Créer des documents

1. Ouvrez un emplacement et passez, si nécessaire, à Affichage du tableau.

2. Cliquez ou appuyez sur l’icône Créer de nouveau dans la zone de contenu. Vous pouvez également utiliser la fonction Nouveau dans le menu Davantage d'actions ou le menu contextuel.

   Ouvrez le menu contextuel comme suit :

   1. Dans l’espace vide de la zone de contenu, cliquez sur le bouton droit de la souris ou appuyez longuement sur l'espace vide dans enaio® mobile.

   2. Dans la zone de navigation de l’emplacement, sélectionnez un classeur ou un registre puis cliquez sur le bouton droit de la souris ou appuyez longuement sur l’entrée dans enaio® mobile.

      Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

      Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.

   Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.

3. Dans le menu contextuel, sélectionnez d'abord l'armoire, puis le type d'objet souhaité dans le sous-menu qui s'ouvre.

   Pour des types de document indépendants des modules, vous devez attribuer au document un module dans un autre menu de sélection.

   Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

   Sur les smartphones, le menu de sélection des types d’objet est structuré différemment pour des raisons d’espace. Si vous marquez une armoire dans le menu de sélection, une liste des types d’objet disponibles s’ouvre en bas de votre écran.

   Dans le volet de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Plus.

4. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

   Les documents sans pages peuvent être enregistrés suite au remplissage du masque d’indexation.

5. Ajoutez un document à la zone Ajouter du contenu. Les options suivantes sont disponibles :

   Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

   Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.

   Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local

   Dans la zone Ajouter du contenu, cliquez ou appuyez sur la zone avec l’icône Plus. Dans le dialogue de sélection qui s’ouvre, sélectionnez un fichier dans le système de fichier local et chargez-le dans le système d’ordre enaio®.

   Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local par glisser-déposer

   Dans enaio® webclient et dans l’application de bureau d’enaio® webclient, vous pouvez ajouter des documents issus du système de fichier local à la zone Ajouter du contenu par un simple glisser-déposer.

   Ajouter des e-mails à partir de Microsoft Outlook par glisser-déposer

   Dans enaio® webclient et dans enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez ajouter des e-mails de Microsoft Outlook à la zone Ajouter du contenu par glisser-déposer si vous avez installé Outlook Add-In for drag and drop.

   L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur et est décrite dans Package MSI enaio® Outlook Add-In NG .

   Ajouter des documents à partir du stockage externe

   Dans l’application de bureau d’enaio® webclient et dans enaio® mobile, vous pouvez également ajouter des documents issus du stockage externe à la zone Ajouter du contenu si vous avez classé au préalable ces documents dans le stockage externe. Si le stockage externe contient des documents, vous pouvez accéder à ces documents dans la zone Ajouter du contenu en cliquant ou en appuyant sur l’onglet Issu du stockage externe et en sélectionnant le document souhaité dans la liste des documents.

   L’onglet Issu du stockage externe ne s’affiche que si le stockage externe contient des documents.

   Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment classer des documents dans le stockage externe.

   Ajouter des fichiers directement à partir d’applications sur smartphone ou tablette

   Dans enaio® mobile, vous pouvez charger des documents directement depuis vos applications sur smartphone ou tablette dans la zone Ajouter du contenu. Pour ce faire, passez du dialogue Nouvelle création à une application sur votre appareil. Créez ou sélectionnez un document. Utilisez la fonction Partager/Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible.

   Ajouter des photos et vidéos de l’appareil photo

   Dans enaio® mobile, pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à l’appareil photo ou au système de fichier local comme suit :

   1. Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo ou l’icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.

   2. Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.

   Le document est chargé et affiché dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.

6. Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer.

Le document est créé et s’affiche dans la zone de contenu de l’emplacement.

1. Créez une liste de résultats avec des classeurs ou des registres à l’aide d’une requête.

2. Dans la liste de résultats, sélectionnez le classeur ou le registre dans lequel le document doit être créé.

3. Ouvrez le menu contextuel.

4. Cliquez ou appuyez sur l’icône Nouveau dans le menu contextuel.

   Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.

