Modifier les étapes de travail

enaio® webclient • 10.10 »

Pour pouvoir utiliser les workflows, les utilisateurs doivent disposer du rôle de système Utiliser le workflow.

Un modèle de workflow comprend plusieurs étapes de travail et diverses activités. Les étapes de travail peuvent être ouvertes et modifiées dans la boîte de réception Mes messages icône Mes messages. Vous accédez à la boîte de réception Mes messages icône Mes messages via l’icône Boîte de réception icône Boîte de réception dans le menu principal.

Vous pouvez ouvrir une étape de travail marquée dans la boîte de réception Mes messages icône Mes messages en double-cliquant dessus (enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau) ou en appuyant dessus (enaio® mobile) ou via le menu contextuel.

Si vous ouvrez une étape de travail pour modification, celle-ci est automatiquement personnalisée par vous et est donc verrouillée pour les autres utilisateurs (voir Personnaliser les étapes de travail ou annuler les personnalisations).

Une étape de travail ouverte pour modification est composée d’un masque de workflow 'Feuille de données' et d’un dossier workflow. Elle peut également contenir des zones supplémentaires, telles qu’un journal de workflow ou une liste de processus. L’icône Flèche icône Flèche située dans l’en-tête permet de basculer entre les zones 'Feuille de données', 'Dossier', 'Journal', etc.

La 'Feuille de données' affiche le masque de workflow de l’étape de travail ouverte. Le masque contient divers champs modifiables et non modifiables. Il peut y avoir des restrictions et des exigences s’appliquant aux entrées dans les champs. Il est possible d’indexer les champs via des catalogues et des AddOns. Les scripts peuvent être exécutés à l’aide des boutons. Selon la configuration du workflow, l’apparence du masque de workflow peut varier d’un workflow à l’autre, ainsi que pour chaque étape de travail.

Le dossier contient les objets (documents, registres et classeurs, p. ex.) marqués au démarrage du workflow, créés au cours d’une étape de travail ou ajoutés à partir d’autres sources. Le dossier peut être modifié par chaque participant de workflow à chaque étape de travail.

Volet de travail et zone d’information

Le dossier workflow est divisé en un volet de travail et une zone d’information. Via le menu contextuel, vous pouvez déplacer ou supprimer des objets marqués entre le volet de travail et la zone d’information.

Les objets avec lesquels un workflow a été démarré ne peuvent plus être supprimés du dossier ni déplacés entre le volet de travail et la zone d’information.

La zone d’information peut être masquée par l’administrateur, selon le modèle de workflow correspondant. La fonction permettant de déplacer des objets entre le volet de travail et la zone d’information n’est alors pas disponible (voir Propriétés du modèle Lien externe - Icône).

Ajouter ou créer des objets

Dans un dossier ouvert, vous pouvez ajouter d’autres objets (documents, registres et classeurs, p. ex.) au dossier. Vous pouvez également recréer des documents et des classeurs dans le dossier, mais pas des registres.

Selon la configuration d’un modèle de workflow, il se peut que vous ne puissiez ajouter ou créer que certains types d’objet dans le dossier. Dans ce cas, seuls les types d’objet correspondants sont proposés.

Avec l’aide d’Outlook Add-In for drag and drop dans enaio® webclient et enaio® webclient comme application de bureau, vous avez la possibilité de faire glisser des e-mails depuis Microsoft Outlook et de les déposer dans un dossier workflow (enaio® mobile ne prend pas en charge la fonction glisser-déposer). Comme un nouvel objet doit d’abord être créé dans le dossier workflow pour cela, ce processus est décrit dans Pour créer de nouveaux documents et classeurs dans le dossier, procédez comme suit :.

  1. Passez du dossier ouvert à une liste d’objets (par exemple dans une liste de résultats, à un emplacement, dans la zone des favoris, dans l’historique).

  2. Sélectionnez l’objet souhaité dans la liste d’objets.

  3. Ouvrez le menu contextuel.

  4. Copiez-le à l’aide de la fonction Copier icône Copier dans le menu contextuel.

    L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.

