Arbeitsschritte bearbeiten

enaio® webclient • 11.10 »

Um Workflows nutzen zu können, benötigen Benutzer die Systemrolle Workflow benutzen.

Ein Workflow-Modell setzt sich aus mehreren Arbeitsschritten und verschiedenen Aktivitäten zusammen. Arbeitsschritte können im Eingangskorb Meine Eingänge - Symbol Meine Eingänge geöffnet und bearbeitet werden. Den Eingangskorb Meine Eingänge - Symbol Meine Eingänge erreichen Sie über das Eingangskorb - Symbol Eingangskorb-Symbol im Hauptmenü.

Einen im Eingangskorb Meine Eingänge - Symbol Meine Eingänge markierten Arbeitsschritt öffnen Sie per Doppelklick (enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung) bzw. per Fingertipp (enaio® mobile) oder über das Kontextmenü.

Wenn Sie einen Arbeitsschritt zum Bearbeiten öffnen, dann wird dieser Arbeitsschritt von Ihnen automatisch personalisiert und ist damit für andere Benutzer gesperrt (siehe Arbeitsschritte personalisieren bzw. Personalisierungen aufheben).

Ein zum Bearbeiten geöffneter Arbeitsschritt besteht aus einer Workflow-Maske 'Datenblatt' und einer Workflow-Akte. Er kann außerdem zusätzliche Bereiche, wie z. B. ein Workflow-Protokoll oder eine Laufliste, enthalten. Über das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol im Kopfbereich können Sie zwischen den Bereichen 'Datenblatt', 'Akte', 'Protokoll' etc. hin und her wechseln.

Das 'Datenblatt' zeigt die Workflow-Maske des geöffneten Arbeitsschritts. Die Maske enthält verschiedene bearbeitbare und nicht bearbeitbare Felder. Für Einträge in Feldern kann es Einschränkungen und Vorgaben geben. Felder können über Kataloge oder AddOns indexiert werden. Über Schaltflächen können Skripte ausgeführt werden. Je nach Konfiguration des Workflows, kann das Aussehen der Workflow-Maske von Workflow zu Workflow, aber auch für jeden Arbeitsschritt, variieren.

Die Akte enthält Objekte (z. B. Dokumente, Register und Ordner), die beim Start des Workflows markiert wurden oder die während eines Arbeitsschritts neu erstellt bzw. aus anderen Quellen hinzugefügt wurden. Die Akte kann von jedem Workflow-Teilnehmer in jedem Arbeitsschritt bearbeitet werden.

Arbeits- und Infobereich

Die Workflow-Akte ist in einen Arbeitsbereich und in einen Infobereich unterteilt. Über das Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, markierte Objekte zwischen dem Arbeitsbereich und dem Infobereich zu verschieben bzw. zu entfernen.

Objekte, mit denen ein Workflow gestartet wurde, können nicht mehr aus der Akte entfernt bzw. zwischen dem Arbeitsbereich und dem Infobereich verschoben werden.

Der Infobereich kann durch den Administrator, abhängig vom jeweiligen Workflow-Modell, ausgeblendet werden. Die Funktion, Objekte zwischen Arbeitsbereich und Infobereich zu verschieben, steht dann nicht zur Verfügung (siehe enaio® administrator-for-workflow\ModelleigenschaftenLink extern - Symbol).

Objekte hinzufügen bzw. neu erstellen

In einer geöffneten Akte haben Sie die Möglichkeit, weitere Objekte (z. B. Dokumente, Register und Ordner) zur Akte hinzuzufügen. Sie können auch Dokumente und Ordner in der Akte neu erstellen, jedoch keine Register.

Abhängig von der Konfiguration eines Workflow-Modells kann es sein, dass Sie nur bestimmte Objekttypen zur Akte hinzufügen bzw. neu erstellen können. In diesem Fall werden Ihnen nur die entsprechenden Objekttypen angeboten.

