Suchen in enaio®

enaio® webclient • 10.10 »

enaio® bietet zahlreiche Möglichkeiten, abgelegte Objekte schnell wieder zu finden. Diese Seite bietet Ihnen einen Überblick über die vorhandenen Suchmöglichkeiten in enaio®.

Volltextsuche

Durchsucht den Inhalt und die Indexdaten von Objekten (z. B. Ordner, Register und Dokumente).

Folgende Möglichkeiten der Volltextsuche stehen Ihnen in enaio® zur Verfügung

Durchsucht den Inhalt und die Indexdaten sämtlicher Objekte in enaio®. Diese Suche kann u. U. einige Zeit in Anspruch nehmen. Die globale Volltextsuche finden Sie auf dem Dashboard von enaio® webclient (siehe Objekte über den Volltext suchen).

Durchsucht den Inhalt und die Indexdaten sämtlicher Objekte innerhalb eines Schrankes in enaio®. Schrankbezogene Volltextsuchen können Sie auf dem Dashboard von enaio® webclient ausführen (siehe Objekte über den Volltext suchen).

Durchsucht den Inhalt und die Indexdaten sämtlicher Objekte innerhalb eines Ordners- bzw. Registers in enaio®. Diese Art der Volltextsuche steht nur in enaio® clientLink extern - Symbol zur Verfügung. In enaio® webclient haben Sie z. Zt. keine Möglichkeit, die Volltextsuche auf einen Ordner- bzw. auf ein Register einzuschränken.

Durchsucht den Inhalt und die Indexdaten sämtlicher Objekte eines bestimmten Objekttyps in enaio®, soweit die Volltextsuche für diesen Objekttyp eingerichtet ist.

Objekttyp-bezogene Volltextsuchen können Sie auf den Anfragemaske der für die Volltextsuche eingerichteten Objekttypen ausführen (siehe Objekte über den Volltext suchen).

Durchsucht den Inhalt eines bestimmten Dokuments. Die dokumentbezogene Inhaltssuche steht Ihnen in der Vorschaubereich Dokumentvorschau - Symbol Inhaltsvorschau und im enaio® office-365-dashlet zur Verfügung (siehe Der Vorschaubereich).

Suche nach Objekteigenschaften

Sucht Objekte mit bestimmten Eigenschaften (z. B. Objekttyp, Dateiformat, Ersteller).

Folgende Möglichkeiten der Suche nach Objekteigenschaften stehen Ihnen in enaio® zur Verfügung

Objekttypen, Dokumenttypen oder Dateiformate können Sie mit Hilfe der Objektsuche - Symbol Objektsuche im Hauptmenü finden. Über die Anfragemasken der jeweiligen Objekttypen lässt sich die Suche weiter einschränken.

Bitte beachten Sie, dass Objekttypen in enaio® unternehmensspezifisch angepasst sind, so dass sich die Möglichkeiten der Objektsuche von System zu System unterscheiden.

Ordner oder Register finden Sie mit Hilfe der Objektsuche. Die Objektsuche steht Ihnen im Hauptmenü zur Verfügung. Da Ordner und Register in enaio® immer einem Objekttyp zugeordnet sind, müssen Sie zuerst in der Objektsuche - Symbol Objektsuche im Hauptmenü den entsprechenden Ordner- oder Register-Objekttyp auswählen (siehe Objekte über Indexdaten und Basisparameter suchen). Über Anfragemasken lässt sich die Suche weiter einschränken.

Dokumente finden Sie ebenfalls mit Hilfe der Objektsuche. Die Objektsuche steht Ihnen im Hauptmenü zur Verfügung. Da Dokumente in enaio® immer einem Objekttyp zugeordnet sind, müssen Sie zuerst in der Objektsuche - Symbol Objektsuche im Hauptmenü den entsprechenden Dokument-Objekttyp auswählen (siehe Objekte über Indexdaten und Basisparameter suchen). Über Anfragemasken lässt sich die Suche weiter einschränken. Je nach Konfiguration können Dokumenttypen weitere Differenzierungen, z. B. in bestimmte Dokumentarten, ermöglichen.

Dokumente in der externen Ablage sind noch keinem Objekttyp zugeordnet und sind daher von der Suche ausgeschlossen.

In enaio® gibt es keine übergreifende Suche nach Dateiformaten, weil

  • enaio® ein Dokumenten-Management-System und kein Dateisystem ist.

