Indexdaten bearbeiten

enaio® webclient 11.10

Zum Bearbeiten der Indexdaten benötigen Sie entsprechende Rechte. Die Rechte werden vom Administrator vergeben.

Indexdatenmasken können auch Felder mit Tabellen enthalten, die bearbeitet werden können. Bei Bedarf kann der Administrator das Bearbeiten dieser Tabellen auf Benutzer mit der Systemrolle 'Supervisor' einschränken.

Die Indexdaten eines Ordners, Registers oder Dokuments bearbeiten Sie über die gleichen Indexdatenmasken, die Sie zum Anlegen verwenden. Zum Bearbeiten der Indexdaten wählen Sie im Kontextmenü eines ausgewählten Objekts den Eintrag Indexdaten bearbeiten.

Die Eigenschaften der Maskenfelder werden vom Administrator konfiguriert. Wenn Eingaben in Feldern diesen Vorgaben nicht entsprechen, werden Hinweise eingeblendet. Einzelne Indexdatenfelder kann der Administrator vor Änderungen schützen. Sie werden dann grau hinterlegt angezeigt.

Wenn Sie die Indexdaten eines Objekts bearbeiten, dann wird die Bearbeitung automatisch in der Historie des Objekts gespeichert (siehe Der Vorschaubereich).

Sie können auch von bereits archivierten Dokumenten die Indexdaten ändern.

Kataloge und AddOns auf Indexdatenmasken

Zur einfacheren und einheitlicheren Pflege von Indexdaten werden Kataloge und AddOns in Indexdatenmasken verwendet.

Katalogfelder: Symbole und Eigenschaften

Symbol	Bezeichnung	Beschreibung
	Datenbankkatalog	Wenn Sie auf die Schaltfläche Datenbankkatalog neben einem Feld klicken bzw. tippen, starten Sie eine Anfrage. Eine Liste mit allen Werten, die bisher in dieses Feld zur Indexierung eingetragen wurden, wird erstellt und geöffnet. Im Unterschied zu anderen Kataloglisten können Sie auch neue Werte in das Feld eingeben. Tragen Sie Zeichen in das Filterfeld des Katalogs ein, werden automatisch nur die Listeneinträge angezeigt, die die eingetragenen Zeichen enthalten.
	Listenkatalog	Wenn Sie auf die Schaltfläche Listenkatalog neben einem Feld klicken bzw. tippen, wird eine Liste geöffnet, die der Administrator erstellt hat. Je nach Konfiguration des Feldes können Sie einen oder mehrere Werte auswählen und übernehmen. Tragen Sie Zeichen in das Filterfeld des Katalogs ein, werden automatisch nur die Listeneinträge angezeigt, die die eingetragenen Zeichen enthalten. In Listenkatalogen können - je nach Objektdefinition - mehrere Einträge ausgewählt werden. Für den Einsatz von enaio® mobile gilt: Die Auswahl von mehreren Einträgen in einem Listenkatalog erfolgt über Kontrollkästchen.
	Baumkatalog	Baumkataloge sind Listenkataloge, bei denen die Werte in Ebenen und Unterebenen eingetragen sind. Tragen Sie Zeichen in das Filterfeld des Katalogs ein, werden automatisch nur die Listeneinträge angezeigt, die die eingetragenen Zeichen enthalten.
	Hierarchiekatalog	Der Hierarchiekatalog entspricht dem Baumkatalog, nur werden hier die Ebenenbezeichnungen mit in die Indexdaten übernommen. Tragen Sie Zeichen in das Filterfeld des Katalogs ein, werden automatisch nur die Listeneinträge angezeigt, die die eingetragenen Zeichen enthalten.

