E-Mails aus Microsoft Outlook hochladen

yuuvis® RAD client 10.x

Mit Hilfe von yuuvis® RAD Outlook Add-In (siehe yuuvis® RAD Outlook Add-In) können Sie E-Mails aus Microsoft Outlook direkt in yuuvis® RAD ablegen. yuuvis® RAD Outlook Add-In erweitert die Menübandregisterkarte Start in Microsoft Outlook um die Gruppe yuuvis® RAD mit der Schaltfläche E-Mail anlegen für Posteingänge bzw. mit der Schaltfläche E-Mail senden und anlegen, wenn Sie E-Mails erstellen, beantworten oder weiterleiten.

E-Mails können in yuuvis® RAD client in favorisierte Ordner oder in einem der zuletzt geöffneten Ordner abgelegt werden. Maximal zehn zuletzt geöffnete Ordner werden durch yuuvis® RAD Outlook Add-In zur Ablage angeboten.

yuuvis® RAD Outlook Add-In ist auf Ihrem Rechner installiert.
yuuvis® RAD agent ist auf Ihrem Rechner installiert und mit yuuvis® RAD server und mit Ihrem yuuvis® RAD client verbunden (siehe yuuvis® RAD agent verbinden).

Schritte, mit denen Sie eine E-Mail aus Microsoft Outlook in yuuvis® RAD hochladen

Wählen Sie in Microsoft Outlook eine E-Mail aus bzw. erstellen, beantworten oder leiten Sie eine E-Mail weiter.
Klicken Sie im Menüband in der Gruppe yuuvis® RAD auf E-Mail anlegen bzw. wenn Sie eine E-Mail erstellen, beantworten oder weiterleiten, auf E-Mail senden und anlegen.

Ein Untermenü wird geöffnet, in dem favorisierte Ordner und zuletzt geöffnete Ordner als Ablageorte angeboten werden.
Klicken Sie auf den gewünschten Ablageort.

Die E-Mail wird in yuuvis® RAD client im Ablagekorb angezeigt.
Wechseln Sie in den Ablagekorb in yuuvis® RAD client, wählen Sie aus der Liste der am Ablageort erlaubten Objekttypen den gewünschten Objekttyp aus.

Wenn Sie einem oder mehreren Objekten in der Ablage einen Objekttyp zugeordnet haben, dann können Sie diese Zuordnung korrigieren, solange die Objekte nicht endgültig abgelegt wurden. Klicken Sie dazu in der Kopfzeile des Ablagebereiches auf die Schaltfläche Objekttyp zurücksetzen. Danach steht Ihnen die Liste der erlaubten Objekttypen zur erneuten Objekttyp-Zuordnung wieder zur Verfügung.

Der Metadaten-Bereich wird geöffnet.
Geben Sie im Metadaten-Bereich die nötigen Metadaten ein.

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Je nach Konfiguration können die Kenndaten der E-Mail bereits voreingetragen sein.

Metadatenfelder, die durch die Objekttypdefinition vorbelegt sind, sind durch ein df gekennzeichnet. Felder, die durch ein ex gekennzeichnet sind, extrahieren die Metadaten aus den Metadaten der Dokumentdatei (siehe Vorbelegte Metadatenfelder). Welche Möglichkeiten der Metadatenpflege Sie in yuuvis® RAD noch haben, wird im Kapitel Metadaten beschrieben (siehe Metadaten bearbeiten).
Beenden Sie den Erstellungsvorgang, in dem Sie auf Ablegen bzw. Ablegen und Öffnen klicken.

Das Objekt wird im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt und gegebenenfalls gleich geöffnet.

yuuvis® RAD Outlook Add-In und der benötigte yuuvis® RAD agent werden vom Administrator an ihrem Arbeitsplatz eingerichtet.

E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop in yuuvis® RAD client ablegen

Mit Hilfe von Outlook Add-In for drag & drop können Sie E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop direkt im yuuvis® RAD client ablegen. Outlook Add-In for drag & drop sorgt dafür, dass E-Mails, die per Drag-and-drop von Microsoft Outlook in den yuuvis® RAD client gezogen werden, als *.eml-Dateien übergeben werden und dadurch eine Drag-and-drop-Ablage ermöglichen. Wenn Sie Interesse an diesem Add-In haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Partner bei OPTIMAL SYSTEMS.

Outlook Add-In for drag & drop ist auf Ihrem Rechner installiert.

Schritte, mit denen Sie eine E-Mail per Drag-and-drop in yuuvis® RAD ablegen

Öffnen Sie in yuuvis® RAD client den gewünschten Ablageort.
Wechseln Sie in die Listenansicht von Microsoft Outlook und wählen Sie dort eine oder mehrere E-Mails aus.
Ziehen Sie die ausgewählte E-Mail bzw. die ausgewählten E-Mails per Drag-and-drop auf den yuuvis® RAD client-Arbeitsbereich.

Das Ablagemenü Datei(en) hochladen öffnet sich.
Lassen Sie die E-Mail bzw. die E-Mails auf das Ablagemenü fallen.

