à l'aide d'un module vidéo.

Module des documents Windows - icône

Module des documents Windows

 Lors de l'utilisation du module pour les documents Windows, le programme Windows correspondant s'ouvre. Les documents Windows (documents W) sont créés dans l'application externe, p. ex. Microsoft Word. Consultez Créer ou classer des documents W pour savoir comment créer ou ajouter des documents à l'aide du module Windows.

Module des e-mails - icône

Module des e-mails

Vous pouvez saisir des e-mails à l'aide du module des e-mails. Consultez Créer ou classer des e-mails pour savoir comment créer ou ajouter des e-mails à l'aide du module des e-mails.

Module des documents XML - icône

Module des documents XML Les documents XML sont normalement créés administrativement via une importation de données. Mais vous pouvez également les ajouter vous-même au système d'ordre enaio®via votre système local de stockage de fichiers. Vous trouverez une description détaillée sous Saisir des documents XML.

Module des documents conteneur - icône

Module des documents conteneur

 Les documents conteneur permettent d'administrer plusieurs fichiers liés qui peuvent différer quant au type de fichier.
Les pages Web formées de plusieurs fichiers HTML, fichiers image et feuilles de style peuvent être gérées en tant que documents conteneur par exemple. Vous trouverez une description détaillée sous Créer des documents conteneur.

Après avoir indexé le document, vous pouvez créer de nouveau le fichier document avec le module attribué ou reprendre des fichiers existants au format approprié. Les fichiers disponibles peuvent être repris de la manière suivante :

La manière la plus courante de reprendre des fichiers dans le système d'ordre enaio® est de passer par le système de stockage de fichiers. La plupart des modules vous offrent la possibilité, pendant le processus de création de documents, de reprendre des fichiers du système de stockage de fichiers via une boîte de dialogue de sélection de fichiers.

Vous pouvez reprendre des fichiers par glisser-déposer. Indiquez auquel type de document doit être attribué le fichier et indexez le document au moyen du masque d’indexation spécifique au type. Vous recevez un message correspondant si, pour des questions de format, il n’est pas possible de reprendre un fichier.

Au lieu de classer un fichier par glisser-déposer, vous avez également la possibilité de le faire par copier-coller. Copiez un fichier dans l'Explorateur Windows en appuyant sur Ctrl + C, ouvrez l'emplacement souhaité dans enaio® client et collez-y le fichier via Ctrl + V. Tout comme avec la fonction de glisser-déposer, sélectionnez un type de document dans le dialogue de sélection en fonction du format de fichier.

Les extensions optionnelles, par exemple enaio® Office Add-In NG Lien externe - Icône, enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône ou enaio® office-365-dashlet Lien externe - Icône, permettent de classer les documents directement à partir des applications dans le système d'ordre enaio®.

L'extension optionnelle enaio® coLab Lien externe - Icône permet aux utilisateurs enaio® et à ceux qui n'ont pas accès à enaio® de charger des fichiers dans un espace de projet coLab. Ces fichiers sont automatiquement placés en tant que document dans le classeur ou le registre enaio® lié à l'espace de projet.

Si vous déplacez un lien d'un document depuis un navigateur Internet sur une fenêtre de classeur, la cible est reprise. Vous pouvez glisser-déposer les fichiers JPEG affichés dans le navigateur directement dans la fenêtre d'un classeur.

  • Vous pouvez également, sous certaines conditions, reprendre des e-mails directement depuis la boîte de réception de votre application de messagerie dans un classeur ou un registre enaio® (voir Créer ou classer des e-mails).

  • Les documents XML peuvent être créés via une importation de données automatisée ou être repris depuis le système de stockage de fichiers (voir Saisir des documents XML).

  • S'il s'agit de documents conteneur, vous pouvez regrouper des fichiers du système de stockage de fichiers dans un conteneur, sans limite quant au type et au nombre (voir Créer des documents conteneur).

Vous pouvez également créer des "documents sans page" à partir de n'importe quel type de document. Les documents sans page ne comprennent que les données d'indexation. Vous ou un autre utilisateur pouvez ajouter ultérieurement des fichiers document à ces documents (voir Documents sans page).

enaio® prend en charge les extensions de fichier contenant plus de 10 caractères ou des caractères Unicode.
Veuillez noter que la taille maximale des fichiers pris en charge dépend de différents facteurs. Ceux-ci incluent le type de fichier, le contenu du fichier, le cas d'application concret et le client utilisé.

Documents identiques

Pour la reprise de documents existants, l'administrateur peut effectuer une comparaison avec des documents déjà existants. Dans le cas des documents W, il peut effectuer une comparaison avec la variante active au sein de la gestion des variantes. Ainsi, vous pouvez empêcher qu'un document ne soit repris plusieurs fois par mégarde.

Documents identiques trouvés

La comparaison par le biais de la valeur de hachage est très fiable. Il peut toutefois arriver que deux documents ayant une valeur de hachage similaire ne soient pas identiques. C’est pourquoi vous pouvez activer une vérification bit.

Si vous voulez afficher une liste des documents identiques, ceux-ci sont regroupés dans un porte-documents (voir Porte-documents).