Projektmitglieder einladen

enaio® coLab 11.10

Nachdem ein Projektraum eingerichtet wurde, können Projektraum-Besitzer und Projektmitglieder mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle weitere Teilnehmer in den Projektraum einladen. Die Projekteinladungen können im Einstellungsbereich Einladungen erstellt werden.

Schritte, mit denen Sie weitere Teilnehmer in den Projektraum einladen

Öffnen Sie in enaio® coLab den Projektraum, in den Sie weitere Teilnehmer einladen wollen, indem Sie in der Startseite Projekträume auf die Kachel des gewünschten Projektraumes klicken.

Wenn Sie den Menütyp Schlank, Schlank + bzw. Horizontal gewählt haben, dann müssen Sie zuerst in der Hauptnavigation mit der Maus auf das Startseite-Symbol klicken, bevor Sie im sich öffnenden Untermenü auf das Projekträume-Symbol klicken können.
Wenn Sie den Menütyp Überlagerung gewählt haben, dann müssen Sie zuerst mit der Maus auf das Hauptnavigation-Symbol in der coLab-Kopfleiste klicken, bevor Sie in der sich öffnenden Hauptnavigation auf das Projekträume-Symbol klicken können.
Detaillierte Informationen, zu den zur Verfügung stehenden Menütypen, finden Sie unter Benutzeroberfläche anpassen.
Öffnen Sie im Projektraum die Einstellungenansicht, indem Sie auf das Einstellungen-Symbol in der Hauptnavigation klicken.

Die Einstellungenansicht wird geöffnet.
Klicken Sie in der Einstellungenansicht im Einstellungsbereich Einladungen auf die Plus-Schaltfläche 'Teilnehmer einladen'.

Der Dialog Teilnehmer einladen wird geöffnet.
Füllen Sie die Felder des Dialogs aus.

Die Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.
- E-Mail-Adressen der Teilnehmer*
  
  Geben Sie in dieses Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie in den Projektraum einladen wollen. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Leerzeichen.
- Rolle*
  
  Wählen Sie hier mit Hilfe der Pfeilschaltflächen die für den Eingeladenen vorgesehene Mitgliedsrolle aus. Zur Auswahl stehen die Rollen Gast, Standard und Besitzer. Sie können die Rolle auch noch nach der Annahme der Einladung in der Projektmitglieder-Verwaltung ändern. Eine ausführliche Dokumentation der Mitgliederrechte finden Sie unter Projektmitglieder verwalten.
- Nachricht
  
  In das Feld Nachricht können Sie bis zu 1.000 Zeichen inklusive Leerzeichen eingeben.
- Gültigkeit der Einladung in Tagen*
  
  Tragen Sie hier per Hand bzw. mit Hilfe der Pfeilschaltflächen die Gültigkeit der Einladung in Tagen ein. Die maximale Gültigkeitsdauer einer Einladung beträgt 90 Tage.
- E-Mail-Einladung als Bcc versenden
  
  Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, dann erhalten Sie die Einladung als Blindkopie an Ihre E-Mail-Adresse.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Die Einladung bzw. die Einladungen werden versendet.

Die versandten Einladungen werden im Einstellungsbereich Einladungen - Symbol Einladungen aufgelistet.

Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail mit einem Link für den Zugang zum Projektraum. Nach einem Klick auf den Einladungslink wird der Benutzer, zur enaio® coLab-Anmeldeseite weitergeleitet und nach erfolgreicher Registrierung (siehe enaio® coLab starten) und/oder Anmeldung in einem Dialog gefragt, ob er die Einladung zum coLab-Projektraum annehmen möchte. Nach der Einladungsbestätigung, wird die Startseite Projekträume von enaio® coLab mit der Kachel des Projektraums angezeigt, aus der Teilnehmer eingeladen wurde.

Angenommen Einladungen werden in der Einladungstabelle nicht mehr angezeigt.

Gültigkeit von Einladungen

Versandte Einladungen werden auch nach Ablauf ihrer Gültigkeit im Einstellungsbereich Einladungen in einer Einladungstabelle angezeigt. Die Einladungen sind in der Tabelle chronologisch sortiert und zeigen die Versand-E-Mail-Adresse, die vorgesehene Mitgliederrolle, das Erstellungs- und das Ablaufdatum sowie den Gültigkeitsstatus der Einladung an. Nach dem Ablaufen des Gültigkeitsdatums, verlieren die Einladungs-Links in den versandten E-Mails ihre Gültigkeit.

Die Gültigkeit von Einladungen wird in der Einladungstabelle, in der Spalte Verbleibende Zeit, angezeigt. Neben der verbleibenden Zeit in Tagen wird die Gültigkeit der Einladungen mit folgenden Farbbalken gekennzeichnet:

Blau = wird angezeigt, wenn noch mehr als 80 % des Gültigkeit-Zeitraumes zur Verfügung stehen
Orange = wird angezeigt, wenn weniger als 80, aber mehr als 50 % des Gültigkeit-Zeitraumes zur Verfügung stehen
Rot = wird angezeigt, wenn weniger als 50 % des Gültigkeit-Zeitraumes zur Verfügung stehen bzw. wenn die Gültigkeit abgelaufen ist

Einladungen erneuern bzw. widerrufen

Wenn Sie als Projektraum-Besitzer und Projektmitglied mit einer entsprechend benutzerdefinierten Rolle eine Einladung erneuern bzw. widerrufen wollen, dann klicken Sie in der Einladungstabelle in der Zeile der entsprechenden Einladung auf das Weitere Funktionen-Symbol. Im sich öffnenden Drop-down-Menü stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Widerrufen

Wenn Sie auf das Widerrufen-Symbol und in der sich anschließenden Sicherheitsabfrage auf die Schaltfläche Ja klicken, dann wird:
- der Eintrag in der Einladungstabelle gelöscht
- der Einladungs-Link deaktiviert
Einladung erneuern

Die Funktion steht Ihnen erst nach Ablauf des Gültigkeitsdatums zur Verfügung.

Wenn das Gültigkeitsdatum einer Einladung abgelaufen ist, dann können Sie die Einladung mit einem Klick auf das Einladung erneuern-Symbol erneuern. Im sich öffnenden Dialog können Sie die Dauer der Gültigkeit erneut einstellen. Mit einem Klick auf die Übernehmen-Schaltfläche wird die Einladung wieder aktiviert und ihr Status und das Gültigkeitsdatum in der Einladungstabelle aktualisiert.