Modifier les données d’indexation

enaio® webclient 11.0

Il est nécessaire de posséder les droits correspondants pour modifier les données d’indexation. Les droits sont attribués par l’administrateur.

Les masques d'indexation peuvent également contenir des champs avec des tableaux qui peuvent être modifiés. Si nécessaire, l'administrateur peut limiter la modification de ces tableaux aux utilisateurs ayant le rôle de système "Superviseur".

Modifiez les données d'indexation d'un classeur, registre ou document à l'aide des mêmes masques d'indexation que ceux que vous utilisez pour la création des données d'indexation. Pour modifier les données d’indexation, sélectionnez l’entrée Modifier les données d'indexation dans le menu contextuel d’un objet sélectionné.

Les propriétés des champs de masque sont configurées par l'administrateur. Si les entrées dans les champs ne répondent pas à ces exigences, des avertissements s’affichent. L’administrateur peut protéger des champs de données d’indexation individuels de toute modification. Ils sont mis en évidence en gris.

Si vous modifiez les données d’indexation d’un objet, les modifications sont automatiquement enregistrées dans l’historique de l’objet (voir La zone d’aperçu).

Vous pouvez également modifier les données d’indexation des documents déjà archivés.

Catalogues et AddOns du masque d'indexation

Pour une gestion plus facile et plus uniforme des données d'indexation, des catalogues et des AddOns sont utilisés dans les masques d'indexation.

Champs du catalogue : icônes et propriétés

Icône	Désignation	Description
	Catalogue de base de données	Si vous cliquez ou appuyez sur le bouton Catalogue de base de données à côté d’un champ, une requête se lance. Le programme crée et ouvre une liste contenant toutes les valeurs saisies dans ce champ en vue de l’indexation. Contrairement à d’autres listes de catalogue, vous pouvez également entrer de nouvelles valeurs dans ce champ. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées.
	Catalogue de liste	En cliquant ou en appuyant sur le bouton Catalogue de liste à côté d’un champ, une liste créée par l’administrateur s’ouvre. Selon la configuration du champ, vous pouvez sélectionner et reprendre une ou plusieurs valeurs. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées. Selon la définition d’objet, plusieurs entrées peuvent être sélectionnées dans les catalogues de liste. Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile : La sélection de plusieurs entrées dans un catalogue de liste s’effectue par le biais de cases à cocher.
	Catalogue d’arbre	Les catalogues d’arbre sont des catalogues de liste dans lesquels les valeurs sont saisies sur des niveaux et des sous-niveaux. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées.
	Catalogue de hiérarchie	Le catalogue de hiérarchie correspond au catalogue d’arbre. La différence réside dans le fait que les noms de niveau sont repris dans les données d’indexation. Si vous saisissez des caractères dans le champ de filtre du catalogue, seules les entrées de liste qui contiennent les caractères saisis sont automatiquement affichées.

