Funktionen - Überblick

enaio® 10.10

enaio® office-utilities fügen der Menüleiste der jeweiligen Office-Anwendung die Registerkarte ENAIO mit Funktionen hinzu, unterteilt in Gruppen.

Registerkarte ENAIO

Auf der Registerkarte ENAIO finden Sie die folgenden Funktionen:

Daten
	Datenübernahme aus enaio® Sie starten die enaio® Datenübernahme. Die Übernahmefelder im Dokument werden durch Daten aus enaio® ersetzt.
	enaio® editor-for-office Sie starten den Editor zum Erstellen von Datenübernahmefeldern.
Änderungen
	Einchecken Das aktuelle W-Dokument wird unter dem vorgegebenen Namen gespeichert, geschlossen und in enaio® client eingecheckt.
	Einchecken und öffnen Sie stellen Mitarbeitern den aktuellen Stand des W-Dokuments zur Verfügung, das W-Dokument bleibt aber weiter zum Bearbeiten geöffnet.
	Schreibschutz aktivieren Sie öffnen das aktuelle W-Dokument schreibgeschützt.
	Schreibschutz deaktivieren Sie öffnen das aktuell schreibgeschützte W-Dokument zum Bearbeiten.
	Zurücksetzen Änderungen werden nicht übernommen, das W-Dokument wird geschlossen und erneut in der Version aus enaio® geöffnet.
	Verwerfen Das W-Dokument wird geschlossen und das Auschecken rückgängig gemacht.
Dokument
	Neu Sie fügen das aktuelle Dokument als neues Dokument in enaio® ein.
	PDF (mit PDF-Add-In) Sie fügen das aktuelle Dokument über das PDF-AddIn in enaio® ein. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Microsoft AddIn Speichern als PDF oder XPS installiert wurde.
	XPS (mit XPS-Add-In) Sie fügen das aktuelle Dokument über das XPS-AddIn in enaio® ein. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Microsoft AddIn Speichern als PDF oder XPS installiert wurde.
	Farb-, Graustufen-, Schwarz-Weiß-Dokument Sie fügen das aktuelle Dokument über den enaio® printer in enaio® als Bilddokument ein.
	PDF- Server Sie fügen das aktuelle Dokument als PDF-Dokument in enaio® ein. Das PDF-Dokument wird über die Server-Schnittstelle erzeugt. Adobe Acrobat muss dazu nicht installiert sein.
	Kompressionsfaktor festlegen Mit einem Klick auf das Startprogramm für ein Dialogfeld in der Gruppe Variante öffnen Sie den Dialog Kompressionsfaktor festlegen, in dem Sie den Kompressionsfaktor einstellen können.
E-Mail
	als Verweis (.os) Ein Verweis auf das aktuelle W-Dokument wird erzeugt und als Anlage für eine E-Mail in ein E-Mail-Formular eingetragen.
	als Anlage Das W-Dokument wird als Anlage für eine E-Mail in ein E-Mail-Formular eingetragen. Sie können wählen, in welchem Format (Format der Anwendung, TIFF oder PDF) das W-Dokument versendet wird.
	als Zip-Archiv Das W-Dokument wird als Anlage für eine E-Mail in ein E-Mail-Formular eingetragen. Sie können wählen, in welchem Format (Format der Anwendung, TIFF oder PDF) das W-Dokument versendet wird. Vor dem Versenden wird die Datei komprimiert.
Varianten
	Neue Variante Sie öffnen einen Formatdialog und dann die Variantenverwaltung für das W-Dokument.
	PDF (mit PDF-Add-In) Sie speichern eine neue Variante des W-Dokuments über das PDF-Add-In. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Microsoft AddIn Speichern als PDF oder XPS installiert wurde.
	XPS (mit XPS-Add-In) Sie speichern eine neue Variante des W-Dokuments über das XPS-Add-In. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Microsoft AddIn Speichern als PDF oder XPS installiert wurde.