Je nach Kontext werden Ihnen verschiedene Ablageziele angeboten:
- Ablage in <Name des Strukturelements>
  
  Legt die Datei indexiert im aktuell geöffneten Ordner ab. Diese Option wird nur bei geöffneter Ordneransicht angeboten (siehe Die Ordneransicht).
- Ablage am allgemeinen Ablageort
  
  Legt die Datei im Hauptordner (Root) des yuuvis® RAD-Ordnungssystems ab. Die Dokumentdatei kann noch später an einen anderen Ablageort verschoben werden (siehe Dokumentdateien verschieben).
- Favoriten
  
  Bietet die vom Benutzer favorisierten Ordner für die Ablage an.Diese Option wird nur angeboten, wenn Ordner als Favoriten gekennzeichnet wurden (siehe Objekte favorisieren).
- Zuletzt geöffnete Ordner
  
  Bietet die vom Benutzer zuletzt geöffneten Ordner für die Ablage an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche des gewünschten Ablageorts.

Wenn Sie eine E-Mail per Drag-and-drop rüber gezogen haben, dann öffnet sich nach einer Dublettenprüfung (siehe Dublettenprüfung) der Ablagekorb. Machen Sie in diesem Fall mit Punkt 7 weiter.

Wenn Sie mehrere E-Mails per Drag-and-drop rüber gezogen haben, dann öffnet sich das Ablagemenü Datei(en) hochladen\Verarbeitungsoptionen.
Im Ablagemenü Datei(en) hochladen haben Sie folgende Verarbeitungsoptionen:
- Schaltfläche Einzeln
  
  Wenn Sie die Option Einzeln auswählen, werden die Dateien einzeln im Ablagekorb in der Liste der abzulegenden Objekte aufgelistet. Sie haben dadurch die Möglichkeit den Objekttyp und die Metadaten für jede Datei einzeln zu bearbeiten.
- Schaltfläche Gebündelt
  
  Wenn Sie die Option Gebündelt auswählen, werden die Dateien gebündelt im Ablagekorb in der Liste der abzulegenden Objekte aufgelistet. Die Objekttyp-Zuordnung und die Metadaten-Bearbeitung erfolgt dann für alle Dateien gemeinsam.
- Schaltfläche Abbrechen
  
  Bricht den Ablagevorgang der E-Mails ab.
Wenn Sie eine der beiden Verarbeitungsoptionen Einzeln oder Gebündelt angeklickt haben, dann öffnet sich der Ablagekorb.

Es erfolgt eine Dublettenprüfung (siehe Dublettenprüfung).
Wählen Sie im Ablagekorb in der Liste der abzulegenden Objekte die E-Mail aus, die Sie ablegen wollen.

Wenn Sie die Option Einzeln gewählt haben, dann wird jede Datei einzeln in der Liste der abzulegenden Objekte angezeigt, so dass Sie die Möglichkeit haben, jede Datei separat abzulegen.

Wenn Sie die Option Gebündelt gewählt haben, dann werden alle Dateien in einem Eintrag mit dem Vermerk 2x Dateien und mehr, in der Liste der abzulegenden Objekte angezeigt. Zusätzlich werden alle Dateien im Ablagebereich in einer Dateienliste angezeigt.

Im Ablagebereichs des Ablagekorbs werden die am Ablageort erlaubten Objekttypen sowie eine Inhaltsvorschau der ausgewählten E-Mail angezeigt.
Wählen Sie aus der Liste der am Ablageort erlaubten Objekttypen den gewünschten Objekttyp aus.

Wenn Sie einem oder mehreren Objekten in der Ablage einen Objekttyp zugeordnet haben, dann können Sie diese Zuordnung korrigieren, solange die Objekte nicht endgültig abgelegt wurden. Klicken Sie dazu in der Kopfzeile des Ablagebereiches auf die Schaltfläche Objekttyp zurücksetzen. Danach steht Ihnen die Liste der erlaubten Objekttypen zur erneuten Objekttyp-Zuordnung wieder zur Verfügung.

Der Metadaten-Bereich wird geöffnet.
Geben Sie im Metadaten-Bereich die nötigen Metadaten ein.

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Je nach Konfiguration können die Kenndaten der E-Mail bereits voreingetragen sein.

Metadatenfelder, die durch die Objekttypdefinition vorbelegt sind, sind durch ein df gekennzeichnet. Felder, die durch ein ex gekennzeichnet sind, extrahieren die Metadaten aus den Metadaten der Dokumentdatei (siehe Vorbelegte Metadatenfelder). Welche Möglichkeiten der Metadatenpflege Sie in yuuvis® RAD noch haben, wird im Kapitel Metadaten beschrieben (siehe Metadaten bearbeiten).
Beenden Sie den Erstellungsvorgang, in dem Sie auf Ablegen bzw. Ablegen und Öffnen klicken.

Das Objekt wird im yuuvis® RAD-Ordnungssystem abgelegt und gegebenenfalls gleich geöffnet.

Outlook Add-In for drag & drop wird vom Administrator an ihrem Arbeitsplatz eingerichtet.