Champs de l’AddOn : icônes et propriétés

Icône	Désignation	Description
	AddOn Utilisateur	Cliquez ou appuyez sur l’icône de l’AddOn pour ouvrir le dialogue de la sélection d’utilisateur. L’AddOn Utilisateur génère une liste de tous les utilisateurs et groupes d’utilisateurs disponibles ainsi que des autres entrées configurées. Les utilisateurs disponibles pour la sélection s’affichent dans la partie gauche du dialogue. Sélectionnez les utilisateurs souhaités et déplacez-les vers la partie droite du dialogue en utilisant la touche fléchée ou en double-cliquant ou en appuyant deux fois dessus. L’administrateur peut autoriser la sélection de plusieurs entrées. Vous pouvez filtrer les listes d’utilisateurs. Enfin, cliquez ou appuyez sur le bouton Reprendre pour transférer la sélection dans le champ. Les filtres de favoris, comme dans enaio® client, ne sont pas pris en charge.
	AddOn Groupes de droits	Cliquez ou appuyez sur l’icône de l’AddOn pour ouvrir le dialogue de sélection des groupes de droits. L’AddOn Groupes de droits génère une liste de tous les utilisateurs (U) et groupes d’utilisateurs (G) disponibles. Les utilisateurs et groupes d’utilisateurs disponibles pour la sélection s’affichent dans la partie gauche du dialogue. Les utilisateurs et groupes d’utilisateurs peuvent être sélectionnés en saisissant leur nom ou en cliquant ou en appuyant sur les icônes d’utilisateur ou de groupe d’utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs souhaités et déplacez-les vers la partie droite du dialogue en utilisant la touche fléchée ou en double-cliquant ou en appuyant deux fois dessus. Enfin, cliquez ou appuyez sur le bouton Reprendre pour transférer la sélection dans le champ. L’administrateur peut autoriser la sélection de plusieurs entrées. Il est également possible de filtrer les listes d’utilisateurs. L’AddOn peut être configuré par votre administrateur de manière à afficher uniquement les utilisateurs, uniquement les groupes d’utilisateurs ou les deux ensemble. Ce qui suit est à prendre en compte lors de la saisie manuelle : Si l’AddOn est configuré de telle sorte que les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs sont affichés ensemble, lors de la saisie manuelle, il convient de saisir le nom d’utilisateur entier avec l’ajout (U) ou le nom de groupe d’utilisateurs entier avec l’ajout (G), sinon la saisie n’est pas reconnue. Si l’AddOn est configuré de telle sorte que seuls les utilisateurs ou seuls les groupes d’utilisateurs sont affichés, il n’est pas nécessaire de saisir les ajouts (U) et (G) lors de la saisie manuelle, car l’AddOn complète automatiquement les ajouts. Les entrées en double sont supprimées lors de la vérification des champs.
	AddOn de destinataire de workflow	Cliquez ou appuyez sur l’icône de l’AddOn pour ouvrir le dialogue de la sélection d’utilisateur. L’AddOn de destinataire de workflow crée une liste de tous les utilisateurs et rôles activés pour les workflows. Les utilisateurs et rôles disponibles pour la sélection s’affichent dans la partie gauche du dialogue. Sélectionnez les utilisateurs ou rôles souhaités et déplacez-les vers la partie droite du dialogue en utilisant la touche fléchée ou en double-cliquant ou en appuyant deux fois dessus. Vous pouvez filtrer les listes. Enfin, cliquez ou appuyez sur le bouton Reprendre pour transférer la sélection dans le champ. L’AddOn n’est disponible que dans les étapes de travail du workflow. Un filtre de favoris, comme dans enaio® client, n’est pas disponible.
	AddOn Quickfinder	L’AddOn Quickfinder est utilisé pour la reprise complexe des données d’indexation. Il relie un ou plusieurs champs d’un masque d’indexation à un ou plusieurs champs du masque d’indexation d’un autre type d’objet ou du même type d’objet. Si plusieurs types d’objet sont reliés à l’AddOn Quickfinder, un menu de sélection apparaît lorsque l’AddOn est appelé, dans lequel le type d’objet souhaité peut être sélectionné. Une demande peut alors être exécutée à l’aide de l’AddOn. Lorsqu'un objet est sélectionné dans la liste de résultats, les données d'indexation configurées en conséquence sont alors reprises.
	AddOn Catalogue	L’AddOn Catalogue peut être configuré comme catalogue de liste, d’arbre ou de hiérarchie. Contrairement à ces catalogues, l’AddOn Catalogue dispose d’autres fonctions telles qu’une interface COM. L’AddOn peut envoyer une requête SQL ou être adressé par des scripts. La configuration est enregistrée sous forme de fichier XML. Selon la définition d’objet, plusieurs entrées peuvent être sélectionnées dans les AddOns Catalogue. Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile : La sélection de plusieurs entrées dans un catalogue de liste s’effectue par le biais de cases à cocher.
	AddOn Date	Cliquez ou appuyez sur l’icône de l’AddOn pour ouvrir un calendrier avec une vue mensuelle et des semaines calendaires. Selon la configuration du champ, une sélection de l’heure peut également être affichée en plus de la sélection de la date. Dans les masques de recherche, l’AddOn peut également proposer une sélection de périodes. Sélectionnez une date ou une période, puis cliquez ou appuyez sur le bouton Reprendre pour transférer les données dans le champ.
	AddOn Sélection de l’heure	Cliquez ou appuyez sur l’icône de l’AddOn pour ouvrir le dialogue de sélection de l’heure. Dans les masques d'indexation, vous pouvez sélectionner une heure dans un dialogue. Dans les masques de recherche, vous pouvez également sélectionner une période. Sélectionnez une heure ou une période, puis cliquez ou appuyez sur le bouton Reprendre pour transférer les données dans le champ.

