E-Mails erstellen bzw. ablegen

enaio® client • 10.10 »

enaio® client bietet verschiedene Wege E-Mails zu erstellen bzw. abzulegen. Für welchen Weg Sie sich entscheiden hängt unter anderem davon ab, ob Sie eine E-Mail neu erstellen oder ob Sie eine vorhandene E-Mail in enaio® ablegen wollen.

  • E-Mails neu erstellen

    Der gebräuchlichste Weg, in enaio® client eine E-Mail neu zu erstellen, ist über die Funktion Neu im Kontextmenü. Mit der Einstellung E-Mail mit Outlook versenden (siehe in den Einstellungen Bereich 'Weitere' ) können Sie direkt aus einem Ordner eine neue E-Mail erstellen und in den Ordner übernehmen.

    Mit der Einstellung E-Mail mit Outlook versenden (siehe in den Einstellungen Bereich 'Weitere' ) können Sie direkt aus einem Ordner eine neue E-Mail erstellen und in den Ordner übernehmen.

    1. Öffnen Sie einen Ordner oder einen Register.

      Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, in welchem Ordner oder Register das Dokument ablegen wollen, dann öffnen Sie die Ablage. Sie können dann das Dokument noch zu einem späteren Zeitpunkt in einen Ordner oder Register verschieben.

    2. Klicken Sie in der Menüband-Registerkarte Start oder in der Menüband-Registerkarte Ordner auf den Pfeil zur Schaltfläche Objekt erstellen - Symbol Objekt oder wählen Sie Neu aus dem Kontextmenü.

      Das Menü mit den für den gewählten Standort zulässigen Register- und Dokumenttypen wird geöffnet.

      Alternativ können Sie das Dokumenttyp-Symbol per Drag-&-Drop aus der Objektsuche in das geöffnete Ordner- oder Registerfenster ziehen.

    3. Wählen Sie einen E-Mail-Dokumenttyp aus der Liste aus.

      Der zuletzt gewählte Register- oder Dokumenttyp ist in der Liste fett gesetzt.

      Die Indexdatenmaske wird geöffnet.

    4. Füllen Sie die Indexdatenmaske aus (siehe Indexdaten bearbeiten).

      Bilddokumenttypen können in Mehrfachfeldern seitenweise indexiert werden (siehe Mehrfachfelder).

    5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

      In Microsoft Outlook wird eine leere E-Mail-Maske geöffnet.

    6. Tragen Sie in die Maske die Daten für Ihre E-Mail ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

    Die E-Mail wird von Microsoft Outlook versendet und im geöffneten Ordner bzw. Register in enaio® abgelegt.

    In Microsoft Outlook wird der E-Mail die Kategorie enaio® archiviert zugeordnet.

    Dieser Weg der E-Mail-Erstellung ist praktisch identisch mit der Erstellung von E-Mails über die Kontextmenü-Funktion Neu. Im Gegensatz zu diesem wird der Erstellungsprozess begonnen, indem Sie den entsprechenden E-Mail-Objekttyp aus der Objektsuche per Drag-&-Drop in den geöffneten Standort ziehen.

    Die Kontextmenü-Funktion E-Mail versenden bietet Ihnen die Möglichkeit Objekte als E-Mail-Anlage zu versenden. Dokumentdateien können Sie sowohl als Datei (Inhalt des Objekts) als auch in Form von Links versenden. Ordner und Register können nur in Form von Links versendet werden (siehe Objekte als E-Mail-Anlage versenden).

  • Vorhandene E-Mails in enaio® ablegen

    E-Mails und E-Mail-Objekte können aus E-Mail-Anwendungen bzw. aus dem Dateiablagesystem per Drag-&-Drop in einen geöffneten Ordner bzw. Register oder in die Ablage gezogen werden. Der Administrator legt fest, ob Sie eine, keine oder mehrere E-Mails per Drag-&-Drop ablegen können, ob das Indexieren der E-Mails automatisch erfolgt oder ob die Indexdatenmaske geöffnet und das Bearbeiten einzelner oder aller Daten erlaubt wird.

