Modifier les étapes de travail

enaio® webclient 11.10

Pour pouvoir utiliser les workflows, les utilisateurs doivent disposer du rôle de système (19) Client : Utiliser le workflow.

Un modèle de workflow comprend plusieurs étapes de travail et diverses activités. Les étapes de travail peuvent être ouvertes et modifiées dans la boîte de réception Mes messages. Vous accédez à la boîte de réception Mes messages via l’icône Boîte de réception dans le menu principal.

Pour ouvrir une ou plusieurs l'étapes de travail sélectionnées dans la boîte de réception Mes messages, double-cliquez dessus (enaio® webclient et l'enaio® webclient comme application de bureau), appuyez dessus avec le doigt (enaio® mobile) ou utilisez la fonction Ouvrir dans le menu contextuel.

Si vous ouvrez une étape de travail pour modification, celle-ci est automatiquement personnalisée par vous et est donc verrouillée pour les autres utilisateurs (voir Personnaliser les étapes de travail ou annuler les personnalisations).

Une étape de travail ouverte pour modification est composée d'une Feuille de données workflow et d'un Dossier workflow . Elle peut également contenir des éléments supplémentaires, tels qu'un Journal de workflow . Les icônes de l'en-tête permettent de passer d'une zone à une autre.

Dossier

Le Dossier de workflow icône Dossier contient des objets (par exemple des documents, des registres et des classeurs) qui ont été marqués au démarrage du workflow ou qui ont été créés ou ajoutés à partir d'autres sources au cours d'une étape de travail. Le dossier peut être modifié par chaque participant de workflow à chaque étape de travail.

Volet de travail et zone d’information

Le dossier workflow est divisé en un volet de travail et une zone d’information. Via le menu contextuel, vous pouvez déplacer ou supprimer des objets marqués entre le volet de travail et la zone d’information.

Les objets avec lesquels un workflow a été démarré ne peuvent plus être supprimés du dossier ni déplacés entre le volet de travail et la zone d’information.

La zone d’information peut être masquée par l’administrateur, selon le modèle de workflow correspondant. La fonction permettant de déplacer des objets entre le volet de travail et la zone d’information n’est alors pas disponible (voir enaio® administrator-for-workflow\Propriétés du modèle Lien externe - Icône ).

Ajouter ou créer des objets

Dans un dossier ouvert, vous pouvez ajouter d’autres objets (documents, registres et classeurs, p. ex.) au dossier. Vous pouvez également recréer des documents et des classeurs dans le dossier, mais pas des registres.

Selon la configuration d’un modèle de workflow, il se peut que vous ne puissiez ajouter ou créer que certains types d’objet dans le dossier. Dans ce cas, seuls les types d’objet correspondants sont proposés.

Avec l'aide d'Outlook Add-In for drag and drop dans enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau, vous avez la possibilité de faire glisser des e-mails depuis Microsoft Outlook et de les déposer dans un dossier workflow (enaio® mobile ne prend pas en charge la fonction glisser-déposer). Comme un nouvel objet doit d’abord être créé dans le dossier workflow pour cela, ce processus est décrit dans Pour créer de nouveaux documents et classeurs dans le dossier, procédez comme suit :.

Pour ajouter des objets à un dossier, procédez comme suit :

Passez du dossier ouvert à une liste d’objets (par exemple dans une liste de résultats, à un emplacement, dans la zone des favoris, dans l’historique).
Sélectionnez l’objet souhaité dans la liste d’objets.
Ouvrez le menu contextuel.
Copiez-le à l’aide de la fonction Copier dans le menu contextuel.

L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.
Repassez de la liste d’objets au dossier ouvert.
Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l'icône Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d'information.

Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.
Insérez l’objet copié dans le dossier à l’aide de la fonction Insérer dans le menu contextuel.

L’objet copié est inséré du presse-papiers vers le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.
Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des fonctions suivantes :
1. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Enregistrer, les modifications sont enregistrées dans le dossier. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
  
  Dans le cas des traitements par lots*, l'étape de travail suivante s'ouvre.
2. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Transférer, les modifications sont enregistrées dans le dossier. L’étape de travail est fermée et transmise. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.
  
  Dans le cas des traitements par lots*, l'étape de travail suivante s'ouvre.
3. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Précédent, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. Les modifications apportées au dossier ne sont pas enregistrées. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
  
  Cette fonction n'est pas disponible lors des traitements par lots*.
4. Lorsque vous cliquez ou appuyez sur l'icône Annuler le processus et ouvrir 'Mes messages reçus' lors d'un traitement par lots*, celui-ci se ferme et vous revenez à la boîte de receptionMes messages.
  
