Créer ou classer des e-mails

enaio® client • 10.10 »

enaio® client offre différentes manières de créer ou de classer des e-mails. Le choix de la méthode dépend notamment de ce que vous souhaitez faire : créer un e-mail ou classer un e-mail existant dans enaio®.

  • Créer des e-mails

    La manière la plus courante de créer un e-mail dans enaio® client est d'utiliser la fonction Nouveau du menu contextuel. Le paramètre Envoyer e-mail avec Outlook (voir Volet 'Autres' dans les paramètres) permet de créer directement un nouvel e-mail depuis un classeur et de le reprendre dans le classeur.

    Le paramètre Envoyer e-mail avec Outlook (voir Volet 'Autres' dans les paramètres) permet de créer directement un nouvel e-mail depuis un classeur et de le reprendre dans le classeur.

    1. Ouvrez un classeur ou un registre.

      Si vous ne savez pas encore dans quel classeur ou registre vous voulez classer le document, ouvrez le stockage. Vous pourrez ensuite déplacer ultérieurement le document vers un classeur ou un registre.

    2. Dans l'onglet de ruban Démarrage ou dans l'onglet de ruban Classeur, cliquez sur la flèche à côté du bouton Créer un objet - Icône Objet ou sélectionnez Nouveau dans le menu contextuel.

      Le menu contenant les types de document et de registre autorisés pour l'emplacement sélectionné s'ouvre.

      Vous pouvez aussi déplacer l'icône de type de document par glisser-déposer depuis la recherche d'objet vers une fenêtre de classeur ou de registre ouverte.

    3. Sélectionnez un type de document e-mail dans la liste.

      Le dernier type de document ou de registre que vous avez sélectionné s'affiche en gras.

      Le masque d’indexation s’ouvre.

    4. Renseignez le masque d'indexation (voir Modifier les données d’indexation).

      Les types de document image peuvent être indexés page à page dans les multi-champs (voir Multi-champs).

    5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

      Un masque d'e-mail vide s'ouvre dans Microsoft Outlook.

    6. Saisissez les données de votre e-mail dans le masque et cliquez sur le bouton Envoyer.

    L'e-mail est envoyé par Microsoft Outlook et classé dans le classeur ou le registre ouvert dans enaio®.

    Dans Microsoft Outlook, la catégorie enaio® archivé est attribuée à l'e-mail.

    Cette manière de créer un e-mail est pratiquement identique à la création d'e-mails via la fonction Nouveau du menu contextuel. Contrairement à cette méthode, le processus de création démarre lorsque vous déplacez par glisser-déposer le type d'objet e-mail correspondant depuis la recherche d'objet vers l'emplacement ouvert.

    La fonction Envoyer l'e-mail du menu contextuel vous offre la possibilité d'envoyer des objets en tant que pièces jointes d'e-mail. Vous pouvez envoyer des fichiers document aussi bien sous forme de fichier (contenu de l’objet) que sous forme de liens. Les classeurs et les registres ne peuvent être envoyés que sous forme de liens (voir Envoyer des objets en tant que pièces jointes d'e-mail).

  • Classer les e-mails existants dans enaio®

    Les e-mails et les objets d'e-mail peuvent être déplacés par glisser-déposer depuis les applications de messagerie ou depuis le système de stockage de fichiers vers un classeur ou un registre ouvert ou vers le stockage. L'administrateur définit si vous pouvez classer ou non des e-mails par glisser-déposer, si l'indexation des e-mails est automatique ou si le masque d'indexation s'ouvre et la modification de certaines ou de toutes les données est autorisée.

    Au lieu de classer un e-mail par glisser-déposer, vous avez également la possibilité de le faire par copier-coller. Copiez un e-mail dans l'Explorateur Windows en appuyant sur Ctrl + C, ouvrez l'emplacement souhaité dans enaio® client et collez-y l'e-mail via Ctrl + V.

    Grâce à des extensions optionnelles, vous pouvez également classer des e-mails dans enaio® client directement depuis une application de messagerie. enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône est disponible pour Microsoft Outlook, que vous pouvez utiliser pour prendre en charge les e-mails et les objets Outlook de manière structurée à partir de l'application. enaio® GroupWise Add-On NG Lien externe - Icône est disponible pour la reprise des e-mails depuis GroupWise.

    À l’aide d’enaio® Outlook Add-In NG, vous classez un ou plusieurs e-mails de Microsoft Outlook dans enaio®.

    enaio® client, Microsoft Outlook et enaio® Outlook Add-In NG doivent être installés. Dans les paramètres de enaio® Outlook Add-In NG, la case enaio® client doit être cochée.

