Objekte als E-Mail-Anlage versenden

enaio® client • 11.10 »

Für die Funktion E-Mail senden benötigen Sie die Systemrolle Client: Inhalt als E-Mail versenden.

Sie können Ordner, Register und Dokumente als E-Mail-Anlage versenden. Dokumente können als interner Verweis oder im verwendeten Dateiformat versendet werden. Als interner Verweis kann der Adressat die Objekte nur anzeigen lassen, wenn enaio® client am Arbeitsplatz installiert ist. Ordner und Register können nur als interner Verweis versendet werden.

Sie finden die Funktion E-Mail senden im Kontextmenü des markierten Objekts bzw. in der Menüband-Registerkarte Treffer und in der Menüband-Registerkarte Ordner.

Das Versenden eines Dokuments als interner Verweis aus der benutzereigenen Ablage wird nicht unterstützt. Zum Versenden müssen Dokumente erst in einem Bereich gespeichert werden, auf den die Adressaten Zugriff haben.

  1. Öffnen Sie eine Trefferliste oder ein Ordnerfenster.

  2. Markieren Sie ein oder mehrere Objekte und öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Klick auf die rechte Maustaste.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail - Symbol E-Mail und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Liste:

    • E-Mail - Verweis - Symbol Verweis

      Die markierten Objekte werden als interner Verweis angehängt (siehe Interne Verweise).

    • E-Mail - Inhalt - Symbol Inhalt

      Die markierten Objekte werden im originalen Dateiformat angehängt.

    • E-Mail - Inhalt (PDF) - Symbol Inhalt (PDF)

      Die markierten Objekte werden als PDF-Dateien angehängt. Kann ein Objekt nicht nach PDF formatiert werden, wird die Originaldatei angehängt.

    • E-Mail - Inhalt (Zip) - Symbol Inhalt (Zip)

      Die markierten Objekte werden komprimiert und die komprimierte ZIP-Datei wird angehängt.

    • E-Mail - Inhalt (Zip geschützt) - Symbol Inhalt (Zip geschützt)

      Sie geben zusätzlich ein Passwort für den Schutz der ZIP-Datei an. Der Empfänger benötigt dieses Passwort zum Öffnen der ZIP-Datei.

  4. Tragen Sie im E-Mail-Fenster einen Adressaten und ein Betreff ein.

  5. Versenden Sie die E-Mail.

Das markierte Objekt wird entsprechend der oben gewählten Option versendet.

E-Mail-Versandoptionen

Versenden Sie ein Objekt, können Sie im Fenster Optionen festlegen, ob die Indexdaten als Bezeichnung für die Datei oder den Verweis verwendet werden soll (siehe Dokumenttyp-Optionen). Das Fenster öffnen Sie über den Eintrag Optionen aus dem Kontextmenü des Dokumenttyps in der Objektsuche. Wählen Sie dort die Option Indexdaten für den externen Versand verwenden, werden Indexdaten als Dateibezeichnung verwendet. Die Länge ist auf 100 Zeichen begrenzt. Zeichen, die das Betriebssystem für Dateibezeichnungen nicht erlaubt, werden weggelassen. Ist einem Dokument mehr als eine Datei zugeordnet, wird ab der zweiten Datei ein Zähler angehängt. Welche Einträge verwendet werden, legen Sie über dieMenüband-Registerkarte ENAIO > Einstellungen > Felder > Versand fest (siehe Voreinstellungen Versand).

Objekte über die Zwischenablage versenden

Für die Aktion Zwischenablage benötigen Sie die Systemrolle Client: Inhalt als E-Mail versenden.

Über den Kontextmenü-Eintrag Aktion > Zwischenablagekann ein interner Verweis auf ein Objekt, bei Dokumenten zusätzlich das Dokument selbst im Originalformat oder als PDF-Version, in die Zwischenablage kopiert werden. Von dort können Sie es dann einfach in Anwendungen, beispielsweise ein E-Mail-Fenster, einfügen. Die Objekte können aber auch in die Mappe Favoriten bzw. in die Akte eines Workflow kopiert werden.