  5. Repassez de la liste d’objets au dossier ouvert.

  6. Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l'icône Davantage d'actions icône Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d'information.

    Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.

  7. Insérez l’objet copié dans le dossier à l’aide de la fonction Insérer icône Insérer dans le menu contextuel.

    L’objet copié est inséré du presse-papiers vers le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.

  8. Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des trois fonctions suivantes :

    1. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer, l’ajout de l’objet dans le dossier est enregistré. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.

    2. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Transférer icône Transférer, l’ajout de l’objet dans le dossier est enregistré. L’étape de travail est fermée et transmise. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.

    3. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Annuler icône Précédent, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. L’ajout de l’objet dans le dossier n’est pas enregistré. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.

  1. Ouvrez un dossier.

  2. Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l'icône Davantage d'actions icône Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d'information.

    Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.

  3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Créer l'objet icône Nouveau dans le menu contextuel.

    Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.

  4. Dans le menu de sélection, sélectionnez d’abord l’armoire, puis le type d’objet souhaité dans le sous-menu qui s’ouvre.

    Sur les smartphones, le menu de sélection des types d’objet est structuré différemment pour des raisons d’espace. Si vous marquez une armoire dans le menu de sélection, une liste des types d’objet disponibles s’ouvre en bas de votre écran.

    Dans le volet de travail ou dans la zone d’information, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec un masque d’indexation et une zone Ajouter du contenu avec une icône Glisser-déplacer icône Plus.

  5. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

    Les documents sans pages peuvent être enregistrés suite au remplissage du masque d’indexation.

  6. Ajoutez un document à la zone Ajouter du contenu. Les options suivantes sont disponibles :

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

    Sur les smartphones, ouvrez la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Ajouter icône Plus dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création.

    Dans la zone Ajouter du contenu, cliquez ou appuyez sur la zone avec l’icône Glisser-déplacer icône Plus. Dans le dialogue de sélection qui s’ouvre, sélectionnez un fichier dans le système de fichier local et chargez-le dans le système d’ordre enaio®.

    Dans enaio® webclient et dans l’application de bureau d’enaio® webclient, vous pouvez ajouter des documents issus du système de fichier local à la zone Ajouter du contenu par un simple glisser-déposer.

    Dans enaio® webclient et dans enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez ajouter des e-mails de Microsoft Outlook à la zone Ajouter du contenu par glisser-déposer si vous avez installé Outlook Add-In for drag and drop.

    L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur et est décrite dans Package MSI enaio® Outlook Add-In NG Lien externe - Icône.

    Dans l’application de bureau d’enaio® webclient et dans enaio® mobile, vous pouvez également ajouter des documents issus du stockage externe à la zone Ajouter du contenu si vous avez classé au préalable ces documents dans le stockage externe. Si le stockage externe contient des documents, vous pouvez accéder à ces documents dans la zone Ajouter du contenu en cliquant ou en appuyant sur l’onglet Issu du stockage externe et en sélectionnant le document souhaité dans la liste des documents.

    L’onglet Issu du stockage externe ne s’affiche que si le stockage externe contient des documents.

    Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment classer des documents dans le stockage externe.

    Dans enaio® mobile, vous pouvez charger des documents directement depuis vos applications sur smartphone ou tablette dans la zone Ajouter du contenu. Pour ce faire, passez du dialogue Nouvelle création à une application sur votre appareil. Créez ou sélectionnez un document. Utilisez la fonction Partager/Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible.

    Dans enaio® mobile, pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à l’appareil photo ou au système de fichier local comme suit :

    1. Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo - icône Appareil photo ou l’icône Classeur icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.

    2. Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.

    Le document est chargé et affiché dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.

  7. Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.

    Sur les smartphones, vous devez d’abord fermer la zone Ajouter du contenu en appuyant sur l’icône Flèche icône Flèche dans la barre de titre du dialogue Nouvelle création pour pouvoir appuyer sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.

    Le dialogue Nouvelle création se ferme.

    Le document est inséré dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.

  8. Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des trois fonctions suivantes :

    1. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer, la nouvelle création de l’objet dans le dossier est enregistrée. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.

