Indexdaten bearbeiten

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Zum Bearbeiten der Indexdaten benötigen Sie entsprechende Rechte. Die Rechte werden vom Administrator vergeben.

Indexdatenmasken können auch Felder mit Tabellen enthalten, die bearbeitet werden können. Bei Bedarf kann der Administrator das Bearbeiten dieser Tabellen auf Benutzer mit der Systemrolle 'Supervisor' einschränken.

Die Indexdaten eines Ordners, Registers oder Dokuments bearbeiten Sie über die gleichen Indexdatenmasken, die Sie zum Anlegen verwenden. Zum Bearbeiten der Indexdaten wählen Sie im Kontextmenü eines ausgewählten Objekts den Eintrag Indexdaten bearbeiten - Symbol Indexdaten bearbeiten.

Die Eigenschaften der Maskenfelder werden vom Administrator konfiguriert. Wenn Eingaben in Feldern diesen Vorgaben nicht entsprechen, werden Hinweise eingeblendet. Einzelne Indexdatenfelder kann der Administrator vor Änderungen schützen. Sie werden dann grau hinterlegt angezeigt.

Wenn Sie die Indexdaten eines Objekts bearbeiten, dann wird die Bearbeitung automatisch in der Historie des Objekts gespeichert (siehe Der Vorschaubereich).

Sie können auch von bereits archivierten Dokumenten die Indexdaten ändern.

Kataloge und AddOns auf Indexdatenmasken

Zur einfacheren und einheitlicheren Pflege von Indexdaten werden Kataloge und AddOns in Indexdatenmasken verwendet.

Mehrsprachige Kataloge

Listen-, Hierarchie- und Baumkataloge können auch, soweit es Ihr Administrator eingerichtet hat, mehrsprachig angelegt sein. Das hat den Vorteil, dass Bearbeiter unterschiedlicher Sprachherkunft diese Kataloge in den Indexdaten, in Recherchemasken, in Trefferlisten sowie in der Detailvorschau in ihrer jeweils gewählten Sprache der Objektdefinition angezeigt bekommen und verwenden können (siehe enaio® editorLink extern - Symbol). Mehrsprachige Kataloge in Objektlisten (wie z. B. an Standorten, in Trefferlisten, Eingangskörben etc.) können sortiert und gefiltert werden. Eine Mehrfachauswahl, wie bei Listenkatalogen, ist nicht möglich.

Bei mehrsprachigen Katalogen ist es unwichtig, in welcher Sprache Sie die Indexierung vornehmen, da die anderssprachigen Katalogeinträge fest hinterlegt sind. Der Benutzer bekommt die mehrsprachigen Kataloge in Indexdatenmasken bzw. in Trefferlisten in seiner eingestellten Sprache zu sehen.

Darstellung von Dezimal- und Tausender-Trennzeichen

Die Darstellung von Dezimal- und Tausender-Trennzeichen in Indexdatenmasken, in Trefferlisten und in der Detailvorschau richtet sich nach der Spracheinstellung des lokalen Clients. So werden z. B. Dezimalzahlen in der deutschen Spracheinstellung mit einem Komma angezeigt und in der englischen bzw. in der französischen Spracheinstellung mit einem Punkt. Bei der Datenerfassung können in Dezimalfeldern, unabhängig von der lokalen Spracheinstellung, sowohl Komma als auch Punkte eingegeben werden. Nach Aufheben des Fokus, wird abhängig von der Spracheinstellung, das entsprechende Satzzeichen angezeigt.

Tausender-Trennzeichen dürfen bei der Datenbearbeitung in Dezimalfeldern nicht eingegeben werden. Sie werden nach Aufheben des Fokus, ebenso wie die Dezimalzeichen, in schreibgeschützten Indexdatenmasken automatisch, entsprechend der Spracheinstellung angezeigt. Das Tausender-Trennzeichen kann vom Administrator systemweit pro Sprache konfiguriert werden (siehe Administrationskonsole Link extern - Symbol).

Informationen zum Objekt

In geöffneten Indexdatenmasken können Sie sich durch langes Drücken der linken Maustaste bzw. durch einen langen Fingertipp auf die Titelzeile Informationen zum Objekt in einem Nachrichtenfenster anzeigen lassen. Das ist vor allem auf kleinen Displays, wie z. B. auf Smartphones, von Nutzen. Welche Informationen wie und in welcher Reihenfolge angezeigt werden, ist von der Trefferlisten-Konfiguration abhängig (siehe Trefferlisten-Konfiguration).

Indexdaten-Bearbeitung im Offline-Modus

Wenn Sie Indexdaten ändern und die Verbindung zum enaio® server unterbrochen wird und enaio® webclient im Offline-Modus angezeigt wird, dann warten Sie mit dem Speichern Ihrer Änderungen bis die Verbindung zum enaio® server wiederhergestellt ist. Anderenfalls gehen Ihre Änderungen beim Schließen der Indexdatenmaske verloren!

Indexdaten-Bearbeitung und enaio® coLab

Um den Dokumentenaustausch in coLab-Projekträumen zu gewährleisten, sind die Indexdatenfelder der entsprechenden Objekttypen gemappt (siehe enaio® coLab\ObjekttypenLink extern - Symbol). Welche Indexdatenfelder gemappt wurden, ist von der Konfiguration des jeweiligen Objekttyps abhängig. D. h. von den Indexdatenfelder eines enaio®-Objekttyps werden nur einige wenige Indexdatenfelder im coLab-Projektraum angezeigt. Bei der Bearbeitung von Indexdaten sollte diese Besonderheit berücksichtigt werden. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Administrator.