dashlet coLab

Si vous avez sélectionné un volet, une fonction ou un objet en dehors d'une liste d'objets dans votre client, le dashlet reste vide. De même, rien ne s'affiche dans le dashlet si vous sélectionnez un objet dans le stockage, car ces objets n'ont pas encore d'emplacement de stockage.

Si vous avez sélectionné un objet dans une liste d'objets (p. ex. une liste de résultats, un emplacement ou dans les boîtes de réception) qui n'est pas un classeur ou un document coLab, un masque pour la création d'un espace de projet coLab s'affiche dans le dashlet (voir Masque de création d'espace de projet).

Si vous êtes connecté à coLab et que vous avez sélectionné un classeur coLab ou un document coLab dans le client enaio®, la page d'accueil de l'espace projet correspondant s'affiche dans le dashlet. Selon votre rôle coLab, la page de démarrage peut afficher les tuiles d'un ou de plusieurs espaces de projet. Vous avez alors la possibilité d'effectuer des modifications dans le volet de paramètres du projet ou d'ouvrir l'espace projet via le dashlet (voir Affichage des paramètres ou Ouvrir un espace de projet), à condition d'être membre de l'un des espaces de projet affichés.

Sur la page d'accueil Espaces de projet, s’affichent les espaces de projet coLab liés au classeur ou document coLab sélectionné. Lors de l'affichage des espaces de projet, vous pouvez choisir entre l' Affichage de vignette et l' Affichage de liste. Vous pouvez trier et filtrer les tuiles de projet.

Les tuiles affichées contiennent de nombreuses informations utiles, telles que :

• si vous êtes membre d'un espace de projet ;

• quel rôle vous est attribué dans l'espace de projet ;

• s'il existe des tâches ou des messages pour vous ou d'autres membres du projet.

Les fonctions suivantes sont disponibles sur la page d'accueil Espaces de projet :

Afficher les membres

Si vous cliquez sur l'icône Membres du projet dans une tuile de projet, les membres de l'espace de projet s'affichent avec leurs rôles.

Supprimer un espace de projet

Si vous cliquez sur l'icône Supprimer l'espace de projet dans une tuile de projet, l'espace de projet est supprimé, après un dialogue de confirmation, y compris les sous-classeurs et les documents dans enaio® coLab. Les structures de répertoire et les documents dans enaio® sont conservés.

Ouvrir un espace de projet

Si vous êtes membre d'un espace de projet, l'icône Ouvrir dans enaio® coLab s'affiche dans la tuile correspondante. En cliquant sur cette icône, la fenêtre de connexion à l'espace de projet s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Vous devrez ensuite vous connecter avec vos identifiants habituels dans enaio® coLab.

Ouvrir les paramètres

Si vous êtes membre d'un espace de projet et cliquez une fois avec votre souris sur la tuile correspondante dans le dashlet, l'affichage des paramètres de l'espace de projet s'affiche. Dans l'affichage des paramètres, vous pouvez naviguer dans les volets de paramètres connus d'enaio® coLab et, en fonction de vos droits coLab, effectuer divers ajustements pour la gestion de l'espace de projet (voir Affichage des paramètres).

La page d'accueil Espaces de projets vous offre également la possibilité de créer de nouveaux espaces de projets au sein du classeur sélectionné. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Plus à côté de l'entrée Créer un espace de projet.

Dans l'affichage des paramètres, les volets de paramètres connus dans enaio® coLab ( Général, Membres, Invitations et E-mails) sont affichées sous forme d'onglets. Les propriétaires d'espaces de projets et les utilisateurs disposant des droits correspondants sur coLab voient en outre le volet de paramètres Avancé.

De plus, l'icône Ouvrir dans enaio® coLab s'affiche dans l'en-tête de la vue des paramètres. En cliquant sur cette icône, la fenêtre de connexion à l'espace de projet s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Vous devrez ensuite vous connecter avec vos identifiants habituels dans enaio® coLab.

Dans les volets de paramètres, les fonctions coLab suivantes vous sont proposées, en fonction de vos droits coLab.

Le volet de paramètres Général

Dans le volet de paramètres Général, le nom du projet, la description du projet, l'objet racine et le type de document à télécharger sont affichés. Vous avez également la possibilité d'afficher ou de masquer la zone des messages et des tâches sur la page d'accueil du projet ainsi que l'affichage des tâches dans l'espace de projet. Les propriétaires de l'espace de projet et les membres de l'espace de projet disposant d'un rôle personnalisé peuvent ici modifier le nom du projet qui s'affiche sur la page d'accueil du projet et dans l'en-tête coLab. De même, les propriétaires d'espaces de projet et les membres du projet disposant d'un rôle personnalisé correspondant peuvent modifier ici la description du projet. Ce volet contient également des liens qui vous permettent d'afficher l'emplacement de l'objet racine.