    2. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Transférer icône Transférer, la nouvelle création de l’objet dans le dossier est enregistrée. L’étape de travail est fermée et transmise. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.

    3. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Annuler icône Précédent, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. La nouvelle création de l’objet dans le dossier n’est pas enregistrée. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.

Documents sans type

Lors de la création de nouveaux documents, vous avez la possibilité de créer des documents sans type. Ce type de document s’impose lorsque l’emplacement et le type de document ne sont pas encore clairs ou lorsque les documents ne doivent être mis à disposition qu’au moment de l’exécution du workflow. Pour les documents sans type, vous ne devez pas gérer les données d’indexation et les documents sont automatiquement supprimés du système à la fin du workflow. Mais vous ou d’autres participants au workflow avez également la possibilité d’attribuer un type d’objet final et un emplacement aux documents sans type. Une fois le workflow terminé, ces documents restent dans le système et peuvent être recherchés.

  1. Ouvrez un dossier.

  2. Cliquez ou appuyez longuement dans la zone vide du volet de travail ou dans la zone d’information et ouvrez le menu contextuel. Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel en cliquant sur l'icône Davantage d'actions icône Davantage d'actions dans la barre de titre du volet de travail ou de la zone d'information.

    Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.

  3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Créer l'objet icône Nouveau dans le menu contextuel.

    Le menu de sélection avec les types de registre et de document disponibles s’ouvre.

  4. Choisissez le type d’objet Document sans type (icône vieille)/Document sans type (icône nouvelle) sans type dans le menu déroulant.

    Un sous-menu s’ouvre avec les types principaux à choisir.

  5. Sélectionnez un type principal et déterminez ainsi quel module doit être utilisé pour la création de documents.

    Le dialogue Modifier le contenus’ouvre avec une zone Ajouter du contenu.

  6. Ajoutez un document à la zone Ajouter du contenu. Les options suivantes sont disponibles :

    Dans la zone Ajouter du contenu, cliquez ou appuyez sur la zone avec l’icône Glisser-déplacer icône Plus. Dans le dialogue de sélection qui s’ouvre, sélectionnez un fichier dans le système de fichier local et chargez-le dans le système d’ordre enaio®.

    Dans enaio® webclient et dans l’application de bureau d’enaio® webclient, vous pouvez ajouter des documents issus du système de fichier local à la zone Ajouter du contenu par un simple glisser-déposer.

    Dans enaio® webclient et dans enaio® webclient comme application de bureau, vous pouvez ajouter des e-mails de Microsoft Outlook à la zone Ajouter du contenu par glisser-déposer si vous avez installé Outlook Add-In for drag and drop.

    L’installation du complément d’application peut être effectuée par votre administrateur et est décrite dans Package MSI enaio® Outlook Add-In NG Lien externe - Icône.

    Dans l’application de bureau d’enaio® webclient et dans enaio® mobile, vous pouvez également ajouter des documents issus du stockage externe à la zone Ajouter du contenu si vous avez classé au préalable ces documents dans le stockage externe. Si le stockage externe contient des documents, vous pouvez accéder à ces documents dans la zone Ajouter du contenu en cliquant ou en appuyant sur l’onglet Issu du stockage externe et en sélectionnant le document souhaité dans la liste des documents.

    L’onglet Issu du stockage externe ne s’affiche que si le stockage externe contient des documents.

    Consultez Transférer des documents au stockage externe pour savoir comment classer des documents dans le stockage externe.

    Dans enaio® mobile, vous pouvez charger des documents directement depuis vos applications sur smartphone ou tablette dans la zone Ajouter du contenu. Pour ce faire, passez du dialogue Nouvelle création à une application sur votre appareil. Créez ou sélectionnez un document. Utilisez la fonction Partager/Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible.

    Dans enaio® mobile, pour les types d’objet qui autorisent les images, vous pouvez accéder à l’appareil photo ou au système de fichier local comme suit :

    1. Sur les appareils dotés du système d’exploitation Android, appuyez sur l’icône Appareil photo - icône Appareil photo ou l’icône Classeur icône Classeur dans la zone Ajouter du contenu.

