Dokumente anlegen

1. Öffnen Sie einen Standort.

2. Klicken bzw. tippen Sie dort im Inhaltsbereich auf das Neuanlegen-Symbol. Alternativ können Sie auch die Funktion Neu im 'Weitere Aktionen'-Menü oder Kontextmenü nutzen.

   Das Kontextmenü öffnen Sie, in dem Sie

   1. in der leeren Fläche im Inhaltsbereich auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf die leere Fläche drücken.

   2. im Navigationsbereich des Standorts einen Ordner oder ein Register auswählen und dann auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf den Eintrag drücken.

      Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

      Auf Smartphones sind aus Platzgründen Navigationsbereich und Inhaltsbereich nicht nebeneinander angeordnet. Sie können in den Navigationsbereich wechseln, indem Sie in der Titelzeile des Standortes das Registerbaum-Symbol antippen. Mit einem Fingertipp auf das Pfeil-Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Inhaltsbereich.

   Das Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Register- und Dokumenttypen wird geöffnet.

3. Wählen Sie im Kontextmenü zuerst den Schrank und dann in dem sich öffnenden Untermenü den gewünschten Objekttyp aus.

   Bei modulübergreifenden Dokumenttypen müssen Sie dem Dokument in einem weiteren Auswahlmenü ein Modul zuweisen.

   Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

   Auf Smartphones ist aus Platzgründen das Auswahlmenü für Objekttypen anders aufgebaut. Wenn Sie im Auswahlmenü einen Schrank markieren, dann öffnet sich am unteren Ende Ihres Displays eine Liste mit den zur Verfügung stehenden Objekttypen.

   Im Arbeitsbereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit einem Plus-Symbol.

4. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

   Dokumente ohne Seiten können nach dem Ausfüllen der Indexdatenmaske gespeichert werden.

5. Fügen Sie zum Inhalt hinzufügen-Bereich ein Dokument hinzu. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

   Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

   Auf Smartphones öffnen Sie den Inhalt hinzufügen-Bereich, indem Sie auf das Plus-Symbol in der Titelzeile des Neuanlage-Dialogs tippen.

   Dateien aus dem lokalen Dateisystem hinzufügen

   Klicken bzw. tippen Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich in die Fläche mit dem Plus-Symbol. Wählen Sie im sich öffnenden Auswahldialog eine Datei aus dem lokalen Dateisystem aus und laden Sie diese in das enaio®-Ordnungssystem hoch.

   Dateien aus dem lokalen Dateisystem per Drag-and-drop hinzufügen

   In enaio® webclient und in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich Dokumente aus dem lokalen Dateisystem einfach per Drag-and-drop hinzufügen.

   E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop hinzufügen

   In enaio® webclient und in enaio® webclient als Desktop-Anwendung können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop hinzufügen, wenn Sie das Outlook Add-In for drag and drop installiert haben.

   Die Installation des Add-Ins kann von Ihrem Administrator durchgeführt werden (siehe MSI-Paket enaio® Outlook Add-In NG ).

   Dokumente aus externer Ablage hinzufügen

   In der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und in enaio® mobile können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich auch Dokumente aus der externen Ablage hinzufügen, wenn Sie diese Dokumente vorher in der externen Ablage abgelegt haben. Wenn die externe Ablage Dokumente enthält, dann können Sie auf diese Dokumente zugreifen, in dem Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich auf die Registerkarte Aus externer Ablage klicken bzw. tippen und das gewünschte Dokument in der Liste der Dokumente auswählen.

   Die Registerkarte Aus externer Ablage wird nur angezeigt, wenn die externe Ablage Dokumente enthält.

   Wie Sie Dokumente in der externen Ablage ablegen, ist in Dokumente an die externe Ablage übergeben beschrieben.

   Dateien direkt aus Smartphone- bzw. Tablet-Apps hinzufügen

   In enaio® mobile können Sie Dokumente direkt aus Ihren Smartphone- bzw. Tablet-Apps in den Inhalt hinzufügen-Bereich hochladen. Wechseln Sie dazu aus dem Neuanlage-Dialog in eine App auf Ihrem Gerät. Erstellen Sie ein Dokument bzw. wählen Sie ein Dokument aus. Verwenden Sie die Teilen-/Senden-an-Funktion der App und wählen Sie enaio® mobile als Ziel-App aus.