Le volet de paramètres Membres

Dans le volet de paramètres Membres, une liste des membres du projet avec leur statut de membre et leur adresse e-mail est affichée. La liste vous indique également qui sont le ou les propriétaires de l'espace de projet.

De même, les propriétaires de l'espace de projet et les membres du projet disposant d'un rôle personnalisé correspondant peuvent modifier ou supprimer ici les rôles de leurs membres de projet.

Le volet de paramètres Invitations

Dans le volet de paramètres Invitations, une liste des membres du projet avec leur statut de membre et leur adresse e-mail est affichée. Dans la liste, vous voyez l'adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée par e-mail, le statut de membre prévu, la date de création et d'expiration, le statut de l'invitation et le temps restant.

De même, les propriétaires de l'espace de projet et les membres du projet disposant d'un rôle personnalisé correspondant peuvent créer, renouveler ou supprimer ici des invitations.

Le volet de paramètres E-mails

Dans le volet de paramètres E-mails, l'adresse e-mail enregistrée dans enaio® coLab est affichée. L'adresse e-mail est généralement reprise automatiquement à partir du compte d'utilisateur à la base de l'enregistrement. Elle peut être modifiée dans le profil utilisateur.

Dans le volet de paramètres E-mails, vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver la réception de notifications par e-mail pour les tâches coLab attribuées ou pour les fichiers nouvellement téléchargés. Ce paramètre, comme les autres paramètres de l'espace de projet, est lié au projet.

Pour les inscriptions via des comptes de médias sociaux tels que Google, LinkedIn et Microsoft, aucune adresse électronique n'est enregistrée dans enaio® coLab. Les notifications, telles que les tâches attribuées, ne peuvent donc pas être effectuées. Vous avez toutefois la possibilité de saisir ultérieurement une adresse e-mail dans les données d'utilisateur.

Le volet de paramètres Avancé

Le volet de paramètres Avancé n'est affiché que pour les propriétaires de l'espace de projet et les autres utilisateurs disposant des droits appropriés. Vous pouvez ici modifier la profondeur de l'arborescence des objets ou déclencher l'exportation du contenu de l'espace projet. En cochant ou en décochant des cases, il est possible de déterminer quels contenus (messages, tâches, membres du projet) doivent être exportés.

De même, les propriétaires de l'espace de projet et les membres du projet disposant d'un rôle personnalisé correspondant voient s'afficher dans ce volet le bouton Supprimer un espace de projet.

À l'aide du dashlet, vous pouvez créer des espaces de projet pour enaio® directement dans le client enaio® coLab, sans devoir quitter le client enaio®. La fonction de création d'espaces de projet vous est proposée à deux endroits dans le dashlet :

1. Si, dans le client enaio®, vous avez sélectionné dans une liste d'objets (p. ex. une liste de résultats ou un emplacement) un classeur ou un document qui n'est pas encore connecté à enaio® coLab, le masque de création d'espace de projet s'affiche dans le dashlet.

2. Si la page d'accueil Espaces de projet s'affiche dans le dashlet, la fonction de création d'espace de projet est toujours disponible dans l'en-tête du dashlet. Pour ouvrir le masque de création, cliquez sur l'icône Plus à côté de l'entrée Créer un espace de projet.

L'espace de projet est créé à l'emplacement où se trouve le document ou le classeur coLab sélectionné. Cela signifie par exemple que si vous avez sélectionné un document coLab dans une liste de résultats, l'espace de projet est lié au registre ou au classeur dans lequel le document est classé.

Pour créer un espace projet, il suffit de remplir les champs Nom du projet et Description dans le masque de création, de définir la Profondeur de l'arborescence des objets et de cliquer sur le bouton Créer.

Dans enaio® coLab, la profondeur de l'arborescence des objets désigne le nombre de niveaux de classeurs en dessous de l'objet racine (l'objet sur la base duquel un espace de projet a été créé). La profondeur d'arborescence est limitée à dix. Cela signifie que dans un espace de projet, il est possible d'afficher jusqu'à neuf niveaux de classeurs sous l'objet racine.

Si vous avez créé un espace de projet, vous en êtes automatiquement le propriétaire. La profondeur de l'arborescence des objets peut être modifiée ultérieurement dans le volet de paramètres Avancé par le propriétaire de l'espace de projet et par les membres du projet disposant d'un rôle personnalisé correspondant.

La modification de la profondeur de l'arborescence des objets permet d'augmenter ou de réduire l'étendue des structures de répertoires et des documents affichés entre enaio® et enaio® coLab dans l'espace de projet. Une réduction de la profondeur de l'arborescence des objets ne supprime pas les structures de répertoires ou les documents dans enaio®. Seuls les structures de répertoire et les documents ne sont plus affichés dans enaio® coLab. Si la profondeur de l'arborescence des objets est augmentée ultérieurement, ces structures de répertoire et ces documents seront à nouveau affichés.