Dokumente mit mehreren Standorten

enaio® webclient 11.10

Sie können in enaio® einem Dokument mehrere Standorte zuweisen. Indexdaten und Dokument existieren dabei physikalisch nur einmal, können aber an unbegrenzt vielen Standorten innerhalb eines Schrankes sichtbar gemacht werden.

Dokumente mit mehreren Standorten sind nicht mit Verweisdokumenten zu verwechseln. Dokumente mit mehreren Standorten befinden sich alle in ein und demselben Schrank und besitzen alle denselben Objekttyp. Verweisdokumente liegen in verschiedenen Schränken und können auf unterschiedlichen Objekttypen basieren (siehe Verweisdokumente).

Erstellen

Sie fügen einem Dokument weitere Standorte mit Hilfe der Kopieren-Funktion hinzu. Technisch betrachtet handelt es sich hierbei lediglich um einen Verweis auf das Original. Dokumente mit mehreren Standorten besitzen deshalb alle denselben Objekttyp.

Dokumente mit mehreren Standorten können nicht im selben Ordner oder Register wie das Originaldokument angelegt werden.

Schritte, mit denen Sie einem Dokument einen weiteren Standort hinzufügen

Wählen Sie ein Dokument in einer Trefferliste, an einem Standort oder z. B. in einer Workflow-Akte aus.
Öffnen Sie das Kontextmenü.
Klicken bzw. tippen Sie auf das Kopieren-Symbol.
Öffnen Sie einen anderen Ordner oder ein anderes Register.
Klicken bzw. tippen Sie am neuen Standort in die leere Fläche im Inhaltsbereich und öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf die leere Fläche drücken.

Alternativ können Sie auch im Registerbaum des neuen Standorts einen Ordner oder ein Register auswählen und dann das Kontextmenü öffnen, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken bzw. in enaio® mobile lange auf den Eintrag drücken.

Für den Einsatz von enaio® mobile auf Smartphones gilt:

Auf Smartphones sind aus Platzgründen Navigationsbereich und Inhaltsbereich nicht nebeneinander angeordnet. Sie können in den Navigationsbereich wechseln, indem Sie in der Titelzeile des Standortes das Registerbaum-Symbol antippen. Mit einem Fingertipp auf das Pfeil-Symbol gelangen Sie wieder zurück in den Inhaltsbereich.
Klicken bzw. tippen Sie auf das Einfügen-Symbol.

Das Unter-Kontextmenü wird geöffnet.
Klicken bzw. tippen Sie im Unter-Kontextmenü auf Standort hinzufügen.

Das kopierte Dokument wird am neuen Standort eingefügt.

Suchen

Sie können nach Dokumenten mit mehreren Standorten in der Basisparameter-Suche suchen (siehe Suchen in enaio®).

Sie können nach Dokumenten mit mehreren Standorten mit Hilfe der Basisparameter-Suche suchen (siehe Suchen in enaio®). Sie öffnen sie, indem Sie die Anfragemaske eines Dokumenttyps öffnen und dort auf das 'Basisparameter hinzufügen'-Symbol in der Anfragemaske-Titelzeile klicken bzw. tippen. Die Basisparameter-Suche durchsucht immer alle Dokumente des Dokumenttyps, dessen Anfragemaske Sie geöffnet haben.

Bearbeiten

Die Indexdaten und Dokumentdatei eines Dokuments mit mehreren Standorten können Sie über alle Standorte hinweg gleichberechtigt bearbeiten (siehe Indexdaten bearbeiten und Dokumentinhalt bearbeiten). Von allen Standorten des Dokuments wird auf denselben Inhalt und auf dieselben Indexdaten zugegriffen. Änderungen an einem Standort sind also an allen anderen Standorten sichtbar.

Wie viele Standorte ein Dokument besitzt, können Sie in der Übersichtsanzeige der Standortbeziehungen erfahren (siehe Übersicht aller Standorte, Verknüpfungen und Verweise). Die Übersichtsanzeige öffnen Sie, indem Sie das Dokument markieren und im Kontextmenü die Funktion Standorte, Verknüpfungen und Verweise aufrufen.

Dokumente mit mehreren Standorten können Sie, so wie jedes andere Dokument kopieren, verschieben, abonnieren usw.

Löschen

Dokumente mit mehreren Standorten können nur an ihrem Standort und nicht aus der Trefferliste gelöscht werden. Möchten Sie ein Dokument mit mehreren Standorten aus der Trefferliste löschen, erhalten Sie einen Hinweis, dass das Dokument mehrere Standorte hat. Wechseln Sie mit Hilfe des Kontextmenüs an den Standort des Dokuments und löschen Sie es dort.

Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Standorten löschen, dann löschen Sie nur die dortigen Standortdaten. Alle anderen Standorte bleiben erhalten. Gelöschte Standorte eines Dokuments mit mehreren Standorten können nicht wiederhergestellt werden.

Schritte, mit denen Sie den Standort eines Dokuments mit mehreren Standorten löschen

Für das Anzeigen eines Standortes benötigen Benutzer die Systemrolle WebClient: Standort öffnen.

Wählen Sie ein Dokument mit mehreren Standorten in einer Trefferliste, im Eingangskorb oder z. B. in einer Workflow-Akte aus.

Dokumente mit mehreren Standorten können Sie mit Hilfe der Basisparameter-Suche finden (siehe Suchen in enaio®).
Öffnen Sie das Kontextmenü.
Klicken bzw. tippen Sie auf das Standort öffnen-Symbol.

Für das Anzeigen eines Standortes benötigen Benutzer die Systemrolle WebClient: Standort öffnen.

Ein Auswahlmenü mit der Liste der vorhandenen Standorte wird geöffnet.
Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Standort aus und klicken bzw. tippen Sie anschließend auf die Schaltfläche Bestätigen.

Der ausgewählte Standort wird geöffnet. Das gesuchte Dokument ist in der Dokumentenliste markiert.
Öffnen Sie das Kontextmenü des ausgewählten Dokuments und klicken bzw. tippen Sie auf das Löschen-Symbol.

Das Sicherheitsabfrage-Menü wird geöffnet.
Bestätigen Sie den Löschvorgang, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken bzw. tippen.

Die Standortdaten des ausgewählten Dokuments mit mehreren Standorten werden gelöscht. Alle anderen Standorte, einschließlich dem Originaldokument inklusive Indexdaten, bleiben erhalten.

Erst wenn der letzte Standort eines Dokuments mit mehreren Standorten gelöscht wurde, wird auch das Originaldokument inklusive seiner Indexdaten gelöscht. Das Originaldokument inklusive seiner Indexdaten kann im Papierkorb wiederhergestellt bzw. endgültig gelöscht werden (siehe Der Papierkorb).