    2. Sur les appareils dotés du système d’exploitation iOS, appuyez sur la zone Ajouter du contenu.

    Le document est chargé et affiché dans la zone Ajouter du contenu sous forme d’aperçu miniature.

  7. Cliquez ou appuyez sur le bouton Enregistrer dans le dialogue Modifier le contenu.

    Le dialogue Modifier le contenu se ferme.

    Le document sans type est inséré dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert.

  8. Complétez le traitement de l’étape de travail avec l’une des trois fonctions suivantes :

    1. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer, la nouvelle création du document sans type dans le dossier est enregistrée. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.

    2. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Transférer icône Transférer, la nouvelle création du document sans type dans le dossier est enregistrée. L’étape de travail est fermée et transmise. L’étape de travail transférée est retirée de la liste des étapes de travail à modifier dans la boîte de réception Mes messages.

    3. Si vous cliquez ou appuyez sur l’icône Annuler icône Précédent, vous pouvez annuler la modification de l’étape de travail. La nouvelle création du document sans type dans le dossier n’est pas enregistrée. L’étape de travail est fermée et vous revenez à la boîte de réception Mes messages.

Les documents sans type présentent certaines particularités et se reconnaissent dans le dossier par les caractéristiques suivantes :

Les documents sans type sont signalés par l’icôneStockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow dans la colonne Stockage de workflow. L’icône indique que le document sans type n’a pas d’emplacement.

Un dossier peut également contenir des documents de type objet qui n’ont pas d’emplacement. Ces documents sont alors également marqués par cette icône.

Les documents sans type sont marqués dans la colonne Objet avec la désignation Sans type.

Dans l’aperçu des détails d’un document sans type, seules les zones Aperçu des détails des données d’indexation – icône Données d'indexation, Aperçu des détails Workflow – icône Workflows et Aperçu des détails de l’historique – icône Historique sont affichées. Dans la zone Données d’indexation, seules les propriétés de l’objet (paramètres de base) du document sans type sont affichées.

Les autres zones de l’aperçu des détails (Aperçu des détails des notes – icône Notes et Aperçu des détails des rappels – icône Rappels) et d’autres données d’indexation ne sont affichées que lorsque le type d’objet final et un emplacement ont été attribués au document sans type.

Si vous marquez un document sans type dans un dossier et que vous ouvrez le menu contextuel, vous ne verrez qu’un nombre limité de fonctions (comme Supprimer icône Supprimer, Copier icône Copier ou Démarrer le workflow – icôneDémarrer le workflow).

D'autres fonctions du menu contextuel (comme Modifier les données d'indexation icône Modifier les données d'indexation, Exporter icône Exporter ou Ajouter aux favoris icône Ajouter aux favoris) ne sont disponibles que lorsque le type d'objet final et un emplacement ont été attribués au document sans type.

Pour ne pas perdre les documents sans type à la fin d’un workflow, vous devez leur attribuer un type d’objet final et un emplacement.

  1. Marquez un document sans type dans le dossier workflow.

    Les documents sans type sont signalés par l’icôneStockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow dans la colonne Stockage de workflow.

  2. Ouvrez le menu contextuel.

  3. Cliquez ou appuyez sur l’icône Copier icône Copier dans le menu contextuel.

    L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.

  4. Passez à l’emplacement où le document sans type doit être classé.

    Là, si l’Affichage de carte - Icône Affichage de carte est ouvert, passez à l’Affichage du tableau - Icône Affichage du tableau.

  5. Dans le nouvel emplacement, cliquez ou tapez dans l'espace vide de la zone de contenu et ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'espace vide dans enaio® mobile.

    Vous pouvez également sélectionner un classeur ou un registre dans l’arborescence des registres du nouvel emplacement puis ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'entrée dans enaio® mobile.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

    Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.

  6. Cliquez ou appuyez sur l’icône Insérer comme icône Insérer comme dans le menu contextuel.

    Le menu de sélection avec les types de document disponibles s’ouvre.

    En fonction des relations d’objet du classeur ou du registre sélectionné et de vos droits, vous pouvez avoir le choix entre différents types d’objet.

