Feldtypen

Felder für die Datenübernahme aus enaio können Sie an beliebigen Stellen in einem Word-Dokument, das Sie in enaio verwalten, eintragen.

Falls einige Bereiche eines Dokuments, beispielsweise die Fußzeilen, grundsätzlich keine Felder enthalten, können Sie dies bei den Einstellungen angeben und so die Übernahme beschleunigen.

Falls Sie Felder innerhalb von Word-Formularen verwenden, müssen Sie bei der Konfiguration der Syntax das Trennzeichen '~~' angeben und bei allen Feldern verwenden. In dieser Dokumentation wird in den Beispielen das Standard-Trennzeichen '°°' verwendet.

Die Felder können beliebig formatiert werden. Die Formatierung wird auf die übernommenen Daten übertragen.

Die Syntax der Felder ist nach folgendem Schema aufgebaut:

[%%][xx][Parameter 1][°°][Parameter 2]...[°°][Parameter n][**]

Ein Feld beginnt immer mit dem Startzeichen '%%' und endet mit dem Endzeichen '**'. Dem Endzeichen kann das Steuerzeichen '#' als Kennzeichen für ein AutoText-Feld folgen, allerdings nur als letztes Zeichen und nicht innerhalb von verschachtelten Feldern.

Dem Startzeichen kann das Steuerzeichen '!' folgen. Dieses Zeichen wird bei einer Datenübernahme entfernt, so dass erst bei der nächsten Datenübernahme das Feld ersetzt wird. Mehrere '!' sind möglich.

Folgt auf das Startzeichen das Steuerzeichen '=', wird bei der Datenübernahme das Feld nur ersetzt, wenn das Indexdatenfeld nicht leer ist.

'xx' kennzeichnet den Feldtyp. Jedem Feldtyp folgen eine festgelegte Art und Anzahl von Parametern. Parameter können selbst wieder Felder sein und als Parameter weiter Felder beinhalten.

Felder beziehen sich auf Dokumenttypen und Indexdatenfelder in enaio. Die Bezeichnung der Objekttypen und Indexdatenfelder in den Feldern muss genau mit der Bezeichnung in enaio® übereinstimmen. Achten Sie besonders auf die Groß/Kleinschreibung, Sonderzeichen und Leerzeichen in den Bezeichnungen der Dokumenttypen und Indexdatenfelder.

Objekttypen und Indexdatenfelder haben neben den Bezeichnungen auch interne Namen. Verwenden Sie in den Feldern interne Namen, stellen Sie jeweils vor und nach dem internen Namen ein '@'.

Die folgenden Feldtypen können Sie verwenden:

• Ersetzungsfelder

  Sie übernehmen Daten aus der Indexierung eines aktuellen Dokuments.

  Für die Übernahme aus Tabellen und Mehrfachfelder benötigen Sie besondere Ersetzungsfelder.

• Bedingungsfelder

  Die machen die Daten, die Sie übernehmen, von Bedingungen abhängig.

• Dokumenttypfelder

  Sie schalten auf andere Dokumenttypen um. Die folgenden Ersetzungsfelder beziehen sich dann auf Dokumente dieses Typs.

• Sammelfelder

  Sammelfelder sind Sonderfälle der Dokumenttypfelder.

• Adressenfelder

  Sie übernehmen Daten aus Ordnern eines anderen Typs.

• Schreibfelder

  Sie ändern die Indexierung eines aktuellen Dokuments.

Wollen Sie sich auf andere Archivobjekte beziehen aber weder Indexierungen noch Daten übernehmen, können Sie Verweise auf Archivobjekte – Dokumente, Register oder Ordner – in ein Dokument einfügen.