  Cette fonction n'est disponible que pour les traitements par lots*.
5. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Passer l'étape de travail et ouvrir la suivante lors d'un traitement par lots*, les modifications apportées à l'étape de travail ne seront pas enregistrées. L'étape de travail suivante du traitement par lots s'ouvre et peut être personnalisée.
  
  Cette fonction n'est disponible que pour les traitements par lots*.

Pour créer de nouveaux documents et classeurs dans le dossier, procédez comme suit :

Ouvrez un dossier.
Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l'icône Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d'information.

Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Nouveau dans le menu contextuel.

Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.
Dans le menu de sélection, sélectionnez d’abord l’armoire, puis le type d’objet souhaité dans le sous-menu qui s’ouvre.

Sur les smartphones, le menu de sélection des types d’objet est structuré différemment pour des raisons d’espace. Si vous marquez une armoire dans le menu de sélection, une liste des types d’objet disponibles s’ouvre en bas de votre écran.

Dans le volet de travail ou dans la zone d’information, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Plus.
Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

Les documents sans pages peuvent être enregistrés suite au remplissage du masque d’indexation.
Ajoutez un document à la zone Ajouter du contenu. Les options suivantes sont disponibles :

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.

Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local

Dans la zone Ajouter du contenu, cliquez ou appuyez sur la zone avec l’icône Plus. Dans le dialogue de sélection qui s’ouvre, sélectionnez un fichier dans le système de fichier local et chargez-le dans le système d’ordre enaio®.

Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local par glisser-déposer

Dans enaio® webclient et dans l’Application de bureau d’enaio® webclient, vous pouvez ajouter des documents issus du système de fichier local à la zone Ajouter du contenu par un simple glisser-déposer.

Ajouter des e-mails à partir de Microsoft Outlook par glisser-déposer

Dans enaio® webclient et dans enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez ajouter des e-mails de Microsoft Outlook à la zone Ajouter du contenu par glisser-déposer si vous avez installé Outlook Add-In for drag and drop.

L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur (voir Package MSI enaio® Outlook Add-In NG ).

Ajouter des documents à partir du stockage externe

Dans l’Application de bureau d’enaio® webclient et dans enaio® mobile, vous pouvez également ajouter des documents issus du stockage externe à la zone Ajouter du contenu si vous avez classé au préalable ces documents dans le stockage externe. Si le stockage externe contient des documents, vous pouvez accéder à ces documents dans la zone Ajouter du contenu en cliquant ou en appuyant sur l’onglet Issu du stockage externe et en sélectionnant le document souhaité dans la liste des documents.

L’onglet Issu du stockage externe ne s’affiche que si le stockage externe contient des documents.

Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment classer des documents dans le stockage externe.

Ajouter des fichiers directement à partir d’applications sur smartphone ou tablette

Dans enaio® mobile, vous pouvez charger des documents directement depuis vos applications sur smartphone ou tablette dans la zone Ajouter du contenu. Pour ce faire, passez du dialogue Nouvelle création à une application sur votre appareil. Créez ou sélectionnez un document. Utilisez la fonction Partager/Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible.
Ajouter des photos et vidéos de l’appareil photo
Dans enaio® mobile, pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à l’appareil photo ou au système de fichier local comme suit :
1. Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo ou l’icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.
2. Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.
Le document est chargé et affiché dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.

Sur les smartphones, vous devez d’abord fermer la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Flèche dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création pour pouvoir appuyer sur l’icône Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.

Le dialogue Nouvelle création se ferme.

Le document est inséré dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.
Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des fonctions suivantes :
1. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Enregistrer, les modifications sont enregistrées dans le dossier. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
  
  Dans le cas des traitements par lots*, l'étape de travail suivante s'ouvre.
2. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Transférer, les modifications sont enregistrées dans le dossier. L’étape de travail est fermée et transmise. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.
  
  Dans le cas des traitements par lots*, l'étape de travail suivante s'ouvre.
3. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Précédent, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. Les modifications apportées au dossier ne sont pas enregistrées. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
  
  Cette fonction n'est pas disponible lors des traitements par lots*.
4. Lorsque vous cliquez ou appuyez sur l'icône Annuler le processus et ouvrir 'Mes messages reçus' lors d'un traitement par lots*, celui-ci se ferme et vous revenez à la boîte de receptionMes messages.
  
