Travailler avec des workflows

Le workflow vous permet de générer des données et des documents orientés processus au moyen de modèles de workflow définis.

Un modèle de workflow détermine

• quels utilisateurs peuvent initialiser le workflow modélisé,

• quelle activité succède à une activité donnée,

• en quoi consiste une activité,

• quels utilisateurs exécutent une activité en tant qu'étape de travail,

• les objets qui peuvent être placés dans le dossier d'un workflow,

• quelles données et quels documents sont transférés d'une étape de travail à l'autre,

• quels délais doivent être respectés,

• comment un workflow se termine.

Boîtes de réception, masques et dossiers de workflow

Les workflows sont gérés à partir de boîtes de réception (voir Les boîtes de réception de workflow).

Il existe une boîte de réception pour les workflows que vous pouvez démarrer et des boîtes de réception pour les étapes de travail des workflows en cours qui vous ont été attribuées. Elles contiennent des informations sur les processus actifs et les étapes de travail.

Les données d'un workflow se créent à l'aide de masques de workflow (voir Masque de workflow). Un masque de workflow individuel peut être attribué à chaque étape de travail. À l'instar des masques d'indexation, les masques de workflow contiennent différents champs dans lesquels vous pouvez saisir des données.

Un dossier peut appartenir à un workflow (voir Le dossier de workflow). Ce dossier gère tous les documents affectés à l'étape de travail actuelle ou ceux que vous créez et modifiez dans l'étape de travail.

Démarrer, personnaliser et transférer des étapes de travail

Après avoir terminé une étape de travail, vous pouvez transférer les données (voir Transférer des étapes de travail). Les utilisateurs auxquels l'étape de travail suivante a été attribuée la reçoivent dans l'une de leurs boîtes de réception, où ils peuvent l'exécuter. Pour les étapes de travail d'une activité ad hoc, les utilisateurs peuvent définir les activités et utilisateurs suivants.

En tant qu'utilisateur d'un workflow, vous possédez un rôle de workflow quel que soit votre groupe. Le rôle définit les workflows que vous pouvez lancer et les étapes de travail que vous pouvez exécuter.

Dès que vous démarrez une étape de travail, celle-ci est personnalisée automatiquement (voir Démarrer des étapes de travail). L’étape de travail ne sera plus visible pour les autres utilisateurs titulaires du même rôle. Si vous changez d'avis et décidez de ne pas exécuter l'étape de travail ou l'intégralité des étapes de travail, vous pouvez annuler la personnalisation. Dans ce cas, d'autres utilisateurs titulaires du même rôle peuvent exécuter l'étape de travail.

Dans les réglages de enaio® client, il est possible de désactiver la fonction permettant de personnaliser automatiquement un workflow à l’ouverture d’une nouvelle étape de travail par un utilisateur (voir Annuler la personnalisation pour les workflows non enregistrés ). En conséquence, les workflows ne sont pas automatiquement personnalisés lorsqu’aucune donnée n’est saisie et enregistrée dans l’étape de travail ouverte.

Si une étape de travail est déjà personnalisée, la personnalisation n’est alors pas annulée à l’ouverture et à la fermeture de l’étape de travail, que des nouvelles données aient été saisies ou non, ou que des modifications aient été enregistrées ou non. Si vous transférez une étape de travail, la personnalisation est automatiquement annulée.

Certaines étapes de travail peuvent être exécutées par plusieurs utilisateurs simultanément, comme les sondages. Ces étapes de travail n’ont pas de personnalisation.

Absence et remplacement

Pour vous assurer qu'un workflow continue à être traité durant votre absence, signalez votre absence  (voir Absence et remplacement). Un utilisateur titulaire du même rôle que vous peut alors terminer vos étapes de travail personnalisées. Si aucun autre utilisateur ne possède le même rôle que vous ou si tous les utilisateurs possédant le même rôle sont absents, le modèle de workflow affectera des remplaçants. Un remplaçant peut exécuter et terminer vos étapes de travail personnalisées, ainsi que tous les autres workflows et étapes de travail pour lesquels aucun utilisateur possédant le même rôle que vous n'est présent.