Envoyer des objets en tant que pièces jointes d'e-mail

enaio® client • 10.10 »

Pour la fonction Envoyer l’e-mail, vous avez besoin du rôle de système Client : Envoyer le contenu en tant qu’e-mail.

Vous pouvez envoyer des classeurs, registres et documents en tant que pièces jointes d'e-mail. Les documents peuvent être envoyés en tant que référence interne ou au format de fichier utilisé. Le destinataire ne peut afficher les objets sous forme de référence interne que si enaio® client est installé sur son poste de travail. Les classeurs et les registres ne peuvent être envoyés que sous forme de référence interne.

La fonction Envoyer l’e-mail se trouve dans le menu contextuel de l’objet marqué ou dans l’onglet de ruban Résultats et l’onglet de ruban Classeur.

L'envoi d'un document en tant que référence interne à partir du stockage de l'utilisateur n'est pas pris en charge. Pour envoyer des documents, vous devez d'abord les enregistrer dans une zone à laquelle les destinataires ont accès.

  1. Ouvrez une liste de résultats ou une fenêtre de classeur.

  2. Sélectionnez un ou plusieurs objets et ouvrez le menu contextuel par un clic droit de la souris.

  3. Cliquez sur le bouton E-mail icône E-mail et sélectionnez l’une des options suivantes :

    • E-mail Référence icône Référence

      Les objets marqués sont joints en tant que référence interne (voir Références internes).

    • E-mail Contenu icône Contenu

      Les objets marqués sont joints dans le format de fichier d’origine.

    • E-mail Contenu (PDF) icône Contenu (PDF)

      Les documents sélectionnés sont joints sous forme de fichiers PDF. Si un objet ne peut pas être enregistré au format PDF, le fichier d'origine est joint.

    • E-mail Contenu (Zip) icône Contenu (Zip)

      Les documents marqués sont compressés et le fichier ZIP compressé est joint.

    • E-mail Contenu (Zip protégé) icône Contenu (Zip protégé)

      Vous entrez également un mot de passe pour protéger le fichier ZIP. Le destinataire a besoin de ce mot de passe pour ouvrir le fichier ZIP.

  4. Entrez l’adresse du destinataire et l'objet dans la fenêtre d’e-mail.

  5. Envoyez l’e-mail.

L’objet marqué est envoyé selon l’option choisie ci-dessus.

Options d’envoi d’e-mail

Lorsque vous envoyez un objet, vous pouvez utiliser la fenêtre Options pour définir si les données d'indexation ou la référence sont utilisées comme désignation pour le fichier (voir Options du type de document). La fenêtre s'ouvre via l'entrée Options du menu contextuel du type de document dans la recherche d'objet. Si vous sélectionnez l'option Utiliser l'indexation pour l'envoi externe, les données d'indexation sont utilisées comme nom pour le fichier. La longueur est limitée à 100 caractères. Les caractères identifiés comme non valides par le système d'exploitation seront supprimés. Si l’on a attribué plus d’un fichier à un document, un compteur s’y ajoute dès le second fichier. Vous définissez les entrées à utiliser dans l'onglet de ruban ENAIO > Paramètres > Champs > Envoyer (voir Paramètres par défaut de l'envoi).

Envoyer des objets via le presse-papiers

Pour l’action Presse-papiers, vous avez besoin du rôle de système Client : Envoyer le contenu en tant qu’e-mail.

Utilisez l’entrée de menu contextuel Action > Presse-papiers pour copier dans le presse-papiers une référence interne à un objet ou un document au format d’origine ou sa version PDF. Vous pouvez l'insérer ensuite dans des applications, par exemple dans une fenêtre e-mail. Les objets peuvent être copiés dans le porte-documents Favoris et dans le dossier d’un workflow.