enaio® mail-archive-service

enaio® mail-archive-service verwaltet E-Mails, die über einen externen E-Mail-Anbieter an enaio® gesendet werden. Diese gesetzeskonforme Speicherung von E-Mails basiert auf internationalen Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes.

Im Fokus von enaio® mail-archive-service steht das Journaling von E-Mails in Exchange Online.

Auf der Grundlage eines integrierten SMTP-Servers und je nach Konfiguration kann enaio® mail-archive-service Journalberichte oder herkömmliche E-Mails empfangen. Sie werden in enaio® als Einzelobjekte mit entsprechenden Indexdaten gespeichert und volltextindexiert.

Eine Information über die erfolgreiche Verarbeitung oder eine Fehlermeldung wird als Teil der SMTP-Kommunikation an den Absender zurückgegeben. Der E-Mail-Anbieter ist im Fehlerfall dafür verantwortlich, den Vorgang zu wiederholen oder ein alternatives (Backup-)Postfach zu verwenden.

Der Dienst ist in erster Linie für die Zusammenarbeit mit Microsoft Exchange Online konzipiert. Da SMTP als Kommunikationsprotokoll verwendet wird, ist es auch möglich, andere E-Mail-Anbieter anzubinden.

Diese Dokumentation beschreibt jedoch eine Journaling-Lösung für das Anbinden von MS Exchange Online.

Berichte aus einem Postfach abrufen

Verwendung eines alternativen Postfachs

Das alternative Postfach muss ein Online-Postfach sein.

Für ein fehlertoleranteres Journalberichtsystem kann ein alternatives (Backup-)Postfach konfiguriert werden, das Journalberichte empfängt, die nicht an den vorgesehenen Empfänger gesendet werden konnten. Falls ein Journalbericht nicht gesendet werden kann, wird er an einen Non-Delivery Report angehängt und an das alternative Postfach gesendet.

Von diesem alternativen Postfach aus kann enaio® mail-archive-service den Non-Delivery Report lesen, den angehängten Journalbericht extrahieren, verarbeiten und in enaio® speichern.

Verwendung eines normalen Postfachs

Wenn ein Postfach normale E-Mails enthält, dann kann enaio® mail-archive-service so konfiguriert werden, dass diese Art von E-Mails empfangen werden.

enaio® mail-archive-service fragt das konfigurierte Postfach alle 20 Sekunden nach ungelesenen Nachrichten ab. Bis zu 999 ungelesene Nachrichten können in einer einzigen Iteration verarbeitet werden. Wenn eine Nachricht erfolgreich verarbeitet und in enaio® gespeichert wurde, dann wird sie aus dem Postfach gelöscht.

Wenn bei der Verarbeitung ein Fehler auftritt, dann wird dieser klassifiziert:

• Im Falle eines temporären Fehlers, beispielsweise aufgrund einer unterbrochenen Verbindung zu enaio®, bleiben die entsprechenden E-Mails als ungelesen im Postfach markiert und werden beim nächsten Mal erneut bearbeitet.

• Wenn sich der Fehler auf eine bestimmte E-Mail bezieht (nicht auf einen Journalbericht), wird die E-Mail in den Fehlerordner des Postfachs verschoben und nicht mehr bearbeitet.

Daher ist es wichtig, dass Administratoren regelmäßig den Fehlerordner ihres Postfachs überprüfen.

Voraussetzungen für enaio® mail-archive-service

enaio®-Komponenten

enaio® benötigt folgende Komponenten und Konfigurationen:

• enaio® Version 10.10

• Service 'dms'als Bestandteil von enaio® Version 10.10

• enaio® appconnector als Bestandteil von enaio® Version 10.10

• Objektdefinition für das Journaling. Eine Objektdefinitionsdatei bieten wir zum Download an.

• Die Lizenz 'MAS'. Die Lizenz wird über enaio® enterprise-manager eingebunden.

• Um E-Mails aus Microsoft Exchange Online zu empfangen, muss enaio® server über den SMTP-Port (Standard 25) über das Internet erreichbar sein.

• Snapshot Transaction Isolation Level muss für die Datenbank aktiviert sein.

E-Mail-Anbieter

enaio® mail-archive-service unterstützt folgende E-Mail-Anbieter:

• Microsoft Exchange Online

• E-Mail-Anbieter, die das SMTP-Protokoll verwenden

Weitere Anforderungen

Für bestimmte Anwendungsfälle ist die folgende Drittanbietersoftware erforderlich:

• Falls das Postfach von Microsoft Exchange Online abgerufen wird: Graph API

• Falls das Premium Journaling für Microsoft Exchange 2016/2019 verwendet wird: CAL Enterprise-Lizenz

Empfohlene Drittanbietersoftware

Für das Scraping und die grafische Visualisierung von Betriebsdaten: Prometheus

Für eine detailliertere Visualisierung von Betriebsdaten: Grafana