Classer des documents du stockage externe

enaio® webclient • 10.10 »

Le stockage externe gère les documents qui ont été créés à l’aide de diverses applications locales indépendamment d’enaio® et qui ont été transférés dans le stockage externe dans enaio® ou dans enaio® webclient comme application de bureau pour un stockage ultérieur dans le système d’ordre enaio® mobile. Il est uniquement accessible aux utilisateurs d’enaio® webclient comme application de bureau et d’enaio® mobile.

L’application de navigateur d’enaio® webclient ne prend pas en charge le stockage externe.

Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment transférer des documents au stockage externe.

Vous pouvez classer des documents du stockage externe dans le système d’ordre enaio® de différentes manières :

Dans le stockage externe, les fonctions suivantes de stockage des documents sont disponibles via le menu contextuel :

Classe le document sélectionné dans le stockage externe dans un emplacement préalablement ouvert.

  1. Ouvrez un emplacement dans enaio® webclient comme application de bureau ou dans enaio® mobile.

  2. Passez ensuite au menu principal et ouvrez le Stockage externe icône Stockage externe.

  3. Dans le stockage externe, sélectionnez le document à classer.

  4. Ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant longuement sur l’écran (enaio® mobile).

  5. Cliquez ou appuyez sur l’icône Classer dans l'emplacement ouvert icône Classer dans l'emplacement ouvert dans le menu contextuel.

    Dans le volet de travail, un menu s’ouvre avec une liste de types d’objet correspondant au document à classer à l’emplacement ouvert.

  6. Cliquez ou appuyez sur le type d’objet souhaité.

    Dans le volet de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec le document sélectionné en tant qu’aperçu miniature.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

    • Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Ajouter icône Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.

    • La fonction de glisser-déposer n’est pas prise en charge dans enaio® mobile.

    • Pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à la caméra ou au système de fichier local comme suit :

      • Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo - icône Appareil photo ou l’icône Classeur icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.

      • Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.

    • Vous pouvez également partager un fichier avec enaio® mobile avec une autre application sur votre appareil. Le fichier est ensuite automatiquement chargé dans la zone Ajouter du contenu d’enaio® mobile.

  7. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

  8. Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

Le document est classé et affiché dans la zone de contenu de l’emplacement ouvert.

Fournit une liste de tous les documents et variantes de document verrouillés à stocker. Le document verrouillé est remplacé par le document provenant du stockage externe.

Cette fonction n’est disponible pour les utilisateurs d’enaio® webclient comme application de bureau et d’enaio® mobile que si d’autres documents ont été verrouillés par l’utilisateur.

  1. Ouvrez le Stockage externe icône Stockage externe et sélectionnez un document.

  2. Ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant longuement sur l’écran (enaio® mobile).

  3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Archiver icône Archiver comme document dans le menu contextuel.

    Une liste Archiver l’objet de stockage avec les documents que vous avez verrouillés s’ouvre. La liste est triée par date dans l’ordre décroissant. Le dernier document verrouillé est en tête de liste.

  4. Dans la liste, cliquez ou appuyez sur le document à archiver.

    La liste Archiver l’objet de stockage se ferme.

    Le document sélectionné est retiré du stockage externe et remplace le document verrouillé.

    Le masque d’indexation du document verrouillé s’ouvre.

  5. Renseignez le masque d’indexation.

  6. Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

Le masque d’indexation se ferme et l'emplacement du document s’ouvre.

Le document est archivé et le verrouillage du document pour les autres utilisateurs est levé.

Classe un document conçu comme une variante dans enaio® Office Add-In NG.

Si vous avez annulé le processus de stockage d’un document en tant que variante (voir Insérer comme nouvelle variante ou comme nouvelle variante PDF) dans enaio® Office Add-In NG, le document est transféré au stockage externe de l’application de bureau d’enaio® webclient afin que vous puissiez le stocker ultérieurement en tant que variante de document.

Cette fonction est uniquement disponible pour les utilisateurs de l’application de bureau d’enaio® webclient si vous avez annulé le processus de stockage d’un document modifié en tant que variante dans enaio® Office Add-In NG.

  1. Ouvrez le Stockage externe icône Stockage externe et sélectionnez le document que vous avez modifié à l’aide d’enaio® Office Add-In NG et que vous vouliez classer comme variante.

  2. Ouvrez le menu contextuel avec le clic droit de la souris.

  3. Cliquez sur l’icône Insérer comme variante - icône Ajouter comme variante dans le menu contextuel.

    La gestion des variantes du document modifié s’ouvre dans le volet de travail.

  4. Créez une nouvelle variante principale ou secondaire ou une nouvelle sous-variante dans la gestion des variantes à l’aide des fonctions du menu contextuel (voir aussi Gérer les variantes).

    Dans le volet de travail, le dialogue Créer une variante s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec le document sélectionné en tant qu’aperçu miniature.

  5. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Créer une variante.

  6. Cliquez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

    Le dialogue Créer une variante avec le masque d’indexation et la zone Ajouter du contenu se ferme.