Catalogues multilingues

Les catalogues de listes, de hiérarchies et d’arbres peuvent également être multilingues si votre administrateur l’a configuré. L’avantage est que les personnes travaillant dans des langues différentes peuvent afficher et utiliser ces catalogues dans les données d’indexation, les masques de requête, les listes de résultats et l’aperçu des détails dans la langue de la définition d’objet de leur choix (voir enaio® editor ). Les catalogues multilingues dans les listes d’objets (comme les emplacements, listes de résultats, boîtes de réception, etc.) peuvent être triés et filtrés. Une sélection multiple, comme pour les catalogues de listes, n’est pas possible.

Pour les catalogues multilingues, la langue dans laquelle vous effectuez l’indexation n’a pas d’importance, car les entrées de catalogue dans une autre langue sont fixes. L’utilisateur voit les catalogues multilingues dans les masques d’indexation ou dans les listes de résultats dans la langue qu’il a choisie.

Représentation des séparateurs décimaux et de milliers

L'affichage des séparateurs décimaux et de milliers dans les masques d'indexation, dans les listes de résultats et dans l'aperçu des détails dépend de la configuration de la langue du client local. Par exemple, les nombres décimaux sont affichés avec une virgule lorsque la langue allemande est configurée et avec un point lorsque les langues anglaise et française sont configurées. Lors de la capture de données, la virgule et les points peuvent être saisis dans les champs décimaux, quel que soit la configuration de la langue locale. Lorsque le focus est annulé, le signe de ponctuation correspondant s'affiche en fonction de la configuration de la langue.

Les séparateurs de milliers ne doivent pas être saisis dans les champs décimaux lors du traitement des données. Après l'annulation du focus, ils sont, tout comme les points décimaux, automatiquement affichés dans des masques d'indexation en lecture seule selon la configuration de la langue. Le séparateur de milliers peut être configuré par l'administrateur pour l'ensemble du système et par langue (voir Console d'administration ).

Informations sur l'objet

Dans les masques d'indexation ouverts, vous pouvez afficher des informations sur l'objet dans une fenêtre de messages en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé ou en appuyant longuement sur la barre de titre. Ceci est particulièrement utile sur les petits écrans, comme les smartphones. Le type et l’ordre des informations affichées dépendent de la configuration de la liste de résultats (voir Configuration de liste de résultats).

Traitement des données d'indexation en mode hors ligne

Si vous modifiez les données d’indexation et que la connexion à enaio® server est interrompue puis qu’enaio® webclient s’affiche en mode hors ligne, attendez que la connexion à enaio® server soit rétablie pour enregistrer vos modifications. Sinon, vos modifications seront perdues lors de la fermeture du masque d’indexation !

Traitement des données d'indexation et enaio® coLab

Afin de garantir l'échange de documents dans les espaces de projet coLab, les champs de données d'indexation des types d'objet correspondants sont mappés (voir enaio® coLab ). La configuration de chaque type d'objet détermine quels champs de données d'indexation sont mappés. C'est-à-dire que parmi les champs de données d'indexation d'un type d'objet enaio®, seuls quelques champs de données d'indexation seront affichés dans l'espace de projet coLab. Il convient de tenir compte de cette particularité lors du traitement des données d'indexation. Contactez votre administrateur en cas de questions.