Mit Hilfe von Outlook Add-In for drag and drop haben Sie in enaio® webclient und in enaio® webclient als Desktop-Anwendung die Möglichkeit, E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop in eine Workflow-Akte zu ziehen (enaio® mobile unterstützt kein Drag-and-drop). Da hierfür zuerst ein neues Objekt in der Workflow-Akte angelegt werden muss, ist dieser Vorgang in Schritte, mit denen Sie Dokumente und Ordner in der Akte neu erstellen beschrieben.

  1. Wechseln Sie aus der geöffneten Akte in eine Objektliste (z. B. in eine Trefferliste, an einen Standort, in den Favoritenbereich, in den Verlauf).

  2. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus der Objektliste aus.

  3. Öffnen Sie das Kontextmenü.

  4. Kopieren Sie es mit Hilfe der Funktion Kopieren - Symbol Kopieren im Kontextmenü.

    Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert.

  5. Wechseln Sie aus der Objektliste zurück in die geöffnete Akte.

  6. Klicken Sie bzw. drücken Sie lange in die leere Fläche im Arbeitsbereich oder im Infobereich und öffnen Sie das Kontextmenü. Alternativ können Sie das Kontextmenü auch über das Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen'-Symbol in der Titelzeile des Arbeitsbereichs bzw. des Infobereichs öffnen.

    In enaio® mobile öffnen Sie den 'Arbeitsbereich' bzw. den 'Infobereich', in dem Sie auf die Registerkarten Arbeitsbereich oder Infobereich tippen.

  7. Fügen Sie das kopierte Objekt in die Akte mit Hilfe der Funktion Einfügen - Symbol Einfügen im Kontextmenü ein.

    Das kopierte Objekt wird aus der Zwischenablage in den Arbeitsbereich bzw. in den Infobereich der geöffneten Akte eingefügt.

  8. Schließen Sie die Bearbeitung des Arbeitsschritts mit einer der drei folgenden Funktionen ab:

    1. Wenn Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol klicken bzw. tippen, dann wird das Hinzufügen des Objekts in der Akte gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und Sie befinden sich wieder im Eingangskorb Meine Eingänge.

    2. Wenn Sie auf das Weiterleiten - Symbol Weiterleiten-Symbol klicken bzw. tippen, dann wird das Hinzufügen des Objekts in der Akte gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und weitergeleitet. Der weitergeleitete Arbeitsschritt wird aus der Liste der zu bearbeitenden Arbeitsschritte im Eingangskorb Meine Eingänge entfernt.

    3. Wenn Sie auf das Abbrechen - Symbol Zurück-Symbol klicken bzw. tippen, dann können Sie die Bearbeitung des Arbeitsschritts abbrechen. Das Hinzufügen des Objekts in der Akte wird nicht gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und Sie befinden sich wieder im Eingangskorb Meine Eingänge.

  1. Öffnen Sie eine Akte.

  2. Klicken Sie bzw. drücken Sie lange in die leere Fläche im Arbeitsbereich oder im Infobereich und öffnen Sie das Kontextmenü. Alternativ können Sie das Kontextmenü auch über das Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen'-Symbol in der Titelzeile des Arbeitsbereichs bzw. des Infobereichs öffnen.

    In enaio® mobile öffnen Sie den 'Arbeitsbereich' bzw. den 'Infobereich', in dem Sie auf die Registerkarten Arbeitsbereich oder Infobereich tippen.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Objekt anlegen - Symbol Neu-Symbol.

    Das Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Register- und Dokumenttypen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Auswahlmenü zuerst den Schrank und dann in dem sich öffnenden Untermenü den gewünschten Objekttyp aus.

    Auf Smartphones ist aus Platzgründen das Auswahlmenü für Objekttypen anders aufgebaut. Wenn Sie im Auswahlmenü einen Schrank markieren, dann öffnet sich am unteren Ende Ihres Displays eine Liste mit den zur Verfügung stehenden Objekttypen.

    Im Arbeitsbereich bzw. im Infobereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit einer Indexdatenmaske und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit einem Drag-&-Drop-Hinzufügen - Symbol Plus-Symbol.

  5. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

    Dokumente ohne Seiten können nach dem Ausfüllen der Indexdatenmaske gespeichert werden.