    Statt eine E-Mail per Drag-&-Drop abzulegen, steht Ihnen auch die Möglichkeit offen, dies per Copy-&-Paste zu tun. Kopieren Sie eine E-Mail im Windows Explorer mit Strg + C, öffnen Sie in enaio® client den gewünschten Standort und fügen Sie dort die E-Mail mit Strg + V ein.

    Mit Hilfe von optionalen Erweiterungen können Sie E-Mails auch direkt aus einer E-Mail-Anwendung in enaio® client ablegen. Für Microsoft Outlook steht enaio® Outlook Add-In NGLink extern - Symbol zur Verfügung, mit dem Sie aus der Anwendung E-Mails und Outlook-Objekte strukturiert übernehmen können. Für die Übernahme von E-Mails aus GroupWise steht enaio® GroupWise Add-On NG Link extern - Symbol zur Verfügung.

    Sie legen mit Hilfe von enaio® Outlook Add-In NG eine oder mehrere E-Mails aus Microsoft Outlook in enaio® ab.

    enaio® client, Microsoft Outlook sowie enaio® Outlook Add-In NG müssen installiert sein. In den Einstellungen von enaio® Outlook Add-In NG muss das Kontrollkästchen enaio® client aktiviert sein.

    1. Öffnen Sie enaio® client.

    2. Öffnen Sie Microsoft Outlook und wechseln Sie zur Menüband-Registerkarte Start.

    3. Markieren Sie in Microsoft Outlook eine oder mehrere E-Mails.

      Für das gleichzeitige Ablegen mehrerer Outlook-Elemente und großer E-Mails können Größenbegrenzungen festgelegt werden. Größenbegrenzungen können administrativ vorkonfiguriert oder im enaio® Outlook Add-In NG-Einstellungsdialog angegeben werden (siehe enaio® Outlook Add-In NGLink extern - Symbol). Sie erhalten beim Überschreiten dieser Größenbegrenzungen entsprechende Hinweise.

    4. Wählen Sie einen Ablageort für die E-Mails. In Microsoft Outlook stehen Ihnen dafür in der Menüband-Gruppe enaio® folgenden Funktionen, zur Verfügung:

      Diese Funktion legt die ausgewählten E-Mails am aktuell geöffneten Standort in enaio® client ab.

      Diese Funktion bietet eine Liste mit benutzerdefinierten Standorten in enaio® an, aus der der Benutzer den gewünschten Standort auswählen kann. Die Liste kann in enaio® Outlook Add-In NG konfiguriert werden. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in enaio® Outlook Add-In NGLink extern - Symbol.

      Diese Funktion bietet mehrere Listen mit Standorten in enaio® an, aus der der Benutzer den gewünschten Standort auswählen kann:

      Öffnet eine Liste mit allen in enaio® client aktuell geöffneten Ordnern und Registern, aus der Benutzer den gewünschten Standort auswählen können.

      Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie in enaio® client einen Standort geöffnet haben.

      Öffnet eine Liste mit allen zuletzt in enaio® client verwendeten Standorten, aus der Benutzer den gewünschten Standort auswählen kann.

      Es werden max. die letzten 30 Standorte gespeichert.

      Optionale Funktion, welche Standorte auf der Basis von Daten der E-Mails ermittelt und vorschlägt. Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems ist es so z. B. möglich, E-Mails nach geführten Unterhaltungen in enaio® abzulegen.

      Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sie von Ihrem Administrator eingerichtet wurde.

      Die Vorschlagslisten können in enaio® Outlook Add-In NG konfiguriert werden. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in enaio® Outlook Add-In NGLink extern - Symbol.

      Wenn die Funktionen in enaio® Outlook Add-In NG ausgegraut sind, dann starten Sie enaio® client. Sie können enaio® client direkt aus enaio® Outlook Add-In NG starten, in dem Sie in der Menüband-Gruppe enaio® auf das Standort öffnen - Symbol Standort öffnen-Symbol bzw. auf die Funktionen Benutzerdefiniert, Vorschläge oder Workflows klicken und anschließend in der sich öffnenden enaio® Outlook Add-In NG-Meldung auf das 'enaio® client starten' - Symbol 'enaio® client starten'-Symbol klicken.

