coLab-Freigaben

enaio® client 11.10

Mit Hilfe der optionalen Erweiterung enaio® coLab können Sie enaio®-Ordner und -Register und die darin enthaltenen Objekte anderen Benutzern, die keinen Zugriff zu enaio® haben, zugänglich machen.

coLab-Freigaben einrichten

Für die Freigabe von enaio®-Dokumenten werden mit Hilfe von enaio® coLab Projekträume erstellt. In den Projekträumen können Sie und Ihre externen Partner über einen beliebigen Internetbrowser auf die dort abgelegten enaio®-Dokumente zugreifen und diese zum Bearbeiten herunterladen, teilen und wieder hochladen. Ebenso können in den Projekträumen neue Dokumente hochgeladen und so im enaio®-Ordnungssystem abgelegt werden.

enaio® coLab-Projekträume können mit jedem enaio®-Client erstellt werden. Dazu stehen Ihnen, wenn Ihr Client entsprechend konfiguriert wurde, Funktionen im jeweiligen Kontextmenü bzw. im coLab-Dashlet zur Verfügung. Mit den entsprechenden Rechten können enaio®-Benutzer beliebig viele Projekträume erstellen (siehe enaio® coLab\Projektraum erstellen).

In der Hilfe von enaio® coLab ist detailliert beschrieben:

wie Sie Projekträume einrichten, verwalten und wieder entfernen.
wie Sie Teilnehmer einladen und deren Zugriffsrechte verwalten.
wie Sie die zur Verfügung gestellten enaio®-Dokumente verwalten und bearbeiten bzw. externe Dokumente importieren.
wie Sie Aufgaben und Nachrichten für die Zusammenarbeit mit den externen Benutzern erstellen.

Kennzeichnung von coLab-Ordnern und -Registern

Ordner und Register, welche in enaio® mit Hilfe von enaio® coLab für externe Benutzer freigegeben wurden (Projekträume), sind besonders gekennzeichnet.

Symbol	Beschreibung
	Kennzeichnet in einer Objektliste (z. B. in Trefferlisten oder an einem Standort) einen Ordner oder ein Register, welcher sich in einem coLab-Projektraum befindet. Das Symbol wird in der statischen Spalte Verknüpfung angezeigt.
	Kennzeichnet in einem Registerbaum einen Ordner oder ein Register, welcher sich in einem coLab-Projektraum befindet.
	Kennzeichnet in einer Objektliste (z. B. in Trefferlisten oder an einem Standort) einen Ordner oder ein Register, welcher sich in einem coLab-Projektraum befindet und welcher zusätzlich Verknüpfungen besitzt. Das Symbol wird in der statischen Spalte Verknüpfung angezeigt.
	Kennzeichnet in einem Registerbaum einen Ordner oder ein Register, welcher sich in einem coLab-Projektraum befindet und welcher zusätzlich Verknüpfungen besitzt.

Wenn Sie in Ordnern oder Registern, welche mit einem coLab-Symbol gekennzeichneten sind, Dokumente erstellen, kopieren, verschieben oder verknüpfen, dann sind diese Dokumente u. U. externen Benutzern zugänglich, die normalerweise keinen Zugriff auf enaio®-Dokumente haben.
Bitte beachten Sie auch, dass die statische Spalte Verknüpfungen ausgeblendet sein kann (siehe Bereich 'Felder' ).

coLab-Objekte und das coLab-Dashlet

Wenn in Ihrem enaio® client das coLab-Dashlet installiert ist, dann können Sie - wenn Sie einen coLab-Ordner bzw. -Register in einer Objektliste (z. B. in einer Trefferliste oder an einem Standort) markiert haben - mit Hilfe des Dashlets Einstellungen im dazugehörigen Projektraum anpassen bzw. diesen, mit einem Klick auf das 'In enaio® coLab öffnen'-Symbol im Dashlet, öffnen. Vorausgesetzt, Sie sind Mitglied in diesem Projektraum. Ein ausführliche Beschreibung des Dashlets und seiner Funktionen finden Sie in der Benutzerdokumentation coLab-Dashlet .

coLab-Freigaben aufheben

Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung coLab-Freigaben aufheben:

Dokument bzw. Register verschieben

Sie können eine coLab-Freigabe beenden, indem Sie das betreffende Objekt (Dokument oder Register) verschieben (siehe Dokumente verschieben). Entscheidend dabei ist, dass das Objekt nicht mehr unterhalb eines Wurzelobjektes liegt. Als Wurzelobjekt wird der Ordner bzw. Register bezeichnet, auf dessen Basis ein Projektraum eingerichtet wurde (siehe enaio® coLab). Als Orientierungshilfe für das Verschieben, kann Ihnen die Kennzeichnung von coLab-Objekten in enaio® webclient dienen.
Objektbaumtiefe in coLab ändern

Sie können eine coLab-Freigabe beenden, indem Sie die Objektbaumtiefe eines Projektraumes reduzieren, so dass das betreffende Objekt (Dokument oder Register) nicht mehr Bestandteil eines Projektraumes ist (siehe enaio® coLab). Die betreffenden Objekte werden dann in enaio® coLab nicht mehr angezeigt.
Projektraum in coLab löschen

coLab-Projekträume, und damit die Freigabe von Ordnern und Registern in enaio®, können nur in enaio® coLab vollständig aufgehoben werden. Die Löschfunktion steht Ihnen in enaio® coLab und im coLab-Dashlet zur Verfügung.
Projektraum in enaio® löschen

Wenn Sie mit coLab-Freigaben gekennzeichnete Ordner und Register in enaio® löschen, dann werden zwar die Ordner, Register und die darin abgelegten Dokumente im enaio® coLab-Projektraum ebenfalls gelöscht, der Projektraum mit seinen Nachrichten und Aufgaben bleibt jedoch erhalten.