  6. Fügen Sie zum Inhalt hinzufügen-Bereich ein Dokument hinzu. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    Auf Smartphones öffnen Sie den Inhalt hinzufügen-Bereich, indem Sie auf das Hinzufügen - Symbol Plus-Symbol in der Titelzeile des Neuanlage-Dialogs tippen.

    Klicken bzw. tippen Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich in die Fläche mit dem Drag-&-Drop-Hinzufügen - Symbol Plus-Symbol. Wählen Sie im sich öffnenden Auswahldialog eine Datei aus dem lokalen Dateisystem aus und laden Sie diese in das enaio®-Ordnungssystem hoch.

    In enaio® webclient und in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich Dokumente aus dem lokalen Dateisystem einfach per Drag-and-drop hinzufügen.

    In enaio® webclient und in enaio® webclient als Desktop-Anwendung können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop hinzufügen, wenn Sie das Outlook Add-In for drag and drop installiert haben.

    Die Installation des Add-Ins kann von Ihrem Administrator durchgeführt werden (siehe MSI-Paket enaio® Outlook Add-In NG Link extern - Symbol).

    In der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und in enaio® mobile können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich auch Dokumente aus der externen Ablage hinzufügen, wenn Sie diese Dokumente vorher in der externen Ablage abgelegt haben. Wenn die externe Ablage Dokumente enthält, dann können Sie auf diese Dokumente zugreifen, in dem Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich auf die Registerkarte Aus externer Ablage klicken bzw. tippen und das gewünschte Dokument in der Liste der Dokumente auswählen.

    Die Registerkarte Aus externer Ablage wird nur angezeigt, wenn die externe Ablage Dokumente enthält.

    Wie Sie Dokumente in der externen Ablage ablegen, ist in Dokumente an die externe Ablage übergeben beschrieben.

    In enaio® mobile können Sie Dokumente direkt aus Ihren Smartphone- bzw. Tablet-Apps in den Inhalt hinzufügen-Bereich hochladen. Wechseln Sie dazu aus dem Neuanlage-Dialog in eine App auf Ihrem Gerät. Erstellen Sie ein Dokument bzw. wählen Sie ein Dokument aus. Verwenden Sie die Teilen-/Senden-an-Funktion der App und wählen Sie enaio® mobile als Ziel-App aus.

    In enaio® mobile können Sie bei Objekttypen, welche Bilder zulassen, auf die Kamera bzw. auf das lokale Dateisystem zugreifen, in dem Sie:

    1. auf Geräten mit Android-Betriebssystem auf das Kamera - Symbol Kamera–Symbol bzw. auf das Ordner - Symbol Ordner-Symbol im Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

    2. auf Geräten mit iOS-Betriebssystem in den Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

    Das Dokument wird hochgeladen und im Inhalt hinzufügen-Bereich als Thumbnail-Vorschau angezeigt.

  7. Klicken bzw. tippen Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol im Neuanlage-Dialog.

    Auf Smartphones müssen Sie zuerst den Inhalt hinzufügen-Bereich schließen, indem Sie auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol in der Titelzeile des Neuanlage-Dialogs tippen, um auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol im Neuanlage-Dialog tippen zu können.

    Der Neuanlage-Dialog wird geschlossen.

    Das Dokument wird in den Arbeitsbereich bzw. in den Infobereich der geöffneten Akte eingefügt.

  8. Schließen Sie die Bearbeitung des Arbeitsschritts mit einer der drei folgenden Funktionen ab:

    1. Wenn Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol klicken bzw. tippen, dann wird die Neuanlage des Objekts in der Akte gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und Sie befinden sich wieder im Eingangskorb Meine Eingänge.

    2. Wenn Sie auf das Weiterleiten - Symbol Weiterleiten-Symbol klicken bzw. tippen, dann wird die Neuanlage des Objekts in der Akte gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und weitergeleitet. Der weitergeleitete Arbeitsschritt wird aus der Liste der zu bearbeitenden Arbeitsschritte im Eingangskorb Meine Eingänge entfernt.

