Microsoft Teams Services

enaio® 10.10

Die Office-Services 'msteams-client' und 'msteams-actions' ermöglichen das Einbinden von Dokumenten in Microsoft Teams.

enaio®-Benutzer können enaio®-Dokumente in Microsoft Teams einstellen und so Microsoft Teams-Benutzern den Zugriff auf enaio®-Dokumente und deren Indexdaten gewähren. Falls der enaio®-Benutzer dieses beim Einstellen erlaubt, können Microsoft Teams-Benutzer Dokumente bearbeiten und wieder hochladen.

enaio®-Benutzer erzeugen in enaio® für ein Dokument ein zeitlich begrenzt gültiges Token, fügen dieses in die enaio®-App für Microsoft Teams ein und legen fest, ob das Bearbeiten erlaubt ist. Die enaio®-App für Microsoft Teams zeigt dann das Dokument und die Indexdaten an.

Wird ein Dokumente bearbeitet, wird die E-Mail-Adresse des Microsoft Teams Benutzers in der Dokumenthistorie angezeigt.

Ist Office 365 installiert und aktiviert, dann können Dokumente dort bearbeitet werden.

Konfiguration der Services

Die MS-Teams-Services werden über enaio® service-manager installiert. Falls enaio® gateway und enaio® service-manager auf verschiedenen Servern installiert sind, dann sind folgende Konfigurationen notwendig.

msteamsactions-prod.yml

Die Konfigurationsdatei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ muss erweitert werden:

zuul: 
  routes: 
    osrenditioncache: 
      path: /osrenditioncache/** 
      url: http://<gateway-IP>/osrenditioncache/ 
    osrest: 
      path: /osrest/** 
      url: http://<gateway-IP>/osrest/ 
    thumbnail: 
      path: /api/thumbnail/** 
      url: http://<gateway-IP>/osrenditioncache/app/api/document/ 
                                                            

Die Adresse von enaio® gateway muss entsprechend Ihrer Installation angegeben werden.

enaio® gateway: application-prod.yml

Angepasst wird ebenfalls die Datei application-prod.yml aus dem Verzeichnis \services\OS_Gateway\apps\os_gateway\config:

endpoints:
  - endpoint:
    name: msteamsactions
    url: 'http://<msteams-actions-IP>:7112'
                                                            

Die Adresse von enaio® service-manager mit den MS-Teams-Services muss entsprechend Ihrer Installation angegeben werden.

CORS-Zugriffe

Ebenfalls angepasst werden muss die Konfiguration von enaio® gateway:

Erweitern Sie die Datei application-prod.yml aus dem Verzeichnis \services\OS_Gateway\apps\os_gateway\config\ um folgenden Eintrag:
```
cors.enabled: true
cors.allowed.headers: "x-enaio-data"
```
Erweitern Sie die Datei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ um folgenden Eintrag:

security: 
  gateway:
    cors:
      enabled: true                    
                                                                

Einschränkungen bei CORS-Zugriffen

Falls CORS-Zugriffe in der Datei application-prod.yml von enaio® gateway nicht pauschal über cors.enabled: true ermöglicht werden sollen, dann kann die Datei msteamsactions-prod.yml von enaio® service-manager wie folgt erweitert werden:

security: 
  gateway:
    cors:
      enabled: false
  allowed:
    origins: "https://msteams.prod.enaio.io"
                                                            

Konfiguration der Einbindung

Die enaio®-App für Microsoft Teams ist Bestandteil des Installationsverzeichnisses \Backend\Service-Manager. Sie wird über das Microsoft Teams Admin Center bereitgestellt und kann dann von Benutzern in Microsoft Teams als Registerkarte eingebunden werden.

Falls Adressen geändert oder falsch eingegeben wurden, wenden Sie sich bitte an den Support von OPTIMAL SYSTEMS.

Mit der Installation der MSTeams-Services wird in enaio® client das Kontextmenü von Dokumenten um die Funktion 'Freigabe für Teams' erweitert. Diese Funktion erzeugt für das Dokument ein kurzzeitig gültiges Token, das in die enaio®-App für Microsoft Teams eingefügt wird und das Dokument aufruft.

Für enaio® webclient und enaio® webclient als Desktop-Anwendung binden Sie über die Datei tools.json einen Funktionsaufruf in das Kontextmenü ein. Die Funktion selbst hinterlegen Sie mit enaio® editor-for-events in einem Webclient-Event.