  • Objekttypen in enaio®, je nach Konfiguration, verschiedene Dateiformate in einem Objekttyp zulassen können.

  • Objekttypen in enaio®, je nach Konfiguration, mehrere Dateien in einem Dokument zulassen können.

Je nach Konfiguration, können einzelne Objekttypen jedoch die Klassifizierung nach Dateiformaten vorsehen. In diesen Fall können Sie in der Anfragemaske des Objekttyps nach bestimmten Dateiformaten suchen bzw. die Suche auf ein bestimmtes Dateiformat in diesem Objekttyp einschränken. Die Konfiguration von Objekttypen wird von ihrem Administrator festgelegt.

Mit Hilfe der Basisparameter-Suche können Sie nach Ersteller, Bearbeiter, Favoriten, Verweisdokumente u. v. a. m. suchen. Die Basisparameter-Suche ist auch eine Objektsuche. Sie öffnen sie, indem Sie die Anfragemaske eines Objekttyps öffnen und dort auf das Basisparameter- Symbol 'Basisparameter hinzufügen'-Symbol in der Anfragemaske-Titelzeile klicken bzw. tippen (siehe Basisparameter-Suche). Die Basisparameter-Suche durchsucht immer alle Objekte des Objekttyps, dessen Anfragemaske Sie geöffnet haben.

Die Funktion kann systemweit vom Administrator ausgeschaltet oder auf die Eingabe des eigenen Benutzernamens in den Feldern Ersteller, Bearbeiter und Besitzer eingeschränkt werden (siehe enaio®-Administration Link extern - Symbol).

Nach folgenden Kriterien können Sie in der Basisparameter-Suche suchen:

Sucht nach dem Ersteller eines Objekts. Sie können in einer Liste mögliche Ersteller auswählen.

Sie können auch per Texteingabe nach Erstellern suchen. Sobald drei Zeichen eingegeben wurden, werden bereits vorliegende Einträge, die mit diesen Zeichen beginnen, angezeigt und können übernommen werden.

Die Suche kann auch auf einen Zeitraum eingeschränkt werden.

Sucht nach dem Bearbeiter eines Objekts. Sie können in einer Liste mögliche Bearbeiter auswählen.

Sie können auch per Texteingabe nach Bearbeitern suchen. Sobald drei Zeichen eingegeben wurden, werden bereits vorliegende Einträge, die mit diesen Zeichen beginnen, angezeigt und können übernommen werden.

Die Suche kann auch auf einen Zeitraum eingeschränkt werden.

Sucht nach dem Besitzer eines Objekts. Sie können in einer Liste mögliche Besitzer auswählen.

Sie können auch per Texteingabe nach Besitzern suchen. Sobald drei Zeichen eingegeben wurden, werden bereits vorliegende Begriffe, die mit diesen Zeichen beginnen, angezeigt und können übernommen werden.

Sie können nach der Aufbewahrungszeit, nach der geplanten Aufbewahrungszeit und nach dem Archivierungsdatum suchen.

Die Suche kann auch auf einen Zeitraum eingeschränkt werden.

Sie können nach Dokumenten suchen, die entweder von Ihnen selbst bzw. von anderen ausgecheckt wurden (siehe Aus- und einchecken).

Sie können nach Verweisdokumenten suchen (siehe Verweisdokumente).

Sie können nach den Archivierungsstatus nicht zur Archivierung freigeben bzw. zur Archivierung freigeben suchen.

Sie können nach Dokumenten ohne Seiten suchen.

Sie können nach W-Dokumenten mit Varianten suchen (siehe Varianten verwalten).

Sie können nach Dokumenten mit mehreren Standorten suchen (siehe Dokumente mit mehreren Standorten).

Sie können nach Dokumenten suchen, die in einem Register bzw. die in keinem Register liegen.

Dokumente, die in keinem Register liegen, können - abhängig von Ihren Benutzereinstellungen - von Suchen ausgeschlossen sein (siehe Anfrageverhalten). Mit dieser Basisparameter-Suche finden Sie diese Dokumente und können Sie, wenn Sie es wünschen, verschieben.

Sie können nach Dokumenten mit digitalen Signaturen suchen. Die Basisparameter-Suche unterscheidet in Signiert in aktueller Version und in Signiert in vorheriger Version.