  Cette fonction n'est disponible que pour les traitements par lots*.
5. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Passer l'étape de travail et ouvrir la suivante lors d'un traitement par lots*, les modifications apportées à l'étape de travail ne seront pas enregistrées. L'étape de travail suivante du traitement par lots s'ouvre et peut être personnalisée.
  
  Cette fonction n'est disponible que pour les traitements par lots*.

Documents sans type

Lors de la création de nouveaux documents, vous avez la possibilité de créer des documents sans type. Ce type de document s’impose lorsque l’emplacement et le type de document ne sont pas encore clairs ou lorsque les documents ne doivent être mis à disposition qu’au moment de l’exécution du workflow. Pour les documents sans type, vous ne devez pas gérer les données d’indexation et les documents sont automatiquement supprimés du système à la fin du workflow. Mais vous ou d’autres participants au workflow avez également la possibilité d’attribuer un type d’objet final et un emplacement aux documents sans type. Une fois le workflow terminé, ces documents restent dans le système et peuvent être recherchés.

Pour créer un nouveau document sans type dans le dossier, procédez comme suit :

Ouvrez un dossier.
Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l'icône Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d'information.

Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Nouveau dans le menu contextuel.

Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.
Choisissez le type d’objet sans type dans le menu déroulant.

Un sous-menu s’ouvre avec les types principaux à choisir.
Sélectionnez un type principal et déterminez ainsi quel module doit être utilisé pour la création de documents.

Le dialogue Modifier le contenus’ouvre avec une zone Ajouter du contenu.
Ajoutez un document à la zone Ajouter du contenu. Les options suivantes sont disponibles :

Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local

Dans la zone Ajouter du contenu, cliquez ou appuyez sur la zone avec l’icône Plus. Dans le dialogue de sélection qui s’ouvre, sélectionnez un fichier dans le système de fichier local et chargez-le dans le système d’ordre enaio®.

Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local par glisser-déposer

Dans enaio® webclient et dans l'Application de bureau d’enaio® webclient, vous pouvez ajouter des documents issus du système de fichier local à la zone Ajouter du contenu par un simple glisser-déposer.

Ajouter des e-mails à partir de Microsoft Outlook par glisser-déposer

Dans enaio® webclient et dans enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez ajouter des e-mails de Microsoft Outlook à la zone Ajouter du contenu par glisser-déposer si vous avez installé Outlook Add-In for drag and drop.

L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur et est décrite dans Package MSI enaio® Outlook Add-In NG .

Ajouter des documents à partir du stockage externe

Dans l’Application de bureau d’enaio® webclient et dans enaio® mobile, vous pouvez également ajouter des documents issus du stockage externe à la zone Ajouter du contenu si vous avez classé au préalable ces documents dans le stockage externe. Si le dépôt externe contient des documents, vous pouvez accéder à ces documents en cliquant ou en tapant sur l'onglet Depuis le dépôt externe dans la zone d'ajout de contenu et en sélectionnant le document souhaité dans la liste des documents.

L’onglet Issu du stockage externe ne s’affiche que si le stockage externe contient des documents.

Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment classer des documents dans le stockage externe.

Ajouter des fichiers directement à partir d’applications sur smartphone ou tablette

Dans enaio® mobile, vous pouvez charger des documents directement depuis vos applications sur smartphone ou tablette dans la zone Ajouter du contenu. Pour ce faire, passez du dialogue Nouvelle création à une application sur votre appareil. Créez ou sélectionnez un document. Utilisez la fonction Partager/Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible.
Ajouter des photos et vidéos de l’appareil photo
Dans enaio® mobile, pour les types d'objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à l'appareil photo ou au système de fichier local comme suit :
1. Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo ou l’icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.
2. Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.
Le document est chargé et affiché dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.
Cliquez ou appuyez sur le bouton Enregistrer dans le dialogue Modifier le contenu.

Le dialogue Modifier le contenu se ferme.

Le document sans type est inséré dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.
Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des fonctions suivantes :
1. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Enregistrer, les modifications sont enregistrées dans le dossier. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
  
  Dans le cas des traitements par lots*, l'étape de travail suivante s'ouvre.
2. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Transférer, les modifications sont enregistrées dans le dossier. L’étape de travail est fermée et transmise. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.
  
