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Indexdaten bearbeiten

enaio® client • 10.10 »

Ordner und Register, die Sie anlegen und Dokumente, die Sie erfassen und in das Archiv legen, müssen indexiert werden.

Die Indexdatenmasken für die Ordner, die Register und die verschiedenen Dokumenttypen sind vorgegeben. Sie werden vom Administrator in enaio® editor erstellt und können dort auch schnell neuen Arbeitsanforderungen angepasst werden.

Zwischen den Feldern einer Indexdatenmaske bewegen Sie sich mit Hilfe der Maus oder der TAB-Taste.

Die einzelnen Felder einer Indexdatenmaske können verschiedene Eigenschaften haben:

Vorgaben

Die Vorgaben dienen dazu, Ihnen das Ausfüllen zu erleichtern oder die Suche zu vereinfachen. Halten Sie sich nicht an die Vorgaben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie die Indexdaten speichern wollen. Das entsprechende Feld wird gelb hinterlegt.

Der Administrator kann vorgeben, welche und wie viele Zeichen in ein Feld eingetragen werden dürfen. Ein Beispiel hierfür ist die Begrenzung der Postleitzahl auf fünf Ziffern.

Autovervollständigung

Einträge in Textfeldern können durch eine Autovervollständigung unterstützt werden. Sobald drei Zeichen eingegeben wurden, werden bereits vorliegende Begriffe, die mit diesen Zeichen beginnen, angezeigt und können übernommen werden.

Datums- und Zeitformate

Das Datum in einem Datumsfeld tragen Sie in einem der folgenden Formate ein: 01.02.2019, 1.2.2019, 1.2.19, 01022019, 010219. Bei einem zweistelligen Eintrag der Jahreszahl wird zu Werten, die größer oder gleich 50 sind, 1900 addiert. Zu Werten, die kleiner als 50 sind, wird 2000 addiert. Geben Sie nur den Tag an, wird der aktuelle Monat und das aktuelle Jahr ergänzt.

Die Uhrzeit in einem Zeitfeld tragen Sie in folgendem Format ein: 13:12:11. Geben Sie nur die Stunden und Minuten an, werden für Sekunden 00 ergänzt. Geben Sie Stunden, Minuten oder Sekunden einstellig an, wird eine führende 0 ergänzt.

Geben Sie in einem Datum-/Zeitfeld nur das Datum an, wird als Zeit 00:00:00 ergänzt. Geben Sie Minuten oder Sekunden nicht an, wird jeweils 00 ergänzt. Geben Sie Stunden, Minuten oder Sekunden einstellig an, wird eine führende 0 ergänzt. Geben Sie das Jahr nicht an, wird das aktuelle Jahr ergänzt.

Wurde die lokale Eingabe des Datums und der Uhrzeit durch den Administrator aktiviert, werden diese Daten im Format eingegeben, wie es durch die regionalen Einstellungen in Windows definiert ist.

Kontrollkästchen

Eine Indexdatenmaske kann Kontrollkästchen enthalten. Um ein Kontrollkästchen zu aktivieren bzw. deaktivieren, markieren Sie es mit der Maus oder mit der Leertaste Ihrer Tastatur.

Optionsschaltflächen

Eine Indexdatenmaske kann Optionsschaltflächen enthalten. Optionsschaltflächen sind in einem Gruppenfeld zusammengefasst. Aus den Optionsschaltflächen wählen Sie jeweils eine Option mit der Maus oder mit der Leertaste.

Vorbelegungen

Felder können vorbelegt sein, beispielsweise mit dem aktuellen Datum. Ihr Administrator kann außerdem festlegen, ob Sie die vorbelegten Daten überschreiben dürfen oder nicht.

Pflichtfelder

Indexdatenmasken können auch Pflichtfelder enthalten. In der Indexdatenmaske sind Pflichtfelder unterstrichen.

Pflichtfelder müssen Sie ausfüllen, andere Felder nicht. Füllen Sie ein Pflichtfeld nicht aus, erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie die Indexdaten speichern wollen.

Schlüsselfelder

Felder können auch Schlüsselfelder sein. Einträge in Schlüsselfeldern dürfen für zwei Dokumente, Ordner oder Register nicht gleich sein. enaio® überprüft bei diesen Feldern, ob es die Einträge in den Indexdaten eines anderen Objekts schon gibt. Schlüsselfelder sind in der Indexdatenmaske kursiv gesetzt.

grafische Elemente

Neben den Feldern und Elementen, die für die Indexierung eingerichtet sind, können auf der Maske auch grafische Elemente angeordnet werden, z. B. Hintergrundbilder, Grafiken, Texte und auch Fenster, in denen Internetseiten angezeigt werden.

Tooltips

Für jedes Feld und für jede Schaltfläche kann der Administrator Tooltips einrichten, die Ihnen die Funktion und die Besonderheiten der Felder erläutern. Der Tooltip wird angezeigt, wenn Sie Ihre Maus über das entsprechende Feld bzw. über die entsprechende Schaltfläche bewegen.

Kataloge

Kataloge erleichtern Ihnen das Ausfüllen von Indexdatenmasken. Die Kataloge werden von Ihrem Administrator mit Feldern in den Indexdatenmasken bestimmter Objekttypen verknüpft und konfiguriert (siehe Kataloge).

AddOns

Mit AddOns können zusätzliche Funktionen in enaio® client integriert werden. Die AddOns werden von Ihrem Administrator mit Feldern in den Indexdatenmasken bestimmter Objekttypen verknüpft und konfiguriert (siehe AddOns).

Mehrfachfelder

Indexdatenmasken können auch Mehrfachfelder enthalten. In einem Mehrfachfeld ist die Eingabe mehrerer Werte zugelassen. Ob und welche Felder eine Mehrfachbelegung zulassen, und ob Mehrfachfelder bearbeitbar sind, legt Ihr Administrator fest (siehe Mehrfachfelder).

Sicherheitsabfragen

Der Administrator kann eine systemweite Sicherheitsabfrage vor dem Speichern von Indexdaten einrichten. Diese Sicherheitsabfrage können Sie nicht abschalten.