	PDF - Server Sie fügen das aktuelle W-Dokument als PDF-Dokument als neue Variante in enaio® ein. Das PDF-Dokument wird über die Server-Schnittstelle erzeugt. Adobe Acrobat muss dazu nicht installiert sein.
	Farb-, Graustufen-, Schwarz-Weiß-Dokument Sie speichern eine neue Variante des W-Dokuments über den enaio® printer als Bilddokument.
	Kompressionsfaktor festlegen Mit einem Klick auf das Startprogramm für ein Dialogfeld in der Gruppe Variante öffnen Sie den Dialog Kompressionsfaktor festlegen, in dem Sie den Kompressionsfaktor einstellen können.
Teamarbeit
	Abonnieren In enaio® client wird der Dialog Abonnieren für das W-Dokument geöffnet.
	Wiedervorlage Für das Dokument wird eine Wiedervorlage eingerichtet.
	Wiedervorlage in Outlook Ein Verweis auf das aktuelle W-Dokument wird erzeugt und in ein neues Aufgabenformular von Outlook eingetragen.
	Für mich freigegeben Die für Sie freigegebenen Dokumente werden angezeigt.
	Von mir freigegeben Die von Ihnen freigegebenen Dokumente werden angezeigt.
	Freigeben Sie geben das W-Dokument für andere Benutzer frei.
Extras
	Standort In enaio® client wird der Standort des aktuellen W-Dokuments geöffnet.
	Indexdaten bearbeiten In enaio® client wird das Datenblatt des aktuellen W-Dokuments geöffnet.
	Indexdaten anzeigen Die Indexdaten des W-Dokuments werden in einem Fenster angezeigt. Per Drag&Drop können daraus Daten in das W-Dokument übertragen werden.
	Varianten Die Funktion ermöglicht es Ihnen, ein geöffnetes enaio® Dokument mit jeweils einer seiner Varianten des gleichen Formats zu vergleichen.
	Retentionszeiten Sie legen die geplante Retentionszeit für ein zu archivierendes Dokument fest oder ändern diese.
	Historieneintrag erstellen Sie geben einen Text ein, der in die Bearbeitungshistorie des W-Dokuments übernommen wird und in enaio® client eingesehen werden kann.
	Historie Die Bearbeitungshistorie des W-Dokuments wird in einem Fenster angezeigt. Per Drag&Drop können daraus Daten in das W-Dokument übertragen werden.
	Archivverknüpfung einfügen Sie fügen Verweise auf enaio®-Objekte in das aktuelle Dokument ein.
	Objekt mit Vorschau-URL einfügen Sie fügen einen Link auf eine Vorschau, die im Browser geöffnet wird, ein
	Favoriten Sie öffnen die Favoriten in enaio® client.
	Favorit hinzufügenn Sie kennzeichnen das Dokument als Favorit.
	Verweis erzeugen Mit dieser Funktion legen Sie ein Verweisdokument oder einen typübergreifenden Verweis an.
	Dokument signieren Sie öffnen den Dialog zum Signieren des W-Dokuments.
	Workflow starten Sie starten einen Workflow-Vorgang und können das Dokument in die Workflow-Akte übernehmen.
	Barcode erzeugen Sie öffnen den Dialog, mit dem ein Barcode erzeugt werden kann. Der Barcode wird an die aktuelle Cursorposition als Grafik eingefügt.
Anfragen
	Datei Sie öffnen einen Dialog, über den Sie in enaio® verwaltete Dateien anfragen können.
	Bild Sie öffnen einen Dialog, über den Sie in enaio® verwaltete Bilder unabhängig von deren Objekttyp anfragen und in das aktuelle Dokument übernehmen können.
Erweiterte Anfragen
	Definieren Sie greifen auf gespeicherte Anfragen mit Variablen aus enaio® client zu oder definieren solche für enaio® office-utilities neu.

