Verweisdokumente

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Verweisdokumente sind "Kopien von Dokumenten", die mit einer Original-Dokumentdatei verlinkt sind. Dadurch kann eine Dokumentdatei im System physikalisch nur einmal vorhanden sein, aber mehrere Ablageorte, mit jeweils eigenen Metadaten, besitzen. Verweisdokumente sind durch den Hinweis  Verweisdokument  in der Kopfzeile des Objektbereichs des ausgewählten Verweisdokuments gekennzeichnet (siehe Objektbereich).

Erstellen

Verweisdokumente können nur von Dokumentobjekten mit Inhalt erstellt werden. Von Ordnern und Dokumentobjekten ohne Dokumentdatei können keine Verweisdokumente erstellt werden. Ebenso können von Verweisdokumenten selber keine weiteren Verweisdokumente erstellt werden.

  1. Wählen Sie die gewünschte Dokumentdatei aus (z. B. in einer Trefferliste, in einer Prozessakte oder in den Bereichen Favoriten, Eingangskorb oder Benachrichtigungen im Hauptmenü). Sie können alternativ auch, mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Dokumentdatei, in die Ordneransicht bzw. in die Objektansicht wechseln.

  2. Klicken Sie auf Aktions - SymbolAktionen > ALLGEMEIN > Kopier - Symbol Kopieren.

    Die Dokumentdatei wird in die Zwischenablage kopiert.

    In der yuuvis® RAD-Leiste wird ein Kopier - Symbol Kopieren-Symbol mit der Anzahl der in die yuuvis® RAD-Zwischenablage kopierten Objekte angezeigt.

  3. Wechseln Sie an den Ablageort, an dem Sie das Verweisdokument einfügen möchten.

    Sie können den neuen Ablageort auch in einem weiteren Browserfenster öffnen.

  4. Klicken Sie auf das Kopier - Symbol Kopieren-Symbol in der yuuvis® RAD-Leiste.

    Das Menü der yuuvis® RAD-Zwischenablage öffnet sich. Im Menü sind alle Objekte aufgelistet, die sich in der Zwischenablage befinden.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als Verweisdokument.

Das Verweisdokument wird am gewählten Ablageort erstellt.

In der Ordneransicht des neuen Ablageortes wird eine Liste der neu eingefügten Objekte geöffnet und im Strukturbaum werden die Zahlen der im Ordner vorhandenen Objekte angepasst.

Das Verweisdokument wird im Objektbereich in der Kopfzeile mit den Hinweis  Verweisdokument  gekennzeichnet.

Das Kopier - Symbol Kopieren-Symbol in der yuuvis® RAD-Leiste verschwindet.

Bearbeiten

Beim Bearbeiten eines Verweisdokuments müssen Sie zwischen dem Bearbeiten der Dokumentdatei und der Metadaten unterscheiden:

  • Metadaten bearbeiten

    Die Metadaten des Verweisdokuments können Sie am Ablageort der Verweisdatei bearbeiten. Dabei werden nur die Metadaten des Verweisdokuments, unabhängig von den Metadaten der Original-Dokumentdatei, verändert.

  • Dokumentdatei bearbeiten

    Um die Dokumentdatei eines Verweisdokuments bearbeiten zu können, müssen Sie zum Ablageort der Original-Dokumentdatei wechseln. Zum Ablageort der Original-Dokumentdatei gelangen Sie, in dem Sie auf Hinweis  Verweisdokument  in der Kopfzeile des Objektbereichs klicken (siehe Objektbereich).

Verweisdokumente können mit Hilfe der Aktionen Dokumentdatei herunterladen - Symbol Dokumentdatei herunterladen oder Dokumentdatei öffnen - Symbol Dokumentdatei öffnen in einer lokalen Anwendung geöffnet werden, eventuelle Änderungen können jedoch nicht gespeichert werden. Dies gilt auch für das Arbeiten mit yuuvis® RAD Office Add-In (siehe yuuvis® RAD Office Add-In). Geöffnete Verweisdokumente können nicht mehr mit Hilfe der Add-In-Funktion Speichern und einchecken geschlossen werden.

Wenn Sie keine Zugriffsrechte auf die Original-Dokumentdatei eines Verweisdokuments besitzen, dann wird beim Öffnen eines Verweisdokuments eine Fehlermeldung angezeigt.

Löschen

Beim Löschen eines Verweisdokuments wird nur das Verweisdokument mit seinen Metadaten entfernt. Das Quellobjekt bleibt davon unberührt (siehe Verweisdokumente löschen).