  7. Sélectionnez un type d’objet correspondant au document sans type.

    Dans l’espace de travail, le dialogue Nouvelle création s’ouvre avec le masque d’indexation du type d’objet sélectionné et une zone Ajouter du contenu avec le fichier document du document sans type.

  8. Remplissez le masque d’indexation dans le dialogue Nouvelle création.

  9. Cliquez ou appuyez sur l’icône Enregistrer icône Enregistrer dans le dialogue Nouvelle création.

Le document sans type est classé et affiché dans la zone de contenu de l’emplacement.

L’icône Stockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow du document dans le dossier est supprimée.

Le document qui était auparavant affiché comme sans type possède désormais un type d’objet final et un emplacement.

Le document peut être recherché.

Documents sans emplacement

Les documents créés dans un dossier workflow n’ont pas d’emplacement dans le système d’ordre enaio®. Ils sont indiqués par une icône Stockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow dans le dossier. Bien qu’ils puissent être transmis à d’autres participants d’un workflow, ils ne peuvent pas être recherchés dans le système. Pour que ces documents puissent être recherchés, il faut leur attribuer un emplacement dans le système. Dès que les objets du dossier workflow possèdent un emplacement dans enaio®, seuls les utilisateurs possédant les droits d’accès appropriés peuvent accéder à ces objets.

Les nouveaux classeurs créés dans un dossier workflow ont un emplacement dans le système et peuvent donc également être recherchés.

En fonction des spécifications d’un site et de vos droits, il se peut que vous ne puissiez ajouter que certains types d’objet à un emplacement. Votre administrateur vous fournira les informations à ce sujet.

Toutes les modifications apportées aux objets dans le dossier sont immédiatement enregistrées et ne peuvent pas être restaurées en annulant une étape de travail.

  1. Ouvrez un dossier.

  2. Dans le volet de travail ou la zone d’information du dossier ouvert, marquez un document identifié par l’icône Stockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow.

    Dans enaio® mobile, ouvrez le 'volet de travail' ou la 'zone d’information' en appuyant sur les onglets Volet de travail ou Zone d’information.

    L’icône Stockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow ne s’affiche pas sur les smartphones. Mais vous pouvez aussi reconnaître un document sans emplacement par le fait que la fonction Ouvrir l'emplacement icône Ouvrir l'emplacement n’est pas disponible dans le menu contextuel.

  3. Ouvrez le menu contextuel.

  4. Cliquez ou appuyez sur l’icône Copier icône Copier dans le menu contextuel.

    L’objet marqué est copié dans le presse-papiers.

  5. Passez du dossier ouvert à l’emplacement où le document doit être classé.

    Là, si l’Affichage de carte - Icône Affichage de carte est ouvert, passez à l’Affichage du tableau - Icône Affichage du tableau.

  6. Dans le nouvel emplacement, cliquez ou tapez dans l'espace vide de la zone de contenu et ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'espace vide dans enaio® mobile.

    Vous pouvez également sélectionner un classeur ou un registre dans l’arborescence des registres du nouvel emplacement puis ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'entrée dans enaio® mobile.

    Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

    Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.

  7. Cliquez ou appuyez sur l’icône Insérer icône Insérer dans le menu contextuel.

    1. Si vous souhaitez attribuer un emplacement à un document typé, cliquez ou appuyez sur Ajouter l'emplacement icône Ajouter l'emplacement dans le sous-menu.

    2. Si vous attribuez un emplacement à un document sans type, vous devez

      • sélectionner d’abord le type d’objet final

      • remplir ensuite le masque d’indexation et

      • pour finir, fermer le masque d’indexation en cliquant ou en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Le document est inséré à l’emplacement souhaité dans la liste d’objets dans la zone de contenu.

L’icône Stockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow du document dans le dossier est supprimée.

Le document peut être recherché.

Les documents sans emplacement sont perdus lors du transfert de la dernière étape de travail !

Retirer ou supprimer des documents du dossier

Ce qu’il advient d’un document que vous retirez du dossier dépend du type de document :

Lorsque vous retirez un document avec un emplacement du dossier, vous ne retirez que le lien du document vers le dossier. Le document lui-même n’est pas supprimé dans le système d’ordre.

