Verweisdokumente

enaio® webclient • 10.10 »

Ein Verweisdokument- Symbol Verweisdokument ist eine Dokumentdatei mit mehreren Standorten und mehreren Indexdatenmasken. Physikalisch existiert nur eine Dokumentdatei, welche an mehrere Standorte verlinkt ist. Verweisdokumente sind in den statischen Spalten von Objektlisten (z. B. in Trefferlisten, an Standorten oder in Workflow-Akten) mit einem Verweisdokument- Symbol grünen Pfeil gekennzeichnet (siehe Statische Spalten).

Bitte beachten Sie, dass statische Spalten ausgeblendet sein können. Wie Sie statische Spalten ein- und ausblenden, ist in Anzeige statischer Spalten in Objektlisten ändern beschrieben.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones mit einer Displaygröße von weniger als 420 Pixel werden Verweisdokumente nicht durch einen Verweisdokument- Symbol grünen Pfeil, sondern mit dem Hinweis Verweisdokument gekennzeichnet.

Verweisdokumente sind nicht mit Dokumenten mit mehreren Standorten zu verwechseln. Verweisdokumente liegen in verschiedenen Schränken und können auf unterschiedlichen Dokumenttypen basieren. Dokumente mit mehreren Standorten befinden sich alle in ein und demselben Schrank und besitzen alle denselben Dokumenttyp (siehe Dokumente mit mehreren Standorten).

Erstellen

Verweisdokumente können Sie mit Hilfe der Kontextmenü-Funktion Verweisdokument anlegen erstellen. Verweisdokumente können auch schrankübergreifend angelegt werden. Ebenso ist die Anlage eines Verweisdokuments in einem anderen Dokumenttyp möglich. Im Erstellungsdialog werden am neuen Standort, die für die Erstellung des Verweisdokuments zur Verfügung stehenden Dokumenttypen aufgelistet.

Im Offline-Modus steht die Funktion nicht zur Verfügung. In Workflow-Akten stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Von einem Dokument in einer Workflow-Akte, welches im enaio®-Ordnungssystem einen Ablageort hat, können Sie ein Verweisdokument in einem Ordner oder in einem Register anlegen. Dies gilt jedoch nicht für Dokumente in Workflow-Akten, die noch nicht im enaio®-Ordnungssystem abgelegt wurden.

  • In eine Workflow-Akte können keine Verweisdokumente angelegt werden.

  • Sie können einen objektbezogenen Workflow mit einem Verweisdokument starten (siehe Workflows starten). Das Verweisdokument wir in diesem Fall in die Workflow-Akte übernommen.

  1. Wählen Sie ein Dokument (z. B. in einer Trefferliste, an einem Standort oder im Favoritenbereich) aus.

  2. Öffnen Sie das Kontextmenü.

  3. Klicken bzw. tippen Sie auf das Kopieren - Symbol Kopieren-Symbol.

  4. Wechseln Sie in einen anderen Ordner oder in ein anderes Register und öffnen Sie, wenn nötig, die Tabellenansicht - Symbol Tabellenansicht.

  5. Klicken bzw. tippen Sie am neuen Standort in die leere Fläche im Inhaltsbereich und öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf die leere Fläche drücken.

    Alternativ können Sie auch im Registerbaum des neuen Standorts einen Ordner oder ein Register auswählen und dann das Kontextmenü öffnen, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf den Eintrag drücken.

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    Auf Smartphones sind aus Platzgründen Navigationsbereich und Inhaltsbereich nicht nebeneinander angeordnet. Sie können in den Navigationsbereich wechseln, indem Sie in der Titelzeile des Standortes das Registerbaum - Symbol Registerbaum-Symbol antippen. Mit einem Fingertipp auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Inhaltsbereich.

  6. Klicken bzw. tippen Sie auf das Einfügen - Symbol Einfügen-Symbol.

    Ein Unter-Kontextmenü mit verschiedenen Einfügeoptionen wird geöffnet.

  7. Klicken bzw. tippen Sie im Unter-Kontextmenü auf den Eintrag Verweisdokument anlegen.

    Der Auswahldialog Typ für Verweisdokument wählen mit den verschiedenen Dokumenttypen, welche am ausgewählten Standort angelegt werden dürfen, wird geöffnet.

  8. Wählen Sie im Auswahldialog einen Dokumenttyp aus.

    Die Indexdatenmaske Verweisdokument anlegen mit einer Vorschau auf das Originaldokument wird geöffnet.

  9. Füllen Sie die Felder der Indexdatenmaske aus. Abhängig vom ausgewählten Dokumenttyp kann es sein, dass bestimmte Felder der Indexdatenmaske schon vor ausgefüllt sind. Überschreiben Sie bei Bedarf die Inhalte in diesen Feldern.

    Die Vorschau auf das Originaldokument in der Registerkarte Inhalt kann nicht bearbeitet bzw. gelöscht werden.

  10. Klicken bzw. tippen Sie abschließend auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol.

Das Verweisdokument wird angelegt.

Suchen

Sie können nach Verweisdokumenten mit Hilfe der Basisparameter-Suche suchen (siehe Suchen in enaio®). Sie öffnen sie, indem Sie die Anfragemaske eines Dokumenttyps öffnen und dort auf das Basisparameter- Symbol 'Basisparameter hinzufügen'-Symbol in der Anfragemaske-Titelzeile klicken bzw. tippen. Die Basisparameter-Suche durchsucht immer alle Dokumente des Dokumenttyps, dessen Anfragemaske Sie geöffnet haben.

Bearbeiten

Bei Verweisdokumenten ist es nicht möglich, die Dokumentdatei an Verweisstandorten zu bearbeiten. Die Dokumentdatei kann nur über das Originaldokument bearbeitet werden. Den Standort des Originaldokuments können Sie mit Hilfe der Übersichtsanzeige Standorte, Verknüpfungen und Verweise herausfinden (siehe Übersicht aller Standorte, Verknüpfungen und Verweise). Markieren Sie ein Verweisdokument und rufen Sie die Übersichtsanzeige der Standortbeziehungen mit Hilfe der Kontextmenü-Funktion Übersichtsmenü 'Standorte, Verknüpfungen und Verweise' - Symbol Standorte, Verknüpfungen und Verweise auf. Im Übersichtsanzeige wird u. a. das Originaldokument aufgelistet, zu dessen Standort Sie mit Hilfe der Kontextmenü-Funktion Standort öffnen - Symbol Standort öffnen gelangen.

Die Indexdaten von Verweisdokumenten können Sie an jedem Standort bearbeiten. Die Änderung der Indexdaten an einem Standort beeinflusst die Indexdaten anderer Standorte nicht.

Verweisdokumente können Sie, so wie jedes andere Dokument kopieren, verschieben, abonnieren usw.

Löschen

Wenn Sie ein Verweisdokument löschen, dann löschen Sie nur die dortigen Standortdaten. Alle anderen Standorte bleiben erhalten. Gelöschte Verweisdokumente können nicht wiederhergestellt werden.

Verweisdokument in Dokument ohne Seiten umwandeln

Wenn Sie ein Verweisdokument öffnen wollen, dessen Dokumentdatei gelöscht wurde, dann ist dies nicht mehr möglich. Sie erhalten eine Fehlermeldung und die Möglichkeit, die Indexdaten des Verweisdokuments zu erhalten, indem Sie es in ein Dokument ohne Seiten umwandeln (siehe Dokumente ohne Seiten).