Concepts et termes de base

Dans enaio®, le terme « Objet » désigne non seulement les classeurs, les registres et les types de document, mais aussi les dossiers workflow, etc. Comme chaque objet peut également comporter différents masques de données, scripts ou modèles, nous parlons dans ce contexte de « types d’objet ».

Les types d’objet, y compris les types de classeur, de registre et de document, sont configurés par l’administrateur dans enaio® editor .

À chaque objet enaio®(armoire, classeur, registre, document, etc.) correspondent des données d’indexation qui sont saisies et gérées via les masques d’indexation. Les masques d’indexation sont prédéfinis. Ils sont créés par l’administrateur.

Les masques d’indexation diffèrent d’un type d’objet à l’autre. La visibilité et la modification des objets enaio®, de leurs masques de données ou même de certains champs de données par les utilisateurs, sont régies par le système d’autorisation de enaio®.

Les données d’indexation sont saisies par les utilisateurs, stockées dans des bases de données et réaffichées ou réutilisées en cas de besoin. Elles constituent en outre une base pour les requêtes.

Le système d’ordre dans enaio® est structuré de manière hiérarchique. Il se compose toujours d’une ou de plusieurs armoires qui peuvent être aménagées de manière totalement indépendante. Ces armoires contiennent des classeurs (par exemple, l’armoire « Clients » peut contenir différentes entreprises sous forme de classeurs). Les classeurs contiennent à leur tour des registres et des documents, et les registres contiennent à leur tour des sous-registres et des documents.

Les armoires sont configurées par votre administrateur. Vous créez et indexez des classeurs et des registres directement dans enaio® à l’aide des masques d’indexation configurés (voir Créer des classeurs ou Créer des registres).

Dans enaio®, il est possible de déterminer quels types de document et de registre peuvent se trouver dans quels types de classeur. Ces dépendances sont également appelées « relations de type d’objet ». Les relations de type d’objet permettent également de spécifier à quel niveau d’un type de classeur les types de registre et de document peuvent être créés et en quelle quantité.

En règle générale, un type de document est attribué à chaque fichier document stocké dans enaio®. Le type de document détermine quel masque d’indexation est utilisé pour l’indexation et pour la recherche, ainsi que quel module est utilisé.

Les types de document qui sont différents de cette spécification sont les suivants :

Documents sans page

Les documents sans page ne comprennent que les données d'indexation. Ils sont reconnaissables dans les listes d’objets (par exemple dans les listes de résultats ou à un emplacement donné) par l’icône Document sans pages dans la colonne État de l’archivage.

Les documents sans pages peuvent être configurés par l’administrateur afin de gérer les informations dans les archives. Ces objets enaio®vous permettent par exemple de gérer les adresses, les données de base des clients, les informations de statut ou les occurrences des dossiers papier. Les documents sans page établis par l'administrateur peuvent être créés de la même façon que d'autres documents.

Vous pouvez également créer vous-même des documents sans page pour tout type de document (voir Créer des documents). Vous ou un autre utilisateur peut ajouter ultérieurement des pages à ces documents.

Documents sans type

Les documents sans type sont des documents auxquels aucun type de document n’a été attribué. Les documents sans type sont utilisés pour les fichiers document nouvellement ajoutés dans les dossiers workflow, lorsque l’emplacement et le type de document ne sont pas encore connus ou lorsque les documents ne doivent être mis à disposition qu’au moment de l’exécution du workflow. Les documents sans type peuvent se voir attribuer ultérieurement un type de document final et un emplacement. Si ce n’est pas le cas, ils sont automatiquement supprimés du système à la fin d’un workflow (voir Documents sans type).

Types de document indépendants du module

Les types de document peuvent être définis indépendamment des modules. Ce type de document accepte les fichiers document de tous formats (documents Windows, documents image, XML, etc.). Pour les types de document indépendants du module, différents types d’informations sont indexés à l’aide d’un masque de données commun. Par exemple, les champs de données d’indexation disponibles pour une lettre commerciale dont l’original est un fichier Word sont les mêmes que pour son affichage au format TIFF.

Le type de document définit également le module utilisé par enaio®. Les modules sont des interfaces vers le logiciel et le matériel utilisés pour saisir et afficher des documents. Chaque type de document et chaque document possède une icône par défaut en fonction du type de module. L’administrateur peut également attribuer une icône différente à chaque type de document.

Les modules suivants sont à votre disposition :

Icône	Module
	Module des images en noir/blanc (p. ex. documents numérisés)
	Module des images en couleur (p. ex. photos)
	Module des images en niveaux de gris (p. ex. radiographies)
	Module des vidéos (fichiers AVI ou MPEG)
	Le module de documents Windows (p. ex. documents W). Les documents W sont créés dans des applications externes (p. ex. Microsoft Word).
	Module des e-mails
	Module des documents XML Les documents XML sont créés de façon administrative en important des données.

Les modules doivent posséder une clé de licence. Si un module ne possède aucune licence sur votre poste de travail, les types de document et documents correspondants ne seront pas affichés.

L’emplacement dans enaio® fait référence à l’endroit où un objet (documents, classeurs ou registres, p. ex.) a été classé dans le système d’ordre d’enaio® (voir Ouvrir l’emplacement). Alors que les registres et les classeurs n’ont qu’un seul emplacement, les documents peuvent avoir plusieurs emplacements dans le système d’ordre enaio® (voir Documents avec plusieurs emplacements et Documents de référence).

Pour être considérées comme à valeur probante, les archives doivent répondre à certains critères. Ainsi, une archive doit garantir l’exactitude et l’exhaustivité des informations archivées ainsi que la sécurité de l’ensemble de la procédure. Pendant le temps de rétention les informations doivent être protégées contre la modification, la falsification et la perte. Seules les personnes autorisées peuvent utiliser les archives et les délais de conservation légaux doivent être respectés. La documentation de la procédure ainsi que la traçabilité et la vérifiabilité du processus d’archivage constituent d’autres aspects de la valeur probante. enaio® dispose de la technologie nécessaire pour respecter ces critères.

Vous déterminez quels documents doivent être archivés à valeur probante (voir Documents archivés à valeur probante). L’administrateur exécute l’archivage à valeur probante.