Documents de référence

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Un document de référence est un fichier document avec plusieurs emplacements et plusieurs masques d'indexation. Physiquement, il s'agit d'un seul fichier document qui est lié à plusieurs emplacements.

Les documents de référence sont identifiés de la manière suivante :

  • Affichage du tableau - Icône Affichage du tableau

    Les documents de référence sont marqués par une flèche verte Document de référence - Icône dans les colonnes statiques des listes d’objets (p. ex. listes de résultats, emplacements ou dossiers workflow) (voir Colonnes statiques).

    Veuillez noter que les colonnes statiques peuvent être masquées. Consultez Modifier l’affichage des colonnes statiques dans les listes d’objets pour savoir comment afficher et masquer les colonnes statiques.

  • Affichage de carte - Icône Affichage de carte

    Dans l’affichage de la carte, les documents de référence sont identifiés par la mention Référence.

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Sur les smartphones dont la taille d’affichage est inférieure à 420 pixels, les documents de référence sont accompagnés de la mention Document de référence.

Il ne faut pas confondre les documents de référence avec les documents ayant plusieurs emplacements. Les documents de référence se trouvent dans des armoires différentes et peuvent être basés sur des types de document différents. Les documents ayant plusieurs emplacements se trouvent tous dans la même armoire et ont tous le même type de document (voir Documents avec plusieurs emplacements).

Créer

Vous pouvez créer des documents de référence à l'aide de la fonction du menu contextuel Créer document de référence. Les documents de référence peuvent également être créés entre armoires. Il est également possible de créer un document de référence dans un autre type de document. Dans le dialogue de création, les types de documents disponibles pour la création du document de référence sont répertoriés dans le nouvel emplacement.

La fonction n’est pas disponible en mode hors ligne. Les options suivantes sont disponibles dans les dossiers workflow :

  • À partir d'un document dans un dossier workflow qui a un emplacement dans le système d'ordre enaio®, vous pouvez créer un document de référence dans un classeur ou un registre. Cela ne fonctionne toutefois pas pour les documents dans les dossiers workflow qui n'ont pas encore été stockés dans le système d'ordre enaio®.

  • Il n'est pas possible de créer des documents de référence dans un dossier workflow.

  • Vous pouvez lancer un workflow lié à un objet avec un document de référence (voir Démarrer des workflows). Dans ce cas, le document de référence est repris dans le dossier workflow.

  1. Sélectionnez un document (p. ex. dans une liste de résultats, à un emplacement ou dans la zone des favoris).

  2. Ouvrez le menu contextuel.

  3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Copier icône Copier.

  4. Ouvrez dans un autre classeur ou registre.

  5. Dans le nouvel emplacement, cliquez ou tapez dans l'espace vide de la zone de contenu et ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'espace vide dans enaio® mobile.

    Vous pouvez également sélectionner un classeur ou un registre dans l’arborescence des registres du nouvel emplacement puis ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'entrée dans enaio® mobile.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

    Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.

  6. Cliquez ou appuyez sur l’icône Insérer icône Insérer.

    Le sous-menu contextuel s'ouvre avec plusieurs options d'insertion.

  7. Cliquez ou appuyez sur l'entrée Créer document de référence dans le sous-menu contextuel.

    Le dialogue de sélection Sélectionner type de document de référence s'ouvre avec les différents types de document qui peuvent être créés à l'emplacement choisi.

  8. Sélectionnez un type de document dans le dialogue de sélection.

    Le masque d’indexation Créer document de référence s'ouvre avec un aperçu du document d'origine.

  9. Remplissez les champs du masque d'indexation. Selon le type de document sélectionné, il est possible que certains champs du masque d'indexation soient déjà pré-remplis. Si besoin, écrasez les informations de ces champs.

    L'aperçu du document d'origine dans l'onglet Contenu ne peut être modifié ou supprimé.

  10. Cliquez ou appuyez enfin sur l'icône Enregistrer icône Enregistrer.

Le document de référence est créé.

Rechercher

Vous pouvez rechercher des documents de référence en utilisant la recherche de paramètres de base (voir Rechercher dans enaio®). Vous l’ouvrez en ouvrant le masque de requête d’un type de document et en cliquant ou en appuyant sur l’icône Paramètre de base – icône 'Ajouter des paramètres de base' dans la barre de titre du masque de requête. La recherche de paramètres de base effectue toujours une recherche parmi tous les documents du type de document dont vous avez ouvert le masque de requête.

Modifier

Avec les documents de référence, il est impossible de modifier le fichier document aux emplacements de référence. Vous pouvez uniquement modifier le fichier document via le document d'origine. Vous pouvez trouver l'emplacement du document d'origine à l'aide de l'affichage général Emplacements, liens et références (voir Aperçu de tous les emplacements, liens et références). Sélectionnez un document de référence et appelez l'affichage général des relations d'emplacement à l'aide de la fonction du menu contextuel Aperçu 'Emplacements, liens et références' - icône Emplacements, liens et références. L'affichage général liste notamment le document d'origine dont vous accédez à l'emplacement à l'aide de la fonction Ouvrir l’emplacement - icône Ouvrir l'emplacement du menu contextuel.

Vous pouvez modifier les données d’indexation des documents de référence à n’importe quel emplacement. La modification des données d’indexation à un emplacement n’affecte pas les données d’indexation des autres emplacements.

Vous pouvez copier et déplacer les documents de référence ou encore vous y abonner comme n’importe quel autre document.

Supprimer

Si vous supprimez un document de référence, seules les données d’emplacement locales sont supprimées. Tous les autres emplacements sont conservés. Les documents de référence supprimés ne peuvent pas être restaurés.

Convertir un document de référence en document sans pages

Si vous souhaitez ouvrir un document de référence dont le fichier document a été supprimé, cette opération n'est alors plus possible. Vous recevez un message d'erreur et vous avez la possibilité d'obtenir les données d'indexation du document de référence en le transformant en un document sans pages (voir Documents sans page).