    1. Ouvrez enaio® client.

    2. Ouvrez Microsoft Outlook et passez à l'onglet de ruban Démarrage.

    3. Marquez un ou plusieurs e-mail(s) dans Microsoft Outlook.

      Des limitations de taille peuvent être définies pour classer simultanément plusieurs éléments Outlook et des e-mails volumineux. Les limitations de taille peuvent être préconfigurées par l’administrateur ou spécifiées dans la boîte de dialogue des paramètres enaio® Outlook Add-In NG (voir enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône). Vous recevez des avertissements correspondants lorsque ces limitations de taille sont dépassées.

    4. Choisissez un emplacement pour les e-mails. Dans Microsoft Outlook, les fonctions suivantes sont disponibles dans le groupe de rubans enaio® :

      Cette fonction classe les e-mails sélectionnés à l'emplacement actuellement ouvert dans enaio® client.

      Cette fonction fournit une liste d’emplacements personnalisés dans enaio® à partir de laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité. La liste peut être configurée dans enaio® Outlook Add-In NG. Consultez enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône pour obtenir une description détaillée.

      Cette fonction fournit plusieurs listes d’emplacements dans enaio® à partir de laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité :

      Ouvre une liste contenant tous les classeurs et registres ouverts actuellement dans enaio® client et dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité.

      Cette fonction n’est active que si vous avez ouvert un emplacement dans enaio® client.

      Ouvre une liste contenant tous les derniers emplacements utilisés dans enaio® client et dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner l’emplacement souhaité.

      Les 30 derniers emplacements au maximum sont enregistrés.

      Fonction optionnelle qui détermine et propose des emplacements en fonction des données des e-mails. Selon la configuration de votre système, il est possible, par exemple, de classer les e-mails dans enaio® par conversation.

      Cette fonction n’est disponible que si elle a été configurée par votre administrateur.

      Les listes de suggestions peuvent être configurées dans enaio® Outlook Add-In NG. Consultez  enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône pour obtenir une description détaillée.

      Si les fonctions dans enaio® Outlook Add-In NG sont grisées, démarrez enaio® client. Vous pouvez démarrer enaio® client directement à partir d'enaio® Outlook Add-In NG en cliquant sur l'icône Ouvrir l'emplacement icône Ouvrir l'emplacement dans le groupe de rubans enaio® ou sur les fonctions Personnalisé, Suggestions ou Workflows, puis en cliquant sur l'icône 'Démarrer enaio® client' - icône 'Démarrer enaio® client' dans le message enaio® Outlook Add-In NG qui s'ouvre.

    5. Selon la configuration de votre système, voici quelles peuvent être les étapes de travail suivantes lorsque vous cliquez sur un emplacement dans l’une des listes de suggestions :

      L’e-mail est classé sans aucune étape intermédiaire. Les métadonnées de l'e-mail sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation. Le processus de stockage de l’e-mail est alors terminé.

      L’e-mail est classé et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

      L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

      1. Les métadonnées de l'e-mail sont automatiquement reprises dans le masque d'indexation qui s'ouvre.

        Vous avez la possibilité de modifier les données d’indexation avant de classer l’e-mail.

        Le temps restant pour le processus de stockage est affiché dans le masque d’indexation. Si le temps est écoulé sans que l’e-mail ait été classé, alors le processus de stockage est interrompu sans résultat.

      2. Modifiez les données d'indexation de l'e-mail si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

      L’e-mail est classé et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

      L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

      Votre administrateur a configuré plusieurs types d’objet pour le stockage des e-mails à l’aide d’enaio® Outlook Add-In NG et vous disposez des droits correspondants relatifs à ces types d’objet.

      1. Si plusieurs types d’objet ont été configurés dans votre système enaio® pour le stockage des e-mails, un menu de sélection avec les types d’objet en question s’ouvre.

        Sélectionnez le type d’objet souhaité en cliquant sur une entrée dans la liste des types d’objet.

        Le masque d’indexation s’ouvre.

      2. Modifiez les données d'indexation de l'e-mail si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

        Le temps restant pour le processus de stockage est affiché dans le masque d’indexation. Si le temps est écoulé sans que l’e-mail ait été classé, alors le processus de stockage est interrompu sans résultat.

      L’e-mail est classé et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

      L’e-mail est marqué de la catégorie archivé dans enaio® dans Microsoft Outlook.

    enaio® Outlook Add-In NG offre également la possibilité de supprimer automatiquement les e-mails de Microsoft Outlook après leur stockage dans enaio®. Ils sont alors déplacés vers le classeur pour les objets supprimés dans Microsoft Outlook.