Si vous retirez un document sans type d’un dossier, le document n’est pas transféré vers la corbeille d’enaio® webclient et ne peut donc pas être restauré. Il est irrémédiablement supprimé.

Les documents sans type sont reconnaissables à l’icône Stockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow.

Si vous retirez un document sans emplacement d’un dossier, le document n’est pas transféré vers la corbeille d’enaio® webclient et ne peut donc pas être restauré. Il est irrémédiablement supprimé.

Les documents sans emplacement sont reconnaissables à l’icône Stockage de workflow Ligne icône Stockage de workflow.

Selon le modèle de workflow, un workflow peut également contenir une zone 'Journal'. Toutes les étapes de travail d’un workflow sont consignées et visibles par tous les participants dans le journal. Outre la date, l'heure, le type d'activité et l'utilisateur responsable du processus, les résultats des activités 'Approbation' et 'Vote' des participants individuels sont enregistrés dans la colonne 'Journal'.

La zone 'Journal' peut être adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise et peut donc différer de cette description.

Selon le modèle de workflow, un workflow peut également contenir une zone 'Liste de processus'. La zone 'Liste de processus' contient diverses activités que vous pouvez lier à une liste de processus. Vous pouvez enregistrer ces listes de processus et les réutiliser comme modèles. Pour plus d’informations sur l’utilisation des listes de processus, consultez Workflow ad hoc.

Enregistrer ou annuler les modifications

Si vous souhaitez modifier une étape de travail et enregistrer les modifications, vous devez faire la distinction entre les modifications dans les zones de workflow (feuille de données, dossier et liste de processus) et les modifications apportées aux objets dans le système d’ordreenaio® :

  • Zone de workflow Feuille de données

    Toutes les saisies ou modifications de données dans les masques de workflow de la zone Feuille de données sont annulées si vous cliquez sur le bouton Annuler icône Précédent ou sont enregistrées si vous Enregistrer icône Enregistrer ou Transférer icône Transférer l'étape de travail à la fermeture.

  • Zone de workflow Liste de processus

    Il en va de même si vous composez votre propre workflow ad hoc dans la zone de workflow Liste de processus ou si vous adaptez ou modifiez une liste de processus existante. Un clic ou une pression du doigt sur le bouton Annuler icône Précédent annule les modifications, les boutons Transférer icône Transférer ou Enregistrer icône Enregistrer les enregistrent.

  • Zone de workflow Dossier

    Pour les modifications d’objet dans la zone de workflow Dossier, vous devez faire la distinction entre les modifications dans la zone de workflow et les modifications d’objets dans le système d’ordre enaio®.

    • Modifications dans le dossier

      Si vous créez un nouveau document dans un dossier, que vous déplacez des objets entre la zone de travail et la zone d’information ou que vous retirez des documents du dossier, ces modifications doivent être enregistrées lorsque vous fermez l’étape de travail si vous souhaitez les conserver. Si vous transférez l’étape de travail lors de la fermeture, les modifications seront également reprises. Ce n’est que si vous cliquez sur le bouton Annuler icône Précédent que les modifications seront annulées.

      Lorsque vous supprimez un objet dans le dossier, vous ne supprimez que le lien de l'objet vers le dossier. L’objet lui-même n’est pas supprimé dans le système d’ordre.

    • Modifications dans le système d’ordre enaio®

      Par exemple, si vous modifiez les données d'indexation d'un objet dans un dossier, vous décidez si les modifications doivent être enregistrées lorsque vous fermez le masque d'indexation et non lorsque vous fermez l'étape de travail. Il en va de même, par exemple, lorsque vous modifiez le contenu de documents dans un dossier, que vous vous abonnez à des objets ou que vous les marquez pour un rappel. Si vous attribuez un type d’objet ou un emplacement à un document sans type ou sans emplacement dans le dossier, cela se fait dans le système d’ordre enaio®et ne peut pas être annulé lors du Annuler icône Précédent de l’étape de travail.