   Fotos und Videos von der Kamera hinzufügen

   In enaio® mobile können Sie bei Objekttypen, welche Bilder zulassen, auf die Kamera bzw. auf das lokale Dateisystem zugreifen, in dem Sie:

   1. auf Geräten mit Android-Betriebssystem auf das Kamera–Symbol bzw. auf das Ordner-Symbol im Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

   2. auf Geräten mit iOS-Betriebssystem in den Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

   Das Dokument wird hochgeladen und im Inhalt hinzufügen-Bereich als Thumbnail-Vorschau angezeigt.

6. Klicken bzw. tippen Sie auf das Speichern-Symbol.

Das Dokument wird angelegt und im Inhaltsbereich des Standorts angezeigt.

1. Erzeugen Sie mit Hilfe einer Anfrage eine Trefferliste mit Ordnern bzw. Registern (siehe Suche nach Ordnern und Registern).

2. Wählen Sie in der Trefferliste den Ordner oder das Register aus, in dem das Dokument angelegt werden soll.

3. Öffnen Sie das Kontextmenü.

4. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Neu-Symbol.

   Das Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Register- und Dokumenttypen wird geöffnet.

5. Wählen Sie im Auswahlmenü zuerst den Schrank und dann in dem sich öffnenden Untermenü den gewünschten Objekttyp aus.

   Bei modulübergreifenden Dokumenttypen müssen Sie dem Dokument in einem weiteren Auswahlmenü ein Modul zuweisen.

   Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

   Auf Smartphones ist aus Platzgründen das Auswahlmenü für Objekttypen anders aufgebaut. Wenn Sie im Auswahlmenü einen Schrank markieren, dann öffnet sich am unteren Ende Ihres Displays eine Liste mit den zur Verfügung stehenden Objekttypen.

   Im Arbeitsbereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit einem Plus-Symbol.

6. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

   Dokumente ohne Seiten können nach dem Ausfüllen der Indexdatenmaske gespeichert werden.

7. Fügen Sie zum Inhalt hinzufügen-Bereich ein Dokument hinzu. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

   Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

   Auf Smartphones öffnen Sie den Inhalt hinzufügen-Bereich, indem Sie auf das Plus-Symbol in der Titelzeile des Neuanlage-Dialogs tippen.

   Dateien aus dem lokalen Dateisystem hinzufügen

   Klicken bzw. tippen Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich in die Fläche mit dem Plus-Symbol. Wählen Sie im sich öffnenden Auswahldialog eine Datei aus dem lokalen Dateisystem aus und laden Sie diese in das enaio®-Ordnungssystem hoch.

   Dateien aus dem lokalen Dateisystem per Drag-and-drop hinzufügen

   In enaio® webclient und in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich Dokumente aus dem lokalen Dateisystem einfach per Drag-and-drop hinzufügen.

   E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop hinzufügen

   In enaio® webclient und in enaio® webclient als Desktop-Anwendung können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop hinzufügen, wenn Sie das Outlook Add-In for drag and drop installiert haben.

   Die Installation des Add-Ins kann von Ihrem Administrator durchgeführt werden (siehe MSI-Paket enaio® Outlook Add-In NG ).

   Dokumente aus externer Ablage hinzufügen

   In der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und in enaio® mobile können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich auch Dokumente aus der externen Ablage hinzufügen, wenn Sie diese Dokumente vorher in der externen Ablage abgelegt haben. Wenn die externe Ablage Dokumente enthält, dann können Sie auf diese Dokumente zugreifen, in dem Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich auf die Registerkarte Aus externer Ablage klicken bzw. tippen und das gewünschte Dokument in der Liste der Dokumente auswählen.

   Die Registerkarte Aus externer Ablage wird nur angezeigt, wenn die externe Ablage Dokumente enthält.

   Wie Sie Dokumente in der externen Ablage ablegen, ist in Dokumente an die externe Ablage übergeben beschrieben.

