Dokumente aus der internen Ablage ablegen

enaio® webclient als Desktop-Anwendung • enaio® mobile • 11.10 »

Die interne Ablage dient der Zwischenspeicherung von Dokumenten, welche noch keinen Standort im enaio®-Ordnungssystem besitzen (siehe auch Interne Ablage).

Folgende der unten genannten Funktionen stehen Ihnen in der internen Ablage nicht zur Verfügung. Wenn Sie eine dieser Funktionen nutzen wollen, dann müssen Sie das entsprechende Dokument vorher in einem Ordner oder Register ablegen.

Symbol Funktion Beschreibung
Abonnieren - Symbol Abonnieren

Dokumente in der internen Ablage können Sie nicht abonnieren.
Achivieren - Symbol

Archivierung

Dokumente in der internen Ablage können nicht zur Archivierung freigegeben werden.
coLab-Freigabe - Symbol coLab-Freigaben

Dokumente in der internen Ablage können Sie nicht für enaio® coLab freigeben, d. h. mit anderen Benutzern teilen.
Dokument drucken - Symbol Dokument drucken

Die Druckfunktion im enaio® webclient als Desktop-Anwendung steht für Dokumente in der internen Ablage nicht zur Verfügung.
E-Mail senden - Symbol E-Mail senden Das Versenden eines Dokuments aus der internen Ablage als E-Mail, mit dem Dokument bzw. mit einem Link in der Anlage, wird nicht unterstützt.
Exportieren - Symbol Exportieren Dokumente in der internen Ablage können nicht exportiert werden.
Favoriten - Symbol Favorisieren Sie können Dokumente in der internen Ablage nicht zu Ihren Favoriten hinzufügen und damit z. B. auch nicht im Offline-Modus verfügbar machen.

Indexdaten anzeigen - Symbol

Indexdaten anzeigen Die Funktion Indexdaten anzeigen steht bei Dokumenten in der internen Ablage nicht zur Verfügung. Sie können jedoch die Indexdaten bei typisierten Dokumenten in der internen Ablage mit Hilfe der Funktion Indexdaten bearbeiten - Symbol Indexdaten bearbeiten anpassen.
Kopieren - Symbol Kopieren

Von Dokumenten in der internen Ablage können Sie keine Kopien erzeugen.
Link kopieren - Symbol Link kopieren

Von Dokumenten in der internen Ablage können Sie keine Vorschau- oder Webclient-Links bzw. *.os-Verweisdateien erstellen.

Standort öffnen - Symbol Standort öffnen

Da Dokumente in der internen Ablage noch keinen Standort im enaio®-Ordnungssytem besitzen, steht die Funktion Standort öffnen nicht zur Verfügung.
Verknüpfung - Symbol Standorte, Verknüpfungen und Verweise Da Dokumente in der internen Ablage keinen Standort im enaio®-Ordnungssytem besitzen, keine Verknüpfungen und Verweise in der internen Ablage erstellt werden können, steht die Funktion Standorte, Verknüpfungen und Verweise nicht zur Verfügung.
Variantenverwaltung - Symbol Variantenverwaltung

W-Dokumente in der internen Ablage besitzen keine Variantenverwaltung. Wenn Sie ein Dokument in der Ablage bearbeiten und speichern/wieder einchecken, dann wird die vorhandene Version überschrieben.
Verknüpfung - Symbol Verknüpfung

Dokumente in der internen Ablage können Sie nicht mit anderen Dokumenten in der Ablage bzw. mit Dokumenten in Ordnern oder Registern verknüpfen.
Wiedervorlage - Symbol Wiedervorlegen

Dokumente in der internen Ablage können nicht zur Wiedervorlage gekennzeichnet werden.

Workflow starten - Symbol

Workflow starten Sie können mit einem Dokument in der internen Ablage keinen objektbezogenen Workflows starten.

Dokumenten in der internen Ablage einen Dokumenttyp zuweisen

Sie können den Inhalt und die Indexdaten eines Dokumentes auch schon in der internen Ablage bearbeiten, wenn Sie einem Dokument einen Dokumenttyp zuweisen. Bei Dokumenten, denen ein Dokumenttyp zugewiesen wurde, stehen außerdem Einzel- bzw. Doppelklick-Aktionen, basierend auf dem Dokumenttyp, zur Verfügung. Bei einem Doppelklick auf ein typisiertes Dokument können verschiedene Aktionen - sogenannte Standardaktionen - ausgelöst werden. Welche Aktion ausgelöst wird, wird durch Ihren Administrator bestimmt. In Standardaktionen ist beschrieben, welche Standardaktionen hinterlegt werden können.

  1. Markieren Sie ein Dokument ohne Typ in der internen Ablage, welchem Sie einen Dokumenttyp zuweisen wollen.

    Dokumente ohne Typ sind in der Objektliste der internen Ablage und im Kontextmenü des Dokuments als solche entsprechend gekennzeichnet.

  2. Öffnen Sie das Kontextmenü.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Indexdaten anlegen - Symbol Indexdaten anlegen-Symbol.

    Für typenlose Dokumente ohne Inhalt, welche mit enaio® client erstellt wurden und welche durch die Synchronisation auch in der internen Ablage von enaio® webclient angezeigt werden, steht die Funktion Indexdaten anlegen - Symbol Indexdaten anlegen nicht zur Verfügung.

    Das Menü Objekttyp wählen öffnet sich.

  4. Wählen Sie im Menü einen Objekttyp aus.

    Die Indexmaske Indexdaten anlegen des entsprechenden Objekttyps öffnet sich.

