Documents avec plusieurs emplacements

enaio® webclient 11.0

Dans enaio®, vous pouvez attribuer plusieurs emplacements à un document. Les données d’indexation et le document n’existent physiquement qu’une seule fois, mais peuvent être rendus visibles à un nombre illimité d’emplacements dans une armoire.

Il ne faut pas confondre les documents ayant plusieurs emplacements avec les documents de référence. Les documents ayant plusieurs emplacements se trouvent tous dans la même armoire et ont tous le même type d’objet. Les documents de référence se trouvent dans des armoires différentes et peuvent être basés sur des types d’objet différents (voir Documents de référence).

Créer

Vous ajoutez d’autres emplacements à un document à l’aide de la fonction Copier. Techniquement, il ne s’agit que d’une référence à l’original. Les documents ayant plusieurs emplacements ont donc tous le même type d’objet.

Les documents ayant plusieurs emplacements ne peuvent pas être créés dans le même classeur ou registre que le document original.

Pour ajouter un autre emplacement à un document, procédez comme suit :

Sélectionnez un document dans une liste de résultats, à un emplacement ou p. ex. dans un dossier workflow.
Ouvrez le menu contextuel.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Copier.
Ouvrez dans un autre classeur ou registre.
Dans le nouvel emplacement, cliquez ou tapez dans l'espace vide de la zone de contenu et ouvrez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'espace vide dans enaio® mobile.

Vous pouvez également sélectionner un classeur ou un registre dans l’arborescence des registres du nouvel emplacement puis ouvrir le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris ou en appuyant longuement sur l'entrée dans enaio® mobile.

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Sur les smartphones, la zone de navigation et la zone de contenu ne sont pas disposées l’une à côté de l’autre pour des raisons d’espace. Vous pouvez passer à la zone de navigation en appuyant sur l’icône Arborescence des registres dans la barre de titre de l’emplacement. Touchez l’icône Flèche pour revenir à la zone de contenu.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Insérer.

Le sous-menu contextuel s’ouvre.
Cliquez ou appuyez sur Ajouter l'emplacement dans le sous-menu contextuel.

Le document copié est collé dans le nouvel emplacement.

Rechercher

Vous pouvez rechercher des documents ayant plusieurs emplacements dans la recherche de paramètres de base (voir Rechercher dans enaio®).

Vous pouvez rechercher des documents ayant plusieurs emplacements via la recherche de paramètres de base (voir Rechercher dans enaio®). Vous l’ouvrez en ouvrant le masque de requête d’un type de document et en cliquant ou en appuyant sur l’icône 'Ajouter des paramètres de base' dans la barre de titre du masque de requête. La recherche de paramètres de base effectue toujours une recherche parmi tous les documents du type de document dont vous avez ouvert le masque de requête.

Modifier

Vous pouvez modifier les données d’indexation et le fichier document d’un document avec plusieurs emplacements de façon équivalente dans tous les emplacements (voir Modifier les données d’indexation et Modifier le contenu du document). Le même contenu et les mêmes données d’indexation sont accessibles depuis tous les emplacements du document. Les modifications apportées à un emplacement sont donc visibles à tous les autres emplacements.

Vous pouvez savoir combien d'emplacements un document possède dans l'affichage général des relations d'emplacement (voir Aperçu de tous les emplacements, liens et références). Vous pouvez ouvrir l'affichage général en sélectionnant le document et en appelant la fonction Emplacements, liens et références dans le menu contextuel.

Vous pouvez copier et déplacer les documents avec plusieurs emplacements ou encore vous y abonner comme n’importe quel autre document.

Supprimer

Vous ne pouvez supprimer les documents situés à plusieurs emplacements qu’à leur emplacement et non depuis la liste de résultats. Si vous tentez de supprimer de la liste de résultats un document situé à plusieurs emplacements, une notification vous informera de sa présence à plusieurs emplacements. Accédez à l’emplacement du document à l’aide du menu contextuel et supprimez-le à cet endroit.

Si vous supprimez un document existant à plusieurs emplacements, seules les données d’emplacement locales sont supprimées. Tous les autres emplacements sont conservés. Les emplacements supprimés d’un document ayant plusieurs emplacements ne peuvent pas être restaurés.

Pour supprimer l’emplacement d’un document avec plusieurs emplacements, procédez comme suit :

Pour afficher un emplacement, les utilisateurs doivent avoir le rôle de système WebClient : Ouvrir l’emplacement.

Sélectionnez un document avec plusieurs emplacements dans une liste de résultats, dans la boîte de réception ou p. ex. dans un dossier workflow.

Vous trouverez les documents avec plusieurs emplacements à l’aide de la recherche de paramètres de base (voir Rechercher dans enaio®).
Ouvrez le menu contextuel.
Cliquez ou appuyez sur l’icône Ouvrir l'emplacement.

Pour afficher un emplacement, les utilisateurs doivent avoir le rôle de système WebClient : Ouvrir l’emplacement.

Un menu de sélection avec la liste des emplacements existants s’ouvre.
Sélectionnez l’emplacement souhaité dans la liste, puis cliquez ou appuyez sur le bouton Confirmer.

L’emplacement sélectionné s’ouvre. Le document recherché est marqué dans la liste des documents.
Ouvrez le menu contextuel du document sélectionné et cliquez ou appuyez sur l’icône Supprimer.

Le menu du dialogue de confirmation s’ouvre.
Confirmez le processus de suppression en cliquant ou en appuyant sur le bouton Supprimer.

Les données d’emplacement du document sélectionné avec plusieurs emplacements sont supprimées. Tous les autres emplacements, y compris le document original et les données d’indexation, sont conservés.

Ce n’est que si le dernier emplacement d’un document avec plusieurs emplacements a été supprimé que le document original et ses données d’indexation sont également supprimés. Le document d’origine, données d’indexation incluses, peut être restauré ou définitivement supprimé dans la corbeille (voir La corbeille).