   Dateien direkt aus Smartphone- bzw. Tablet-Apps hinzufügen

   In enaio® mobile können Sie Dokumente direkt aus Ihren Smartphone- bzw. Tablet-Apps in den Inhalt hinzufügen-Bereich hochladen. Wechseln Sie dazu aus dem Neuanlage-Dialog in eine App auf Ihrem Gerät. Erstellen Sie ein Dokument bzw. wählen Sie ein Dokument aus. Verwenden Sie die Teilen-/Senden-an-Funktion der App und wählen Sie enaio® mobile als Ziel-App aus.

   Fotos und Videos von der Kamera hinzufügen

   In enaio® mobile können Sie bei Objekttypen, welche Bilder zulassen, auf die Kamera bzw. auf das lokale Dateisystem zugreifen, in dem Sie:

   1. auf Geräten mit Android-Betriebssystem auf das Kamera–Symbol bzw. auf das Ordner-Symbol im Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

   2. auf Geräten mit iOS-Betriebssystem in den Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

   Das Dokument wird hochgeladen und im Inhalt hinzufügen-Bereich als Thumbnail-Vorschau angezeigt.

8. Klicken bzw. tippen Sie auf das Speichern-Symbol.

Das neue Dokument wird am ausgewählten Standort angelegt.

Die Trefferliste wird wieder angezeigt.

1. Öffnen Sie einen Standort.

2. Ziehen Sie ein Dokument bzw. ein oder mehrere Bilddateien aus dem Microsoft Windows Explorer oder aus einer anderen Windows-Anwendung auf den geöffneten Standort.

   Das Ablagemenü Dateien hochladen wird geöffnet.

3. Lassen Sie das Dokument auf das Ablagemenü fallen.

   Das Auswahlmenü Neu mit den zur Verfügung stehenden Objekttypen wird geöffnet.

   Wenn am Standort nur ein Objekttyp zur Verfügung steht, wird der Schritt der Objekttyp-Auswahl übersprungen und gleich der Neuanlage-Dialog geöffnet.

4. Klicken Sie auf den für die Neuanlage gewünschten Objekttyp.

   Abhängig vom abzulegenden Dateityp bzw. von der Konfiguration des Standorts kann es sein, dass Sie noch den Haupttyp des Objekttyps auswählen müssen.

   Im Arbeitsbereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit einer Vorschau des hochgeladenen Dokuments.

5. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

   Sie haben jetzt noch die Möglichkeit, den Neuanlage-Prozess mit einem Klick auf das Abbrechen-Symbol ohne Ergebnis zu beenden bzw. mit einem Klick auf das Entfernen-Symbol das hochgeladene Dokument zu löschen. Wenn Sie das hochgeladene Dokument wieder gelöscht haben, dann haben Sie die Möglichkeit, im Inhalt hinzufügen-Bereich ein anderes Dokument hochzuladen.

6. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol.

Das Dokument wird angelegt und im Inhaltsbereich des Standorts angezeigt.

1. Erstellen Sie ein Dokument mit der entsprechenden Microsoft-Office-Anwendung (Word, Excel, Powerpoint) auf Ihrem lokalen Rechner.

2. Klicken Sie in der Office-Anwendung in der Menüband-Registerkarte Start in der Gruppe enaio® auf Neu ablegen.

   Das Drop-down-Menü Dateitypen mit den Möglichkeiten, das neu erstellte Dokument im Original-Dateiformat oder als PDF in enaio® abzulegen wird geöffnet.

3. Wählen Sie eine der beiden Optionen.

   Das Menü Neues Element in externer Ablage mit verschiedenen Standortoptionen wird geöffnet.

4. Im Menü Neues Element in externer Ablage bestimmen Sie den Standort. Sie haben folgende Optionen:

   1. bereits offenen Standort verwenden

      Wenn Sie diese Option wählen, dann wird eine Liste der aktuell im Webclient geöffneten Standorte bzw. Tabs angezeigt. Übernehmen Sie den gewünschten Standort mit einem Klick auf den Eintrag in der Liste.

      Wenn Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen nehmen und einen Standort aus der Liste wählen, wird im Webclient ein neuer Tab geöffnet.

      Das Ordnerfenster des ausgewählten Standortes wird geöffnet.

