Objekte löschen und Dokumentdateien entfernen

yuuvis® RAD client • 9.x »

Das Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü bietet in Trefferlisten sowie in Ordner- und Objektansichten die Aktionen Löschen - Symbol Löschen und Dokumentdatei entfernen - Symbol Dokumentdatei entfernen an. Worin unterscheiden sich diese beiden Aktionen?

Für die Aktionen Löschen - Symbol Löschen und Dokumentdatei entfernen - Symbol Dokumentdatei entfernen benötigen Sie die entsprechenden Rechte. Wenn Sie diese Rechte nicht besitzen, dann werden Ihnen diese Aktionen im Aktionsmenü nicht angeboten.

Aktion Löschen

Die Aktion Löschen - Symbol Löschen löscht ein Geschäftsobjekt. Geschäftsobjekte in yuuvis® RAD können bspw. Ordner oder Dokumente sein. Jedes Geschäftsobjekt besitzt Metadaten. Dokumentobjekte können eine Dokumentdatei enthalten, müssen es aber nicht.

Die Aktion Löschen löscht demnach das gesamte Objekt - die Metadaten, die eventuell enthaltende Dokumentdatei als auch eventuell existierende Versionen. Gelöschte Geschäftsobjekte landen zunächst einmal im Papierkorb (siehe Papierkorb). Sie können dort von Benutzern mit den entsprechenden Rechten bzw. vom Administrator wiederhergestellt werden. Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems, werden gelöschte Objekte im Papierkorb automatisiert nach einer bestimmten Zeit aus dem System entfernt. Standardmäßig werden die Objekte sieben Tage im Papierkorb vorgehalten, bevor sie endgültig gelöscht werden. Diese endgültige Löschung kann auch von Benutzern, mit den entsprechenden Rechten, selbst vorgenommen werden (siehe Endgültig löschen).

Wenn beim Löschen mehrerer Objekte eines der Objekte nicht gelöscht werden kann, dann wird die Aktion komplett zurückgenommen und kein Objekt gelöscht.

Wenn Sie einen Ordner löschen, dann werden der Ordner und die darin enthaltenen Dokumente gelöscht. Im Papierkorb wird jedoch nur der Ordner, nicht jedoch die darin enthaltenen gelöschten Dokumente angezeigt. Beim Wiederherstellen eines gelöschten Ordners werden auch alle, zum Löschzeitpunkt im Ordner enthaltenen Dokumente, wieder hergestellt. Was Sie beim Wiederherstellen gelöschter Ordner außerdem beachten sollten, ist in der Dokumentation des Papierkorbs beschrieben.

  1. Öffnen Sie die Ordneransicht des Ordners, den Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit Ihrer Maus auf die Ordnerbezeichnung in der Kopfzeile der Ordneransicht.

    Im Objektbereich werden die Metadaten des Ordners angezeigt.

  3. Klicken Sie auf das Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü-Symbol im Objektbereich.

    Das Aktionsmenü wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im geöffneten Aktionsmenü auf das Löschen - Symbol Löschen-Symbol und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Die Ordneransicht wird geschlossen und das Dashboard von yuuvis® RAD client wird angezeigt.

Im Papierkorb wird der gelöschte Ordner angezeigt.

Alternativ können Sie einen Ordner auch aus einer Trefferliste löschen.

Aktion Dokumentdatei entfernen

Die Aktion Dokumentdatei entfernen - Symbol Dokumentdatei entfernen wird nur bei Geschäftsobjekten mit Dokumentdateien angeboten. Bei der Aktion wird nur die Dokumentdatei "entfernt", das Geschäftsobjekt selbst mit seinen Metadaten bleibt erhalten.

Genau genommen wird bei der Aktion eine neue Version des Geschäftsobjektes ohne Dokumentdatei angelegt (siehe Objektversionen). Wenn ein Geschäftsobjekt mehrere Versionen besitzt, dann wird immer nur die Dokumentdatei der aktiven Version "entfernt". Die Dokumentdateien älterer Versionen werden nicht berührt. Die gelöschte Dokumentdatei landet nicht im Papierkorb.

Entfernte Dokumentdateien können Sie in der Versionenansicht über das Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü > ALLGEMEIN > Version wiederherstellen - Symbol Version wiederherstellen wiederherstellen. Die Versionenansicht öffnen Sie, indem Sie im Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü > ALLGEMEIN auf Versionen - Symbol Versionen anzeigen klicken.

Bei einigen Dokumentdateien gilt es folgende Besonderheiten zu beachten:

Objekte, die finalisiert wurden, können - so lange sie finalisiert sind - nicht gelöscht werden (siehe Objekte finalisieren).

Die Finalisierung von Objekten kann von Benutzern mit Administrationsrechten im Aktionsmenü-SymbolAktionsmenü > ALLGEMEIN mit Hilfe der Aktion Finalisieren - Symbol Finalisieren aufheben rückgängig gemacht werden.

Objekte in Prozessakten können nur mit ausdrücklicher Bestätigung durch den Benutzer gelöscht werden. Der Löschvorgang prüft, ob ein Objekt in einem Prozess verwendet wird. Ist dies der Fall, wird der Benutzer über diese Situation informiert und gefragt, ob er das Objekt dennoch löschen möchte.

Dokumentdateien von Verweisdokumenten können nicht entfernt werden, da Verweisdokumente nicht bearbeitet werden können (siehe Verweisdokumente anlegen). Verweisdokumente können nur als Geschäftsobjekt gelöscht werden. Beim Löschen eines Verweisdokuments wird nur das Verweisdokument mit seinen Metadaten entfernt, das Quellobjekt bleibt davon unberührt.

Durch andere Benutzer gesperrte Dokumentdateien können nicht entfernt werden. Das dazugehörige Geschäftsobjekt kann ebenfalls nicht gelöscht werden, solange die Sperrung durch den sperrenden Benutzer nicht aufgehoben wird.

Dokumentdateien, welche man selber gesperrt hat, können durch den Sperrenden entfernt werden. Ebenso können Geschäftsobjekte von gesperrten Dokumentdateien durch den Sperrenden gelöscht werden.

Durch das Entfernen gesperrter Dokumentdateien wird die Sperrung aufgehoben.