  Dans le cas des traitements par lots*, l'étape de travail suivante s'ouvre.
3. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Précédent, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. Les modifications apportées au dossier ne sont pas enregistrées. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.
  
  Cette fonction n'est pas disponible lors des traitements par lots*.
4. Lorsque vous cliquez ou appuyez sur l'icône Annuler le processus et ouvrir 'Mes messages reçus' lors d'un traitement par lots*, celui-ci se ferme et vous revenez à la boîte de receptionMes messages.
  
  Cette fonction n'est disponible que pour les traitements par lots*.
5. Si vous cliquez ou appuyez sur l'icône Passer l'étape de travail et ouvrir la suivante lors d'un traitement par lots*, les modifications apportées à l'étape de travail ne seront pas enregistrées. L'étape de travail suivante du traitement par lots s'ouvre et peut être personnalisée.
  
  Cette fonction n'est disponible que pour les traitements par lots*.

Les documents sans type présentent certaines particularités et se reconnaissent dans le dossier par les caractéristiques suivantes :

Pour ne pas perdre les documents sans type à la fin d’un workflow, vous devez leur attribuer un type d’objet final et un emplacement.

Pour attribuer un type d’objet et un emplacement aux documents sans type, procédez comme suit :

Marquez un document sans type dans le dossier workflow.

Les documents sans type sont signalés par l’icône Stockage de workflow dans la colonne Stockage de workflow.
Ouvrez le menu contextuel.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Copier dans le menu contextuel.

L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.
Passez à l’emplacement où le document sans type doit être classé.
Marquez le classeur ou le registre correspondant dans la zone de structure ou dans la liste des objets du nouvel emplacement, puis ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'entrée dans enaio® mobile.

Vous pouvez également ouvrir le menu Davantage d'actions dans l'espace de travail ou déplacer votre souris sur la zone vide de la zone de contenu dans l'affichage du tableau, puis ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur la zone vide dans enaio® mobile.

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Insérer comme dans le menu contextuel.

Le menu de sélection avec les types de document disponibles s’ouvre.

En fonction des relations d’objet du classeur ou du registre sélectionné et de vos droits, vous pouvez avoir le choix entre différents types d’objet.
Sélectionnez un type d’objet correspondant au document sans type.

Dans l’espace de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec le masque d’indexation du type d’objet sélectionné et une zone Ajouter du contenu avec le fichier document du document sans type.
Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.

Le document sans type est classé et affiché dans la zone de contenu de l’emplacement.

L’icône Stockage de workflow Colonne icône Stockage de workflow du document dans le dossier est supprimée.

Le document qui était auparavant affiché comme sans type possède désormais un type d’objet final et un emplacement.

Le document peut être recherché.

Documents sans emplacement

Les documents créés dans un dossier workflow n’ont pas d’emplacement dans le système d’ordre enaio®. Ils sont indiqués par une icône Stockage de workflow Colonne icône Stockage de workflow dans le dossier. Bien qu’ils puissent être transmis à d’autres participants d’un workflow, ils ne peuvent pas être recherchés dans le système. Pour que ces documents puissent être recherchés, il faut leur attribuer un emplacement dans le système. Dès que les objets du dossier workflow possèdent un emplacement dans enaio®, seuls les utilisateurs possédant les droits d’accès appropriés peuvent accéder à ces objets.

Les nouveaux classeurs créés dans un dossier workflow ont un emplacement dans le système et peuvent donc également être recherchés.

Pour attribuer un emplacement aux nouveaux documents créés dans le dossier, procédez comme suit :

En fonction des spécifications d’un site et de vos droits, il se peut que vous ne puissiez ajouter que certains types d’objet à un emplacement. Votre administrateur vous fournira les informations à ce sujet.

Toutes les modifications apportées aux objets dans le dossier sont immédiatement enregistrées et ne peuvent pas être restaurées en annulant une étape de travail.

Ouvrez un dossier.
Dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert, marquez un document identifié par l’icône Stockage de workflow.

Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d'information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d'information.

L’icône Stockage de workflow ne s’affiche pas sur les smartphones. Mais vous pouvez aussi reconnaître un document sans emplacement par le fait que la fonction Ouvrir l'emplacement n’est pas disponible dans le menu contextuel.
Ouvrez le menu contextuel.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Copier dans le menu contextuel.

L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.
Passez du dossier ouvert à l’emplacement où le document doit être classé.
Marquez le classeur ou le registre correspondant dans la zone de structure ou dans la liste des objets du nouvel emplacement, puis ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'entrée dans enaio® mobile.

