Das coLab-Dashlet

Wenn Sie in Ihrem Client einen Bereich, eine Funktion oder ein Objekt außerhalb einer Objektliste ausgewählt haben, dann bleibt das Dashlet leer. Ebenso wird nichts im Dashlet angezeigt, wenn Sie ein Objekt in der Ablage auswählen, da diese Objekte noch keinen Ablageort besitzen.

Wenn Sie ein Objekt in einer Objektliste (z. B. eine Trefferliste, einen Standort oder in den Eingangskörben) ausgewählt haben, das kein coLab-Ordner oder - Dokument ist, dann wird Ihnen im Dashlet eine Maske für die Erstellung eines coLab-Projektraums angezeigt (siehe Projektraum-Erstellungsmaske).

Wenn Sie an coLab angemeldet sind und einen coLab-Ordner oder ein coLab- Dokument im enaio®-Client markiert haben, dann wird Ihnen im Dashlet die dazugehörige Projektraum-Startseite angezeigt. Abhängig von Ihrer coLab-Rolle, können Ihnen auf der Projektraum-Startseite die Kacheln von einem oder mehreren Projekträumen angezeigt werden. Sie haben dann die Möglichkeit, Änderungen im Einstellungsbereich des Projektes vorzunehmen bzw. über das Dashlet den Projektraum zu öffnen (sieheEinstellungenansicht bzw.Projektraum öffnen), soweit Sie Mitglied in einem der angezeigten Projekträume sind.

Auf der Startseite Projekträume werden Ihnen die mit dem markierten coLab-Ordner oder -Dokument verbundenen coLab-Projekträume angezeigt. Bei der Anzeige der Projekträume haben Sie die Wahl zwischen Kachelansicht und Listenansicht. Sie können die Projektkacheln sortieren und filtern.

Die Kacheln der angezeigten Projekträume enthalten zahlreiche nützliche Informationen, wie z. B.

• ob Sie Mitglied eines Projektraumes sind,

• welche Rolle Ihnen in dem Projektraum zugeordnet ist,

• ob Aufgaben oder Nachrichten für Sie bzw. andere Projektmitglieder vorliegen.

Außerdem stehen Ihnen auf der Startseite Projekträume folgende Funktionen zur Verfügung:

Mitglieder anzeigen

Wenn Sie auf das Symbol Projektmitglieder in einer Projektkachel klicken, dann werden Ihnen die Mitglieder des Projektraumes inkl. ihrer Rollen angezeigt.

Projektraum löschen

Wenn Sie auf das Symbol 'Projektraum löschen' in einer Projektkachel klicken, dann wird der Projektraum, nach einer Sicherheitsabfrage, einschließlich Unterordner und Dokumente in enaio® coLab gelöscht. Die Verzeichnisstrukturen und Dokumente in enaio® bleiben erhalten.

Projektraum öffnen

Wenn Sie Mitglied eines Projektraums sind, dann wird Ihnen das Symbol 'In enaio® coLab öffnen' auf der Projektraum-Kachel angezeigt. Mit einem Klick auf das Symbol, öffnen Sie die Anmeldemaske zum entsprechenden Projektraum in einem neuen Browser-Tab. Im nächsten Schritt müssen Sie sich nur noch mit den Ihnen bekannten Login-Daten in enaio® coLab anmelden.

Einstellungenansicht öffnen

Wenn Sie Mitglied eines Projektraums sind und mit Ihrer Maus einmal auf die entsprechende Projektraum-Kachel im Dashlet klicken, dann wird Ihnen die Einstellungenansicht des Projektraumes angezeigt. In der Einstellungenansicht können Sie durch die aus enaio® coLab bekannten Einstellungsbereiche navigieren und, abhängig von Ihren coLab-Rechten, verschiedene Anpassungen für die Verwaltung des Projektraumes vornehmen (siehe Einstellungenansicht).

Die Startseite Projekträume bietet Ihnen auch die Möglichkeit, neue Projekträume innerhalb des markierten Ordners anzulegen. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol neben dem Eintrag Neuen Projektraum erstellen.

In der Einstellungenansicht werden Ihnen die aus enaio® coLab bekannten Einstellungsbereiche Allgemein, Mitglieder, Einladungen und E-Mails in der Form von Registerkarten angezeigt. Projektraum-Besitzer und Benutzer mit den entsprechenden coLab-Rechten sehen zusätzlich den Einstellungsbereich Erweitert.

Zusätzlich wird Ihnen in der Kopfzeile der Einstellungsansicht das Symbol 'In enaio® coLab öffnen' angezeigt. Mit einem Klick auf das Symbol, öffnen Sie die Anmeldemaske zum entsprechenden Projektraum in einem neuen Browser-Tab. Im nächsten Schritt müssen Sie sich nur noch mit den Ihnen bekannten Login-Daten in enaio® coLab anmelden.

In den Einstellungsbereichen werden Ihnen, abhängig von Ihren coLab-Rechten, folgende coLab-Funktionen angezeigt:

Der Einstellungsbereich Allgemein

Im Einstellungsbereich Allgemein werden Ihnen der Projektname, die Projektbeschreibung, das Wurzelobjekt und der Upload-Dokumenttyp angezeigt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Nachrichten- und Aufgaben-Bereich auf der Projekt-Übersichtseite sowie die Aufgabenansicht im Projektraum aus- bzw. wieder einzublenden. Projektraum-Besitzer und Projektraummitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle können hier den Projektnamen, der auf der Projekt-Übersichtseite und in der coLab-Kopfleiste angezeigt wird, ändern. Ebenso können Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle hier die Projektbeschreibung anpassen. Der Bereich enthält auch Links, mit denen Sie sich den Standort des Wurzelobjekts anzeigen lassen können.