    5. Wenn Sie in einer der Vorschlagslisten auf einen Standort geklickt haben, dann können - abhängig von der Konfiguration Ihres Systems - folgende Arbeitsschritte folgen:

      Die E-Mail wird ohne Zwischenschritt abgelegt. Dabei werden die Metadaten der E-Mail automatisch in die Indexdatenmaske übernommen. Der Ablagevorgang der E-Mail ist damit beendet.

      Die E-Mail wird abgelegt und im gewählten Standort angezeigt.

      Die E-Mail wird in Microsoft Outlook mit der Kategorie enaio® archiviert gekennzeichnet.

      1. Die Metadaten der E-Mail werden automatisch in die sich öffnende Indexdatenmaske übernommen.

        Sie erhalten die Möglichkeit, die Indexdaten vor Ablage der E-Mail noch zu bearbeiten.

        In der Indexdatenmaske wird mit Hilfe einer Anzeige die verbleibende Zeit für den Ablagevorgang angezeigt. Wenn die Zeit verstrichen ist, ohne dass die E-Mail abgelegt wurde, dann wird der Ablagevorgang ergebnislos abgebrochen.

      2. Bearbeiten Sie die Indexdaten der E-Mail bei Bedarf und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.

      Die E-Mail wird abgelegt und im gewählten Standort angezeigt.

      Die E-Mail wird in Microsoft Outlook mit der Kategorie enaio® archiviert gekennzeichnet.

      Ihr Administrator hat mehrere Objekttypen für die E-Mail-Ablage mit Hilfe von enaio® Outlook Add-In NG konfiguriert und Sie besitzen die entsprechenden Rechte auf diese Objekttypen.

      1. Wenn in Ihrem enaio®-System mehrere Objekttypen für die Ablage von E-Mails konfiguriert wurden, dann öffnet sich ein Auswahlmenü mit den in Frage kommenden Objekttypen.

        Wählen Sie mit einem Klick auf einen Eintrag in der Liste der Objekttypen, den gewünschten Objekttyp aus.

        Die Indexdatenmaske wird geöffnet.

      2. Bearbeiten Sie die Indexdaten der E-Mail bei Bedarf und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.

        In der Indexdatenmaske wird mit Hilfe einer Anzeige die verbleibende Zeit für den Ablagevorgang angezeigt. Wenn die Zeit verstrichen ist, ohne dass die E-Mail abgelegt wurde, dann wird der Ablagevorgang ergebnislos abgebrochen.

      Die E-Mail wird abgelegt und im gewählten Standort angezeigt.

      Die E-Mail wird in Microsoft Outlook mit der Kategorie enaio® archiviert gekennzeichnet.

    enaio® Outlook Add-In NG bietet auch die Möglichkeit, dass E-Mails nach der Ablage in enaio® aus Microsoft Outlook automatisch gelöscht werden. Sie werden dann in Microsoft Outlook in den Ordner für gelöschte Objekte verschoben.

    Wenn Sie die Funktion E-Mails nach der Anlage aus Outlook löschen nutzen wollen, dann müssen Sie sie im Einstellungsdialog von enaio® Outlook Add-In NGLink extern - Symbol auf der Registerkarte Einstellungen aktivieren. Den Einstellungsdialog öffnen Sie in Microsoft Outlook mit einem Klick auf das Pfeil - Symbol Pfeil-Symbol in der Menüband-Gruppe enaio®.

    Die Funktion E-Mails nach der Anlage aus Outlook löschen kann vom Administrator vorgegeben werden. Benutzer können die Funktion dann im Einstellungsdialog nicht mehr selbständig aktivieren bzw. deaktivieren.

    Mit Hilfe von enaio® GroupWise Add-On NG Link extern - Symbol können Sie E-Mails und Termine aus GroupWise in enaio® ablegen.