   2. Später

      Klicken Sie auf die Schaltfläche Später, wenn Sie den neuen Standort zu einem späteren Zeitpunkt auswählen wollen.

      Das Dokument wird gespeichert und an die externe Ablage in die Desktop-Anwendung des enaio® webclient übergeben.

      Wie Sie in der externen Ablage ein Dokument ablegen, ist in Dokumente aus der externen Ablage ablegen beschrieben.

5. Nachdem Sie den neuen Standort bestimmt haben, müssen Sie in den nächsten Menüschritten für das neu abzulegende Dokument einen Anzeigenamen vergeben, den Objekttyp und den Haupttyp aus einer Liste von Vorschlägen auswählen und zum Schluss die Maske mit den Indexdaten ausfüllen.

Das neu erstellte Dokument wird in enaio® abgelegt.

Die Bearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten mit Hilfe des enaio® office-365-dashlet wird von enaio® webclient, enaio® webclient als Desktop-Anwendung, enaio® client und von enaio® coLab unterstützt. Nicht jedoch von enaio® mobile bzw. auf mobilen Endgeräten, wie Tablets und Smartphones.

enaio® unterstützt die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Power Point-Dokumenten mit Microsoft Office 365. Ältere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt) müssen beim Bearbeiten in neuere Microsoft-Dateiformate (z. B. *.docx, *.xlsx, *.pptx) umgewandelt werden.

1. Öffnen Sie einen Standort.

2. Klicken Sie dort im Inhaltsbereich auf das Neuanlegen-Symbol. Alternativ können Sie auch die Funktion Neu im 'Weitere Aktionen'-Menü oder Kontextmenü nutzen.

   Das Kontextmenü öffnen Sie, indem Sie

   1. in der leeren Fläche im Inhaltsbereich auf die rechte Maustaste klicken.

   2. im Navigationsbereich des Standorts einen Ordner oder ein Register auswählen und dann auf die rechte Maustaste klicken.

   Das Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Register- und Dokumenttypen wird geöffnet.

3. Wählen Sie im Kontextmenü zuerst den Schrank und dann in dem sich öffnenden Untermenü den Objekttyp aus, der von Ihrem Administrator für die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365 konfiguriert ist.

   Im Arbeitsbereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit einem Plus-Symbol.

4. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus und klicken Sie auf das Speichern-Symbol.

   Das leere Dokumentobjekt wird angelegt und im Inhaltsbereich des Standorts angezeigt.

5. Achten Sie darauf, dass das gerade angelegte leere Dokumentobjekt im Inhaltsbereich weiterhin markiert bleibt, und klicken Sie in der Inhaltsvorschau auf das Office 365-Symbol.

   Im Vorschaubereich wird das Microsoft Office 365-Dashlet mit den Registerkarten Office 365 und Aktionen angezeigt.

6. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktionen.

   Im Vorschaubereich werden Schaltflächen Word, Excel und Powerpoint angezeigt.

7. Klicken Sie auf das gewünschte Dateiformat und im folgenden Dialog auf die Schaltfläche Speichern.

   In Ihrem Browser bzw. in der Desktop-Anwendung wird ein neuer Tab mit dem Anmeldedialog für Microsoft Office 365 geöffnet.

8. Melden Sie sich bei Microsoft Office 365 an und geben Sie dazu Ihren Microsoft Office 365-Anmeldenamen und Ihr -Kennwort ein.

   Nach der erfolgreichen Anmeldung wird im Tab die dem ausgewählten Dateiformat entsprechende Anwendung Word, Excel oder Powerpoint angezeigt.

9. Bearbeiten Sie das Dokument im Tab.

   In der Kopfzeile der Anwendung wird der Name des Objekts, welcher sich aus den Indexdaten zusammensetzt, sowie der Speicherstatus des Dokuments angezeigt. Änderungen werden automatisch zwischengespeichert und an enaio® übertragen.

10. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokuments, indem Sie auf das Schließen-Symbol des Tabs klicken.

Der Tab wird geschlossen, das bearbeitete Dokument wird im leeren Dokumentobjekt in enaio® abgelegt und im Inhaltsbereich des Standorts im enaio®-Client angezeigt.