  5. Füllen Sie die Indexdatenmaske aus und klicken bzw. tippen zum Abschluss auf die Speichern - Symbol Speichern-Schaltfläche.

    Der Inhalt hinzufügen-Bereich in der Indexdatenmaske ist schreibgeschützt. Das heißt, Sie können nicht, wie sonst üblich im Neuanlage-Prozess, das Dokument austauschen.

Das Dokument ist in der Objektliste und im Kontextmenü als typisiertes Dokument gekennzeichnet.

Im Kontextmenü des Dokumentes stehen die Funktionen Indexdaten bearbeiten - Symbol Indexdaten bearbeiten und Inhalt bearbeiten - Symbol Inhalt bearbeiten zur Verfügung.

Dem Dokument muss beim Ablageprozess in enaio® kein Objekttyp mehr zugeordnet werden.

Dokumente aus der interne Ablage in enaio® ablegen

Die Dokumente in der internen Ablage können Sie über folgenden Weg im enaio®-Ordnungssystem ablegen:

  1. Markieren Sie ein Dokument in der internen Ablage, welches Sie im enaio®-Ordnungssystem ablegen wollen.

  2. Öffnen Sie das Kontextmenü.

  3. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Ausschneiden - Symbol Ausschneiden-Symbol.

    Für typenlose Dokumente ohne Inhalt, welche mit enaio® client erstellt wurden und welche durch die Synchronisation auch in der internen Ablage von enaio® webclient angezeigt werden, steht die Funktion Ausschneiden - Symbol Ausschneiden nicht zur Verfügung.

    Das Dokument wird in den Zwischenspeicher von enaio® kopiert.

  4. Öffnen Sie den Standort (z. B. Schrank, Register oder Ordner), an dem Sie das ausgeschnittene Dokument ablegen wollen.

    Dokumente aus der internen Ablage können nicht in die externe Ablage bzw. in Workflow-Akten abgelegt werden.

  5. Markieren Sie im Navigationsbereich bzw. in der Objektliste des neuen Standorts den entsprechenden Ordner oder Register und öffnen Sie dann das Kontextmenü, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf den Eintrag drücken.

    Alternativ können Sie auch das Menü Weitere Aktionen - Symbol'Weitere Aktionen' im Arbeitsbereich öffnen oder Ihre Maus in der Tabellenansicht über die leere Fläche im Inhaltsbereich bewegen und dann das Kontextmenü öffnen, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf die leere Fläche drücken.

    Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

    Auf Smartphones sind aus Platzgründen Navigationsbereich und Inhaltsbereich nicht nebeneinander angeordnet. Sie können in den Navigationsbereich wechseln, indem Sie in der Titelzeile des Standortes das Registerbaum - Symbol Registerbaum-Symbol antippen. Mit einem Fingertipp auf das Pfeil nach rechts - SymbolPfeil-Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Inhaltsbereich.

  6. Klicken bzw. tippen Sie im Kontextmenü auf das Einfügen - Symbol Einfügen bzw. Einfügen als - Symbol Einfügen als-Symbol.

    • Wenn das Einfügen - Symbol Einfügen-Symbol angezeigt wird, dann wird der Objekttyp automatisch zugeordnet und das Dokument ohne Zwischenschritt am Standort abgelegt. Sie haben nach der Ablage die Möglichkeit, die Indexdaten über das Kontextmenü zu bearbeiten (siehe Indexdaten bearbeiten).

    • Wenn das Einfügen als - Symbol Einfügen als-Symbol angezeigt wird, dann stehen mehrere Objekttypen zur Auswahl. Sie müssen im nächsten Schritt ein Objekttyp auswählen und können vor der Ablage die Indexdaten des Dokuments bearbeiten.

    • Wenn keines der beiden Symbole angezeigt wird, dann haben Sie entweder nicht die entsprechenden Rechte für das Einfügen des Dokumentes am gewünschten Standort oder der Standort ist nicht für die Ablage des Dokuments aus der internen Ablage konfiguriert. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

    Ein Untermenü mit der Liste der am gewählten Standort zulässigen Objekttypen wird angezeigt.

  7. Wenn das Einfügen als - Symbol Einfügen als-Symbol angezeigt wird, dann wählen Sie im sich öffnenden Untermenü einen Objekttyp aus.

    Die Indexdatenmaske des ausgewählten Objekttyps öffnet sich.

  8. Füllen Sie die Indexdatenmaske aus und klicken bzw. tippen zum Abschluss auf die Speichern - Symbol Speichern-Schaltfläche.

    Der Inhalt hinzufügen-Bereich in der Indexdatenmaske ist schreibgeschützt. Das heißt, Sie können nicht, wie sonst üblich im Neuanlage-Prozess, das Dokument austauschen.

Das Dokument wird in der internen Ablage gelöscht und in der Objektliste am gewählten Standort angezeigt.

Das Dokument wird jetzt bei Suchanfragen gefunden.

Wenn Sie den Ablageprozess abbrechen wollen, dann klicken bzw. tippen Sie auf die Zurück - Symbol Zurück-Schaltfläche. Das Dokument steht Ihnen solange für einen erneuten Ablageversuch im enaio®-Zwischenspeicher zur Verfügung, bis Sie ein anderes Objekt in den enaio®-Zwischenspeicher kopieren bzw. bis Sie sich von enaio® webclient abmelden.

Wie Sie Dokumente in die interne Ablage bekommen, ist in Dokumente an die externe Ablage übergeben beschrieben.