AddOn-Felder: Symbole und Eigenschaften

Symbol	Bezeichnung	Beschreibung
	Benutzer-AddOn	Mit einem Klick bzw. Fingertipp auf das AddOn-Symbol öffnen Sie den Dialog der Benutzerauswahl. Das Benutzer-AddOn erzeugt eine Liste aller verfügbaren Benutzer, Benutzergruppen und weiterer konfigurierter Einträge. Auf der linken Seite des Dialoges werden die zur Auswahl stehenden Benutzer angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Benutzer aus und verschieben Sie sie mit Hilfe der Pfeiltaste oder per Doppelklick bzw. per doppelten Fingertipp auf die rechte Dialogseite. Der Administrator kann das Auswählen mehrerer Einträge ermöglichen. Sie können die Benutzerlisten filtern. Klicken bzw. tippen Sie abschließend auf die Schaltfläche Übernehmen, um die Auswahl in das Feld zu übertragen. Favoritenfilter, wie in enaio® client, werden nicht unterstützt.
	Rechtegruppen-AddOn	Mit einem Klick bzw. Fingertipp auf das AddOn-Symbol öffnen Sie den Dialog der Rechtegruppen-Auswahl. Das Rechtegruppen-AddOn erzeugt eine Liste aller verfügbaren Benutzer (U) und Benutzergruppen (G). Auf der linken Seite des Dialoges werden die zur Auswahl stehenden Benutzer und Benutzergruppen angezeigt. Benutzer und Benutzergruppen können durch Eingabe der Benutzer- bzw. der Benutzergruppen-Namen oder aber durch Klicken bzw. Tippen auf die Benutzer- und Benutzergruppen-Symbole ausgewählt werden. Wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Benutzergruppen aus und verschieben Sie sie mit Hilfe der Pfeiltaste oder per Doppelklick bzw. per doppelten Fingertipp auf die rechte Dialogseite. Klicken bzw. tippen Sie abschließend auf die Schaltfläche Übernehmen, um die Auswahl in das Feld zu übertragen. Der Administrator kann das Auswählen mehrerer Einträge ermöglichen. Die Benutzerlisten können auch gefiltert werden. Das AddOn kann durch Ihren Administrator so konfiguriert sein, dass nur Benutzer, nur Benutzergruppen oder beides gemeinsam angezeigt werden. Bei der manuellen Eingabe muss daher Folgendes beachtet werden: Wenn das AddOn so konfiguriert ist, dass Benutzer und Benutzergruppen gemeinsam angezeigt werden, dann muss bei der manuellen Eingabe der vollständige Benutzer-Name mit dem Zusatz (U) bzw. der vollständige Benutzergruppen-Name mit dem Zusatz (G) eingegeben werden, ansonsten wird die Eingabe nicht erkannt. Wenn das AddOn so konfiguriert ist, dass nur Benutzer oder nur Benutzergruppen angezeigt werden, dann kann bei der manuellen Eingabe die Eingabe der Zusätze (U) bzw. (G) weggelassen werden, weil das AddOn die Zusätze automatisch ergänzt. Doppelte Einträge werden von der Feldüberprüfung entfernt.
	Workflow-Empfänger-AddOn	Mit einem Klick bzw. Fingertipp auf das AddOn-Symbol öffnen Sie den Dialog der Benutzerauswahl. Das Workflow-Empfänger-AddOn erzeugt eine Liste aller für Workflows freigeschalteten Benutzer und Rollen. Auf der linken Seite des Dialoges werden die zur Auswahl stehenden Benutzer und Rollen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Benutzer bzw. Rollen aus und verschieben Sie sie mit Hilfe der Pfeiltaste oder per Doppelklick bzw. per doppelten Fingertipp auf die rechte Dialogseite. Sie können die Listen filtern. Klicken bzw. tippen Sie abschließend auf die Schaltfläche Übernehmen, um die Auswahl in das Feld zu übertragen. Das AddOn steht nur in Workflow-Arbeitsschritten zur Verfügung. Ein Favoritenfilter, wie in enaio® client, steht nicht zur Verfügung.
	Quickfinder-AddOn	Das Quickfinder-AddOn dient der komplexen Übernahme von Indexdaten. Es verbindet ein oder mehrere Felder auf einer Indexdatenmaske mit einem oder mehreren Feldern auf der Indexdatenmaske eines anderen bzw. desselben Objekttyps. Wenn mehrere Objekttypen mit dem Quickfinder-AddOn verbunden sind, erscheint beim Aufruf des AddOns ein Auswahlmenü, in dem man den gewünschten Objekttyp auswählen kann. Mit Hilfe des AddOns kann dann eine Anfrage ausgeführt werden. Bei der Auswahl eines Objekts aus der Trefferliste werden dann die entsprechend konfigurierten Indexdaten übernommen.
	Katalog-AddOn	Das Katalog-AddOn kann als Listen-, Baum- oder Hierarchiekatalog konfiguriert werden. Im Unterschied zu diesen Katalogen verfügt das Katalog-AddOn über weitere Funktionen sowie eine COM-Schnittstelle. Das AddOn kann eine SQL-Anfrage absetzen bzw. durch Skripte angesprochen werden. Die Konfiguration wird in Form einer XML-Datei gespeichert. In Katalog-AddOns können - je nach Objektdefinition - mehrere Einträge ausgewählt werden. Für den Einsatz von enaio® mobile gilt: Die Auswahl von mehreren Einträgen in einem Listenkatalog erfolgt über Kontrollkästchen.
	Datum-AddOn	Mit einem Klick bzw. Fingertipp auf das AddOn-Symbol öffnen Sie einen Kalender mit einer Monatsansicht und Kalenderwochen. Je nach Konfiguration des Feldes, kann neben der Datumsauswahl auch eine Zeitauswahl angezeigt werden. Auf Suchmasken kann das AddOn auch eine Zeitraumauswahl anbieten. Wählen Sie ein Datum oder einen Zeitraum aus und klicken bzw. tippen Sie anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen, um die Daten in das Feld zu übertragen.
	Zeitauswahl-AddOn	Mit einem Klick bzw. Fingertipp auf das AddOn-Symbol öffnen Sie den Dialog der Zeitauswahl. In Indexdatenmasken können Sie in einem Dialog einen Zeitpunkt auswählen. In Suchmasken können Sie zusätzlich auch einen Zeitraum auswählen. Wählen Sie eine Zeit oder einen Zeitraum aus und klicken bzw. tippen Sie anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen, um die Daten in das Feld zu übertragen.