    Si vous souhaitez utiliser la fonction Supprimer les e-mails d'Outlook après la création, vous devez l'activer dans la boîte de dialogue des paramètres d'enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône dans l'onglet Paramètres. Ouvrez la boîte de dialogue des paramètres dans Microsoft Outlook en cliquant sur l’icône Flèche icône Flèche dans le groupe de rubans enaio®.

    La fonction Supprimer les e-mails d’Outlook après la création peut être prédéfinie par l’administrateur. Les utilisateurs ne peuvent plus activer ou désactiver la fonction dans la boîte de dialogue des paramètres de manière indépendante.

    À l’aide d’enaio® GroupWise Add-On NG Lien externe - Icône, vous pouvez classer les e-mails et les rendez-vous de GroupWise dans enaio®.

    L’objet sélectionné (un e-mail ou un rendez-vous) est ainsi attribué à un type de document e-mail dans enaio® et classé dans l’emplacement actuellement ouvert. Si plusieurs types d’objet sont disponibles à l’emplacement pour le stockage, le type d’objet souhaité peut être sélectionné à l’aide d’un dialogue de sélection.

    enaio® GroupWise Add-On NG offre également la possibilité de supprimer automatiquement les e-mails de GroupWise après leur classement dans enaio®. Ils sont alors déplacés vers le classeur des objets supprimés dans GroupWise. Si vous souhaitez utiliser cette fonction, vous devez l'activer dans la boîte de dialogue des paramètres d’ enaio® GroupWise Add-On NG.

    L'administrateur peut prédéfinir la fonction. Les utilisateurs ne peuvent alors plus activer ou désactiver cette fonction de leur propre chef dans la boîte de dialogue des paramètres.

  • Stockage des pièces jointes d’e-mail

    enaio® Outlook Add-In NG et enaio® GroupWise Add-On NG vous permettent de classer séparément les pièces jointes des e-mails dans enaio®.

    enaio® client, Microsoft Outlook et enaio® Outlook Add-In NG doivent être installés. Dans les paramètres de enaio® Outlook Add-In NGLien externe - Icône, la case enaio® client doit être cochée.

    1. Ouvrez enaio® client et choisissez un emplacement pour la pièce jointe d’un e-mail.

    2. Dans Microsoft Outlook, ouvrez l’e-mail et marquez la pièce jointe de l’e-mail.

      L’onglet du ruban Pièces jointes s’affiche.

    3. Cliquez sur l’icône Créer une pièce jointe dans enaio® - icône Créer une pièce jointe dans enaio® dans le groupe de rubans enaio®.

      Le masque Déterminer le classeur de destination s’ouvre dans enaio® client.

    4. Dans le masque, vous avez la possibilité de classer la pièce jointe dans l’emplacement ouvert ou dans le stockage d’enaio® client.

      1. Classer la pièce jointe dans l’emplacement souhaité

        Dans le masque, sélectionnez l’emplacement souhaité dans la liste des emplacements ouverts et cliquez sur le bouton Ok. Si vous avez ouvert plusieurs emplacements dans enaio® client, plusieurs entrées apparaissent dans la liste.

        La liste des types d’objet disponibles s’ouvre.

      2. Classer la pièce jointe d’abord dans le stockage, puis à un emplacement précis

        Si vous n’êtes pas encore sûr de l’emplacement où vous voulez classer la pièce jointe, vous pouvez d’abord la classer dans le stockage d’enaio® client et définir un emplacement ultérieurement (voir Attribuer un emplacement aux documents du stockage). Cliquez pour cela sur le bouton Stockage.

        La liste des types d’objet disponibles s’ouvre.

      Si vous cliquez sur le bouton Annuler dans le masque, la pièce jointe sera classée dans le stockage d’enaio® client.

    5. Dans la liste des types d’objet disponibles, sélectionnez un type d’objet correspondant pour la pièce jointe à classer.

      Le masque d’indexation s’ouvre.

    6. Renseignez le masque d'indexation et cliquez sur le bouton Enregistrer icône Enregistrer.

    La pièce jointe de l’e-mail est classée et s’affiche dans l’emplacement sélectionné.

    Le stockage de la pièce jointe d’e-mail est confirmé par un message.

    enaio® GroupWise Add-On NG permet également de classer séparément les pièces jointes des e-mails provenant de GroupWise dans enaio®. Toutes les pièces jointes d’un e-mail peuvent alors être classées dans l’emplacement actuellement ouvert. Si plusieurs types d’objet sont disponibles à l’emplacement pour le stockage, le type d’objet souhaité peut être sélectionné à l’aide d’un dialogue de sélection.

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