Grundlegende Konzepte und Begriffe

Mit dem Begriff "Objekt" werden in enaio® neben Ordnern, Registern und Dokumenttypen auch Workflow-Akten u. a. m. bezeichnet. Da zu jedem Objekt auch verschiedene Datenmasken, Scripts oder Modelle gehören können, sprechen wir in diesem Zusammenhang von "Objekttypen".

Objekttypen, also auch Ordner-, Register- und Dokumenttypen, werden vom Administrator in enaio® editor eingerichtet.

Zu jedem enaio®-Objekt (Schrank, Ordner, Register, Dokument etc.) gehören Indexdaten, die über die Indexdatenmasken erfasst und verwaltet werden. Die Indexdatenmasken sind vorgegeben. Sie werden vom Administrator erstellt.

Die Indexdatenmasken unterscheiden sich von Objekttyp zu Objekttyp. Die Sichtbarkeit und Bearbeitung der enaio®-Objekte, ihrer Datenmasken oder sogar einzelner Datenfelder durch die Anwender, wird über das Berechtigungssystem von enaio® geregelt.

Die Indexdaten werden von Benutzern erfasst, in Datenbanken abgelegt und bei Bedarf wieder angezeigt bzw. weiterverwendet. Sie bilden außerdem eine Grundlage für Suchanfragen.

Das Ordnungssystem in enaio® ist hierarchisch aufgebaut. Es besteht immer aus einem oder mehreren Schränken, die vollständig unabhängig voneinander eingerichtet werden können. Diese Schränke enthalten Ordner (z. B. kann der Schrank "Kunden" verschiedene Firmen als Ordner enthalten). Die Ordner wiederum enthalten Register und Dokumente, die Register wiederum Unterregister und Dokumente.

Schränke werden durch Ihren Administrator eingerichtet. Ordner und Register erstellen und indexieren Sie direkt in enaio® mit Hilfe der eingerichteten Indexdatenmasken (siehe Ordner anlegen bzw. Register anlegen).

In enaio® ist es möglich zu bestimmen, welche Dokument- und Registertypen in welchen Ordnertypen liegen dürfen. Diese Abhängigkeiten werden auch als "Objekttyprelationen" bezeichnet. Über Objekttyprelationen kann auch vorgegeben werden, auf welcher Ebene eines Ordnertyps Register- und Dokumenttypen angelegt werden dürfen und in welcher Anzahl.

In der Regel wird jeder, in enaio® abgelegten Dokumentdatei, ein Dokumenttyp zugeordnet. Der Dokumenttyp legt fest, welche Indexdatenmaske für die Indexierung und für die Suche benutzt wird sowie welches Modul zum Einsatz kommt.

Dokumenttypen, die von dieser Spezifizierung abweichen sind:

Dokumente ohne Seiten

Dokumente ohne Seiten sind Dokumente, die nur aus den Indexdaten bestehen. Sie sind in Objektlisten (z. B. in Trefferlisten oder an einem Standort) am 'Dokument ohne Seiten'-Symbol in der Spalte Archivierungsstatus erkennbar.

Dokumente ohne Seiten können vom Administrator eingerichtet werden, um so Informationen im Archiv zu verwalten. Mithilfe dieser enaio®-Objekte können Sie beispielsweise Adressen, Kundenstammdaten, Statusinformationen oder Fundstellen von Papierakten verwalten. Dokumente ohne Seiten, die vom Administrator eingerichtet wurden, erstellen Sie genauso, wie andere Dokumente auch.

Dokumente ohne Seiten können auch von Ihnen für jeden Dokumenttyp erstellt werden (siehe Dokumente anlegen). Diesen Dokumenten können Sie oder ein anderer Benutzer später 'Seiten' hinzufügen.