    3. Wenn Sie auf das Abbrechen - Symbol Zurück-Symbol klicken bzw. tippen, dann können Sie die Bearbeitung des Arbeitsschritts abbrechen. Die Neuanlage des Objekts in der Akte wird nicht gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und Sie befinden sich wieder im Eingangskorb Meine Eingänge.

Typenlose Dokumente

Bei der Neuanlage von Dokumenten haben Sie die Möglichkeit typenlose Dokumente zu erzeugen. Dieser Dokumenttyp bietet sich an, wenn der Ablageort und der Dokumenttyp noch unklar sind oder wenn Dokumente nur zur Laufzeit des Workflows zur Verfügung gestellt werden sollen. Bei typenlosen Dokumenten müssen Sie keine Indexdaten pflegen und die Dokumente werden am Ende des Workflows wieder automatisch aus dem System entfernt. Sie bzw. andere Teilnehmer des Workflows haben aber auch die Möglichkeit, typenlosen Dokumenten einen finalen Objekttyp und einen Standort zuzuweisen. Diese Dokumente verbleiben dann nach Abschluss des Workflows im System und sind recherchierbar.

  1. Öffnen Sie eine Akte.

  2. Klicken Sie bzw. drücken Sie lange in die leere Fläche im Arbeitsbereich oder im Infobereich und öffnen Sie das Kontextmenü. Alternativ können Sie das Kontextmenü auch über das Weitere Aktionen - Symbol 'Weitere Aktionen'-Symbol in der Titelzeile des Arbeitsbereichs bzw. des Infobereichs öffnen.

    In enaio® mobile öffnen Sie den 'Arbeitsbereich' bzw. den 'Infobereich', in dem Sie auf die Registerkarten Arbeitsbereich oder Infobereich tippen.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Objekt anlegen - Symbol Neu-Symbol.

    Das Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Register- und Dokumenttypen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Auswahlmenü den Objekttyp typenloses Dokument - altes Symbol/typenloses Dokument - neues Symbol ohne Typ aus.

    Es öffnet sich ein Untermenü mit den zur Auswahl stehenden Haupttypen.

  5. Wählen Sie einen Haupttypen aus und legen Sie damit fest, welches Modul für die Dokumentanlage verwendet werden soll.

    Es öffnet sich der Inhalt bearbeiten-Dialog mit einem Inhalt hinzufügen-Bereich.

  6. Fügen Sie zum Inhalt hinzufügen-Bereich ein Dokument hinzu. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

    Klicken bzw. tippen Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich in die Fläche mit dem Drag-&-Drop-Hinzufügen - Symbol Plus-Symbol. Wählen Sie im sich öffnenden Auswahldialog eine Datei aus dem lokalen Dateisystem aus und laden Sie diese in das enaio®-Ordnungssystem hoch.

    In enaio® webclient und in der Desktop-Anwendung des enaio® webclient können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich Dokumente aus dem lokalen Dateisystem einfach per Drag-and-drop hinzufügen.

    In enaio® webclient und in enaio® webclient als Desktop-Anwendung können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich E-Mails aus Microsoft Outlook per Drag-and-drop hinzufügen, wenn Sie das Outlook Add-In for drag and drop installiert haben.

    Die Installation des Add-Ins kann von Ihrem Administrator durchgeführt werden und ist in MSI-Paket enaio® Outlook Add-In NG Link extern - Symbol beschrieben.

    In der Desktop-Anwendung des enaio® webclient und in enaio® mobile können Sie dem Inhalt hinzufügen-Bereich auch Dokumente aus der externen Ablage hinzufügen, wenn Sie diese Dokumente vorher in der externen Ablage abgelegt haben. Wenn die externe Ablage Dokumente enthält, dann können Sie auf diese Dokumente zugreifen, indem Sie im Inhalt hinzufügen-Bereich auf die Registerkarte Aus externer Ablage klicken bzw. tippen und das gewünschte Dokument in der Liste der Dokumente auswählen.

    Die Registerkarte Aus externer Ablage wird nur angezeigt, wenn die externe Ablage Dokumente enthält.

