Interne Ablage

enaio® webclient 11.10

Wenn Sie ein Dokument in enaio® ablegen wollen, sich aber noch nicht festlegen möchten, in welchen Schrank, Ordner oder Register oder zu welchem Dokumenttyp es gehört, dann können Sie es in der internen Ablage von enaio® webclient zwischenspeichern. Die interne Ablage ist nur Ihnen zugänglich. Sie können hier z. B. auch Dokumente ablegen, auf die andere Mitarbeiter noch nicht zugreifen sollen.

Dokumente ohne einen Standort im enaio®-Ordnungssystem, wie z. B. in der internen oder externen Ablage und in Workflow-Akten, werden bei einer Suchanfrage nicht durchsucht.

Dokumente, welche Sie in enaio® webclient, in enaio® webclient als Desktop-Anwendung bzw. in enaio® mobile an die interne Ablage übergeben haben, werden mit der Ablage in enaio® client synchronisiert. Das gilt auch umgekehrt für Dokumente, welche in der Ablage in enaio® client zwischengespeichert werden.

Sie öffnen die interne Ablage über das Interne Ablage-Symbol im Hauptmenü. Im Offline-Modus wird das Symbol im Hauptmenü nicht angezeigt.

Die interne Ablage besteht aus einer Objektliste und dem Vorschaubereich.

Vorschaubereich

Wenn Sie ein Dokument in der Objektliste markieren, dann werden Ihnen in der Inhaltsvorschau der Inhalt und in der Detailvorschau die Objekteigenschaften sowie die Objekthistorie des Dokuments angezeigt. Wenn das Dokument schon einem Dokumenttyp zugewiesen wurde, dann können Sie in der Inhaltsvorschau auch Vorschauanmerkungen erstellen und bearbeiten. Die Detailvorschau zeigt auch abgeschlossene Workflows an, soweit diese Dokumente an die interne Ablage übergeben haben.

Im Vorschaubereich können auch Dashlets, wie z. B. das enaio® office-365-dashlet angezeigt werden. Wenn einem Dokument in der internen Ablage ein Dokumenttyp zugewiesen wurde, dann wird mit Hilfe des enaio® office-365-dashlet nicht nur der Inhalt des Dokuments angezeigt, es kann auch inhaltlich bearbeitet werden (siehe Das enaio® office-365-dashlet). Wenn Sie ein Dokument in der internen Ablage bearbeiten und speichern/wieder einchecken, dann wird das alte Dokument unwiederbringlich überschrieben.

Für den Einsatz von enaio® mobile gilt:

enaio® mobile unterstützt nicht die Verwendung von Dashlets.

Objektliste

Die Objektliste in der internen Ablage können Sie, so wie andere Objektlisten auch, sortieren, filtern und gruppieren.

Unterhalb der Objektliste finden Sie das Neuanlegen-Symbol, mit dem Sie Dokumente aus dem lokalen Dateisystem an die interne Ablage übergeben können. Welche weiteren Wege es gibt, um Dokumente in die interne Ablage zu bekommen, ist in Dokumente an die interne Ablage übergeben beschrieben.

Bei Dokumenten, denen schon ein Dokumenttyp zugeordnet wurde, stehen Einzel- bzw. Doppelklick-Aktionen, basierend auf dem Dokumenttyp, zur Verfügung. Bei einem Doppelklick auf ein typisiertes Dokument können verschiedene Aktionen - sogenannte Standardaktionen - ausgelöst werden. Welche Aktion ausgelöst wird, wird durch Ihren Administrator bestimmt. In Standardaktionen ist beschrieben, welche Standardaktionen hinterlegt werden können.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones wird aus Platzgründen nur eine reduzierte Objektliste angezeigt. Der Wechsel in der Anzeige erfolgt, wenn das Display des mobilen Gerätes nicht mehr als 420 Pixel in der Breite oder in der Höhe aufweist. Für die interne Ablage gelten daher auf Smartphones folgende Einschränkungen:

Die Kartenansicht der Objektliste in der internen Ablage steht in enaio® mobile auf Smartphones nicht zur Verfügung. Außerdem lässt sich die Objektliste nicht sortieren bzw. gruppieren.
Sie öffnen den Vorschaubereich in enaio® mobile auf Smartphones mit einem Fingertipp auf ein Dokument in der internen Ablage.
Die Funktion Vorschauanmerkungen in der Inhaltsvorschau wird in enaio® mobile auf Smartphones nicht unterstützt (siehe Vorschauanmerkungen).

Kontextmenü

Neben der Neuanlage können Sie auch die Indexdaten und den Inhalt von Dokumenten in der internen Ablage bearbeiten. Dazu stehen Ihnen im Kontextmenü folgende Funktionen zur Verfügung.

Funktionen, im Kontextmenü in der internen Ablage

Symbol	Funktion	Beschreibung
	Indexdaten anlegen	Legt für das ausgewählte Objekt Indexdaten an. Wenn Sie diese Funktion angeklickt haben, dann müssen Sie im nächsten Schritt in einem Menü den passenden Dokumenttyp auswählen. Welche Dokumenttypen angeboten werden, ist vom ausgewählten Dokument und Ihren Rechten abhängig. Je nach Dokumenttyp unterschieden sich die Indexdatenmasken voneinander.
	Indexdaten bearbeiten ¹	Sie können die Indexdaten von Dokumenten in der internen Ablage bearbeiten, wenn Sie diesen einen Dokumenttyp zugewiesen haben (siehe Indexdaten bearbeiten).
	Inhalt bearbeiten ¹	Sie können den Inhalt von Dokumenten in der internen Ablage bearbeiten, wenn Sie diesen einen Dokumenttyp zugewiesen haben (siehe Dokumentinhalt bearbeiten). Das typisierte Dokument wird für das Bearbeiten ausgecheckt. Wenn Sie ein Dokument in der internen Ablage bearbeiten und speichern/wieder einchecken, dann wird das alte Dokument unwiederbringlich überschrieben. Sie können typisierte Dokumente auch mit Hilfe von enaio® Office Add-In NG (enaio® webclient als Desktop-Anwendung) bzw. enaio® office-365-dashlet (enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung) bearbeiten.
/	Einchecken ¹/Änderungen verwerfen ¹	Wenn ein Dokument zum Bearbeiten ausgecheckt ist, dann stehen Ihnen die Funktionen Einchecken und Änderungen verwerfen zur Verfügung. Wenn Sie das Dokument einchecken, dann wird die bisherige Version des Dokumentes in der internen Ablage unwiederbringlich überschrieben.
	Ausschneiden	Diese Funktion dient der Verschiebung eines Dokumentes aus der internen Ablage an einen Standort im enaio®-Ordnungssystem (siehe Dokumente aus der internen Ablage ablegen).
	Löschen	Löscht ein oder mehrere markierte Dokumente in der internen Ablage und übergibt sie an den Papierkorb. Dort können die gelöschten Dokumente dauerhaft gelöscht werden (siehe Der Papierkorb). Ein Wiederherstellen der gelöschten Dokumente ist nicht möglich. Für den Einsatz von enaio® mobile gilt: Auf Smartphones bzw. auf Tablets in der Kartenansicht steht die Mehrfachauswahl nicht zur Verfügung.
¹ Diese Funktion steht nur Dokumenten in der internen Ablage zur Verfügung, welchen schon ein Dokumenttyp (aber noch kein Standort) zugeordnet wurde.

Wie Sie Dokumenten in der internen Ablage einen Dokumenttyp und einen Standort zuweisen, ist in Dokumente aus der internen Ablage ablegen beschrieben.