Optionen für enaio® office-utilities

Funktion	Anwendungen
Automatische Aktionen Die automatischen Aktionen, die Sie auswählen, werden ausgeführt, sobald Sie ein Dokument öffnen oder schließen.
Spracheinstellung Sie können die Anzeigesprache der enaio® office-utilities ändern.
Dokumentensicherheit Sie legen Einstellungen für die Dokumentensicherheit fest.
Jobstackliste anzeigen Im Dialog Jobstack können Sie alle Einträge des Jobstacks einsehen.
Info Sie erhalten eine Liste der bei Ihnen installierten enaio® Module.
Hilfe Sie öffnen die Hilfe der enaio® office-utilities.

Automatische Aktionen für enaio® office-utilities

Automatische Aktionen	Anwendungen
Automatisches Einchecken Das Dokument wird automatisch eingecheckt.
Beim Einchecken prüfen, ob ein Aktualisieren des Dokumentes in enaio® notwendig ist Beim Schließen ausgecheckter Dokumente wird überprüft, ob das Dokument geändert wurde. Ist das nicht der Fall, wird das Dokument nicht eingecheckt, sondern das Auschecken rückgängig gemacht.
Datenübernahme prüfen/ausführen Die Datenübernahme wird automatisch gestartet.
enaio® Dokumentname in Word-Titelleiste anzeigen Die Dokumenttypbezeichnung wird in der Titelleiste von Word angezeigt.
enaio® Dokumentindexdaten in Titelleiste anzeigen Die Indexsdaten werden in der Titelzeile von Word angezeigt.
Bearbeitungshistorie automatisch anzeigen Die Bearbeitungshistorie des Dokuments wird in einem Fenster angezeigt.
Variantenverwaltung automatisch anzeigen Alle Varianten des Dokuments werden in einem Fenster angezeigt. Sie können nicht aktive Varianten zusätzlich öffnen oder zwei Varianten miteinander vergleichen.
Indexdaten automatisch einblenden Die Indexdaten des Dokuments werden in einem Fenster angezeigt.
enaio® Dokumente nicht in Dateiliste aufnehmen In der Liste der zuletzt geöffneten Dateien werden W-Dokumente nicht aufgeführt.
Letzte Position im enaio® Dokument speichern Die aktuelle Cursorposition wird beim Beenden gespeichert und beim erneuten Öffnen angesprungen.
Vor dem Speichern Eigenschaftsdialog öffnen Der Office-Eigenschaftsdialog wird für das Dokument vor dem Speichern geöffnet.
Indexdaten vorbelegen aus Dokumenteigenschaften Bei der Indexierung können Indexdatenfelder mit Daten aus den Dokumenttypeigenschaften vorbelegt werden.
Automatische Wiedervorlage bei Neuanlage Wenn Sie diese Option markieren, wird der Dialog Automatische Wiedervorlage geöffnet, in dem Sie eine Wiedervorlage einrichten können.
Variantennummer automatisch vergeben Speichern Sie ein Dokument als Variante, wird die Variante automatisch als nächste freie Untervariante gespeichert.
Hinweis ausgeben, wenn enaio® Dokument schreibgeschützt geöffnet wurde Sie erhalten einen Hinweis, wenn das Dokument schreibgeschützt geöffnet wird.
Historie für zuletzt bearbeitete enaio® Dokumente anlegen Die Bearbeitungshistorie enthält eine Liste der zuletzt geöffneten W-Dokumente.
Neues Dokument in enaio® einfügen Ein neu erstelltes Dokument wird automatisch in enaio® eingefügt.
Gespeicherte Anfragen vor Neuanlage ausführen Hierüber besteht die Möglichkeit, gespeicherte Anfragen automatisch anzustoßen, bevor das Dokument in enaio® eingefügt wird.
Als Spracherkennungsplatz initialisieren Soll die Spracherkennung genutzt werden, muss diese Aktion aktiviert werden.
enaio® Dokument schließen und enaio® aktivieren Sobald Sie ein W-Dokument schließen, wird automatisch enaio® client aktiviert.
Startverhalten steuern Sie legen die Einstellungen für Dokumentensicherheit und automatische Aktionen fest, die sich unmittelbar auf die Startgeschwindigkeit der enaio® office-utilities auswirken.

Über die Funktion Dokumentensicherheit in der Gruppe Optionen legen Sie Einstellungen für die Dokumentensicherheit fest:

Dokumentensicherheit	Anwendungen
enaio® Dokumente auf Fehler prüfen Aktivieren Sie diese Funktion, um beim Öffnen von Dokumenten fehlerhafte Verweise auf VBA-Projekte zu suchen.
Indexdaten puffern Aktivieren Sie diese Funktion, um die Daten aus enaio® anzufragen und intern zu speichern.
Verweise auf Gültigkeit prüfen Über diese Funktion werden beim Öffnen im Dokument enthaltene Verweise auf andere enaio® Dokumente überprüft.
Verbundene Formatvorlage prüfen Über diese Funktion werden Word-Formatvorlagen, die dem aktuellen Word-Dokument zugeordnet sind, automatisch überprüft.
Instanzencheck Über diese Funktion wird automatisch überprüft, ob Fremdapplikationen bereits eine Word-Instanz geöffnet haben.
Alle Formatvorlagen prüfen Nicht nur zugeordnete Word-Formatvorlagen werden geprüft, sondern auch die Word-Standardvorlage Normal.dot.
Datenübernahmemakro prüfen/erzeugen Die Datenübernahme über einen Zugriff auf ein Makro in Dokumentvorlagen funktioniert in Programmversionen > 5.20 SP II nur, wenn diese Aktion markiert ist.
Verbindung zu enaio® während der gesamten Sitzung offen halten
Einstellungen des Utilities-Ribbons für Word Über diesen Bereich legen Sie Einstellungen für das Utilities-Ribbon für Word fest.
enaio® Utilities anpassen Mit der Funktion legen Sie für die Office-Anwendungen fest, welche Schaltflächen und Menüs standardmäßig angezeigt werden. Sie können die Reiter so anpassen, dass nur die Funktionen angezeigt werden, die Sie benötigen.
Passwort für das Aufheben des Formularschutzes angeben Die Funktion ermöglicht es Ihnen, die Datenübernahme in Word-Dokumenten mit Formularschutz auszuführen.

Microsoft Office – Hinweise

Benutzer können einstellen, ob in der Menüleiste enaio®-Symbole oder Office Symbole angezeigt werden sollen. Das Laden der enaio®-Symbole benötigt zusätzliche Zeit für den Start der Anwendung und kann deshalb über die Einstellung Office Symbole verwenden ein- und ausgeschaltet werden (vgl. 'Office Symbole verwenden').

Die Funktionen, die in den Gruppen der Menüleiste angezeigt werden, können an das jeweilige Dokument angepasst werden. Diese dynamische Anpassung benötigt ebenfalls Zeit und kann über die Einstellung Ribbonstatus dem Dokument anpassen ein- und ausgeschaltet werden (vgl. 'Ribbonstatus dem Dokument anpassen').