Typenlose Dokumente

Typenlose Dokumente sind Dokumente, denen kein Dokumenttyp zugeordnet wurde. Typenlose Dokumente werden bei neu hinzugefügten Dokumentdateien in Workflow-Akten verwendet, wenn der Ablageort und der Dokumenttyp noch unklar sind oder wenn Dokumente nur zur Laufzeit des Workflows zur Verfügung gestellt werden sollen. Typenlosen Dokumenten kann nachträglich ein finaler Dokumenttyp und ein Ablageort zugeordnet werden. Wenn dies nicht geschieht, dann werden sie am Ende eines Workflows wieder automatisch aus dem System entfernt (siehe Typenlose Dokumente).

Modulübergreifende Dokumenttypen

Dokumenttypen können auch modulübergreifend eingerichtet werden. Dieser Dokumenttyp nimmt Dokumentdateien aller Formate auf (Windows-Dokumente, Bilddokumente, XML u. a.). Bei modulübergreifende Dokumenttypenwerden verschiedene Informationsarten mit Hilfe einer gemeinsamen Datenmaske indexiert. So stehen z. B. für einen Geschäftsbrief, der im Original als Word-Datei vorliegt, dieselben Indexdatenfelder zur Verfügung wie für sein Abbild im TIFF-Bildformat.

Der Dokumenttyp legt ebenfalls fest, welches Modul enaio® benutzt. Die Module sind Schnittstellen zu Soft- und Hardware, mit denen Sie Dokumente erfassen und anzeigen lassen. Der Dokumenttyp und die Dokumente sind, je nach Modultyp, mit einem Standardsymbol gekennzeichnet. Der Administrator kann jedem Dokumenttyp aber auch ein eigenes Symbol zuordnen.

Folgende Module können Ihnen zur Verfügung stehen:

Symbol	Modul
	Modul für Schwarz-/Weiß-Bilder (z. B. gescannte Schriftstücke)
	Modul für Farbbilder (z. B. Fotos)
	Modul für Graustufenbilder (z. B. Röntgenbilder)
	Modul für Filme (AVI- oder MPEG-Dateien)
	Modul für Windows-Dokumente (W-Dokumente). W-Dokumente erstellen Sie mit externen Anwendungen, z. B. Microsoft Word
	Modul für E-Mails
	Modul für XML-Dokumente XML-Dokumente werden administrativ über einen Datenimport erstellt.

Module müssen ausdrücklich über Lizenzschlüssel lizenziert werden. Wenn ein Modul für Ihren Arbeitsplatz nicht lizenziert ist, werden die zugeordneten Dokumenttypen und Dokumente nicht angezeigt.

Mit Standort wird in enaio® die Stelle bezeichnet, an der ein Objekt (z. B. Dokumente, Ordner oder Register) im Ordnungssystem von enaio® abgelegt wurde (siehe Standort öffnen). Während Register und Ordner nur einen Standort haben, können Dokumente mehrere Standorte im enaio®-Ordnungssystem besitzen (siehe Dokumente mit mehreren Standorten und Verweisdokumente).

Um als revisionssicher zu gelten, muss ein Archiv bestimmten Kriterien gerecht werden. So muss ein Archiv die Richtigkeit und Vollständigkeit der archivierten Informationen sowie die Sicherheit des Gesamtverfahrens gewährleisten. Während der Aufbewahrungszeit müssen die Informationen vor Veränderung, Verfälschung und Verlust gesichert sein. Die Nutzung des Archivs darf nur durch Berechtigte erfolgen und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden. Weitere Aspekte der Revisionssicherheit stellen die Dokumentation des Verfahrens sowie die Nachvollziehbarkeit und die Prüfbarkeit des Archivierungsprozesses dar. enaio® verfügt über die technologischen Voraussetzungen für die Einhaltung dieser Kriterien.

Welche Dokumente revisionssicher archiviert werden sollen legen Sie fest (siehe Revisionssicher archivierte Dokumente ). Die revisionssichere Archivierung selbst führt der Administrator aus.