    Wie Sie Dokumente in der externen Ablage ablegen, ist in Dokumente an die externe Ablage übergeben beschrieben.

    In enaio® mobile können Sie Dokumente direkt aus Ihren Smartphone- bzw. Tablet-Apps in den Inhalt hinzufügen-Bereich hochladen. Wechseln Sie dazu aus dem Neuanlage-Dialog in eine App auf Ihrem Gerät. Erstellen Sie ein Dokument bzw. wählen Sie ein Dokument aus. Verwenden Sie die Teilen-/Senden-an-Funktion der App und wählen Sie enaio® mobile als Ziel-App aus.

    In enaio® mobile können Sie bei Objekttypen, welche Bilder zulassen, auf die Kamera bzw. auf das lokale Dateisystem zugreifen, indem Sie:

    1. auf Geräten mit Android-Betriebssystem auf das Kamera - Symbol Kamera–Symbol bzw. auf das Ordner - Symbol Ordner-Symbol im Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

    2. auf Geräten mit iOS-Betriebssystem in den Inhalt hinzufügen-Bereich tippen.

    Das Dokument wird hochgeladen und im Inhalt hinzufügen-Bereich als Thumbnail-Vorschau angezeigt.

  7. Klicken bzw. tippen Sie auf die Schaltfläche Speichern im Inhalt bearbeiten-Dialog.

    Der Inhalt bearbeiten-Dialog wird geschlossen.

    Das typenlose Dokument wird in den Arbeitsbereich bzw. in den Infobereich der geöffneten Akte eingefügt.

  8. Schließen Sie die Bearbeitung des Arbeitsschritts mit einer der drei folgenden Funktionen ab:

    1. Wenn Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol klicken bzw. tippen, dann wird die Neuanlage des typenlosen Dokuments in der Akte gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und Sie befinden sich wieder im Eingangskorb Meine Eingänge.

    2. Wenn Sie auf das Weiterleiten - Symbol Weiterleiten-Symbol klicken bzw. tippen, dann wird die Neuanlage des typenlosen Dokuments in der Akte gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und weitergeleitet. Der weitergeleitete Arbeitsschritt wird aus der Liste der zu bearbeitenden Arbeitsschritte im Eingangskorb Meine Eingänge entfernt.

    3. Wenn Sie auf das Abbrechen - Symbol Zurück-Symbol klicken bzw. tippen, dann können Sie die Bearbeitung des Arbeitsschritts abbrechen. Die Neuanlage eines typenlosen Dokuments in der Akte wird nicht gespeichert. Der Arbeitsschritt wird geschlossen und Sie befinden sich wieder im Eingangskorb Meine Eingänge.

Typenlose Dokumente weisen einige Besonderheiten auf und sind in der Akte an folgenden Merkmalen zu erkennen:

Typenlose Dokumente sind in der Spalte Workflow-Ablage mit demWorkflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol gekennzeichnet. Das Symbol zeigt an, dass das typenlose Dokument keinen Standort besitzt.

Eine Akte kann auch Dokumente mit Objekttyp enthalten, die keinen Standort besitzen. Diese Dokumente sind dann ebenfalls mit diesem Symbol gekennzeichnet.

Typenlose Dokumente sind in der Spalte Objekt mit der Bezeichnung ohne Typ gekennzeichnet.

In der Detailvorschau eines typenlosen Dokuments werden nur die Bereiche Detailvorschau Indexdaten - Symbol Indexdaten , Detailvorschau Workflows - Symbol Workflows und Detailvorschau Historie - Symbol Historie angezeigt. Im Bereich Indexdaten werden nur die Objekteigenschaften (Basisparameter) des typenlosen Dokuments angezeigt.

Die anderen Bereiche der Detailvorschau (Detailvorschau Notizen - Symbol Notizen und Detailvorschau Wiedervorlagen - Symbol Wiedervorlagen) und weitere Indexdaten werden erst angezeigt, wenn dem typenlosen Dokument der finale Objekttyp und ein Standort zugeordnet wurden.