Gültigkeit des Tokens

Das Token ist als Standard 60 Sekunden lang gültig. Danach kann es nicht mehr eingefügt werden. Dieser Zeitraum kann über die Konfigurationsdatei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ durch folgenden Eintrag geändert werden:

token:
  duration:
    sec: 60
                                                            

Office 365

Falls Office 365 in enaio® integriert ist, dann kann die Einbindung für das Bearbeiten von Office-Dokumenten aktiviert werden.

Die Konfigurationsdatei msteamsactions-prod.yml aus dem Verzeichnis \service-manager\config\ wie folgt erweitern:

edit:
  office365:
    enabled: true
                                                            

Angepasst wird ebenfalls die Datei application-prod.yml aus dem Verzeichnis \services\OS_Gateway\apps\os_gateway\config:

endpoints:
  - endpoint:
    name: msteamsactions
    url: 'http://<msteams-actions-IP>:7112'
  - endpoint:
    name: office365
    url: 'http://<office365-IP>:8099'
  - endpoint:
    name: dashlet365
    url: 'http://<dashlet365-IP>:8091'
                                                            

Die Adresse von enaio® service-manager mit den Services muss entsprechend Ihrer Installation angegeben werden.

Microsoft Teams Admin Center

Die enaio®-App für Microsoft Teams wird über das Microsoft Teams Admin Center eingebunden.

Zugriff auf das Microsoft Teams Admin Center
- Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center mit Ihren Anmeldedaten an: https://admin.microsoft.com/
- Navigieren Sie über Teams im linken Navigationsbereich zum Microsoft Teams Admin Center.
Hochladen der enaio®-App für Microsoft Team
- Navigieren Sie im Microsoft Teams Admin Center zu Teams apps > Manage apps.
- Klicken Sie auf der Toolbar auf Upload und laden Sie msteams-manifest-version.zip
- Überprüfen und genehmigen Sie die enaio®-App.
- Navigieren Sie zu Teams apps > Manage apps > enaio app > Review permission > Accept.
  
  Dieser Schritt erlaubt es enaio®-App, Daten von MS Teams abzurufen.
- Genehmigen Sie die enaio®-App, indem Sie auf Publish klicken. Dadurch wird die enaio®-App für Benutzer innerhalb Ihrer Organisation verfügbar.
Erteilen von Berechtigungen für Custom apps
- Navigieren Sie zu Teams apps > Permission policies.
  
  Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder eine vorhandene Richtlinie ändern.
- Wählen Sie unter Custom apps die entsprechende Berechtigung aus:
  - Allow all apps, um breiten Zugriff zu gewähren.
  - Allow specific apps and block all others, um nur ausgewählte Apps zuzulassen.
  - Stellen Sie sicher, dass die enaio®-App in der Liste der erlaubten Apps enthalten ist.
- Weisen Sie die Richtlinie bestimmten Benutzern oder Gruppen innerhalb Ihrer Organisation zu, indem Sie Assign wählen und die entsprechenden Benutzer auswählen.
Optional: Konfigurieren Sie die Richtlinien für die App-Einrichtung
- Navigieren Sie zu Teams apps > Setup policies.
  
  Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder eine vorhandene Richtlinie ändern.
- Fügen Sie unter Pinned apps die benutzerdefinierte App hinzu, wenn sie für Benutzer vorinstalliert oder angeheftet werden soll.
- Weisen Sie die Richtlinie Benutzern oder Gruppen innerhalb Ihrer Organisation zu.
Überprüfen Sie die Installation
- Öffnen Sie Microsoft Teams und überprüfen Sie, ob die enaio®-App für die Benutzer gemäß den festgelegten Richtlinien verfügbar ist.
- Prüfen Sie, ob die enaio®-App wie erwartet funktioniert.
Überwachen und Verwalten der enaio®-App
- Überprüfen Sie regelmäßig das Microsoft Teams Admin Center auf Updates, Nutzungsberichte oder Probleme mit der enaio®-App.
- Wenn Aktualisierungen vorliegen, dann können Sie eine neue Version der enaio®-App hochladen.
  - Navigieren Sie zu Teams apps > Manage apps > enaio app > Review permission > Accept.
    
    Dieser Schritt erlaubt es enaio®-App, Daten von MS Teams abzurufen.
- Um die enaio®-App zu entfernen, gehen Sie zu Manage apps und wählen Sie Delete.