Der Einstellungsbereich Mitglieder

Im Einstellungsbereich Mitglieder wird Ihnen eine Liste der Projektmitglieder mit deren Mitgliederstatus und E-Mail-Adressen angezeigt. In der Liste erfahren Sie auch, wer der bzw. die Besitzer des Projektraums sind.

Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle, können hier die Rollen Ihrer Projektmitglieder bearbeiten bzw. löschen.

Der Einstellungsbereich Einladungen

Im Einstellungsbereich Einladungen wird Ihnen eine Liste aller Einladungen zum Projektraum angezeigt. In der Liste sehen Sie die E-Mail-Adresse, an welche die Einladung gemailt wurde, den vorgesehenen Mitgliederstatus, das Erstellungs- und Ablaufdatum, den Einladungsstatus sowie die verbleibende Zeit.

Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle, können hier Einladungen erstellen, erneuern bzw. löschen.

Der Einstellungsbereich E-Mails

Im Einstellungsbereich E-Mails wird Ihnen Ihre in enaio® coLab hinterlegte E-Mail-Adresse angezeigt. Die E-Mail-Adresse wird i. d. R. automatisiert aus dem der Registrierung zugrundeliegenden Benutzer-Account übernommen. Sie kann im Benutzerprofil geändert werden.

Sie haben im Einstellungsbereich E-Mails die Möglichkeit, den Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen zu zugewiesenen coLab-Aufgaben bzw. für neu hochgeladene Dateien ein- bzw. auszuschalten. Diese Einstellung ist, wie die anderen Projektraum-Einstellungen, projektbezogen.

Bei Registrierungen über Social-Media-Accounts, wie Google, LinkedIn und Microsoft, wird in enaio® coLab keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Benachrichtigungen, wie z. B. über zugeteilte Aufgaben, können deshalb nicht erfolgen. Sie haben aber die Möglichkeit, nachträglich in den Benutzerdaten eine E-Mail-Adresse einzutragen.

Der Einstellungsbereich Erweitert

Der Einstellungsbereich Erweitert wird nur Projektraum-Besitzern und anderen Benutzern mit den entsprechenden Rechten angezeigt. Sie können hier die Objektbaumtiefe ändern .bzw. den Export von Projektraum-Inhalten anstoßen. Durch das Aktivieren bzw. das Deaktivieren von Kontrollkästchen kann bestimmt werden, welche Inhalte (Nachrichten, Aufgaben, Projektmitglieder) exportiert werden sollen.

Außerdem wird Projektraum-Besitzern und Projektmitgliedern mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle in diesem Bereich die Schaltfläche Projektraum löschen angezeigt.

Mit Hilfe des Dashlets können Sie direkt im enaio®-Client Projekträume für enaio® coLab erstellen, ohne den enaio®-Client verlassen zu müssen. Die Funktion für das Erstellen von Projekträumen wird Ihnen im Dashlet an zwei Stellen angeboten:

1. Wenn Sie im enaio®-Client einen Ordner oder ein Dokument in einer Objektliste (z. B. eine Trefferliste oder ein Standort) markiert haben, der noch nicht mit enaio® coLab verbunden ist, dann wird Ihnen die Projektraum-Erstellungsmaske im Dashlet angezeigt.

2. Wenn Ihnen im Dashlet die Startseite Projekträumeangezeigt wird, dann steht Ihnen in der Kopfzeile des Dashlets auch immer die Funktion für die Projektraum-Erstellung zur Verfügung. Um die Erstellungsmaske zu öffnen, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben dem Eintrag Neuen Projektraum erstellen.

Der Projektraum wird am Ablageort des markierten coLab-Dokuments bzw. -Ordner erstellt. Das heißt z. B., wenn Sie ein coLab-Dokument in einer Trefferliste markiert haben, dann wird der Projektraum mit dem Register bzw. Ordner verknüpft, in dem das Dokument abgelegt ist.

Um einen Projektraum zu erstellen, müssen Sie in der Erstellungsmaske nur die Felder Projektname und Beschreibung ausfüllen, die Objektbaumtiefe festlegen und auf die Schaltfläche Erstellen klicken.

Als Objektbaumtiefe wird in enaio® coLab die Anzahl der Ordnerebenen unterhalb des Wurzelobjekts (das Objekt, auf dessen Basis ein Projektraum eingerichtet wurde) bezeichnet. Die Objektraumtiefe ist auf zehn beschränkt. Das heißt, in einem Projektraum können bis zu neun Ordnerebenen unterhalb des Wurzelobjekts angezeigt werden.

Wenn Sie einen Projektraum erstellt haben, dann sind Sie automatisch Besitzer dieses Projektraumes. Die Objektbaumtiefe kann durch den Projektraum-Besitzer und durch Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle auch noch später im Einstellungsbereich Erweitert geändert werden.

Durch die Änderung der Objektbaumtiefe wird der Umfang der zwischen enaio® und enaio® coLab angezeigten Verzeichnisstrukturen und Dokumente im Projektraum erhöht bzw. reduziert. Durch eine Reduzierung der Objektbaumtiefe werden keine Verzeichnisstrukturen bzw. Dokumente in enaio® gelöscht. Die Verzeichnisstrukturen und Dokumente werden lediglich in enaio® coLab nicht mehr angezeigt. Bei einer späteren Erhöhung der Objektbaumtiefe werden diese Verzeichnisstrukturen und Dokumente wieder angezeigt.