Wenn Sie ein typenloses Dokument in einer Akte markieren und das Kontextmenü aufrufen, dann wird Ihnen nur eine begrenzte Anzahl von Funktionen (wie z. B. Entfernen - Symbol Entfernen, Kopieren - Symbol Kopieren oder Workflow starten - SymbolWorkflow starten) angezeigt.

Weitere Funktionen im Kontextmenü (wie z. B. Indexdaten bearbeiten - Symbol Indexdaten bearbeiten, Exportieren - Symbol Exportieren oder Favoriten hinzufügen - Symbol Zu den Favoriten hinzufügen) stehen Ihnen erst zur Verfügung, wenn dem typenlosen Dokument der finale Objekttyp und ein Standort zugeordnet wurden.

Damit Ihnen typenlose Dokumente am Ende eines Workflows nicht verloren gehen, müssen Sie ihnen einen finalen Objekttyp und einen Standort zuweisen.

  1. Markieren Sie in der Workflow-Akte ein typenloses Dokument.

    Typenlose Dokumente sind in der Spalte Workflow-Ablage mit demWorkflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol gekennzeichnet.

  2. Öffnen Sie das Kontextmenü.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Kopieren - Symbol Kopieren-Symbol.

    Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert.

  4. Wechseln Sie an den Standort, an dem das typenlose Dokument abgelegt werden soll.

  5. Klicken bzw. tippen Sie am neuen Standort in die leere Fläche im Inhaltsbereich und öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf die leere Fläche drücken.

    Alternativ können Sie auch im Registerbaum des neuen Standorts einen Ordner oder ein Register auswählen und dann das Kontextmenü öffnen, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf den Eintrag drücken.

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    Auf Smartphones sind aus Platzgründen Navigationsbereich und Inhaltsbereich nicht nebeneinander angeordnet. Sie können in den Navigationsbereich wechseln, indem Sie in der Titelzeile des Standortes das Registerbaum - Symbol Registerbaum-Symbol antippen. Mit einem Fingertipp auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Inhaltsbereich.

  6. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Einfügen als - Symbol Einfügen als-Symbol.

    Das Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Dokumenttypen wird geöffnet.

    Abhängig von den Objektrelationen des ausgewählten Ordners oder Register sowie Ihren Rechten können Ihnen verschiedene Objekttypen zur Auswahl stehen.

  7. Wählen Sie einen zum typenlosen Dokument passenden Objekttyp aus.

    Im Arbeitsbereich öffnet sich der Neuanlage-Dialog mit der Indexdatenmaske des ausgewählten Objekttyps und einem Inhalt hinzufügen-Bereich mit der Dokumentdatei des typenlosen Dokuments.

  8. Füllen Sie die Indexdatenmaske im Neuanlage-Dialog aus.

  9. Klicken bzw. tippen Sie auf das Speichern - Symbol Speichern-Symbol im Neuanlage-Dialog.

Das typenlose Dokument wird abgelegt und im Inhaltsbereich des Standorts angezeigt.

Das Workflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol des Dokuments in der Akte wird entfernt.

Das ehemals als typenlos angezeigte Dokument besitzt jetzt einen finalen Objekttyp und einen Standort.

Das Dokument ist recherchierbar.

Dokumente ohne Standort

Dokumente, die in einer Workflow-Akte neu erstellt wurden, verfügen über keinen Standort im enaio®-Ordnungssystem. Sie sind durch ein Workflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol in der Akte gekennzeichnet. Sie können zwar an andere Teilnehmer eines Workflows weitergeleitet werden, sind aber im System nicht recherchierbar. Um diese Dokumente recherchierbar zu machen, muss ihnen ein Standort im System zugewiesen werden. Sobald Objekte aus der Workflow-Akte einen Standort in enaio® haben, können nur noch Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten auf diese Objekte zugreifen.

Ordner, die in einer Workflow-Akte neu erstellt wurden, verfügen über einen Standort im System und sind damit auch recherchierbar.