Vous pouvez également ouvrir le menu Davantage d'actions dans l'espace de travail ou déplacer votre souris sur la zone vide de la zone de contenu dans l'affichage du tableau, puis ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur la zone vide dans enaio® mobile.

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Insérer dans le menu contextuel.
1. Si vous souhaitez attribuer un emplacement à un document typé, cliquez ou appuyez sur Ajouter l'emplacement dans le sous-menu.
2. Si vous attribuez un emplacement à un document sans type, vous devez
  - sélectionner d’abord le type d’objet final
  - remplir ensuite le masque d’indexation et
  - pour finir, fermer le masque d’indexation en cliquant ou en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Le document est inséré à l’emplacement souhaité dans la liste d’objets dans la zone de contenu.

L’icône Stockage de workflow Colonne icône Stockage de workflow du document dans le dossier est supprimée.

Le document peut être recherché.

Les documents sans emplacement sont perdus lors du transfert de la dernière étape de travail !

Retirer ou supprimer des documents du dossier

Ce qu’il advient d’un document que vous retirez du dossier dépend du type de document :

Enregistrer ou annuler les modifications

Si vous souhaitez modifier une ou plusieurs étapes de travail et enregistrer les modifications, vous devez faire la distinction entre les modifications dans les zones de workflow (feuille de données, dossier et liste de processus) et les modifications apportées aux objets dans le système d’ordre enaio® :

Zone de workflow Feuille de données

Toutes les saisies ou modifications de données effectuées dans les masques de workflow de la section Feuille de donées sont annulées lorsque vous cliquez sur le bouton Précédent (ou Annuler le processus et ouvrir 'Mes messages reçus' ou Passer l'étape de travail et ouvrir la suivante en cas de traitement par lots*). Ils sont sauvegardés lorsque vous utilisez les fonctions Enregistrer ou Transférer en fermant l'étape de travail.
Zone de workflow Liste de processus

Il en va de même si vous composez votre propre workflow ad hoc dans la zone de workflow Liste de processus ou si vous adaptez ou modifiez une liste de processus existante. Un clic ou une pression du doigt sur le bouton Précédent (ou Annuler le processus et ouvrir 'Mes messages reçus' ou Passer l'étape de travail et ouvrir la suivante en cas de traitement par lots*) annule les modifications ; les boutons Transférer ou Enregistrer permettent de les enregistrer.
Zone de workflow Dossier

Pour les modifications d’objet dans la zone de workflow Dossier, vous devez faire la distinction entre les modifications dans la zone de workflow et les modifications d’objets dans le système d’ordre enaio®.
1. Modifications dans le dossier
  
  Si vous créez un nouveau document dans un dossier, que vous déplacez des objets entre la zone de travail et la zone d'information ou que vous retirez des documents du dossier, ces modifications doivent être enregistrées lorsque vous fermez l'étape de travail si vous souhaitez les conserver. Si vous transférez l’étape de travail lors de la fermeture, les modifications seront également reprises. Ce n'est qu'en cliquant sur le bouton Précédent (ou Annuler le processus et ouvrir 'Mes messages reçus' ou Passer l'étape de travail et ouvrir la suivante en cas de traitement par lots*) que les modifications seront annulées.
  
  Lorsque vous supprimez un objet dans le dossier, vous ne supprimez que le lien de l'objet vers le dossier. L’objet lui-même n’est pas supprimé dans le système d’ordre.
2. Modifications dans le système d’ordre enaio®
  
  Par exemple, si vous modifiez les données d'indexation d'un objet dans un dossier, vous décidez si les modifications doivent être enregistrées lorsque vous fermez le masque d'indexation et non lorsque vous fermez l'étape de travail. Il en va de même, par exemple, lorsque vous modifiez le contenu de documents dans un dossier, que vous vous abonnez à des objets ou que vous les marquez pour un rappel. Si vous attribuez un type d'objet ou un emplacement à un document sans type ni emplacement dans le dossier, cette opération s'effectue dans le système d'ordre enaio® et ne peut pas être annulée lorsque vous cliquez sur le bouton Précédent (ou Annuler le processus et ouvrir 'Mes messages reçus' ou Passer l'étape de travail et ouvrir la suivante en cas de traitement par lots*).

* Pour plus d'informations sur le traitement par lots, consultez la section Traiter plusieurs étapes de travail par traitement par lots .