5. Dans le menu de sélection, sélectionnez d’abord l’armoire, puis le type d’objet souhaité dans le sous-menu qui s’ouvre.

   Pour des types de document indépendants des modules, vous devez attribuer au document un module dans un autre menu de sélection.

   Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

   Sur les smartphones, le menu de sélection des types d’objet est structuré différemment pour des raisons d’espace. Si vous marquez une armoire dans le menu de sélection, une liste des types d’objet disponibles s’ouvre en bas de votre écran.

   Dans le volet de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Plus.

6. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

   Les documents sans pages peuvent être enregistrés suite au remplissage du masque d’indexation.

7. Ajoutez un document à la zone Ajouter du contenu. Les options suivantes sont disponibles :

   Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

   Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.

   Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local

   Dans la zone Ajouter du contenu, cliquez ou appuyez sur la zone avec l’icône Plus. Dans le dialogue de sélection qui s’ouvre, sélectionnez un fichier dans le système de fichier local et chargez-le dans le système d’ordre enaio®.

   Ajouter des fichiers à partir du système de fichier local par glisser-déposer

   Dans enaio® webclient et dans l’application de bureau d’enaio® webclient, vous pouvez ajouter des documents issus du système de fichier local à la zone Ajouter du contenu par un simple glisser-déposer.

   Ajouter des e-mails à partir de Microsoft Outlook par glisser-déposer

   Dans enaio® webclient et dans enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez ajouter des e-mails de Microsoft Outlook à la zone Ajouter du contenu par glisser-déposer si vous avez installé Outlook Add-In for drag and drop.

   L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur et est décrite dans Package MSI enaio® Outlook Add-In NG .

   Ajouter des documents à partir du stockage externe

   Dans l’application de bureau d’enaio® webclient et dans enaio® mobile, vous pouvez également ajouter des documents issus du stockage externe à la zone Ajouter du contenu si vous avez classé au préalable ces documents dans le stockage externe. Si le stockage externe contient des documents, vous pouvez accéder à ces documents dans la zone Ajouter du contenu en cliquant ou en appuyant sur l’onglet Issu du stockage externe et en sélectionnant le document souhaité dans la liste des documents.

   L’onglet Issu du stockage externe ne s’affiche que si le stockage externe contient des documents.

   Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment classer des documents dans le stockage externe.

   Ajouter des fichiers directement à partir d’applications sur smartphone ou tablette

   Dans enaio® mobile, vous pouvez charger des documents directement depuis vos applications sur smartphone ou tablette dans la zone Ajouter du contenu. Pour ce faire, passez du dialogue Nouvelle création à une application sur votre appareil. Créez ou sélectionnez un document. Utilisez la fonction Partager/Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible.

   Ajouter des photos et vidéos de l’appareil photo

   Dans enaio® mobile, pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à l’appareil photo ou au système de fichier local comme suit :

   1. Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo ou l’icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.

   2. Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.

   Le document est chargé et affiché dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.

8. Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer.

Le nouveau document est créé à l’emplacement choisi.

La liste de résultats s’affiche à nouveau.

1. Créez un document avec l’application Microsoft Office appropriée (Word, Excel, Powerpoint) sur votre ordinateur local.

2. Dans l’application Office, dans l’onglet du ruban Accueil du groupe enaio®, cliquez sur Insert new (Insérer nouveau).

   Le menu déroulant File types (Types de fichier) s’ouvre, offrant la possibilité de classer le document nouvellement créé dans le format de fichier d’origine ou en PDF dans enaio®.

3. Choisissez l’une des deux options.

   Le menu Nouvel élément dans le stockage externe s’ouvre avec différentes options d’emplacement.

4. Définissez l’emplacement dans le menu Nouvel élément dans le stockage externe. Vous disposez des options suivantes :

   1. Utiliser un emplacement déjà ouvert

      Si vous sélectionnez cette option, une liste des emplacements ou des onglets actuellement ouverts dans le webclient s’affiche. Reprenez l’emplacement souhaité en cliquant sur l’entrée de la liste.