Abhängig von den Spezifikationen eines Standorts und von Ihren Rechten kann es sein, dass Sie nur bestimmte Objekttypen zu einem Standort hinzufügen können. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Administrator.

Alle Änderungen an Objekten in der Akte werden sofort gespeichert und können durch das Abbrechen eines Arbeitsschritts nicht zurückgenommen werden.

  1. Öffnen Sie eine Akte.

  2. Markieren Sie im Arbeitsbereich bzw. im Infobereich der geöffneten Akte ein Dokument, das durch ein Workflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol gekennzeichnet ist.

    In enaio® mobile öffnen Sie den 'Arbeitsbereich' bzw. den 'Infobereich', indem Sie auf die Registerkarten Arbeitsbereich oder Infobereich tippen.

    Auf Smartphones wird das Workflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol nicht angezeigt. Sie können aber ein Dokument ohne Standort auch daran erkennen, dass im Kontextmenü die Funktion Standort öffnen - Symbol Standort öffnen nicht zur Verfügung steht.

  3. Öffnen Sie das Kontextmenü.

  4. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Kopieren - Symbol Kopieren-Symbol.

    Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert.

  5. Wechseln Sie aus der geöffneten Akte in den Standort, an dem das Dokument abgelegt werden soll.

  6. Klicken bzw. tippen Sie am neuen Standort in die leere Fläche im Inhaltsbereich und öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf die leere Fläche drücken.

    Alternativ können Sie auch im Registerbaum des neuen Standorts einen Ordner oder ein Register auswählen und dann das Kontextmenü öffnen, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf den Eintrag drücken.

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    Auf Smartphones sind aus Platzgründen Navigationsbereich und Inhaltsbereich nicht nebeneinander angeordnet. Sie können in den Navigationsbereich wechseln, indem Sie in der Titelzeile des Standortes das Registerbaum - Symbol Registerbaum-Symbol antippen. Mit einem Fingertipp auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Inhaltsbereich.

  7. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Einfügen - Symbol Einfügen-Symbol.

    1. Wenn Sie einem typisierten Dokument einen Standort zuweisen wollen, dann klicken bzw. tippen Sie im Untermenü auf Standort hinzufügen - Symbol Standort hinzufügen.

    2. Wenn Sie einem typenlosen Dokument einen Standort zuweisen, dann müssen Sie

      • zuerst den finalen Objekttyp auswählen,

      • danach die Indexdatenmaske ausfüllen und

      • zum Schluss die Indexdatenmaske mit einem Klick bzw. Fingertipp auf die Schaltfläche Speichern schließen.

Das Dokument wird am gewünschten Standort in der Objektliste im Inhaltsbereich eingefügt.

Das Workflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol des Dokuments in der Akte wird entfernt.

Das Dokument ist recherchierbar.

Dokumente ohne Standort gehen beim Weiterleiten des letzten Arbeitsschrittes verloren!

Dokumente aus der Akte entfernen bzw. löschen

Was mit einem Dokument passiert, welches Sie aus der Akte entfernen, hängt von der Art des Dokuments ab:

Wenn Sie ein Dokument mit einem Standort aus der Akte entfernen, dann entfernen Sie nur die Verbindung des Dokuments zur Akte. Das Dokument selbst wird im Ordnungssystem nicht entfernt.

Wenn Sie ein typenloses Dokument aus einer Akte entfernen, dann wird das Dokument nicht an den Papierkorb von enaio® webclient übergeben und kann daher auch nicht wiederhergestellt werden. Es wird unwiderruflich gelöscht.

Typenlose Dokumente erkennen Sie am Workflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol.

Wenn Sie ein Dokument ohne Standort aus einer Akte entfernen, dann wird das Dokument nicht an den Papierkorb von enaio® webclient übergeben und kann daher auch nicht wiederhergestellt werden. Es wird unwiderruflich gelöscht.

Dokumente ohne Standort erkennen Sie am Workflow-Ablage-Zeile - Symbol Workflow-Ablage-Symbol.