Mehrsprachige Kataloge

Listen-, Hierarchie- und Baumkataloge können auch, soweit es Ihr Administrator eingerichtet hat, mehrsprachig angelegt sein. Das hat den Vorteil, dass Bearbeiter unterschiedlicher Sprachherkunft diese Kataloge in den Indexdaten, in Recherchemasken, in Trefferlisten sowie in der Detailvorschau in ihrer jeweils gewählten Sprache der Objektdefinition angezeigt bekommen und verwenden können (siehe enaio® editor ). Mehrsprachige Kataloge in Objektlisten (wie z. B. an Standorten, in Trefferlisten, Eingangskörben etc.) können sortiert und gefiltert werden. Eine Mehrfachauswahl, wie bei Listenkatalogen, ist nicht möglich.

Bei mehrsprachigen Katalogen ist es unwichtig, in welcher Sprache Sie die Indexierung vornehmen, da die anderssprachigen Katalogeinträge fest hinterlegt sind. Der Benutzer bekommt die mehrsprachigen Kataloge in Indexdatenmasken bzw. in Trefferlisten in seiner eingestellten Sprache zu sehen.

Darstellung von Dezimal- und Tausender-Trennzeichen

Die Darstellung von Dezimal- und Tausender-Trennzeichen in Indexdatenmasken, in Trefferlisten und in der Detailvorschau richtet sich nach der Spracheinstellung des lokalen Clients. So werden z. B. Dezimalzahlen in der deutschen Spracheinstellung mit einem Komma angezeigt und in der englischen bzw. in der französischen Spracheinstellung mit einem Punkt. Bei der Datenerfassung können in Dezimalfeldern, unabhängig von der lokalen Spracheinstellung, sowohl Komma als auch Punkte eingegeben werden. Nach Aufheben des Fokus, wird abhängig von der Spracheinstellung, das entsprechende Satzzeichen angezeigt.

Tausender-Trennzeichen dürfen bei der Datenbearbeitung in Dezimalfeldern nicht eingegeben werden. Sie werden nach Aufheben des Fokus, ebenso wie die Dezimalzeichen, in schreibgeschützten Indexdatenmasken automatisch, entsprechend der Spracheinstellung angezeigt. Das Tausender-Trennzeichen kann vom Administrator systemweit pro Sprache konfiguriert werden (siehe Administrationskonsole ).

Informationen zum Objekt

In geöffneten Indexdatenmasken können Sie sich durch langes Drücken der linken Maustaste bzw. durch einen langen Fingertipp auf die Titelzeile Informationen zum Objekt in einem Nachrichtenfenster anzeigen lassen. Das ist vor allem auf kleinen Displays, wie z. B. auf Smartphones, von Nutzen. Welche Informationen wie und in welcher Reihenfolge angezeigt werden, ist von der Trefferlisten-Konfiguration abhängig (siehe Trefferlisten-Konfiguration).

Indexdaten-Bearbeitung im Offline-Modus

Wenn Sie Indexdaten ändern und die Verbindung zum enaio® server unterbrochen wird und enaio® webclient im Offline-Modus angezeigt wird, dann warten Sie mit dem Speichern Ihrer Änderungen bis die Verbindung zum enaio® server wiederhergestellt ist. Anderenfalls gehen Ihre Änderungen beim Schließen der Indexdatenmaske verloren!

Indexdaten-Bearbeitung und enaio® coLab

Um den Dokumentenaustausch in coLab-Projekträumen zu gewährleisten, sind die Indexdatenfelder der entsprechenden Objekttypen gemappt (siehe enaio® coLab ). Welche Indexdatenfelder gemappt wurden, ist von der Konfiguration des jeweiligen Objekttyps abhängig. D. h. von den Indexdatenfelder eines enaio®-Objekttyps werden nur einige wenige Indexdatenfelder im coLab-Projektraum angezeigt. Bei der Bearbeitung von Indexdaten sollte diese Besonderheit berücksichtigt werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Administrator.