      Si vous décochez la case et que vous sélectionnez un emplacement dans la liste, un nouvel onglet s’ouvre dans le webclient.

      L’affichage de classeur de l’emplacement sélectionné s’ouvre.

   2. Plus tard

      Cliquez sur le bouton Plus tard si vous souhaitez sélectionner le nouvel emplacement ultérieurement.

      Le document est enregistré et transféré au stockage externe de l’application de bureau d’enaio® webclient.

      Cliquez sur Classer des documents du stockage externe pour découvrir comment classer un document dans le stockage externe.

5. Après avoir déterminé le nouvel emplacement, dans les étapes suivantes du menu, vous devez attribuer un nom d’affichage au nouveau document à classer, sélectionner le type d’objet et le type principal dans une liste de suggestions et remplir le masque avec les données d’indexation.

Le document nouvellement créé est classé dans enaio®.

L'édition de documents à l'aide de dashlets est prise en charge par enaio® webclient, enaio® webclient comme application de bureau et par enaio® client. Cependant, pas par enaio® mobile ou sur des terminaux mobiles comme les tablettes et les smartphones.

enaio® prend en charge la modification de documents Microsoft Word, Excel et Power Point avec Microsoft Office 365. Les anciens formats de fichier Microsoft (par exemple *.doc, *.xls, *.ppt) doivent être convertis vers les nouveaux formats de fichier Windows (par exemple *.docx, *.xlsx, *.pptx).

1. Ouvrez un emplacement et passez, si nécessaire, à Affichage du tableau.

2. Cliquez sur l'icône Créer de nouveau dans la zone de contenu. Vous pouvez également utiliser la fonction Nouveau dans le menu Davantage d'actions ou le menu contextuel.

   Ouvrez le menu contextuel comme suit :

   1. Dans l’espace vide de la zone de contenu, cliquez sur le bouton droit de la souris.

   2. Dans la zone de navigation de l’emplacement, sélectionnez un classeur ou un registre puis cliquez sur le bouton droit de la souris.

   Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.

3. Dans le menu contextuel, sélectionnez d'abord l'armoire, puis le type d'objet configuré par votre administrateur pour l'utilisation conjointe avec Microsoft Office 365 dans le sous-menu qui s'ouvre.

   Dans le volet de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Plus.

4. Remplissez le masque d'indexation dans le dialogue Nouvelle création et cliquez sur l'icône Enregistrer.

   L’objet de document vide est créé et s’affiche dans la zone de contenu de l’emplacement.

5. Veillez à ce que l'objet de document vide déjà créé dans la zone de contenu reste marqué et cliquez sur l'icône Office 365 dans l'aperçu du contenu.

   Dans la zone d’aperçu, le dashlet Microsoft Office 365 s’affiche avec les onglets Office 365 et Actions.

6. Cliquez sur l’onglet Actions.

   Les boutons Word, Excel et Power Point s’affichent dans la zone d’aperçu.

7. Cliquez sur le format de fichier désiré et sur le bouton Enregistrer dans le dialogue suivant.

   Dans votre navigateur ou l’application de bureau, un nouvel onglet avec la boîte de dialogue de connexion pour Microsoft Office 365 s’ouvre.

8. Connectez-vous à Microsoft Office 365 en saisissant votre nom de connexion Microsoft Office 365 et votre mot de passe.

   Une fois connecté, l’onglet affiche l’application Word, Excel ou Power Point correspondant au format de fichier sélectionné.

9. Éditez le document dans l’onglet.

   L’ID de l’objet ainsi que l’état de la sauvegarde du document sont affichés dans l’en-tête de l’application.

10. Terminez la modification du document en cliquant sur l’icône Fermer de l’onglet.

L’onglet se ferme, le document modifié est classé dans l’objet de document vide dans enaio® et s’affiche dans la zone de contenu de l’emplacement dans le client enaio®.