Je nach Workflow-Modell kann ein Workflow auch einen Bereich 'Protokoll' enthalten. Im Protokoll werden alle Arbeitsschritte eines Workflows für alle Teilnehmer sichtbar protokolliert. Neben Datum, Uhrzeit, Art der Aktivität und prozessverantwortlichen Benutzer werden in der Spalte 'Protokoll' auch die Ergebnisse der Aktivitäten 'Freigabe' und 'Abstimmung' der einzelnen Teilnehmer festgehalten.

Der Bereich 'Protokoll' kann unternehmensspezifisch angepasst werden und deshalb von dieser Beschreibung abweichen.

Je nach Workflow-Modell kann ein Workflow auch einen Bereich 'Laufliste' enthalten. Der Bereich 'Laufliste' enthält verschiedene Aktivitäten, die Sie zu einer Laufliste verbinden können. Diese Lauflisten können Sie speichern und als Lauflistenvorlagen wiederverwenden. Weitere Informationen zum Umgang mit Lauflisten finden Sie unter Ad-hoc-Workflow.

Änderungen sichern oder verwerfen

Wenn Sie einen Arbeitsschritt bearbeiten und die Änderungen sichern wollen, dann müssen Sie zwischen Änderungen in den Workflow-Bereichen (Datenblatt, Akte und Laufliste) und Änderungen an Objekten im enaio®-Ordnungssystem unterscheiden:

  • Workflow-Bereich Datenblatt

    Alle Dateneingaben oder -änderungen in den Workflow-Masken des Bereichs Datenblatt werden zurückgenommen, wenn Sie die Schaltfläche Abbrechen - Symbol Zurück betätigen bzw. werden gesichert, wenn Sie den Arbeitsschritt beim Schließen Speichern - Symbol Speichern oder Weiterleiten - Symbol Weiterleiten.

  • Workflow-Bereich Laufliste

    Ebenso verhält es sich, wenn Sie sich im Workflow-Bereich Laufliste einen eigenen Ad-hoc-Workflow zusammenstellen oder eine vorhandene Laufliste anpassen oder bearbeiten. Ein Klick oder Fingertipp auf die Schaltfläche Abbrechen - Symbol Zurück nimmt die Änderungen zurück, die Schaltflächen Weiterleiten - Symbol Weiterleiten oder Speichern - Symbol Speichern sichern die Änderungen.

  • Workflow-Bereich Akte

    Bei Änderungen an Objekten im Workflow-Bereich Akte müssen Sie zwischen Änderungen im Workflow-Bereich und Änderungen an Objekten im enaio®-Ordnungssystem unterscheiden.

    • Änderungen in der Akte

      Wenn Sie in einer Akte ein Dokument neu anlegen, Objekte zwischen Arbeits- und Infobereich verschieben oder Dokumente aus der Akte entfernen, dann müssen diese Änderungen beim Schließen des Arbeitsschrittes gespeichert werden, wenn Sie sie behalten wollen. Wenn Sie den Arbeitsschritt beim Schließen weiterleiten, werden die Änderungen auch übernommen. Nur wenn Sie die Schaltfläche Abbrechen - Symbol Zurück betätigen, werden die Änderungen verworfen.

      Wenn Sie ein Objekt in der Akte entfernen, dann entfernen Sie nur die Verbindung des Objekts zur Akte. Das Objekt selbst wird im Ordnungssystem nicht entfernt.

    • Änderungen im enaio®-Ordnungssystem

      Wenn Sie z. B. die Indexdaten eines Objekts in einer Akte ändern, dann entscheiden Sie beim Schließen der Indexdatenmaske und nicht beim Schließen des Arbeitsschrittes, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Ebenso verhält es sich z. B., wenn Sie den Inhalt von Dokumenten in einer Akte bearbeiten, Objekte abonnieren oder zur Wiedervorlage vormerken. Wenn Sie einem Dokument ohne Typ bzw. ohne Standort in der Akte einen Objekttyp oder einen Standort zuweisen, dann geschieht dies im enaio®-Ordnungssystem und kann beim Abbrechen - Symbol Zurück des Arbeitsschrittes nicht wieder zurückgenommen werden.