    La gestion des variantes s’ouvre.

    Le document modifié est ajouté en tant que nouvelle variante dans la gestion des variantes.

  7. Cliquez sur l’icône Annuler icône Fermer.

La gestion des variantes se ferme, le document modifié est à nouveau archivé et le verrouillage du document pour les autres utilisateurs est levé.

Vous pouvez également classer les documents du stockage externe dans un emplacement ouvert via le menu contextuel. Le menu contextuel offre les options suivantes pour classer un document du stockage externe dans un emplacement ouvert :

L’objet à classer dans le stockage externe correspond aux types d’objet que vous pouvez créer à l’emplacement ouvert.

  1. Ouvrez un emplacement dans enaio® webclient comme application de bureau ou dans enaio® mobile.

  2. Sélectionnez un classeur ou un registre dans l’arborescence des registres de l’emplacement et cliquez sur le bouton droit de la souris. Vous pouvez également cliquer sur le bouton droit de la souris dans l’espace vide de la zone de contenu.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile :

    Sélectionnez un classeur ou un registre dans l’arborescence des registres de l’emplacement et appuyez sur l’entrée jusqu’à ce que le menu contextuel apparaisse. Vous pouvez également utiliser la fonction Davantage d'actions icône Davantage d'actions dans le menu Créer l'objet icône Nouveau de la barre de titre de l’emplacement.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

    Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.

    Dans la zone de contenu qui s’ouvre, appuyez sur l’espace vide situé sous la liste d’objets jusqu’à ce que le menu contextuel avec la fonction Créer l'objet icône Nouveau apparaisse.

    Le menu contextuel s’ouvre.

  3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Créer l'objet icône Nouveau dans le menu contextuel.

    Dans le volet de travail, un menu s’ouvre avec une liste de types d’objet à classer à l’emplacement ouvert.

  4. Cliquez ou appuyez sur le type d’objet souhaité.

    Dans le volet de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Glisser-déplacer icône Plus.

  5. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

  6. Passez à l’onglet Issu du stockage externe dans la zone Ajouter du contenu et sélectionnez le document du stockage externe que vous souhaitez classer.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

    • Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Ajouter icône Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.

    • La fonction de glisser-déposer n’est pas prise en charge dans enaio® mobile.

    • Pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à la caméra ou au système de fichier local comme suit :

      • Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo - icône Appareil photo ou l’icône Classeur icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.

      • Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.

    • Vous pouvez également partager un fichier avec enaio® mobile avec une autre application sur votre appareil. Le fichier est ensuite automatiquement chargé dans la zone Ajouter du contenu d’enaio® mobile.

    Passez ensuite à l’onglet Issu du stockage externe et sélectionnez le document du stockage externe que vous souhaitez classer.

  7. Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

Le document est créé et s’affiche dans la zone de contenu de l’emplacement.

Vous pouvez également classer des documents du stockage externe dans le système d’ordre enaio® via la gestion des variantes d’un document W.

  1. Sélectionnez le document (p. ex. dans une liste de résultats, dans la boîte de réception ou à un emplacement) auquel vous souhaitez ajouter un document du stockage externe et ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris.

  2. Cliquez sur l’icône Gestion des variantes icône Gestion des variantes dans le menu contextuel.

    Cette fonction n’est disponible que si le document n’est pas verrouillé.

    La gestion des variantes s’ouvre.

  3. Créez une nouvelle variante principale ou secondaire ou une nouvelle sous-variante dans la gestion des variantes à l’aide des fonctions du menu contextuel (voir aussi Gérer les variantes).

    Dans le volet de travail, le dialogue Créer une variante s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une copie du document sélectionné en tant qu’aperçu miniature.

  4. Supprimez le document existant dans la zone Ajouter du contenu en cliquant sur l’icôneSupprimer – icône dans l’aperçu miniature.

    Le document avec l’aperçu miniature est supprimé.

  5. Passez à l’onglet Issu du stockage externe et sélectionnez le document du stockage externe.

  6. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

  7. Cliquez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer.

    Le dialogue Créer une variante avec le masque d’indexation et la zone Ajouter du contenu se ferme.

    La gestion des variantes s’ouvre.

    Le document est ajouté en tant que nouvelle variante dans la gestion des variantes.

  8. Cliquez sur l’icône Annuler icône Fermer.

La gestion des variantes se ferme et le document du stockage externe a été repris dans le système d’ordre enaio®.

Le stockage externe de l’application de bureau d’enaio® webclient et le stockage externe d’enaio® mobile fonctionnent indépendamment l’un de l’autre. Les documents dans le dossier externe de l’application de bureau d’enaio® webclient ne s’affichent pas dans le dossier externe d’enaio® mobile et vice versa. Veuillez également noter que des stockages externes distincts sont créés par utilisateur et par appareil : les stockages externes d’autres utilisateurs ou sur d’autres appareils ne s’affichent pas ou ne sont pas synchronisés.