    Dabei wird das ausgewählte Objekt (eine E-Mail oder ein Termin) einem E-Mail-Dokumenttyp in enaio® zugeordnet und am aktuell geöffneten Standort abgelegt. Wenn mehrere Objekttypen am Standort zur Ablage zur Verfügung stehen, dann kann mit Hilfe eines Auswahldialogs der gewünschte Objekttyp ausgewählt werden.

    enaio® GroupWise Add-On NG bietet auch die Möglichkeit, E-Mails nach der Ablage in enaio® aus GroupWise automatisch zu löschen. Sie werden dann in GroupWise in den Ordner für gelöschte Objekte verschoben. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, dann müssen Sie sie im Einstellungsdialog von enaio® GroupWise Add-On NG aktivieren.

    Die Funktion kann vom Administrator vorgegeben werden.Benutzer können die Funktion dann im Einstellungsdialog nicht mehr selbständig aktivieren bzw. deaktivieren.

  • Ablage von E-Mail-Anlagen

    Sie haben die Möglichkeit, mit Hilfe von enaio® Outlook Add-In NG und enaio® GroupWise Add-On NG, Anlagen von E-Mails separat in enaio® abzulegen.

    enaio® client, Microsoft Outlook sowie enaio® Outlook Add-In NG müssen installiert sein. In den Einstellungen von enaio® Outlook Add-In NGLink extern - Symbol muss das Kontrollkästchen enaio® client aktiviert sein.

    1. Öffnen Sie enaio® client und wählen Sie einen Ablageort für die Anlage einer E-Mail.

    2. Öffnen Sie in Microsoft Outlook die E-Mail und markieren Sie die Anlage der E-Mail.

      Die Menüband-Registerkarte Anlagen wird angezeigt.

    3. Klicken Sie in der Menüband-Gruppe enaio® auf das Anlage in enaio® anlegen - Symbol Anlage in enaio® anlegen-Symbol.

      Es öffnet sich in enaio® client die Maske Zielordner bestimmen.

    4. In der Maske haben Sie die Möglichkeit, die Anlage am geöffneten Standort bzw. in der Ablage von enaio® client abzulegen.

      1. Anlage am gewünschten Standort ablegen

        Wählen Sie in der Maske den gewünschten Ablageort aus der Liste der geöffneten Standorte und klicken Sie auf die Schaltfläche Ok. Wenn Sie in enaio® client mehrere Standorte geöffnet haben, dann werden in der Liste mehrere Einträge angezeigt.

        Die Liste der zur Verfügung stehenden Objekttypen wird geöffnet.

      2. Anlage zunächst in der Ablage und später an einen Standort ablegen

        Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, an welchem Standort Sie die Anlage ablegen wollen, dann können Sie sie zunächst in die Ablage von enaio® client ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt einen Standort festlegen (siehe Dokumenten aus der Ablage einen Standort zuweisen). Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Ablage.

        Die Liste der zur Verfügung stehenden Objekttypen wird geöffnet.

      Wenn Sie in der Maske auf die Schaltfläche Abbrechen klicken, dann wird die Anlage in der Ablage von enaio® client abgelegt.

    5. Wählen Sie aus der Liste der zur Verfügung stehenden Objekttypen einen passenden Objekttyp für die abzulegende Anlage aus.

      Die Indexdatenmaske wird geöffnet.

    6. Füllen Sie die Indexdatenmaske aus und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern - Symbol Speichern.

    Die Anlage der E-Mail wird abgelegt und im gewählten Standort angezeigt.

    Die Ablage der E-Mail-Anlage wird durch eine Meldung bestätigt.

    enaio® GroupWise Add-On NG bietet auch die Möglichkeit, Anlagen von E-Mails aus GroupWise separat in enaio® abzulegen. Alle Anlagen einer E-Mail können dann am aktuell geöffneten Standort abgelegt werden. Wenn mehrere Objekttypen am Standort zur Ablage zur Verfügung stehen, dann kann mit Hilfe eines Auswahldialogs der gewünschte Objekttyp ausgewählt werden.

enaio® unterstützt Dateiendungen mit mehr als 10 Zeichen bzw. mit Unicode-Zeichen.
Bitte beachten Sie, dass die maximal unterstützte Dateigröße von verschiedenen Faktoren abhängig ist. Dazu gehören: der Dateityp, die Dateiinhalte, der konkrete Anwendungsfall und der verwendete Client.