Verrouiller et archiver

enaio® webclient 11.10

Pour éviter tout conflit au niveau des accès dans enaio® lors de la modification de documents, vous pouvez verrouiller un fichier document et l’archiver à nouveau dans enaio® une fois terminé. Tant qu’il est verrouillé, le fichier document est en lecture seule, c’est-à-dire que les autres utilisateurs enaio® peuvent uniquement le lire.

À l’exception des documents que vous souhaitez modifier avec Microsoft Office 365, les fichiers document sont verrouillés via le menu contextuel à l’aide de la fonction Modifier le contenu. Consultez les instructions étape par étape dans Modifier le contenu du document pour savoir comment verrouiller un fichier document.

Marquage de documents verrouillés

Les documents verrouillés, sauf les documents modifiés avec Microsoft Office 365, sont marqués d'une icône d'état dans les listes de résultats, à l'emplacement ou dans les boîtes de réception etc.

Icônes d’état pour les documents verrouillés

	Verrouillé par moi-même	Vous avez verrouillé le fichier document afin de le modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. En règle générale, le fichier document ne peut être archivé que par l’utilisateur qui le verrouille.
	Verrouillé par d’autres personnes	Un autre utilisateur a verrouillé le fichier document afin de le modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. Les fichiers document verrouillés par d’autres utilisateurs ne peuvent être archivés que par l’utilisateur qui les verrouille.
	Variante active verrouillée par moi-même	Vous avez verrouillé la variante active d’un document afin de la modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. Le fichier document ne peut être archivé que par l’utilisateur qui le verrouille.
	Variante active verrouillée par d’autres personnes	Un autre utilisateur a verrouillé la variante active d’un document afin de la modifier. Les autres utilisateurs ne peuvent pas en modifier le contenu, ils ne peuvent que l’afficher. Les fichiers document verrouillés par d’autres utilisateurs ne peuvent être archivés que par l’utilisateur qui les verrouille.

Les conditions suivantes s’appliquent pour l’utilisation d’enaio® mobile sur les smartphones :

Sur les smartphones, les documents verrouillés ne sont pas signalés par une icône d’état.

Sur un smartphone, les cas suivants vous indiquent qu’un document est verrouillé :

Les fonctions Archiver et Rejeter les modifications sont affichées dans le menu contextuel du document.
L’icône ou est affichée dans l’aperçu des détails (voir L’aperçu des détails).
Aucune fonction Supprimern’est proposée dans le menu contextuel du document.

Vous pouvez également rechercher des documents verrouillés (voir Recherche des paramètres de base).

Archiver

Après leur modification, les fichiers document doivent être à nouveau archivés. Ce n'est qu'après que les autres utilisateurs pourront les modifier. Pour l’archivage, vous disposez de différentes méthodes :

Les documents verrouillés ne peuvent être archivés que par l’utilisateur qui les a verrouillés. Un document ne peut être archivé que sur le poste de travail sur lequel il a été verrouillé.

Les documents verrouillés d’autres utilisateurs peuvent aussi être archivés par les utilisateurs possédant le rôle de système ’Annuler le verrouillage pour les autres’ ou le rôle de système ’Superviseur’. Dans ce cas, veuillez vous adresser à votre administrateur.

Si les fichiers document qui ont été verrouillés pour modification ont été supprimés entretemps dans le système de fichier local, un avertissement s’affiche lors de la tentative d’archivage et le dialogue Archiver le contenu s’ouvre. Vous avez maintenant la possibilité de télécharger un autre fichier pour archiver le document dans enaio®.

Si vous ne voulez pas charger à nouveau le fichier document modifié ou que vous ne pouvez pas parce qu'il a été supprimé, vous pouvez utiliser la fonction Rejeter les modifications du menu contextuel pour archiver à nouveau le document dans son état initial.

Avec enaio® webclient comme application de bureau et enaio® mobile, il convient de prendre en compte certains points pour l’archivage :

Particularités de l’archivage dans Application de bureau d’enaio® webclient

Si vous avez verrouillé des fichiers document dans d’autres applications pour les modifier dans Application de bureau d’enaio® webclient, vous ne pouvez les archiver à nouveau dans enaio® que s’ils sont fermés.
L’Application de bureau d’enaio® webclient ne peut être fermée que si vous avez archivé à nouveau tous les fichiers document verrouillés. Si des fichiers document sont encore verrouillés au moment de la fermeture ou de la déconnexion de l’Application de bureau d’enaio® webclient, l’utilisateur en est informé. Les options suivantes sont proposées à l’utilisateur dans un dialogue :

Annuler

La fermeture du client ou la déconnexion est annulée.

Archiver

Tous les fichiers document verrouillés sont archivés, toute modification éventuelle est appliquée.

Rejeter les modifications

Tous les fichiers document verrouillés sont archivés, toute modification éventuelle est rejetée.

Particularités de l’archivage dans enaio® mobile

Dans enaio® mobile, vous pouvez également archiver des fichiers document avec la fonction Partager ou Envoyer à des applications installées sur votre appareil mobile. Pour utiliser cette fonction, au moins un fichier document doit être verrouillé. Si aucun fichier document n’est verrouillé, vous pouvez uniquement transmettre le fichier document partagé ou envoyé au stockage externe d’enaio® mobile.

Lors de l’archivage, assurez-vous que le type de document du fichier document verrouillé est également compatible avec le format de fichier du document à archiver.

Ouvrez le fichier document à archiver avec une application sur votre appareil mobile. Appelez la fonction Partager ou Envoyer à de l’application et sélectionnez enaio® mobile comme application cible. Les options suivantes vous sont proposées dans le dialogue qui suit :

Les fichiers document reliés à des applications externes dans enaio® webclient comme application de bureau ne sont pas verrouillés lors de l’ouverture et de la modification (voir Modifier des documents liés avec des applications externes). Les fichiers document que vous modifiez en mode hors ligne dans Application de bureau d’enaio® webclient et enaio® mobile ne sont également pas verrouillés (voir Modifier le contenu d’un document hors ligne).

Verrouiller et archiver avec enaio® office-365-dashlet

Les restrictions d’accès sont légèrement différentes pour la modification de documents avec Microsoft Office 365 :

Dans enaio®, lorsqu’un utilisateur ouvre un fichier document à modifier via enaio® office-365-dashlet, le fichier document est uniquement verrouillé lorsque l’utilisateur effectue les premières modifications dans le fichier document dans le cloud Microsoft Office 365. En attendant, d’autres utilisateurs peuvent ouvrir et modifier le fichier document dans une autre application. Dans ce cas, le responsable de modification dans Microsoft Office 365 reçoit un message l’informant que les modifications apportées au fichier document dans le cloud ne peuvent pas être enregistrées dans enaio®.
Avec enaio® office-365-dashlet, les documents verrouillés ne sont pas marqués d’une icône d’état dans les listes de résultats, à l’emplacement ou dans les boîtes de réception etc.
Avec enaio® office-365-dashlet, les fichiers document verrouillés peuvent être modifiés en collaboration dans le cloud avec d’autres utilisateurs enaio®.
Le document modifié dans le cloud Microsoft Office 365 est uniquement à nouveau archivé lorsque le dernier responsable de modification ferme le document.